Прес-центр

Опыт внедрения электронного документооборота на ЧАЭС

*Публикуется на языке оригинала 


АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ ДОПОМАГАЄ ОПТИМІЗУВАТИ РОБОТУ І СКОРОТИТИ ОПЕРАТИВНІ ВИТРАТИ. І ЧИМ БІЛЬШЕ ПІДПРИЄМСТВО, ТИМ БІЛЬШЕ ВИГОДИ ВОНО МОЖЕ ВІД ЦЬОГО ОТРИМАТИ. ЧОРНОБИЛЬСЬКА АТОМНА ЕЛЕКТРОСТАНЦІЯ ВПРОВАДИЛА СИСТЕМУ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ MEGAPOLIS.DOCNET І ПЕРЕВЕЛА В ЕЛЕКТРОННИЙ ВИГЛЯД НЕ ТІЛЬКИ СВОЇ ВНУТРІШНІ ДОКУМЕНТИ, А Й ДОКУМЕНТООБІГ ПІДПРИЄМСТВ, ЯКІ ЗНАХОДЯТЬСЯ В ПІДПОРЯДКУВАННІ ДЕРЖАВНОГО АГЕНТСТВА З УПРАВЛІННЯ ЗОНОЮ ВІДЧУЖЕННЯ. CПИРАЮЧИСЬ НА ВЛАСНУ БАГАТОРІЧНУ ПРАКТИКУ РОБОТИ З ВНУТРІШНІМ ЕЛЕКТРОННИМ ДОКУМЕНТООБІГОМ, СЕРГІЙ ГОНЧАРОВ, НАЧАЛЬНИК ВІДДІЛУ З ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ І ОБЧИСЛЮВАЛЬНИХ СИСТЕМ ЧАЕС, РОЗПОВІВ ПРО ДОСВІД ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ, ПЕРЕВАГИ, ЯКІ ВОНА НАДАЄ, І СКЛАДНОЩІ, З ЯКИМИ СТИКАЛОСЯ ДЕРЖПІДПРИЄМСТВО ПРИ ПЕРЕВЕДЕННІ ДОКУМЕНТООБІГУ В ЕЛЕКТРОННИЙ ВИГЛЯД.

Христина Венгриняк. Сергію, розкажіть про масштаб впровадження і про саму систему Megapolis.DocNet з якою працює ЧАЕС?
Сергій Гончаров. Megapolis.DocNet — це система електронного документообігу, яка дозволяє керувати процесами з моменту підготовки проектів документів до їхнього архівного зберігання. У цій системі ми повноцінно ведемо внутрішній і зовнішній електронний документообіг. На Чорнобильській атомній електростанції (далі — ЧАЕС) впроваджена єдина система Megapolis.DocNet, у якій працює 18 держпідприємств, що перебувають у підпорядкуванні Державного агентства України з управління зоною відчуження. Ми придбали ліцензії на використання Megapolis.DocNet і допрацювали функціональні можливості цієї системи відповідно до власних специфічних вимог. Зазначу, що для кожного з 18 підприємств, які знаходяться в підпорядкуванні Державного агентства з управління зоною відчуження (далі — ДАУЗВ), реалізована власна «схема» Megapolis.DocNet. Можна сказати, що кожне підприємство працює окремо, але всі вони між собою пов’язані.

Х. В. Розкажіть детальніше про те, чим саме унікальна система електронного документообігу, яка працює в ЧАЕС?
С. Г. Підприємства, які знаходяться в підпорядкуванні ДАУЗВ, територіально розкидані по всій території України. Оскільки ці підприємства — режимні об’єкти, то вони працюють з великим обсягом специфічних документів. Наприклад, глава ДАУЗВ щопонеділка проводить наради з керівниками підприємств, які знаходяться в його підпорядкуванні. Такі заходи проводять наживо або за допомогою відеоконференцзв’язку. За результатами нарад формують протоколи, і співробітникам підприємств віддають відповідні протокольні доручення, які необхідно виконати в установлений строк. Для реалізації цього завдання такі доручення спрямовують і контролюють в системі Megapolis.DocNet.
До того ж діяльність підприємств, які знаходяться в підпорядкуванні ДАУЗВ, регулюється відповідними міністерствами, які теж погоджують деякі наші документи. Для того, щоб уможливити це в режимі онлайн, було проведено інтеграцію Megapolis.DocNet з системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі — РЕВ ОІВ). Це один із перших прикладів, коли в РЕВ ОІВ інтегрували зовнішню систему для роботи 18 держпідприємств. Тобто було здійснено масштабний перехід роботи держпідприємств у РЕВ ОІВ. Таким чином було забезпечено зв’язок не тільки між 18 держпідприємствами, які можуть погоджувати документи між собою, а й із зовнішніми міністерствами і відомствами.

