Прес-центр

Электронное документирование и взаимодействие вышли на новый уровень

(статья публикуется на языке оригинала)

У 2018 році було створено нормативне підґрунтя для здійснення документування управлінської інформації в електронній формі органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, які перебувають під управлінням органів виконавчої влади. Так, Постановою Кабінету Міністрів України № 55 від 17 січня 2018 року «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова № 55) затверджено:

— Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (далі — Інструкція з організації роботи з електронними документами);

— Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі — Інструкція з діловодства в міністерствах);

— Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі (далі —Регламент).

Ці документи заклали основи та регламентують особливості роботи з документами в електронному вигляді в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування. Тепер з’явилась можливість практично повністю відмовитися від паперу та забезпечити оперативну, контрольовану та надійну роботу з документами на державному рівні.

ІНСТРУКЦІЯ З ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Указаний документ визначає:

— порядок проходження електронного документа з моменту його створення, відправлення або одержання до моменту передавання до архіву установи;

— засади організації документування управлінської інформації в електронній формі для установ, які тимчасово створюють документи в паперовій формі;

— загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі — система взаємодії);

— оперативний інформаційний обмін із використанням службової електронної пошти.

Ця Інструкція також встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень. Вона поширюється на всі електронні документи, які створюють, відправляють або одержують Секретаріат Кабінету Міністрів України (далі, — КМУ) центральні органи виконавчої влади, їх територіальні органи, Рада міністрів Автономної Республіки Крим (далі — АРК), місцеві органи виконавчої влади, підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів АРК (далі — підприємства). Останні організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства, яку розробляють на основі Інструкції з організації роботи з електронними документами, , та з урахуванням інших актів чинного законодавства України.

Інструкцію з діловодства підприємства має розробляти її служба діловодства. Документ одночасно регулює питання організації діловодства в паперовій та електронній формах. Діловодство підприємства, організацію обміну електронними документами з іншими підприємствами здійснюють виключно з використанням системи електронного документообігу підприємства, інтегрованої до системи взаємодії. У разі відсутності на підприємстві системи електронного документообігу для організації листування з іншими підприємствами використовують спеціальний веб-модуль системи взаємодії.

Згідно з Інструкцією, основна форма провадження діловодства на підприємствах — електронна. До того ж документ передбачає, що проходження в діловодстві підприємства одного й того ж документа в електронній та паперовій формах не допускається. Отже, практика, яка існувала до набуття чинності Постанови КМУ № 55, коли документ одночасно створювали в електронній і паперовій формах, тепер неможлива. Нині весь документообіг має здійснюватися в електронному вигляді. Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених в Інструкції з організації роботи з електронними документами, а саме:

— документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

— електронних документів, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

— документів, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами КМУ.

Отже, документування управлінської інформації на підпрємствах здійснюється в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП), електронної печатки та електронної позначки часу (крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації в паперовій формі, зазначених вище).

Для електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням ЕЦП або засвідчених електронною печаткою, не можна вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів.

Для забезпечення перевірки ЕЦП (або електронної печатки) використовують:

— установлений на відповідному робочому місці надійний засіб електронного цифрового підпису для перевірки накладених ЕЦП або відповідну функцію системи електронного документообігу, в яку інтегровано надійний засіб ЕЦП;

— завантажені із сайту акредитованого центру сертифікації ключів сертифікати відкритих ключів, які засвідчують чинність і належність відкритого ключа відповідному підписувачеві, та списки відкликаних сертифікатів.

На підприємстві має бути організовано централізоване сховище сертифікатів відкритих ключів або застосовуватися онлайн-перевірка сертифікатів безпосередньо з електронного переліку сертифікатів ключів акредитованого центру сертифікації ключів. Перевірку ЕЦП здійснюють відповідно до вимог Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого Постановою КМУ від 28 жовтня 2004 року № 1452.

ЕЛЕКТРОННА ПЕЧАТКА

Перелік електронних документів, які потребують засвідчення електронною печаткою, визначає Інструкція з діловодства підприємства на підставі актів законодавства. Наказ (розпорядження) керівника установи — Порядок використання електронної печатки та уповноважених посадових осіб, відповідальних за її застосування. Кількість електронних печаток, що може використовувати підприємство, не обмежено.

Установам надається право засвідчувати електронні копії документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів. Зберігання електронних документів в установі здійснюється централізовано. Документи з часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігають у системі електронного документообігу підприємства, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.

Аудіовізуальні документи (аудіо- та відеозаписи) засідань колегіального органу, робочої групи установи, у разі їх створення, зберігають у системі електронного документообігу установи. Секретар колегіального органу або уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання в систему електронного документообігу підприємства.

ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА В МІНІСТЕРСТВАХ

Зазначена Інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі, у Секретаріаті КМУ, центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АРК, місцевих органах виконавчої влади (далі — органи виконавчої влади), включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням. Отже, ця інструкція регулює паперовий документообіг органів виконавчої влади.

Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначають окремимі нормативно-правові акти (далі — НПА).

Перелік документів, проходження на підприємстві яких продовжується у паперовій формі, затверджує наказ (розпорядження) керівника установи на підставі визначених законом або актом КМУ підстав, які визнано обґрунтованими для створення та/або опрацювання документів у паперовій формі. Не допускається одночасне проходження одного й того ж документа в електронній та паперовій формах.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплює гербова печатка установи. Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначає установа на підставі НПА та примірного переліку документів, підписи на яких скріплює гербова печатка.

Наказ (розпорядження) керівника установи визначає порядок використання, місце зберігання гербової печатки та посадову особу, відповідальну за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплює гербова печатка.

Документи, створені в паперовій формі, проходять і опрацьовуються на підприємстві  на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу з документами, створеними в електронній формі, визначених Інструкцією з діловодства в електронній формі. У разі наявності підстав, які визнають обґрунтованими для створення підприємством документів у паперовій формі, застосовують засади організації документообігу, визначені Інструкцією з діловодства в міністерствах.

ПІДСУМОК

Постанова КМУ № 55 сприятиме повноцінному переведенню роботи органів виконавчої влади в електронну форму, забезпеченню цілісності процесу організації взаємодії в системі органів виконавчої влади виключно в електронній формі.

Окрім того, на сьогодні за допомогою Регламенту визначено загальні засади організації юридично значимої взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі. Отже, час, коли робота установ провадитиметься виключно в електронному вигляді, уже близько.

Нормативно-правові документи, використані в статті:

 - Постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року «Деякі питання документування управлінської діяльності» № 55

 - Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» № 1452.

Автор: Кристина Венгриняк, юрисконсульт InBase

Источник: Журнал "Діловодство"