Електронний документообіг у реальному житті — виклики та рішення

У сучасному світі про користь переходу з паперового на електронний документообіг уже не сперечаються — це стало очевидним. Однак яких переваг це дозволяє досягти на практиці?

Система електронного документообігу «Megapolis.DocNet» була створена одним із провідних українських розробників програмного забезпечення InBASE для підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи підприємств. Таких цілей і досягла компанія з розподілу електроенергії АТ «Вінницяобленерго», успішно впровадивши на підприємстві систему «Megapolis.DocNet».

Вінницяобленерго

Під час впровадження, насамперед, розв’язувалися проблеми взаємодії між підрозділами АТ «Вінницяобленерго». Йдеться про прискорення процесів погодження проектів документів, передачі документів для ознайомлення персоналу з ними й доведення резолюцій до відома виконавців. Відразу зазначимо — на підприємстві різко зросла виконавська дисципліна, коли керівник отримав можливість щоденно оцінювати стан справ за поточними завданнями.

Також підприємство отримало можливість упорядкувати й чітко структурувати свої бізнес-процеси, пов’язані з проходженням різних типів документів. Ну і, природно, значно скоротити свої витрати на папір та інші супутні матеріали.

Варто зазначити, що однією з переваг, що забезпечує впровадження системи електронного документообігу «Megapolis.DocNet», є можливість віддаленого повнофункціонального доступу до системи з будь-якого пристрою з будь-якої точки світу. Оскільки часто процеси погодження документів і прийняття управлінських рішень на підприємстві значно гальмувалися через перебування відповідальних посадових осіб у відрядженні, ця проблема вимагала обов’язкового рішення й була вирішена засобами мобільного клієнта «Megapolis.DocNet».

А одним із найбільш цікавих результатів впровадження системи «Megapolis.DocNet» став проект інтеграції з програмним забезпеченням колл-центру АТ «Вінницяобленерго». Робота зі зверненнями громадян є специфічною областю діяльності таких компаній і жорстко регламентується відповідним законодавством, яким передбачена, у тому числі, й організація колл-центру.

Image

Колл-центр є контактною точкою телефонного доступу, де клієнти підприємства можуть отримати інформацію щодо всього спектру послуг, що надаються підприємством. Тут клієнт може висловити претензії щодо якості послуг, повідомити про аварію на енергооб’єктах, подати офіційну скаргу.Колл-центр є контактною точкою телефонного доступу, де клієнти підприємства можуть отримати інформацію щодо всього спектру послуг, що надаються підприємством. Тут клієнт може висловити претензії щодо якості послуг, повідомити про аварію на енергооб’єктах, подати офіційну скаргу.

У компанії підкреслюють, що впровадження системи електронного документообігу «Megapolis.DocNet» дозволило значно підвищити якість послуг, що надаються населенню, оскільки клієнти отримали можливість легко контролювати стан своїх офіційних звернень.

Оператор колл-центру на прохання клієнта, що телефонує, може вивести на екран всю доступну в СЕД «Megapolis.DocNet» інформацію щодо документу, реєстраційний номер якого назвав клієнт, і повідомити, на якому етапі розгляду перебуває дане звернення. Оператору доступна повна реєстраційна інформація щодо документу, його сканований образ і статус у процесі розгляду.

Водночас клієнт отримав можливість контролювати не тільки своє звернення, оформлене безпосередньо до даної організації, але і всі свої звернення, спрямовані в інші органи влади (наприклад, на гарячі лінії Кабінету міністрів, облдержадміністрації, у Державну службу України з питань захисту споживачів та ін.), які стосуються діяльності даного підприємства й надходять у документообіг як вхідна кореспонденція.

У АТ "Вінницяобленерго" - 165 компаній-партнерів з постачання електроенергії споживачам, і це лише мала частина контрагентів, з якими взаємодіє підприємство. Впроваджена на підприємстві СЕД "Megapolis.DocNet" побудована на базі платформи UnityBase, яка спеціально спроектована для підтримки одночасної роботи декількох тисяч користувачів, що дозволяє забезпечити обмін документами як з усіма постачальниками, так і з іншими контрагентами.

Також варто відзначити, що програмний продукт "Megapolis.DocNet" відповідає концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизації бізнес-процесів. Це універсальне рішення, яке дозволяє організувати систему електронного документообігу в компаніях будь-якого рівня і сфер діяльності, а також в державних установах, підприємствах та органах влади.

Call-центр -автоматизація на підприємстві

Впровадження СЕД "Megapolis.DocNet" на АТ "Вінницяобленерго" здійснювали фахівці компанії-партнера InBASE - ТОВ "Інфо-Прайм", що здійснює діяльність у сфері ІТ-консалтингу та має великий досвід впровадження корпоративних інформаційних систем управління. Компанія адаптує і підтримує такі автоматизовані системи, як АСКОЕ (автоматизовані системи комерційного обліку), ЛУСОД (Локальні пристрої збору і обробки даних), Автоматизовані системи диспетчерсько-технологічного керування (АСДТК), геоінформаційні системи (ГІС), Колл-центр.

Кейс АТ "Вінницяобленерго" - це лише один з успішних проектів з впровадження системи електронного документообігу "Megapolis.DocNet". Докладніше про переваги СЕД "Megapolis.DocNet" читайте на сайті InBASE.

Продукти компанії InBASE:

Megapolis.DocNet
Megapolis.DocNet
UnityBase
UnityBase
Deals
Deals
UBPM
UBPM