Прес-центр

Блог та новини InBASE

Вигідне партнерство з провідною IT-компанією

Вигідне партнерство з провідною IT-компанією

Компанія «Інбейз», розробник програмних забезпечень для автоматизації бізнес-процесів на підприємствах, з радістю відкрита для співпраці з потенційними партнерами і вже успішно взаємодіє з рядом компаній-партнерів. Однією з таких є «Інфо-Прайм» - консалтингова компанія в сфері IT.

З «Інбейз» компанія «Інфо-Прайм» співпрацює вже більше 2-х років. На її рахунку багато успішних проектів по впровадженню системи документообігу Megapolis.DocNet.  Компанія має своїх фахівців з впровадження та супроводу системи.

Фахівці компанії «Інбейз» виступають другою лінією підтримки і завжди готові відповісти на всі питання партнера.  Інженер-програміст «Інфо-Прайм» Олександр Тонкаль поділився своїми враженнями про співпрацю з компанією ««Інбейз»»:

«Ми партнери з компанією «Інбейз» вже довгий час. Враження про співпрацю тільки найпозитивніші. У будь-який момент наші партнери готові прийти на допомогу, завжди знайдуть рішення і відповідь на будь-яке питання. »

  1. Розкажіть про напрямок діяльності і специфіку роботи Вашої компанії

 А. Тонкаль: Основний напрямок діяльності нашої компанії - це розробка, впровадження та підтримка продуктів в сфері IT.

 

  1. Чи легко далося рішення переходу на систему електронного документообігу компаніям, яким ви впроваджували систему?

 А. Тонкаль: Рішення далося не легко, так як, відступитися від застарілого паперового документообігу завжди складно. Дане рішення ухвалювалося керівництвом компанії індивідуально, виходячи зі специфічних потреб кожної компанії. 

  1. Великі компанії стикаються з різноманітними завданнями, для виконання яких потрібно формувати велику кількість підрозділів. Розкажіть, яка кількість відділів працюють в структурах компаній, де впроваджувався продукт, і наскільки вони взаємодіють між собою?

 А. Тонкаль: Компанії, де впроваджувався документообіг, мають велику і розгалужену оргструктуру і мережу районних відділень. Всі підрозділи тісно й інтенсивно взаємодіють. Крім того, присутній значний потік звернень громадян як безпосередньо в організації, так і перенаправляє органами центральної та місцевої влади. 

  1. Для яких процесів в першу чергу Ви вирішили впровадити систему?

 А. Тонкаль: Внутрішній документообіг і контроль виконавської дисципліни. Але перш за все - відпрацювання письмових звернень громадян. У меншій мірі - відпрацювання зовнішнього документообігу. 

  1. Наскільки легко співробітники підрозділів сприйняли перехід зі звичної схеми на автоматизацію?

 А. Тонкаль: Спочатку співробітникам важко сприйняти те, що їм потрібно буде працювати в СЕД і відступитися від звичного паперового документообігу. Але вже через тиждень-другий приходять стійкі навички і практичний досвід, і вони спокійно працюють в системі. 

  1. Наскільки, на вашу думку, відрізняються дії і час виконання однієї і тієї ж задачі звичним способом і після впровадження СЕД?

 А. Тонкаль: На відміну від паперового документообігу, всі функції в СЕД проходять значно швидше. Наприклад, узгодження або розгляд. Не потрібно, як раніше, передавати велику кількість паперових документів учасникам узгодження або тому, хто їх розглядає. Крім того, що не треба друкувати багато паперових документів, підвищується ефективність роботи, що є найбільш важливим результатом впровадження системи. 

  1. Чи плануєте Ви розширювати / поглиблювати впровадження системи в подальшу діяльність відділів структури?

 А. Тонкаль: Так, плануємо. Тим більше, що система Megapolis.DocNet має відкритий код. А це означає, що IT-фахівці компанії-клієнта можуть надалі адаптувати систему під власні процеси в різних підрозділах, враховуючи зміни в діяльності (розширення, злиття з іншими компаніями, відкриття дочірніх підприємств і т.д.)

  1. Чи часто Ви користуєтеся послугами технічної підтримки розробника?

 А. Тонкаль: Ні. Програму супроводжують співробітники компанії, які були якісно навчені розробниками для подальшого впровадження та супроводу даного продукту. Тому, як правило, ми намагаємося і можемо самі завжди знайти рішення.  І, тільки якщо знаходимо критичну помилку, яку не можемо вирішити, звертаємося до розробників. Але такі ситуації бувають не часто. 

