Електронний документообіг в уряді - що змінилося і як працює

Зміни до постанови 55: детальний огляд

У травні цього року набула чинності постанова Кабінету Міністрів України від 17 квітня 2019 р. № 375 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. № 950 і від 17 січня 2018 р. № 55 (далі – Постанова № 375). Таким чином, Регламент Кабінету Міністрів та постанову «Деякі питання документування управлінської діяльності» було приведено у відповідність до Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Тепер регламент КМУ передбачає, що документування діяльності Кабінету Міністрів, прем'єр-міністра, першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-Міністрів, міністра, який не очолює міністерство, здійснюється на засадах, визначених Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, що затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності». Нагадаємо, що саме ця інструкція визначає, що документування управлінської інформації в установах здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

  • документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
  • електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
  • документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

Постанова № 375 внесла зміни і в саму Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну.

Оновлено визначення наступних понять

Електронна резолюція - реквізит, який створений у системі електронного документообігу установи та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов'язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов'язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається інструкцією з діловодства установи.

Електронна справа - сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи.

Реєстратор - працівник служби діловодства установи або особа, на яку покладено функції реєстрації документів, уповноважені на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів в установі.

Служба діловодства - структурний підрозділ або відповідальна особа установи, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівного підрозділу установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.

Уповноважена особа - особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно з законодавством за наслідки їх вчинення.

Система електронного документообігу установи - сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві установи.

zmini do postanovi 08

Водночас зникли визначення понять «службовий електронний документ» та «строк зберігання електронного документа».

Забезпечення функціонування єдиного масиву електронних документів покладено на структурний підрозділ з питань інформаційного забезпечення або інформаційних технологій (служба інформаційних технологій).

Варто зазначити, що всі інструменти, необхідні для документування управлінської інформації, організації роботи з документами та міжвідомчого обміну, надає система електронного обігу документів Megapolis.DocNet. Система складається з модулів, які забезпечують реєстрацію всіх типів документації, сканування і розпізнавання текстів документів та надають можливість створення і подальшої роботи з шаблонами документів. Для колективної роботи з документами створено модуль U-disk. Серед іншого, в системі працюють модулі підготовки і руху документів, виконання та контролю виконання завдань, а також звіти, мобільний та е-mail клієнти, вбудоване сховище документів, пошук в архіві і використання електронного (кваліфікованого) цифрового підпису.

Змінами уточнено функції служби діловодства.

Передбачається, що якщо пов'язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги», то за результатами попереднього розгляду такий електронний документ, що був отриманий через систему взаємодії, не підлягає реєстрації.

Надсилання електронних документів через систему взаємодії їх адресатам здійснюється централізовано, за фактом їх завантаження із системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) установи в систему взаємодії одразу після їх реєстрації.

Відхилення адресатом електронного документа без зазначення підстав, на основі яких він не підлягає реєстрації, згідно з Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі, вважається свідомим порушенням.

informer 01До обов'язкових реквізитів, що вносяться в реєстраційно-моніторингову картку, більше не належить код уніфікованої форми документа відповідно до Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98. Строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ) віднесли до додаткових реквізитів, що вносяться до реєстраційно-моніторингової картки.

Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції установи здійснюється службою діловодства установи централізовано в єдиній системі. Безперебійну роботу системи забезпечує власний Центр обміну даними Megapolis.DocNet з підтримкою інтеграції з Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) та поштового обміну. Також значною перевагою є відкритий програмний інтерфейс (API) для інтеграції з сторонніми інформаційними системами.

Порядок реєстрації окремих видів документів визначається інструкцією з діловодства установи. Тепер не лише порядок внесення реквізитів до реєстраційно-моніторингової картки, а й їх розміщення визначається інструкцією з діловодства установи.

Кваліфікаційний електронний підпис (КЕП)

Нововведеннями передбачено порядок роботи з кваліфікованими електронним підписом та печаткою. Так, перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749.

В установі організовується централізоване сховище кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів або застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги». Додамо, що система Megapolis.DocNet підтримує паралельне використання як ЕЦП українських Акредитованих центрів сертифікації ключів, так і ЕЦП RSA. Крім того, при використанні RSA-підпису можлива візуалізація ЕЦП.

Якщо електронний документ розіслано працівникам установи для ознайомлення через систему електронного документообігу установи, працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис - підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису.

На додатках до наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю.

Супровідні матеріали довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.

Постанова № 375 замінила поняття «ініціал» на «власне ім’я». Тому тепер під час підписання, адресування, візування, погодження документів зазначають власне ім’я та прізвище особи по-новому. У тексті інструкції слова «по батькові» виключили.

zmini do postanovi 05

Відмітка про закінчення виконання документа вноситься до реєстраційно-моніторингової картки. У разі погодження проектів наказів (розпоряджень) в електронній формі проект наказу (розпорядження) візується також керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції. Погоджувач документу несе відповідальність за відповідне погодження.

Історія обговорень і погоджень проектів документів, виконання завдань зберігається в системі Megapolis.DocNet. Всі документи в установі ведуться за єдиним шаблоном без необхідності установки MS Office. Крім того, на основі регламентів виконання організовано автоматичний контроль – система сама нагадує виконавцю про необхідність виконати завдання.

Також важливим нововведенням є те, що тепер підписання акта установи здійснюється в електронній та у разі необхідності паперовій формі. Накази з адміністративно-господарських питань готуються та підписуються лише в електронній формі.

Питання підписувача

Типовою інструкцією з документування управлінської інформації передбачається, що підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються Секретаріату Кабінету Міністрів України, установам вищого рівня, та доручень установам, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи, є керівник установи або особа, що виконує його обов'язки, заступник міністра згідно з розподілом обов'язків або державний секретар міністерства.

