Прес-центр

Блог та новини InBASE

E-mail client - нова функція в системі Megapolis.DocNet

E-mail client - нова функція в системі Megapolis.DocNet

Megapolis.DocNet, Ваш надійний помічник в управлінні документами, постійно вдосконалюється, аби зробити роботу максимально зручною для Вас.

Ми раді Вам повідомити, що тепер в системі електронного документообігу можливе підключення будь-якої електронної скриньки без звернення до ресурсів поштових клієнтів. При цьому можна звично користуватися основними функціями поштових клієнтів: надсилання/отримання листів, нотифікацій тощо.

Що це означає? 

На сьогоднішній день майже кожен користувач має декілька поштових аккаунтів, окрім лише приватного та робочого. Трапляється, коли можна розгубитись, згадуючи, куди міг потрапити той чи інший лист. Чи витратити багато часу для пошуку необхідного повідомлення, яке було отримано деякий час тому.

А тепер в самій системі можлива інтеграція всіх листів з підключеного поштового клієнта в систему електронного документообігу. Всі функції, всі кроки та дії концентруються в єдиній системі, у Вашому кабінеті, щоб не витрачати ані час, ані ресурси Вашого гаджету для зайвих дій. Обмін документами стає дедалі простіший та легший завдяки Megapolis.DocNet.

Трохи деталей про нову функцію: 

Поштовий клієнт системи має такі самі функціональні можливості, як і інші поштові клієнти.

Ви можете:

  • Отримувати та відправляти поштові повідомлення,
  • створювати поштові повідомлення 

Для цього ли потрібно заповнити необхідні поля:

  1. E-mail адреса отримувача або отримувачів.
  2. E-mail адреса отримувачів копії або прихованої копії листа (якщо необхідно).
  3. Тема повідомлення (якщо необхідно).
  4. Текст електронного повідомлення.

Також Система надає можливість вкласти додатки до листа. Отже, вуаля, всі функції в одній системі. 

Невеликий бонус - система надає можливість приховати назви папок за допомогою кнопки «Меню», для збільшення області відображення листів. 

А тепер найголовніше: як поєднати переваги e-mail client з функціями системи документообігу?

Все просто: 

Під час листування, Ви можете створювати проект документу СЕД на базі отриманого повідомлення з наданням можливості вибору елементів повідомлення для формування документа. 

Таким чином, Вам більше не потрібно залучати інші поштові клієнти, а інтеграція з ситемою електронного документообігу дозволить використовувати e-mail client в процесах узгодження документів чи їх підписання. 

Користуйтеся новими можливостями, оптимізуйте Ваш час та ресурси!

GENERAL DATA PROTECTION REGULATION – Європейський регламент для українських підприємств

GENERAL DATA PROTECTION REGULATION – Європейський регламент для українських підприємств

Європейські країни з повагою відносяться до прав кожної людини. Це стосується і захисту персональних даних кожного. Так, громадяни ЄС мають право контролювати, які дані і навіщо, збирають про них компанії. В разі небажання давати свої персональні дані тій чи інший організації, громадянин ЄС має право їх видалити.

Обов’язок безпеки персональних даних громадян лягає і на інші країни світу. Так, з минулого року, почали діяти правила про збереження  персональних даних GDPR (General Data Protection Regulation). Це список правил для компаній, які збирають персональні дані своїх клієнтів, особливо це стосується громадян ЄС. Такий регламент надає право контролю громадян над використанням своїх даних. Компанії, які порушують даний регламент, мають виплачувати великі суми штрафу.

Що саме розуміється під персональними даними?

Мається на увазі інформація про особистість, за допомогою якої її можна ідентифікувати. Людина такі дані може надавати сама під час заповнення онлайн-форми: електронну адресу, ПІБ, номер телефону тощо. Також дані можуть збиратися автоматично. Наприклад, це те саме спливаюче віконце у верхньому лівому кутку із запитом про дозвіл гео-даних . Таким чином, система також отримує дані про місцезнаходження користувача, якщо він тисне кнопку «Так», дозволяючи визначити свою локацію. Система отримує IP адресу користувача.

Також автоматичним збором даних вважається фіксація переглядів та заходжень на певні сайти, сторінки, посилання користувачем. Таким чином, система збирає інформацію про смаки, переваги, інтереси людини, політичні погляди тощо.  

Оплачуючи рахунки онлайн, користувач залишає дані по свої платіжні картки. Це також є персональною інформацією.