 «Інфо-Прайм» - компанія, що здійснює послуги в сфері IT-консалтингу.  Як партнер «Інбейз», компанія «Інфо-Прайм» супроводжує клієнта в повному циклі впровадження системи електронного документообігу, здійснює первинну консультацію, а так само подальшу допомогу при користуванні електронною системою.

 https://info-prime.com.ua/#

Інтеграція legacy-систем web-платформою

Інтеграція legacy-систем web-платформою

Приклад взаємодії з комунальним підприємством.

Технічний прогрес стер всі бар’єри спілкування між людьми всього світу. Разом із зростанням доступності інформації, зростають вимоги до її оброблення. Темп життя зріс у рази. Якщо ще пару десятків років тому  за день відвідати дві установи, це було достатньо для вирішення важливих питань, то тепер це вкрай мало. Інтенсивність і доступність інформації водночас ставить перед людьми велику відповідальність.

Це стосується і бізнесу. Зараз є можливість зв’язуватися з потенційними партнерами в усьому світі, навіть підписувати контракти на відстані за допомогою електронних систем.
І ті, хто впровадив таку практику, стрімко обходить конкурентів. Більше того, законодавство також підлаштовується під стрімкий технічний прогрес. Так і в Україні тепер розповсюджується практика впровадження електронних систем бізнес процесів як у приватних компаніях, так і в державних установах.

Це робиться не тільки для полегшення роботи співробітників чи керівників. Електронні системи керування бізнесом – це забезпечення безпеки даних, та гарантія своєчасної та коректної інформації. Це особливо важливо для міжнародного бізнесу, співпраці з партнерами з інших міст, країн. Також це важливо для компаній, відділи яких знаходяться в різних приміщеннях чи навіть на різних поверхах. Тому що користування електронними системами суттєво полегшує та прискорює роботу фахівців.

Компанія легко справляється з такими задачами як:

  • Масштабованість майбутнього рішення.
  • Безперервність роботи підприємства. В процесі впровадження нової системи, процеси компанії повинні працювати в звичному режимі
  • Можливість географічної, логічної, організаційної розподіленості і мобільності роботи за допомогою портативних пристроїв.
  • Підвищення вимог безпеки.
  • Забезпечення високонавантажених системи. Об'єднуючи інфраструктуру великого підприємства під однією платформою, необхідно враховувати інтенсивну роботу передачі даних і підтримку великої кількості користувачів.

На прикладі платформи UnityBase Ви дізнаєтесь, як комунальне підприємство вирішує подібні завдання.

«Єдине вікно» підприємства міського водопостачання

На підприємстві міського водопостачання існувала застаріла система прийому заявок від громадян і організацій. Заявки приймалися в режимі дзвінків або при особистій присутності абонента.

Роз'єднаний електронний документообіг на підприємстві головного офісу, в підрозділах і восьми виробничих комплексах. Обробка заявок між абонентськими офісами та виробничими комплексами здійснювалася в телефонному режимі і за допомогою паперового документообігу.

Ви вже зрозуміли, що це вкрай не зручно. Як же підприємство владнало ситуацію?

Було поставлено завдання об'єднати існуючі системи електронного документообігу між підприємствами і створити клієнтський сервіс з прийому заявок від громадян і організацій в автоматичному режимі.

Протягом 6 місяців впроваджувалася система прийому і супроводу технічної документації, яка працює за принципом «Єдиного вікна» на платформі UnityBase.

Системою може користуватися будь-яка установа, адже при розробці були враховані всі види документообігу

На сьогоднішній день система здійснює:

  • прийом, реєстрацію заяв, передачу їх для роботи виробничим і структурним підрозділам підприємства;
  • надання загальної інформації Заявнику про умови і порядок роботи;
  • надання інформації про необхідний пакет документів залежно від виду заяви (зразки заяв та ін. документів);
  • надання роз'яснень та консультацій з питань оформлення, проходження та видачі технічної документації;
  • надання іншої необхідної довідкової інформації.

Особливості роботи з комунальними підприємствами.

Для комунального підприємства важливим являється забезпечення безперервної роботи сервісу без втрати його якості для громадян.

Але на співробітників комунального підприємства лягає подвійне навантаження – виконувати повсякденні завдання та навчитися користуватися новою системою.

Тому для комунального підприємства важливо:

  • правильно організувати перехід підприємства на нове програмне забезпечення без зупинок роботи сервісу
  • провести процес навчання роботи співробітників з новим програмним забезпеченням без відриву від їх основної роботи
  • створити зручний інтерфейс щоб максимально полегшити роботу фахівців комунальних підприємств.

