logo

Одно из крупнейших внедрений системы электронного документооборота в Украине.

 
В апреле 2017 года ведущий украинский оператор фиксированной связи - компания  «Укртелеком», при содействии компании InBASE, начала проект по переходу с системы документооборота «Megapolis.Документооборот», которая функционирует в организации с 2006 года, на веб-ориентированную систему электронного документооборота «Megapolis.DocNet», построенную на современной платформе UnityBase.

История
Целью внедрения системы «Megapolis.Документооборот» в компании  «Укртелеком» была автоматизация процессов обработки документов и контроля исполнительской дисциплины в каждом из подразделений компании, в том числе и в региональных подразделениях (филиалах), создание условий для совместной работы с документами и проектами документов, а также обеспечение возможности обмена электронными документами между Центральным аппаратом управления и его филиалами.

С целью уменьшения затрат на аппаратное обеспечение и администрирование системы документооборота, была разработана возможность хранения электронных документов нескольких филиалов в одной базе данных, так называемая многопаспартная система. Таким образом, для обеспечения функционирования системы электронного документооборота во всех филиалах компании было использовано 6 серверов (ЦОД), на которых была развернута система.

Общее количество пользователей системы электронного документооборота, учитывая все подразделения компании «Укртелеком», достигло отметки 15 000. Для большинства из них система «Megapolis.Документооборот» являлась  основным инструментом для выполнения своих ежедневных обязанностей.

Внедрение системы «Megapolis.DocNet»

Внедрение системы электронного документооборота «Megapolis.DocNet»  в компании «Укртелеком» реализовано на базе стандартного решения с минимальной адаптацией под существующие процессы компании, что позволило сократить как сроки, так и затраты на внедрение системы.

Переход компании «Укртелеком» на веб-ориентированную систему электронного документооборота «Megapolis.DocNet» осуществляться в несколько этапов:

  • На первом этапе компанией InBASE внедрена система «Megapolis.DocNet» в опытную эксплуатацию, также проведено обучение для специалистов центрального аппарата  компании, подготовлена группа внедрения специалистов компании «Укртелеком», которая обучена методике внедрения  системы и методике обучения пользователей работе в системе. Целью обучения было подготовить  специалистов компании «Укртелеком» для самостоятельного внедрения системы «Megapolis.DocNet» в региональных подразделениях (филиалах) компании «Укртелеком» и дальнейшее её развитие.
  • На втором этапе компания «Укртелеком» планирует подключение сотрудников всех региональных подразделениях (филиалах) к единой системе «Megapolis.DocNet». На текущий момент проводится поэтапное обучение сотрудников региональных подразделений.

Внедрение системы  «Megapolis.DocNet» в компании «Укртелеком» позволит:

  • Повысить уровень производительности, надежности и комфортности при одновременной работе большого количества пользователей;
  • Существенно снизить требования к аппаратному обеспечению, каналам связи (снизить расходы на аппаратно-техническое обеспечение при увеличении числа пользователей или объема документов);
  • Добиться нового качественного уровня автоматизации управленческого документооборота, обеспечить переход к полностью безбумажному документообороту;
  • Сопровождать систему силами эксплуатационного персонала компании «Укртелеком» благодаря гибкости системы;
  • Разработчик передаёт все исходные коды системы компании «Укртелеком», что дает возможность специалистам компании самостоятельно дорабатывать и развивать систему без привлечения компании-разработчика;
  • Реализовать интеграцию с разнообразным программным обеспечением для формирования единой информационной среды организации.