Прес-центр

Павел Машляковский, архитектор IT компании  InBase, получил специальную награду в рамках всеукраинского независимого конкурса Ukrainian IT Awards. Павел имеет более 10 лет опыта работы в IT отрасли и является признанным профессионалом в своей отрасли.

Ukrainian IT Awards - это некоммерческий проект, который призван найти и отметить лучших профессионалов ИТ-отрасли. Награда в данном конкурсе является признанием профессиональных достижений и успеха, среди экспертов, коллег и в ИТ-сообществе. Почетная награда Ukrainian  ITAwardsвручается выдающимся профессионалам своего дела.

Сократить операционные затраты и перераспределить сэкономленные денежные средства более эффективно – задача каждого руководителя в бизнесе. Все обсуждают использования IT технологий для повышения эффективности предпринимательства. Правительство заявляет о полной диджитализации. Предлагаются какие-то сложные технические решения, без понимания, что начать нужно с самого простого. Расскажу о собственном опыте повышения эффективности бизнеса, который при этом сопровождался внедрением целей устойчивого развития, которые были приняты на саммите Организации Объединённых Наций.

Как и любой другой представитель бизнеса, компания, которой я управляю, работает с большим количеством контрагентов, и потому вынуждена справляться со значительным объемом документов. Бумажный документооборот стал частью нашей жизни. Но он требует значительных ресурсов.  Утеря документов, суета с отправкой и подготовкой – все это неотъемлемые атрибуты работы с бумажными документами. Изучив украинский рынок, стало понятно, что с аналогичной ситуацией столкнулись не только мы, но и каждая средняя и большая компания. Тогда возникла идея решить данную проблему путем разработки специального софта, который обеспечит ведение юридически значимого документооборота в электронном виде. Как результат – была создана система внешнего юридически значимого документооборота, которая получила название DEALS, и которая работает в режиме онлайн.

Разработка

Все делали собственными «руками». Перед департаментом разработчиков была поставлена задача за полгода создать систему внешнего электронного документооборота, с помощью которой можно: подписывать документы с подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП); согласовывать и обмениваться юридически значимыми документами.

Система должна:

- быть простой, с понятным интерфейсом;

- давать возможность одновременной работы большого количества  пользователей;

- обеспечивать возможность подписывать документы с помощью ЭЦП таким образом, чтобы они имели юридическую силу;

- предусматривать возможность хранения документов в облаке.

Также, очень важным требованием было сделать систему максимально защищенной с точки зрения кибербезопасности, учитывая последние вирусные атаки. Поэтому систему документооборота мы создали на платформе UnityBase, на которой созданы и работают некоторые государственные реестры, которые администрирует Министерство юстиции Украины, а также система внутреннего документооборота Megapolis.DocNet. Последняя уже много лет работает у ведущих телекоммуникационных компаний страны, в органах государственной власти и органах местного самоуправления Украины.

В создании DEALS принимали участие и представители других департаментов компании, среди которых были юристы и финансисты, которые в последствие стали первыми пользователями системы, совместно из нашими другими сотрудниками. Дальше на эту систему электронного документооборота перешли все компании, которые входят в консорциум Intecracy Group. 

С помощью системы электронного документооборота мы заключаем и администрируем договора, финансовые акты, счета, акты сверок, заявки и другие документы с партнерами, поставщиками, подрядчиками, клиентами и контрагентами. Все это делается в режиме онлайн. Система позволяет оперативно согласовать документ и подписать его ЭЦП.

Но разработать систему это только часть задачи. Необходимо было обеспечить ее внедрение в работу компании.

Если Вы думаете, что отказаться от бумаги было просто – Вы ошибаетесь!

Оказалось, что наиболее сложная задача - убедить сотрудников компаний, а также контрагентов в рациональности и удобстве подписывать и хранить юридически значимые документы в электронном виде.  Мы столкнулись с недоверием людей к новым технологиям (это в IТ компании!) и привычкой использовать бумагу. Страх перед нововведениями победили цифры. Мы посчитали, что наши затраты на бумажный документооборот составляли около 650 тыс. грн. в год. Это с учетом стоимости бумаги, печати и обмена документами с контрагентами. Но мы не большая компания. Можно только представить, какие затраты у крупных компаний. Это огромные расходы, которые можно сократить к минимуму с помощью электронного документооборота.

Из собственного опыта отмечу, что при внедрении системы электронного документооборота главное – это желание руководителей компании. Именно их воля и настойчивость определяют успех внедрения.

В нашем случае, все понимали недостатки работы с бумажными документами. В результате большого их объема, документы часто терялись, платежи по контрактам невозможно было получить, а поиск документов занимал много времени.