Інтегруючи програму, необхідно враховувати специфіку роботи співробітників комунального підприємства:

  • робота з великою кількістю людей
  • потреба в швидкому пошуку інформації
  • оперативне введення даних
  • швидкий друк документів.

Професінійсть розробників полягає також у врахуванні людського фактору. А саме, фізичний стан людини від тривалої роботи за комп’ютером та вплив цього на якість виконання роботи. Правильний інтерфейс - від якого не втомлювалися б очі при постійній роботі, але при цьому добре було б видно функціональні поля, зручно було вводити дані.

Система повинна допомагати уникати помилок введення даних, перевіряти не лише правильність введення даних в конкретне поле, але й сукупність, не суперечливість і правильність інформації. 

Впровадження.

Автоматична система миттєво вирішила питання незручності стояння в чергах та витрати власного часу громадян, які зверталися в Водоканал. Працівники водоканалу також набагато спокійніше і ефективніше працюють, не відволікаючись та не нервуючись через невдоволення громадян.

Керівництву компанії, після прийняття рішення про впровадження системи, необхідно виділити час на детальне навчання персоналу. Трапляється, що звичний режим роботи більш прийнятний для співробітників і люди не бажають щось змінювати. В даному випадку крім розпорядження, керівництво має використати грамотну мотивацію щодо переваг користування системою для самого ж працівника.

Так і вчинили співробітники Водоканалу. Завдяки зусиллям керівництва та терпінню спеціалістів із впровадження, ми успішно пройшли цей шлях і впровадили нову систему «Єдиного вікна». 

Після впровадження системи працівники Водоканалу відчули справжнє полегшення в своїй роботі: почали менше часу витрачати на механічне введення даних, а більше приділяли аналізу даних та роботу з користувачами.  

Навчання працівників.

Після впровадження нової системи спеціалісти UnityBase проводили навчання працівників Водоканалу роботи в ній.

Процес навчання проходив на реальній системі, яка була налаштована для роботи, містила необхідні дані, відпрацьовані всі сценарії.  

Також була розроблена Інструкція користувача, яка надавалась кожному працівнику після проходження ним навчання. 

Спеціальна служба підтримки, яка оперативно відповідала на всі питання користувачів, працювала в перші місяці роботи нової системи.

«Тренінг для тренерів».

Ще одна зручна форма навчання – спеціалісти замовника проходять навчання у виробника системи, а в подальшому навчають всіх працівників свого підприємства у зручний для них час.

Результат.

Завдяки впровадженню «Єдиного вікна» на платформі UnityBase, кількість виконання заявок на рік зросла в 10 разів, що значно збільшило прибуток підприємства.

Паралельне впровадження системи без зміни існуючих систем документообігу дозволило підприємству поступово перейти на нові стандарти роботи, не перериваючись на період інтеграції.

Ось відгук провідного інженера Центру прийому та супроводження технічної документації КП «Харківводоканал»:

«Впровадження електронного документообігу на підприємстві почалося саме з нашого відділу о 2015 році

Протягом 3,5 років в цій системі, нам вдалося накопичити достатню базу (архів) документів, завдяки чому немає необхідності звертатися до паперових архівів підприємства у 70% звертань, більша частина актуальних документів зберігаються в електронному вигляді, зручний пошук допомагає прискорити процес роботи з документами.

Також, основною перевагою для нас є швидкий обмін інформацією між структурними підрозділами підприємства, які знаходяться по різних кінцях міста, зараз же, достатньо одного натиску кнопки і документ допомагає саме до того виконавця, який повинен з ними працювати. Немає необхідності дублювати інформацію у паперовому вигляді, що суттєво скорочує час на оброблення інформації.»

Важливим моментом хочу виділити те, що при роботі з електронним документообігом кожен виконавець повинен своєчасно виконувати функції, які на нього полягають, так як без його своєчасного виконання замовлення неможливий подальший рух документу. Тому, дуже важливо, щоб на рівні керівництва було вирішене питання про індивідуальну відповідальність кожного співробітника підприємства за своєчасне виконання функцій в документообігу.

Платформа UnityBase може виступати не тільки як готове рішення для створення корпоративних систем з нуля, але і в якості інтеграційної платформи між існуючими системами компанії та  сучасними веб-системами.

Інтеграція legacy-систем web-платформою

Інтеграція legacy-систем web-платформою

Приклад взаємодії з комунальним підприємством.

