Как своими силами внедрить электронный документооборот

Сократить операционные затраты и перераспределить сэкономленные денежные средства более эффективно – задача каждого руководителя в бизнесе. Все обсуждают использования IT технологий для повышения эффективности предпринимательства. Правительство заявляет о полной диджитализации. Предлагаются какие-то сложные технические решения, без понимания, что начать нужно с самого простого. Расскажу о собственном опыте повышения эффективности бизнеса, который при этом сопровождался внедрением целей устойчивого развития, которые были приняты на саммите Организации Объединённых Наций.

Как и любой другой представитель бизнеса, компания, которой я управляю, работает с большим количеством контрагентов, и потому вынуждена справляться со значительным объемом документов. Бумажный документооборот стал частью нашей жизни. Но он требует значительных ресурсов.  Утеря документов, суета с отправкой и подготовкой – все это неотъемлемые атрибуты работы с бумажными документами. Изучив украинский рынок, стало понятно, что с аналогичной ситуацией столкнулись не только мы, но и каждая средняя и большая компания. Тогда возникла идея решить данную проблему путем разработки специального софта, который обеспечит ведение юридически значимого документооборота в электронном виде. Как результат – была создана система внешнего юридически значимого документооборота, которая получила название DEALS, и которая работает в режиме онлайн.

Разработка

Все делали собственными «руками». Перед департаментом разработчиков была поставлена задача за полгода создать систему внешнего электронного документооборота, с помощью которой можно: подписывать документы с подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП); согласовывать и обмениваться юридически значимыми документами.

Система должна:

- быть простой, с понятным интерфейсом;

- давать возможность одновременной работы большого количества  пользователей;

- обеспечивать возможность подписывать документы с помощью ЭЦП таким образом, чтобы они имели юридическую силу;

- предусматривать возможность хранения документов в облаке.

Также, очень важным требованием было сделать систему максимально защищенной с точки зрения кибербезопасности, учитывая последние вирусные атаки. Поэтому систему документооборота мы создали на платформе UnityBase, на которой созданы и работают некоторые государственные реестры, которые администрирует Министерство юстиции Украины, а также система внутреннего документооборота Megapolis.DocNet. Последняя уже много лет работает у ведущих телекоммуникационных компаний страны, в органах государственной власти и органах местного самоуправления Украины.

В создании DEALS принимали участие и представители других департаментов компании, среди которых были юристы и финансисты, которые в последствие стали первыми пользователями системы, совместно из нашими другими сотрудниками. Дальше на эту систему электронного документооборота перешли все компании, которые входят в консорциум Intecracy Group. 

С помощью системы электронного документооборота мы заключаем и администрируем договора, финансовые акты, счета, акты сверок, заявки и другие документы с партнерами, поставщиками, подрядчиками, клиентами и контрагентами. Все это делается в режиме онлайн. Система позволяет оперативно согласовать документ и подписать его ЭЦП.

Но разработать систему это только часть задачи. Необходимо было обеспечить ее внедрение в работу компании.

Если Вы думаете, что отказаться от бумаги было просто – Вы ошибаетесь!

Оказалось, что наиболее сложная задача - убедить сотрудников компаний, а также контрагентов в рациональности и удобстве подписывать и хранить юридически значимые документы в электронном виде.  Мы столкнулись с недоверием людей к новым технологиям (это в IТ компании!) и привычкой использовать бумагу. Страх перед нововведениями победили цифры. Мы посчитали, что наши затраты на бумажный документооборот составляли около 650 тыс. грн. в год. Это с учетом стоимости бумаги, печати и обмена документами с контрагентами. Но мы не большая компания. Можно только представить, какие затраты у крупных компаний. Это огромные расходы, которые можно сократить к минимуму с помощью электронного документооборота.

Из собственного опыта отмечу, что при внедрении системы электронного документооборота главное – это желание руководителей компании. Именно их воля и настойчивость определяют успех внедрения.

В нашем случае, все понимали недостатки работы с бумажными документами. В результате большого их объема, документы часто терялись, платежи по контрактам невозможно было получить, а поиск документов занимал много времени.

Решение об отказе от использования бумаги и переход на электронный документооборот было принято на уровне руководства консорциума Intecracy Group. Бухгалтера, юристы и даже некоторые пользователи очень неохотно восприняли новость.

Однако решение руководства компании пришлось выполнять. На сегодняшний день мы проводим разъяснительную работу и продолжаем обучение персонала работе в системе внешнего электронного документооборота. На практике мы уже столкнулись с ситуациями подачи документов в электронном виде в банки и налоговые органы. По итогу, мы видим только позитив от использования электронного документооборота с нашими контрагентами и клиентами.

Мы надеемся, что в ближайшем будущем сможем полностью отказаться от использования бумаги в контрактной работе.

И каков результат?

Безусловно, результаты положительные: мы избавились от значительного объёма бумажной работы, тратим деньги не на бумагу, а вкладываем в наше развитие, разгрузили сотрудников от лишней работы. У нас существенно повысилась эффективность и контроль прохождения документов. Да, мы уже не теряем документы и легко можем найти нужные за любой период. Мы гораздо меньше тратим на бумагу и практически не платим за пересылку документов. Я понимаю, что логистические компании это не радует, но такова жизнь.

По нашим подсчетам, с помощью системы электронного документооборота мы в 4-6 раз сократили длительность подготовки и согласования договоров и других документов; в 8-10 раз сократили время поиска документов.

Я верю, что отказом от использования бумаги мы, также, вносим свой посильный вклад в сохранение экологии, сохранение лесов.  В стратегии развития компании, которой я руковожу, присутствует перечень мер по внедрению Цели устойчивого развития № 13 «Борьба с изменением климата». Своим примером мы хотим показать важность устойчивого развития бизнеса в Украине и мире. Ведь отказ от бумаги не только поможет беречь природу, но и экономит бизнесу деньги, что должно стать весомым аргументом.   

Автор: Александр Россол, исполнительный директор IT компании InBase

Источник: БизнесЦензор