Підписувачем проектів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу установи згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов'язки. У разі, коли підписувачем електронного документа є керівник установи, погоджений проект електронного документа надходить до уповноваженої особи патронатної чи іншої служби або до уповноваженої особи, що організовує та забезпечує роботу керівника установи.

У разі, коли підписувачем документа є заступник керівника установи або державний секретар, відповідний електронний документ після погодження в установленому інструкцією з діловодства установи порядку надходить через систему електронного документообігу установи до відповідного підписувача або уповноваженої особи, що організовує та забезпечує його роботу, а у разі коли підписувачем документа є керівник структурного підрозділу - безпосередньо до відповідного підписувача.

Зберігання електронних справ

Обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється паперова копія цього вхідного документа, яка зберігається у структурному підрозділі та формується у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ.

У Секретаріаті Кабінету Міністрів України паперові справи постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України формуються з паперових оригіналів документів, створених у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Видавання електронних справ, окремих електронних документів іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи або особи, що виконує його обов'язки, шляхом створення примірників або копій цих документів (електронних справ).

Постанова № 375 внесла зміни в Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади.

Так, передбачено, що якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі менше 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, в якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

zmini do postanovi 01

В Типовій інструкції з діловодства з’явились положення про особисте звертання.

Тепер, у разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім'я або Пане (пані) Прізвище або Пане (пані) посада або звання або Панове.

У разі необхідності перед словом «Пане», «Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно.

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2018 р.

№ 595/04-12 і додаток до нього,

всього на 20 арк. в 1 прим.

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства установи, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.

На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, відповідно до вимог інструкції з діловодства установи.

Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано службою діловодства. Порядок розкриття конвертів визначається інструкцією з діловодства установи.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

 informer 05

З документу прибрали пункти, які зобов’язували робити додаткові дії щодо повернення документів, які неможливо прийняти.

 

Змінами передбачено, що під час попереднього розгляду визначається:

  • чи має документ бути допущений до реєстрації;
  • чи потребує розгляду керівництвом установи або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов'язків в установі;
  • чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

Постанова № 375 внесла зміни в Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

zmini do postanovi 03

В першу чергу внесені зміни у визначення понять та введено нові поняття, які містить Регламент. Система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) (система взаємодії) - державна телекомунікаційна система, призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі, що не містять інформації з обмеженим доступом, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або кваліфікованої електронної печатки, а також організації міжвідомчого моніторингу за станом виконання управлінських рішень.

Учасник системи взаємодії - юридична особа публічного та приватного права, що в установленому порядку підключилися до системи взаємодії.

Користувач системи взаємодії - уповноважена відповідальна особа учасника системи взаємодії.

Змінено функції адміністратора системи взаємодії. Так, адміністратор системи взаємодії забезпечує:

  • створення та модернізацію системи взаємодії, зокрема розроблення та впровадження нових модулів та сервісів системи взаємодії;
  • технічну підтримку системи взаємодії;
  • зберігання та захист інформації, яка обробляється у системі взаємодії (гарантії технічного захисту інформації від несанкціонованого втручання в Megapolis.DocNet підтверджено сертифікатом рівня безпеки Г2);
  • публікацію на своєму офіційному веб-сайті інформації про поточних учасників системи взаємодії із зазначенням дати підключення, візуальним виділенням учасників системи взаємодії, які підключилися протягом останніх 30 днів, та про учасників системи взаємодії, які тимчасово зупинили обмін документами через систему взаємодії, із зазначенням орієнтовного строку та причин такого зупинення у разі надання відповідної інформації користувачами учасників системи взаємодії;
  • здійснення інших заходів, пов'язаних з функціонуванням системи взаємодії, та надання відповідних послуг учасникам системи взаємодії.

Також змінами передбачено, що Підключення органів державної влади, юрисдикція яких поширюється на всю територію України, органів, що забезпечують їх діяльність, Адміністрації Президента України, Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Генеральної прокуратури України, Національного банку України (центрального апарату), Фонду гарантування вкладів фізичних осіб, Генерального штабу Збройних Сил України, головного органу військового управління Національної гвардії України, органів місцевого самоврядування, місцевих державних адміністрацій до системи взаємодії, а також надання їм послуг з реєстрації користувачів системи взаємодії, технічної підтримки користувачів системи взаємодії, передачі даних в системі взаємодії здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, передбачених держателю системи взаємодії на забезпечення функціонування системи взаємодії.

zmini do postanovi 02

Підключення до системи взаємодії інших учасників та надання відповідних послуг здійснюється на договірній основі.

Відповідно до нововведень, у веб-модулі системи взаємодії додатково реєструються лише документи, які надійшли або будуть відправлені через систему взаємодії. Всі інші документи реєструються у системі електронного діловодства.

Обмін документами в Megapolis.DocNet налаштований для взаємодії як з Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади, так і з суміжними організаціями (філіями, управліннями та ін.) в багаторівневій структурі.

Серед ключових переваг продукту Megapolis.DocNet також: відкритий програмний код, повнофункціональний web-клієнт, підтримка використання декількох промислових СКБД Oracle, MS SQL Server та безкоштовної СКБД PostgreSQL; підтримка ОС Windows та Linux\Unix на клієнтських місцях та на серверах і багато інших. Cистеми електронного документообігу компанії InBASE, що спеціалізується на розробці і впровадженні СЕД на власній високопродуктивної платформі UnityBase, на 80% скорочують витрати, на 75% - підвищують лояльність співробітників, на 90% - зменшують кількість паперової роботи і на 85% - заощаджують час.

Більш детально ознайомитися з функціоналом продукту та замовити презентацію можна за посиланням

Продукти компанії InBASE:

Megapolis.DocNet
Megapolis.DocNet
Deals
Deals
UBPM
UBPM
UnityBase
UnityBase