Технічний прогрес стер всі бар’єри спілкування між людьми всього світу. Разом із зростанням доступності інформації, зростають вимоги до її оброблення. Темп життя зріс у рази. Якщо ще пару десятків років тому  за день відвідати дві установи, це було достатньо для вирішення важливих питань, то тепер це вкрай мало. Інтенсивність і доступність інформації водночас ставить перед людьми велику відповідальність.

Це стосується і бізнесу. Зараз є можливість зв’язуватися з потенційними партнерами в усьому світі, навіть підписувати контракти на відстані за допомогою електронних систем.
І ті, хто впровадив таку практику, стрімко обходить конкурентів. Більше того, законодавство також підлаштовується під стрімкий технічний прогрес. Так і в Україні тепер розповсюджується практика впровадження електронних систем бізнес процесів як у приватних компаніях, так і в державних установах.

Це робиться не тільки для полегшення роботи співробітників чи керівників. Електронні системи керування бізнесом – це забезпечення безпеки даних, та гарантія своєчасної та коректної інформації. Це особливо важливо для міжнародного бізнесу, співпраці з партнерами з інших міст, країн. Також це важливо для компаній, відділи яких знаходяться в різних приміщеннях чи навіть на різних поверхах. Тому що користування електронними системами суттєво полегшує та прискорює роботу фахівців.

Компанія легко справляється з такими задачами як:

  • Масштабованість майбутнього рішення.
  • Безперервність роботи підприємства. В процесі впровадження нової системи, процеси компанії повинні працювати в звичному режимі
  • Можливість географічної, логічної, організаційної розподіленості і мобільності роботи за допомогою портативних пристроїв.
  • Підвищення вимог безпеки.
  • Забезпечення високонавантажених системи. Об'єднуючи інфраструктуру великого підприємства під однією платформою, необхідно враховувати інтенсивну роботу передачі даних і підтримку великої кількості користувачів.

На прикладі платформи UnityBase Ви дізнаєтесь, як комунальне підприємство вирішує подібні завдання.

«Єдине вікно» підприємства міського водопостачання

На підприємстві міського водопостачання існувала застаріла система прийому заявок від громадян і організацій. Заявки приймалися в режимі дзвінків або при особистій присутності абонента.

Роз'єднаний електронний документообіг на підприємстві головного офісу, в підрозділах і восьми виробничих комплексах. Обробка заявок між абонентськими офісами та виробничими комплексами здійснювалася в телефонному режимі і за допомогою паперового документообігу.

Ви вже зрозуміли, що це вкрай не зручно. Як же підприємство владнало ситуацію?

Було поставлено завдання об'єднати існуючі системи електронного документообігу між підприємствами і створити клієнтський сервіс з прийому заявок від громадян і організацій в автоматичному режимі.

Протягом 6 місяців впроваджувалася система прийому і супроводу технічної документації, яка працює за принципом «Єдиного вікна» на платформі UnityBase.

Системою може користуватися будь-яка установа, адже при розробці були враховані всі види документообігу

На сьогоднішній день система здійснює:

  • прийом, реєстрацію заяв, передачу їх для роботи виробничим і структурним підрозділам підприємства;
  • надання загальної інформації Заявнику про умови і порядок роботи;
  • надання інформації про необхідний пакет документів залежно від виду заяви (зразки заяв та ін. документів);
  • надання роз'яснень та консультацій з питань оформлення, проходження та видачі технічної документації;
  • надання іншої необхідної довідкової інформації.

Особливості роботи з комунальними підприємствами.

Для комунального підприємства важливим являється забезпечення безперервної роботи сервісу без втрати його якості для громадян.

Але на співробітників комунального підприємства лягає подвійне навантаження – виконувати повсякденні завдання та навчитися користуватися новою системою.

Тому для комунального підприємства важливо:

  • правильно організувати перехід підприємства на нове програмне забезпечення без зупинок роботи сервісу
  • провести процес навчання роботи співробітників з новим програмним забезпеченням без відриву від їх основної роботи
  • створити зручний інтерфейс щоб максимально полегшити роботу фахівців комунальних підприємств.

Інтегруючи програму, необхідно враховувати специфіку роботи співробітників комунального підприємства:

  • робота з великою кількістю людей
  • потреба в швидкому пошуку інформації
  • оперативне введення даних
  • швидкий друк документів.

Професінійсть розробників полягає також у врахуванні людського фактору. А саме, фізичний стан людини від тривалої роботи за комп’ютером та вплив цього на якість виконання роботи. Правильний інтерфейс - від якого не втомлювалися б очі при постійній роботі, але при цьому добре було б видно функціональні поля, зручно було вводити дані.

