Пример взаимодействия с коммунальным предприятием.
Технический прогресс стер все барьеры общения между людьми всего мира. Вместе с ростом доступности информации, возрастают требования к ее обработке. Темп жизни вырос в разы. Если еще пару десятков лет назад за день посетить два учреждения, это было достаточно для решения важных вопросов, то теперь это крайне мало. Интенсивность и доступность информации одновременно ставит перед людьми большую ответственность.
Это касается и бизнеса. Сейчас есть возможность связываться с потенциальными партнерами во всем мире, даже подписывать контракты на расстоянии с помощью электронных систем.
И те, кто внедрил такую практику, стремительно обходит конкурентов. Более того, законодательство также подстраивается под стремительный технический прогресс.
Так и в Украине теперь распространяется практика внедрения электронных систем бизнес процессов как в частных компаниях, так и в государственных учреждениях.
Это делается не только для облегчения работы сотрудников или руководителей. Электронные системы управления бизнесом - это обеспечение безопасности данных, и гарантия своевременной и корректной информации. Это особенно важно для международного бизнеса, сотрудничества с партнерами из других городов, стран. Также это важно для компаний, отделы которых находятся в разных помещениях или даже на разных этажах. Потому что пользование электронными системами существенно облегчает и ускоряет работу специалистов.
Компания легко справляется с такими задачами как:
- Масштабируемость будущего решения;
- Непрерывность работы предприятия. Во время внедрения новой системы, процессы компании должны работать в обычном режиме;
- Возможность географической, логической, организационной распределенности и мобильности работы с помощью портативных устройств;
- Повышение требований безопасности;
- Обеспечение высоконагруженной системы. Объединяя инфраструктуру крупного предприятия под одной платформой, необходимо учитывать интенсивную работу передачи данных и поддержку большого количества пользователей.
На примере платформы UnityBase Вы узнаете, как коммунальное предприятие решает подобные задачи.
«Единое окно» предприятия городского водоснабжения
На предприятии городского водоснабжения была устаревшая система приема заявок от граждан и организаций. Заявки принимались в режиме звонков или при личном присутствии абонента.
Разобщенный электронный документооборот на предприятии главного офиса, в подразделениях и восьми производственных комплексах. Обработка заявок между абонентскими офисами и производственными комплексами осуществлялась в телефонном режиме и с помощью бумажного документооборота.
Вы уже поняли, что это крайне не удобно. Как же предприятие уладили ситуацию?
Была поставлена задача объединить существующие системы электронного документооборота между предприятиями и создать клиентский сервис по приему заявок от граждан и организаций в автоматическом режиме.
В течение 6 месяцев внедрялась система приема и сопровождения технической документации, которая работает по принципу «Единого окна» на платформе UnityBase.
Системой может пользоваться любая организация, ведь при разработке были учтены все виды документооборота.
На сегодняшний день система осуществляет:
- прием, регистрацию заявлений, передачу их для работы производственным и структурным подразделениям предприятия;
- предоставление общей информации Заявителю об условиях и порядке работы;
- предоставление информации о необходимом пакете документов в зависимости от вида заявления (образцы заявлений и др. Документов);
- предоставление разъяснений и консультаций по вопросам оформления, прохождения и выдачи технической документации;
- предоставление другой необходимой справочной информации.
Особенности работы с коммунальными предприятиями
Для коммунального предприятия важным является обеспечение непрерывной работы сервиса без потери его качества для граждан.
Но на сотрудников коммунального предприятия ложится двойная нагрузка - выполнять повседневные задачи и научиться пользоваться новой системой.
Поэтому для коммунального предприятия важно:
- правильно организовать переход предприятия на новое программное обеспечение без остановок работы сервиса;
- провести процесс обучения работы сотрудников с новым программным обеспечением без отрыва от основной работы;
- создать удобный интерфейс чтобы максимально облегчить работу специалистов коммунальных предприятий;
Интегрируя программу, необходимо учитывать специфику работы сотрудников коммунального предприятия:
- работу с большим количеством людей;
- потребность в быстром поиске информации;
- оперативное введение данных;
- быструю печать документов.
