Прес-центр

ЭДО в местном самоуправлении - кейс Запорожского горсовета

Правительство Украины установило обязательный электронный формат для всех новых решений органов государственной власти и органов местного самоуправления. Это утверждено в постановлении КМУ № 55 от 17 января 2018 г. Таким образом активизировались работы по диджитализации в органах государственной власти и местного самоуправления.

В 2017 году в Запорожском городском совете для замены автоматизированной системы документооборота, которая в то время уже не покрывала всех потребностей для полноценного ведения внутреннего документооборота, начался проект по внедрению системы электронного документооборота Megapolis.DocNet.

В рамках проекта автоматизировано 500 рабочих мест для сотрудников Запорожского городского совета и его подразделений. На сегодня ведутся работы по подключению пользователей к Megapolis.DocNet. В третьем квартале 2018 г. планируется увеличение количества сотрудников, которые будут работать в системе электронного документооборота и внедрение еще 500 рабочих мест.

Указанная система разработана компанией «Интекреси Бэйз», которая уже давно присоединилась к этому процессу и более 20 лет реализует проекты по переводу внутреннего бумажного документооборота государственных органов и предприятий в электронный вид.

Эта компания-разработчик была определена в результате проведения тендерной процедуры.

Компания «Интекреси Бэйз» (InBase) - разработчик в сфере ECM-решений (электронный документооборот, электронные хранилища данных), HRM-решений (управление персоналом, управление эффективностью) и BPM (автоматизации специфических бизнес-процессов, интеграционные решения).

За годы своей деятельности компания заработала репутацию надежного и высокопрофессионального партнера, а ее продукты и решения нашли широкое применение в различных отраслях: банковской и финансовой сфере, в энергетике, в промышленности, а также во многих государственных организациях различного профиля деятельности не только Украины, но и стран СНГ. Клиентами компании, в частности, являются Кабинет Министров Украины, Министерство обороны Украины, Министерство юстиции Украины и многие другие государственные органы и органы местного самоуправления, а также такие крупные предприятия как «Укрэнерго», «Укртранснафта», «Укртелеком», «Киевстар», «Киевгорстрой» и другие.

Среди продуктов компании: система внутреннего корпоративного документооборота Megapolis.DocNet, электронная система по управлению персоналом, система внешнего документооборота с контрагентами DEALS.

Megapolis.DocNet - система электронного документооборота, которая реализована на платформе UnityBase, которая поддерживает полный жизненный цикл управления документами, от подготовки проектов документов до их архивного хранения, с обеспечением функций электронного архива.

По подсчетам компании-разработчика внедрения Megapolis.DocNet экономит 85% рабочего времени сотрудников компании. Эта система сокращает время на создание, согласование и поиск документов в электронном виде, поэтому у работников есть больше времени на выполнение своих непосредственных функций. Также происходит экономия средств, которые ранее тратились на бумагу, печать документов и их доставку.

Система MegapolisDocNet, которая внедрена в Запорожском городском совете имеет следующие особенности:

- легкая в освоении благодаря простому интерфейсу;

- имеет набор готовых инструментов для решения типичных задач;

- обеспечивает полноценную работу через Интернет браузер;

- руководство может использовать мобильную версию в командировках;

- поддерживает централизованное хранение документов любых форматов и размеров в неограниченном количестве;

- есть возможность интеграции (API, WS) с другими программными продуктами.

Внедрением Megapolis.DocNet в Запорожском городском совете имеет определенные преимущества:

Одновременная работа с документом

Для электронного документооборота важна возможность обеспечения одновременной работы сотен сотрудников.

Хранение и поиск документов

Что касается хранения документов, то бумажные экземпляры часто терялись и были сложности с их поиском, который иногда занимал много времени и усилий. Хранение и прохождение документов в электронной форме обезопасит от потери документов. В Megapolis.DocNet предусмотрен автоматизированный поиск любого документа. Поисковая функция может также работать в режиме интернет-поиска. Благодаря этому поиск документов в системе занимает несколько секунд.

Контроль за выполнением задач и реализацией решений

В Запорожском городском совете трудно было проследить, в чем причина невыполнения и где задержался документ. С помощью Megapolis.DocNet и эта наша проблема решается, ведь в системе возможно не только ставить задачи сотрудникам, но и автоматически контролировать их выполнение и следить за стадией согласования документов.

Можно установить временные рамки выполнения задачи, место нахождения документов и другие параметры. По результатам контроля в СЭД отправляются сообщения в виде сигналов, отчетов или писем, в зависимости от настройки.

Доступ к документам

С помощью СЭД орган местного самоуправления получает возможность доступа к документам в любое время и из любого места. Работа в СЭД доступна в WEB-браузере любого гаджета (от стационарного компьютера до смартфона).

Согласования с помощью ЭЦП

С помощью Megapolis.DocNet документы согласовываются с помощью их подписания электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) уполномоченным работником. Также существует возможность работать в СЭД, не открывая саму систему. Например, согласовать документ можно просто в почте. Сотруднику приходит на почту письмо с приложением и просьбой согласовать. Он открывает приложение и - согласовывает документ или нет. В случае необходимости, есть возможность обсуждать документ в чате и совместно редактировать документы.

Корпоративный чат

Отдельно отметим удобства использования в системе документооборота корпоративного чата, который привязан к определенному документу или поставленной задачи. И даже через 10 лет у сотрудника будет возможность просмотреть переписку по согласованию определенного документа или поставленной задачи.

Кибербезопасность электронного документооборота

Выбирая систему внутреннего документооборота, с помощью которой Запорожский городской совет смогла бы перевести бумажный документооборот в электронный вид, орган местного самоуправления, в первую очередь обращает внимание на безопасность информации. И это понятно, ведь в системе необходимо работать с документами, которые имеют государственное значение. Утечка любой нашей информации может привести к негативным последствиям как на местном, так и на общегосударственном уровне.

Требованиям тендерной документации отвечала система Megapolis.DocNet, которая гарантировала безопасность работы и хранения электронных данных.

Система реализована на платформе UnityBase, которая имеет соответствующие государственные сертификаты, подтверждающие возможность работать на ней даже с документами с грифом «секретно» и «совершенно секретно». Что касается самой платформы, то UnityBase является, отечественной платформой для разработки, которая предназначена для создания для автоматизации компаний и предприятий государственного сектора.

Одним из преимуществ также является украинское происхождение платформы и самой системы. В платформу встроены необходимые средства автоматизированного контроля целостности данных и непротиворечивости хранимой информации, персонификации данных, созданных разными пользователями, ведение журнала действий, которые выполняются.

Таким образом, Запорожский городской совет сможет проконтролировать все действия, которые будут проводиться в системе Megapolis.DocNet сотрудниками. В то же время система обеспечивает защиту персональных данных.

Также, необходимым условием было то, чтобы документы из системы могли быть перенесены в электронный архив с определением сроков их хранения как текущих (в основной рабочей базе), так и архивных. Вместе с Megapolis.DocNet Запорожский городской совет получили такую возможность.

Важным также является тот факт, что система обеспечивает возможность шифрования всей информации, которая передается между сервером и клиентом, а также любой информации в базе данных, средствами отвечающими соответствующим требованиям украинских ДСТУ, НБУ и сертифицированы Государственной службой специальной связи и защиты информации Украины.

Источник: SMART CITY ЗАПОРІЖЖЯ