logo

Megapolis.Документооборот

Megapolis.Документооборот - комплексное программное решением для создания систем управления документами и автоматизации деловых процессов органов государственного сектора.

egapolis.Документооборот является одной из лучших украинских систем электронного документооборота, имеет богатую историю внедрения в органах государственной власти Украины. Нашей компанией реализовано больше 50 проектов по внедрению системы Megapolis.Документооборот в разных сферах: государственный сектор, транспорт, коммунальное хозяйство.

В 2006 году система Megapolis.Документооборот стала победителем во всеукраинском конкурсе-выставке «Лучший отечественный товар 2006 года», в номинации «Разработка информационных систем и программного обеспечения».

Megapolis.Документооборот имеет экспертное заключение ДСТСЗИ СБУ о соответствии требованиям нормативных документов в сфере технической защиты информации в Украине. Реализованные услуги отвечают требованиям документа НД ТЗИ 2.5-004-99 «Критерии оценки защищенности информации в компьютерных системах от несанкционированного доступа» и обеспечивают уровень гарантий Г-3.

Основными целями внедрения системы Megapolis.Документооборот является повышение прозрачности, управляемости и эффективности работы организации за счет:

  • унификации и стандартизации правил работы с документами, как в бумажном виде, так и с помощью автоматизированных средств;
  • значительного повышения скорости обработки бумажных документов и дальнейшего уменьшения доли бумажного документооборота благодаря применению технологий штрих-кодирования, сканирования, распознавания и механизмов электронной цифровой подписи;
  • внедрение регламентов автоматизированной работы с документами;
  • постепенного перехода к полностью безбумажному документообороту.

Система охватывает все этапы жизненного цикла документов - от подготовки проектов документов до организации архивного хранения документов, с обеспечением функций электронного архива и электронной цифровой подписи.

Функциональный состав системы:

  • Обращения граждан
  • Делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины
  • Подготовка документов
  • Архивное дело
  • Электронный архив
  • Администрирование и безопасность
  • Web-модуль
  • Модуль построения отчётов
  • Электронно - цифровая подпись

Обращение граждан

Подсистема «Обращения граждан» предназначена для повышения уровня обработки обращений граждан путем автоматизации регистрации поступления обращений, назначения исполнителей и определения сроков выполнения резолюций.

Делопроизводство и КИД

Подсистема «Делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины» предназначена для автоматизации процессов делопроизводства в организациях произвольной формы. Подсистема поддерживает процессы традиционного бумажного делопроизводства, современные технологии электронного документооборота, а также смешанный бумажно-электронный документооборот. Благодаря этому становится возможным поэтапное создание информационно технических и технологических основ полнофункционального электронного документооборота в организации (без создания препятствий текущему функционированию организации).

Подготовка документов

Подсистема «Подготовка документов» предназначена для предоставления автоматизированных средств подготовки проектов документов с использованием шаблонов, автоматизации процессов согласования и подписания документов. Подсистема поддерживает:

  • Создание документов на основе шаблонов
  • Создание типичных маршрутов согласования документов
  • Параллельное или последовательное согласование документов
  • Ведение истории согласования документа
  • Версионность проектов документов

Архивное дело

Подсистема «Архивное дело» предназначена для автоматизации процессов архивного хранения бумажных копий документов, ведения и учета архивных дел, поддержки процессов подготовки и передачи документов, в бумажный архив организации. Подсистема предоставляет следующие возможности:

  • Создание номенклатуры дел отдельных подразделений и возведенной номенклатуры дел.
  • Блокирование изменений в закрытых документах при наличии возможности ссылаться на них из текущих документов.
  • Подготовка дел к передаче в архив (создание реестров, описаний, и тому подобное).

Электронный архив

Подсистема «Электронный архив» является центральной составляющей системы документооборота, как средство сохранения и доступа к единственному хранилищу документов организации. Подсистема решает задачи группировки документов за разнообразными критериями (не только по папкам), поиска за разнообразными критериями (в том числе полнотекстовый поиск), организации коллективной работы и другие функции.

Администрирование и безопасность

Подсистема «Администрирование и безопасность» предназначена для гарантирования надежности сохранения информации, ее актуальности и достоверности, обеспечения надежности базы данных и ее готовности к работе. Понятия «пользователь», «группа пользователей», «домен» и «права» не отличаются от соответствующих понятий операционной системы. Благодаря этому, администрирование Системы может быть интегрировано с общим администрированием в сети организации. Функции безопасности Системы отвечают требованиям нормативно-правовой базы Украины в области защиты информации.

Функции безопасности Системы отвечают требованиям нормативно правовой базы Украины в отрасли защиты информации (экспертный вывод ДСТСЗИ СБУ относительно соответствия требованиям нормативных документов в сфере технической защиты информации в Украине). Реализованные услуги отвечают документу НД ТЗИ 2.5-004-99 «Критерии оценки защищенности информации в компьютерных системах от несанкционированного доступа» и обеспечивают уровень гарантий Г-2.

Система поддерживает два способа аутентификации:

  • традиционное введение учетного имени и пароля;
  • с помощью proxymity-карточки (нуждается в оснастке рабочего места дополнительным устройством – картридером).

Web-модуль

Web-модуль позволяет получить доступ к функциям системы Megapolis.Документооборот через web-интерфейс, из любой точки земного шара, в том числе с помощью мобильных устройств. Web-модуль предназначен для автоматизации рабочих мест исполнителя, руководителя, делопроизводителя.

Web-модуль позволяет выполнять следующие функции:

  • Получать документы, которые пришли на выполнение,
  • Пересматривать информацию о документе в виде регистрационной карточки
  • Пересматривать содержимое документа (файлы в форматах MS Office, отсканированные образы и так далее)
  • Пересматривать резолюции на документы
  • Проставлять отметки о выполнении резолюций
  • Осуществлять поиск документов

Модуль построения отчётов

В системе Megapolis.Документооборот реализована интеграция с платформой бизнес-анализа Microsoft Reporting Services, которая позволяет создавать традиционные и интерактивные отчеты, расширяя аналитические возможности системы, предоставляя в удобном виде информацию лицам, которые задействованы в принятии решений.

Reporting Services - открытая и расширяемая платформа для разработки традиционных и интерактивных отчетов, доступных через веб-браузер, офисные приложения.

Reporting Services позволяет создавать удобное представление аналитической информации для принятия решений. Ниже приведены некоторые варианты отчетов.

Электронно-цифровая подпись

Система Megapolis.Документооборот интегрированная с сертифицированными провайдерами электронной цифровой подписи в Украине.

Внедрение ЕЦП в учреждении даст возможность перейти к безбумажному документообороту, сделать юридически значимым электронный документооборот в середине организации. Она может использоваться в ходе подготовки, согласования, утверждения документов. Система позволяет гарантировать достоверность электронной документации, построение легитимного межведомственного документооборота. По закону Украины №852-IV от 22.05.2003 г. «Об электронной цифровой подписи» ЕЦП приравнивается по своему значению к собственноручной подписи.