Система повинна допомагати уникати помилок введення даних, перевіряти не лише правильність введення даних в конкретне поле, але й сукупність, не суперечливість і правильність інформації. 

Впровадження.

Автоматична система миттєво вирішила питання незручності стояння в чергах та витрати власного часу громадян, які зверталися в Водоканал. Працівники водоканалу також набагато спокійніше і ефективніше працюють, не відволікаючись та не нервуючись через невдоволення громадян.

Керівництву компанії, після прийняття рішення про впровадження системи, необхідно виділити час на детальне навчання персоналу. Трапляється, що звичний режим роботи більш прийнятний для співробітників і люди не бажають щось змінювати. В даному випадку крім розпорядження, керівництво має використати грамотну мотивацію щодо переваг користування системою для самого ж працівника.

Так і вчинили співробітники Водоканалу. Завдяки зусиллям керівництва та терпінню спеціалістів із впровадження, ми успішно пройшли цей шлях і впровадили нову систему «Єдиного вікна». 

Після впровадження системи працівники Водоканалу відчули справжнє полегшення в своїй роботі: почали менше часу витрачати на механічне введення даних, а більше приділяли аналізу даних та роботу з користувачами.  

Навчання працівників.

Після впровадження нової системи спеціалісти UnityBase проводили навчання працівників Водоканалу роботи в ній.

Процес навчання проходив на реальній системі, яка була налаштована для роботи, містила необхідні дані, відпрацьовані всі сценарії.  

Також була розроблена Інструкція користувача, яка надавалась кожному працівнику після проходження ним навчання. 

Спеціальна служба підтримки, яка оперативно відповідала на всі питання користувачів, працювала в перші місяці роботи нової системи.

«Тренінг для тренерів».

Ще одна зручна форма навчання – спеціалісти замовника проходять навчання у виробника системи, а в подальшому навчають всіх працівників свого підприємства у зручний для них час.

Результат.

Завдяки впровадженню «Єдиного вікна» на платформі UnityBase, кількість виконання заявок на рік зросла в 10 разів, що значно збільшило прибуток підприємства.

Паралельне впровадження системи без зміни існуючих систем документообігу дозволило підприємству поступово перейти на нові стандарти роботи, не перериваючись на період інтеграції.

Ось відгук провідного інженера Центру прийому та супроводження технічної документації КП «Харківводоканал»:

«Впровадження електронного документообігу на підприємстві почалося саме з нашого відділу о 2015 році

Протягом 3,5 років в цій системі, нам вдалося накопичити достатню базу (архів) документів, завдяки чому немає необхідності звертатися до паперових архівів підприємства у 70% звертань, більша частина актуальних документів зберігаються в електронному вигляді, зручний пошук допомагає прискорити процес роботи з документами.

Також, основною перевагою для нас є швидкий обмін інформацією між структурними підрозділами підприємства, які знаходяться по різних кінцях міста, зараз же, достатньо одного натиску кнопки і документ допомагає саме до того виконавця, який повинен з ними працювати. Немає необхідності дублювати інформацію у паперовому вигляді, що суттєво скорочує час на оброблення інформації.»

Важливим моментом хочу виділити те, що при роботі з електронним документообігом кожен виконавець повинен своєчасно виконувати функції, які на нього полягають, так як без його своєчасного виконання замовлення неможливий подальший рух документу. Тому, дуже важливо, щоб на рівні керівництва було вирішене питання про індивідуальну відповідальність кожного співробітника підприємства за своєчасне виконання функцій в документообігу.

Платформа UnityBase може виступати не тільки як готове рішення для створення корпоративних систем з нуля, але і в якості інтеграційної платформи між існуючими системами компанії та  сучасними веб-системами.

Електронний документообіг в Україні - динаміка впровадження

Електронний документообіг в Україні - динаміка впровадження

Про електронний документообіг та практику підписання документів онлайн вже чули, мабуть всі. Але впровадження його на практиці має досить перманентний характер та залежить від готовності власників бізнесу до сучасних змін.

Електронний документообіг в Україні - динаміка впровадження

Електронний документообіг в Україні - динаміка впровадження

Про електронний документообіг та практику підписання документів онлайн вже чули, мабуть всі. Але впровадження його на практиці має досить перманентний характер та залежить від готовності власників бізнесу до сучасних змін.

Image

Швидкий перехід

Навігація

Контакти

Україна, Київ, 04080,
Новокостянтинівська вулиця, 15/15