Правила Тобто, це є регуляція між тим, хто надає свої персональні дані та тим, хто їх отримує, зберігає та використовує.

Основні принципи GDPR:

 

  Повний текст регламенту GDPR

 

Як не порушити правила GDPR?

Будь-яка компанія, яка працює з персональними даними клієнтів, має ознайомитись з регламентом та скорегувати свої дії щодо збору та обробки персональних даних своїх клієнтів. Також необхідно забезпечити гарантії конфіденційності збору даних та не розповсюдженості. Будь-який клієнт, що добровільно надає свої персональні дані, має право знати мету їх збору та може в будь-який момент відкликати дану інформацію.

Обов’язок GDRP compliance поширюється на ряд українських компаній, які працюють в реальному секторі та сфері інформаційних технологій та послуг. Якщо продукт чи послуга компаній направлена на аудиторію країн Європейського Союзу, або організації мають офіси в європейських країнах, вони першочергово потрапляють під контроль європейського регулювання захисту персональних даних. 

Компанії, які збирають персональні дані європейських користувачів, та при цьому збираються виносити дані за межі Євросоюзу,  відповідальні за перевірки рівня безпеки  захисту персональних даних тієї країни, в яку персональні дані будуть надходити (наприклад, якщо головний офіс компанії знаходиться в США чи іншій країні)

Обов’язкові кроки, які компанія, що збирає персональні дані повинна зробити, щоб відповідати вимогам правил GDPR:

  1. Перевірити поточні процеси збору та обробки персональних даних, які використовувались в компанії протягом діяльності та станом на сьогоднішній день. Зафіксувати рух даних можна, створивши Data Mapping. Це дозволить чітко бачити повний рух персональних даних та можливі недоліки, які потрібно виправити згідно правилам.
  2. GDRP compliance – це правила захисту персональних даних, відповідати яким неможливо без залучення в робочий процес аналітиків, юристів, ТОП-менеджерів компанії та технічних фахівців. Це узгоджений процес фіксування поточного стану в компанії та розробка і впровадження методів та нових норм роботи в компанії щодо збору та обробки персональних даних, які будуть зрозумілими та незмінними для всіх учасників процесу.
  3. Компанії мають розробити та затвердити внутрішні документи щодо процесу збору та обробки персональних даних. Зокрема, це процедура інформування користувача, яким чином та які дані компанія збирає, де та з якою метою збирається використовувати.
    Так само прописується та затверджується угода між організацією та обробниками зібраних даних щодо конфіденційності їх зберігання.
  4. Такі документи є гарантією прозорості процесу збору даних. Якщо компанія не відповідає вимогам Регламенту GDPR, але має на меті досягти потрібного рівня, фахівцям необхідно прописати та затвердити кроки та методи, які вони мають на меті втілити для скорішої відповідності нормам GDPR.
  5. Найважливішим кроком є виконання всіх затверджених змін в документах компанії. Відповідність Регламенту GDPR несе регулярний та незмінний характер. Отже, дотримання нових встановлених норм є запорукою успішної роботи компанії та зміцнення її іміджу перед користувачами та європейськими партнерами.
  6. Контроль з боку призначених відповідальних фахівців, має бути чіткий та постійний.

Компанія InBASE дотримується принципів регламенту GDPR. Всі продукти компанії та платформа UnityBase відповідають вимогам регламенту.

Системи Ubpm, Megapolis.DocNet, Deals створені для оптимізації та спрощення обміну та узгодження документів між організаціями чи відділами. Тому цілком логічно, що документи в електронному вигляді, містять дані, які система буде зберігати. Але впроваджуючи автоматичну систему, користувач може бути в певнений, що всі дані залишаться конфіденційними і не будуть виходити за межі його повноважень. Навіть більше – сиистеми автоматизації спеціально налаштовані на можливість зберігання великої кількості документів при цьому, маючи більш захищений статус від витіку інформації, ніж навіть паперові аналоги.

Всю інформацію по збору даних нашою компанією, користувачі можуть вивчити на наших сайтах в розділі  «Політика конфіденційності»

 

 

GENERAL DATA PROTECTION REGULATION – Європейський регламент для українських підприємств

GENERAL DATA PROTECTION REGULATION – Європейський регламент для українських підприємств

Європейські країни з повагою відносяться до прав кожної людини. Це стосується і захисту персональних даних кожного. Так, громадяни ЄС мають право контролювати, які дані і навіщо, збирають про них компанії. В разі небажання давати свої персональні дані тій чи інший організації, громадянин ЄС має право їх видалити.