Профессионализм разработчиков заключается также в учете человеческого фактора.
В частности, физическое состояние человека от длительной работы за компьютером и влияние этого на качество выполнения работы. Правильный интерфейс - от которого не уставали бы глаза при постоянной работе, но при этом хорошо бы видно функциональные поля, удобно вводить данные.
Система должна помогать избегать ошибок ввода данных, проверять не только правильность ввода данных в конкретное поле, но и совокупность, а не противоречивость и правильность информации.
Внедрение.
Система мгновенно решила вопрос неудобства стояния в очередях и расходы своего времени граждан, обращавшихся в Водоканал. Работники водоканала также гораздо спокойнее и эффективнее работают, не отвлекаясь но не нервничая из-за недовольства граждан.
Руководству компании, после принятия решения о внедрении системы, необходимо выделить время на детальное обучение персонала. Случается, что привычный режим работы более приемлемый для сотрудников и люди не хотят что-то менять. В данном случае кроме распоряжения, руководство должно использовать грамотную мотивацию относительно преимуществ использования системы для самого работника.
Так и сделали сотрудники Водоканала. Благодаря усилиям руководства и терпению специалистов по внедрению, мы успешно прошли этот путь и внедрили новую систему «Единого окна».
После внедрения системы работники Водоканала почувствовали настоящее облегчение в своей работе: стали меньше времени тратить на механическое ввода данных, а больше уделяли анализу данных и работу с пользователями.
Обучение работников.
После внедрения новой системы специалисты UnityBase проводили обучение работников Водоканала работы в ней.
Процесс обучения проходил на реальной системе, которая была настроена для работы, содержала необходимые данные, отработаны все сценарии.
Также была разработана Инструкция пользователя, которая предоставлялась каждому работнику после прохождения им обучения.
Специальная служба поддержки, которая оперативно отвечала на все вопросы пользователей, работала в первые месяцы работы новой системы.
«Тренинг для тренеров».
Еще одна удобная форма обучения - специалисты заказчика проходят обучение у производителя системы, а в дальнейшем обучают всех работников своего предприятия в удобное для них время.
Результат
Благодаря внедрению «Единого окна» на платформе UnityBase, количество выполнения заявок в год выросла в 10 раз, что значительно увеличило прибыль предприятия.
Параллельное внедрение системы без изменения существующих систем документооборота позволило предприятию постепенно перейти на новые стандарты работы, не прерываясь на период интеграции.
Вот отзыв ведущего инженера Центра приема и сопровождения технической документации КП «Харьковводоканал»:
«Внедрение электронного документооборота на предприятии началось именно с нашего отдела в 2015 году.
В течение 3,5 лет в этой системе, нам удалось накопить достаточную базу (архив) документов, благодаря чему нет необходимости обращаться к бумажным архивам предприятия в 70% обращений, большая часть актуальных документов хранятся в электронном виде, удобный поиск помогает ускорить процесс работы с документами.
Также, основным преимуществом для нас является быстрый обмен информацией между структурными подразделениями предприятия, которые находятся по разным концам города, сейчас же, достаточно одного нажатия кнопки и документ помогает именно к тому исполнителя, который должен с ними работать. Нет необходимости дублировать информацию в бумажном виде, что существенно сокращает время на обработку информации».
Важным моментом хочу выделить то, что при работе с электронным документооборотом каждый исполнитель должен своевременно выполнять функции, которые на него заключаются, так как без его своевременного исполнения заказа невозможно дальнейшее движение документа. Поэтому, очень важно, чтобы на уровне руководства был решен вопрос об индивидуальной ответственности каждого сотрудника предприятия за своевременное выполнение функций в документообороте.
Платформа UnityBase может выступать не только как готовое решение для создания корпоративных систем с нуля, но и в качестве интеграционной платформы между существующими системами компании и современными веб-системами.