Х. В. Які переваги ви отримали від впровадження електронного документообігу?
С. Г. Щоб чіткіше окреслити переваги відмови від паперу, зазначу, що в структурі ЧАЕС існує відділ документаційного забезпечення, в якому є окрема група, що виконує роботи з копіювання та друку документів.
Наприклад, якщо у нас 60 підрозділів до яких потрібно донести інструкцію на 100 сторінках, то треба зробити 60 копій 100-сторінкового документа. Тобто 6000 сторінок. На це витрачалася велика кількість паперу і часу. Тепер же переважну більшість документів створюємо і відправляємо в електронному вигляді. Отже, після впровадження Megapolis.DocNet на ЧАЕС звели використання паперу до мінімуму. Зазначу, що після переходу ЧАЕС на електронний документообіг економія паперу стала дуже відчутною для бюджету підприємства.
Ба більше, після прочитання документа в СЕД, співробітники ставлять відповідну позначку про те, що вони з текстом ознайомлені. Таким чином, крім скорочення витрат на папір, покращився виконавчий контроль.
Ще одна важлива перевага, яку ЧАЕС отримала завдяки переходу на електронний документообіг — це скорочення строку узгодження документів. Всі розуміють, що ЧАЕС територіально перебуває в зоні відчуження і доставка кореспонденції викликає певні труднощі, тому процес доставки документів займав багато часу. На це також витрачалися певні трудові і фінансові ресурси. Впровадження системи електронного документообігу допомогло прибрати витрати на логістику і дало можливість скоротити строк узгодження документів з 7 днів до декількох годин.

Х. В. Як відбувався сам процес впровадження системи електронного документообігу? З якими складнощами ви зіткнулися? Чи не було саботажу з боку співробітників, які не хотіли вчитися працювати в системі?
С. Г. Процес впровадження будь-якої нової системи на підприємстві пов’язаний з певними труднощами, це не оминуло і ЧАЕС. При впровадженні нової системи зазвичай виникає інноваційний конфлікт, люди бояться впровадження нових інформаційних технологій. Але ми у правильний спосіб організували процес впровадження. Хоча звичайно досі спостерігається деякий опір співробітників, які багато років працювали з папером. В цілому ж персонал вже звик до роботи з системою, і зараз багатьом співробітникам навіть подобається працювати з документами в електронному вигляді.
Також на початку впровадження Megapolis.DocNet ми зіткнулися з великими труднощами, пов’язаними з тим, що людей потрібно було навчити працювати системі. Це був новий інструментарій, з яким ніхто раніше не зустрічався. Для деяких співробітників перехід на електронний документообіг означав зміну їхнього стилю роботи, оскільки змінювалися бізнес-процеси, які існували на підприємстві. Так, на момент впровадження було розроблено і знято цілий курс з 5 відео-уроків, у яких роз’яснювали і навчали персонал, як працювати з системою електронного документообігу. Також ми розробили інструкції щодо роботи в Megapolis.DocNet, які розмістили на спеціальному внутрішньому порталі, для того щоб кожен співробітник міг отримати необхідну інформацію в будь-який час.

Х. В. Впровадження Megapolis.DocNet на ЧАЕС вже закінчилося чи ще триває?
С. Г. Впровадження триває, оскільки весь час змінюються процеси, розвивається як структура підприємства, так і сама система. З’явилися нові процеси, додалися нові функціональні можливості системи, які створюють як розробники системи, так і фахівці ЧАЕС своїми силами. Зазначу, що постійно допрацьовуються різні функції, як дрібні, спрямовані на зручність користування системою, так і додаткові функціональні можливості. Зокрема, зараз постало питання інтеграції електронного цифрового підпису для забезпечення підвищеної захищеності документообігу, який ми успішно реалізуємо найближчим часом.

Х. В. А хто впроваджував систему Megapolis.DocNet на ЧАЕС: залучені фахівці чи самі співробітники держпідприємства?
С. Г. IT-відділ ЧАЕС самостійно здійснював впровадження системи. На сьогодні він допрацьовує функціонал і здійснює настройку бізнес-процесів Megapolis.DocNet, також він є першою лінією підтримки користувачів системи. Розробників системи ми залучаємо як другу лінію підтримки у виняткових випадках. Зазначу, що було багато доробок при реалізації потреб ЧАЕС. Думаю, що на сьогодні нашу систему електронного документообігу можна розглядати як галузеве рішення, яке можна використати і для інших атомних електростанцій в Україні. Розроблено функціонал, і є досвід, яким ми можемо ділитися, і який готові поширювати.

Підготувала ХРИСТИНА ВЕНГРИНЯК

Источник: журнал "Діловодство та документообіг"