Обов’язок безпеки персональних даних громадян лягає і на інші країни світу. Так, з минулого року, почали діяти правила про збереження  персональних даних GDPR (General Data Protection Regulation). Це список правил для компаній, які збирають персональні дані своїх клієнтів, особливо це стосується громадян ЄС. Такий регламент надає право контролю громадян над використанням своїх даних. Компанії, які порушують даний регламент, мають виплачувати великі суми штрафу.

Що саме розуміється під персональними даними?

Мається на увазі інформація про особистість, за допомогою якої її можна ідентифікувати. Людина такі дані може надавати сама під час заповнення онлайн-форми: електронну адресу, ПІБ, номер телефону тощо. Також дані можуть збиратися автоматично. Наприклад, це те саме спливаюче віконце у верхньому лівому кутку із запитом про дозвіл гео-даних . Таким чином, система також отримує дані про місцезнаходження користувача, якщо він тисне кнопку «Так», дозволяючи визначити свою локацію. Система отримує IP адресу користувача.

Також автоматичним збором даних вважається фіксація переглядів та заходжень на певні сайти, сторінки, посилання користувачем. Таким чином, система збирає інформацію про смаки, переваги, інтереси людини, політичні погляди тощо.  

Оплачуючи рахунки онлайн, користувач залишає дані по свої платіжні картки. Це також є персональною інформацією.

Правила Тобто, це є регуляція між тим, хто надає свої персональні дані та тим, хто їх отримує, зберігає та використовує.

Основні принципи GDPR:

 

  Повний текст регламенту GDPR

 

Як не порушити правила GDPR?

Будь-яка компанія, яка працює з персональними даними клієнтів, має ознайомитись з регламентом та скорегувати свої дії щодо збору та обробки персональних даних своїх клієнтів. Також необхідно забезпечити гарантії конфіденційності збору даних та не розповсюдженості. Будь-який клієнт, що добровільно надає свої персональні дані, має право знати мету їх збору та може в будь-який момент відкликати дану інформацію.

Обов’язок GDRP compliance поширюється на ряд українських компаній, які працюють в реальному секторі та сфері інформаційних технологій та послуг. Якщо продукт чи послуга компаній направлена на аудиторію країн Європейського Союзу, або організації мають офіси в європейських країнах, вони першочергово потрапляють під контроль європейського регулювання захисту персональних даних. 

Компанії, які збирають персональні дані європейських користувачів, та при цьому збираються виносити дані за межі Євросоюзу,  відповідальні за перевірки рівня безпеки  захисту персональних даних тієї країни, в яку персональні дані будуть надходити (наприклад, якщо головний офіс компанії знаходиться в США чи іншій країні)

Обов’язкові кроки, які компанія, що збирає персональні дані повинна зробити, щоб відповідати вимогам правил GDPR:

  1. Перевірити поточні процеси збору та обробки персональних даних, які використовувались в компанії протягом діяльності та станом на сьогоднішній день. Зафіксувати рух даних можна, створивши Data Mapping. Це дозволить чітко бачити повний рух персональних даних та можливі недоліки, які потрібно виправити згідно правилам.
  2. GDRP compliance – це правила захисту персональних даних, відповідати яким неможливо без залучення в робочий процес аналітиків, юристів, ТОП-менеджерів компанії та технічних фахівців. Це узгоджений процес фіксування поточного стану в компанії та розробка і впровадження методів та нових норм роботи в компанії щодо збору та обробки персональних даних, які будуть зрозумілими та незмінними для всіх учасників процесу.
  3. Компанії мають розробити та затвердити внутрішні документи щодо процесу збору та обробки персональних даних. Зокрема, це процедура інформування користувача, яким чином та які дані компанія збирає, де та з якою метою збирається використовувати.
    Так само прописується та затверджується угода між організацією та обробниками зібраних даних щодо конфіденційності їх зберігання.
  4. Такі документи є гарантією прозорості процесу збору даних. Якщо компанія не відповідає вимогам Регламенту GDPR, але має на меті досягти потрібного рівня, фахівцям необхідно прописати та затвердити кроки та методи, які вони мають на меті втілити для скорішої відповідності нормам GDPR.
  5. Найважливішим кроком є виконання всіх затверджених змін в документах компанії. Відповідність Регламенту GDPR несе регулярний та незмінний характер. Отже, дотримання нових встановлених норм є запорукою успішної роботи компанії та зміцнення її іміджу перед користувачами та європейськими партнерами.
  6. Контроль з боку призначених відповідальних фахівців, має бути чіткий та постійний.