Решение об отказе от использования бумаги и переход на электронный документооборот было принято на уровне руководства консорциума Intecracy Group. Бухгалтера, юристы и даже некоторые пользователи очень неохотно восприняли новость.

Однако решение руководства компании пришлось выполнять. На сегодняшний день мы проводим разъяснительную работу и продолжаем обучение персонала работе в системе внешнего электронного документооборота. На практике мы уже столкнулись с ситуациями подачи документов в электронном виде в банки и налоговые органы. По итогу, мы видим только позитив от использования электронного документооборота с нашими контрагентами и клиентами.

Мы надеемся, что в ближайшем будущем сможем полностью отказаться от использования бумаги в контрактной работе.

И каков результат?

Безусловно, результаты положительные: мы избавились от значительного объёма бумажной работы, тратим деньги не на бумагу, а вкладываем в наше развитие, разгрузили сотрудников от лишней работы. У нас существенно повысилась эффективность и контроль прохождения документов. Да, мы уже не теряем документы и легко можем найти нужные за любой период. Мы гораздо меньше тратим на бумагу и практически не платим за пересылку документов. Я понимаю, что логистические компании это не радует, но такова жизнь.

По нашим подсчетам, с помощью системы электронного документооборота мы в 4-6 раз сократили длительность подготовки и согласования договоров и других документов; в 8-10 раз сократили время поиска документов.

Я верю, что отказом от использования бумаги мы, также, вносим свой посильный вклад в сохранение экологии, сохранение лесов.  В стратегии развития компании, которой я руковожу, присутствует перечень мер по внедрению Цели устойчивого развития № 13 «Борьба с изменением климата». Своим примером мы хотим показать важность устойчивого развития бизнеса в Украине и мире. Ведь отказ от бумаги не только поможет беречь природу, но и экономит бизнесу деньги, что должно стать весомым аргументом.   

Автор: Александр Россол, исполнительный директор IT компании InBase

Источник: БизнесЦензор

Представители индонезийских телекоммуникационных компаний пожаловали в офис украинской ИТ-компании InBase, чтобы узнать о последних украинских ИТ-решениях, которые могут быть полезны в телекоммуникациях.

В состав делегации вошли:

- Мохаммад Фирдаус, генеральный директор PINS Indonesia,

- Шалахуддин Ахмад, партнер, директор по развитию бизнеса Meritpal Group,

- Роналду Наиборху, руководитель юридического департамента по международному сотрудничеству PINS Indonesia.

Члены делегации встретились с коммерческим директором InBase Натальей Головцевой, которая представила им готовые решения по управлению документооборотом - MegapolisDocNet и Deals, а также систему по управлению бизнес-процессами. В ходе встречи стороны обсудили перспективы реализации украинских информационных решений по документообороту в индонезийских телекоммуникационных компаниях. Наталья Головцева отметила, что MegapolisDocNet - это система управления документами, которая помогла многим украинским государственным органам и ведущим компаниям стать безбумажными и автоматизировать свои бизнес-процессы. MegapolisDocNet - это инструмент повышения эффективности любой компании.

Другим решением для управления документами является  система электронного документооборота Deals, которая помогает компаниям заключать контракты и другие документы с контрагентами в электронной форме и подписывать документы электронной подписью.

По результатам встречи стороны определили области дальнейшего возможного делового сотрудничества и партнерства.

Pins Indonesia является дочерней компанией Telcom Indonesia, крупнейшей телекоммуникационной компании, которая специализируется на IТ-решениях в Индонезии в направлениях IOT, CPE Managed Services, приложения.

InBase - украинская компания, крупнейший разработчик программного обеспечения ECM, HRM и BPM решений. InBASE является членом консорциума Intecracy Group, объединения ICT компаний на восточноевропейском рынке.

Украинский государственный центр радиочастот (УГЦР) переходит на систему электронного документооборота, основанную на программном продукте Megapolis.DocNet. Цель такого внедрения - создание эффективной коммуникации между головным офисом и региональными филиалами УГЦР.

Об этом заявили в пресс-службе УГЦР, ссылаясь на слова директора департамента ІТ УГЦР Андрея Кузмича. Он отметил, что для обеспечения обмена электронными документами с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, организациями, учреждениями, предприятиями независимо от формы собственности, предполагается подключить СЭД УГЦР в общую систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти Украины.

«Внедрение новой электронной системы документооборота значительно повысит эффективность работы предприятия, уровень информационного взаимодействия между подразделениями УГЦР и с органами исполнительной власти Украины. Кроме того, это позволит упростить процедуры предоставления услуг предприятием в электронном виде», - подчеркнул Андрей Кузмич.

Источник: http://www.ucrf.gov.ua