Компанія InBASE дотримується принципів регламенту GDPR. Всі продукти компанії та платформа UnityBase відповідають вимогам регламенту.

Системи Ubpm, Megapolis.DocNet, Deals створені для оптимізації та спрощення обміну та узгодження документів між організаціями чи відділами. Тому цілком логічно, що документи в електронному вигляді, містять дані, які система буде зберігати. Але впроваджуючи автоматичну систему, користувач може бути в певнений, що всі дані залишаться конфіденційними і не будуть виходити за межі його повноважень. Навіть більше – сиистеми автоматизації спеціально налаштовані на можливість зберігання великої кількості документів при цьому, маючи більш захищений статус від витіку інформації, ніж навіть паперові аналоги.

Всю інформацію по збору даних нашою компанією, користувачі можуть вивчити на наших сайтах в розділі  «Політика конфіденційності»

 

 

22 квітня - всесвітній День землі

22 квітня - всесвітній День землі

22 квітня вже традиційно вшановують День Землі. Ця ініціатива для того, щоб закликати людей бути уважнішими до тендітного і вразливого довкілля планети Земля. Питання збереження дерев вже стало звичним для людей. А ми вирішили розглянути інші, на перший погляд, непомітні щоденні фактори, які можуть значно вплинути на очищення клімату.

Отже, наприклад, користування транспортом. Багато людей пересіли на велосипеди, віддавши перевагу здоровому та екологічному способу життя, але багато факторів вимушують суспільство користуватися автівками. Звичайно, це зручно, комфортно, особливо, коли відстань між пунктами досить велика.

Так, наприклад, кур’єрські та поштові служби перевозять листи великими пачками, користуючись автомобільним транспортом. А за даними, 60% забрудненого повітря є саме використання автомобілями. Ось так виглядає склад вихлопного газу автомобіля:

 

Компонент

Обємна доля в бензиновому двигуні

Обємна доля в дизельному двигуні

Токсичність

Азот

74-77

76-78

Нетоксичний

Кисень

0,3-8

2-18

Нетоксичний

Водяна пара

3-5,5

0,5-4

Нетоксичний

Діоксид вуглицю

5-12

1-10

Нетоксичний

Оксид вуглецю

0,1-10

0,01-5

токсичний

Вуглеводороди

0,2-3

0,009-0,5

токсичний

Альдегіди

0-2

0,001-0,009

токсичний

Діоксид сірки

0-0,002

0-0,003

токсичний

Сажа г/м3

0-0,04

0,1-1,1

токсичний

Бензапірен г/м3

0,01-0,02

0-0,01

токсичний

 

Щодо питання дерев: вони також дихають. І очищуючи наше повітря, рослини поглинають цієї отрути набагато швидше.

І так, на прикладі поштових перевезень автомобілями маємо 2 основні проблеми:

1) Папір (питання дерев)

2) Сміття (переробка сировини у нас ще не налагоджена досконало)

3) Вихлопні гази від автомобіля

Ми розуміємо, що автомобілями користуватися люди не перестануть, а екологічні варіанти (електромобілі, наприклад), ще масово тільки починають використовуватися.

Але ми раді підтримати і запропонувати рішення, яке одразу закриває питання забруднення довкілля газами та зменшити використання паперу: наші системи електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів. 

1. Папір та транспорт не потрібні, так як всі надсилання того чи іншого документу відбувається через систему

2. Підписувати чи штампувати паперові документи не потрібно, тому що власний Кваліфікований цифровий підпис не потребує штампу та ручки, а виглядає як персональний код, що накладається на електронний документ і має юридичну силу. Робиться це все також в наших системах Megapolis.DocNet, DEALS

Ну і зазначимо, що користувачу приємно відчути себе причетним до розвитку екологічного довкілля, сучасного методу ведення бізнесу та відчути комфорт від скорочення часу на виконання всіх процесів, пов’язаних з обміном та узгодженням документів. 

Детально про наші продукти можете почитати тут Megapolis.DocNet, DEALS

 

А поки ми всіх вітаємо з днем Землі та раді підтримувати нашу екологію!



 

 

Image

Швидкий перехід

Навігація

Контакти

Україна, Київ, 04080,
Новокостянтинівська вулиця, 15/15