Пресс-центр

Компания InBASE всегда совершенствует собственные продукты для обеспечения максимального удобства клиентов.
Знакомьтесь с новой опцией системы Megapolis.DocNet Модуль «коллегиальные заседания».

 
Опять же, в первую очередь, мы отходим от использования бумаги и лишних движений, только тратят ваше время. На заседаниях, особенно когда решения принимаются путем голосования, все заметки делаются на отдельных листах бумаги.
А теперь все в одной системе, ведь модуль «коллегиальные заседания» предоставляет возможность создания и обработки коллегиальных заседаний в рамках системы документооборота.

Что вы получаете в этом случае?

1. Встроенный календарь заседаний, где можно просмотреть расписание заседаний или создать новое заседание. Поэтому участники заседания не упустят важную событий. Система предоставляет возможность создания карточки заседание ответственным лицом (секретарем). Есть возможность создать одноразовое заседание (на выбранную дату) или группу заседаний согласно заданных параметров (например еженедельные заседания в течение года).

2. Формируется специальная карточка заседания, которая содержит информацию о времени и месте проведения заседания, перечень членов заседания и приглашенных, пункты заседания и связанные с ними проекты решений, повестка дня, список приглашенных на заседание и протокол заседания.

3. Голосование Пунта заседание проходит в онлайн режиме. При голосовании каждый член заседания использует особитстий ЭЦП - электронно-цифровая подпись.
   При голосовании у секретаря есть возможность просмотра хода голосования.

4. По результатам голосования Система автоматически формирует решение на основе проекта решения, по которым проходило голосование и протокол заседания.
   Дополнительно есть возможность создать протокольные поручения, связанные с текущим заседанием.

   Оптимизируйте Ваше время и переходите на современный уровень проведения заседаний!

Задавая вопрос, возможно полностью отказаться от использования бумаги в ведении бизнеса, на первый взгляд это кажется невозможным.  Ведь бумагу уже давно позиционируется как самый надежный способ закрепления договоренностей, хранения данных, коммуникации.  Его не нужно рекламировать, ведь уровень доверия к бумаге достигает столетий.

Отвечая на вопрос, возможно ли полностью отказаться от использования бумаги в ведении бизнеса, на первый взгляд это кажется невозможным. Ведь бумага уже давно позиционируется как самый надежный способ закрепления договоренностей, хранения данных, коммуникации. Ее не нужно рекламировать, ведь уровень доверия к бумаге достигает столетий.
В бизнес среде новым трендом стал обмен электронными документами (электронный документооборот). Во многих странах двигателем на рынке электронного документооборота (ЭДО) является само государство, способствует более активному его внедрению для повышения эффективности и экономии бюджета. Государственные и частные предприятия в течение последних 10 лет все активнее переходили с бумажных носителей информации на электронные. Пришло понимание, что «бизнес со скоростью бумаги» не является экономически оправданным. Например, Дания, которая имеет достаточный опыт в реализации электронного документооборота, экономит около 100 млн. Евро в год. А ряд государств (Греция, Португалия, Испания) отказались от бумажного документооборота не только в целях экономии затрат, но и для ускорения оборачиваемости денежных потоков.

Программа Цифровое Правительство 2020 в Германии нацелена на стимуляцию перехода с бумажных носителей информации на электронные на федеральном уровне. Ее цель - оцифровка и связывания внутренних процессов федерального правительства на всех уровнях и повышения доступности государственных услуг для населения в онлайн режиме. Еще одна важная инициатива Германии - цифровой учет и выставления счетов от времени поступления заказа до момента его оплаты.
Во Франции популярность автоматизации процессов активно происходила в медицинской и фармацевтической сферах. В соответствии с «Dossier Pharmaceutique» каждый гражданин с государственным полисом медицинского страхования может создать собственный фармацевтический файл. В Польше инициативы по отказу от бумажной документации тоже реализуются в основном в области здравоохранения. Еще в 2015 году они поставили цель - к 2017 году перевести всю бумажную документацию в электронный формат.
В то же время, Цифровая Программа Италии нацелена на оцифровку удостоверений личности, управления, образования, здравоохранения и перевода в электронный формат расчетов, выставления.

Большинство европейских стран придерживается целенаправленной политики привлечения компаний к процессу электронного документооборота. И это не удивительно. Обязательное внедрение ЭДО в этих странах является выполнением законодательных инициатив. С 2011 года ввели обязательный электронный документооборот Корея, Чили, Мексика, Бразилия.

А что же в Украине?

В Украине большое количество IT-специалистов, разрабатывающих именно необходимые автоматизированные системы, предназначенные для внедрения ЭДО на предприятии и автоматизации бизнес процессов внутри организации и налаживания электронного обмена документами с внешними партнерами.
После утверждения Европейской интеграции Украины на Государственном уровне, Правительство начало поддержку перехода государственных учреждений на автоматические системы. Так, после принятия законов «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» и «Об электронной цифровой подписи», а впоследствии «Об электронных доверительные услуги», государственные учреждения столицы и регионов постепенно начали внедрение автоматических систем всех своих отделений и положительные изменения стали очевидны сразу.

Среди положительных результатов можно выделить следующие факты:
1. Меньше документов. Перечень необходимых документов стал более четким и уменьшился вдвое - с восьми до четырех.
2. Увеличены сроки действия документов. Теперь не нужно проходить процедуру оформления разрешений и свидетельств ежегодно - их можно оформить на срок до трех лет.
3. Уменьшение очередей. Этому способствует возможность обратиться за документами через другие структуры (Паспортный сервис, ЦНАП). Это разгружает очередь и заявителя не приходится ждать несколько недель, чтобы подать документы.
  Сокращены сроки оформления разрешений. Сейчас первичное оформление займет 7 дней, продолжение - три. Ранее и первичное оформление и продление разрешений занимало неделю.
4. ID-карты. Теперь удостоверение в форме ID-карты выдается своевременно за исключением индивидуальных случаев и по сравнению с тем, как это было раньше.
5. Электронные сервисы.

Специалисты по юриспруденции утверждают, что развитие электронных государственных услуг - наиболее важный шаг для украинского госсектора за последние годы. К концу 2018 года в Украине было доступно уже 117 услуг на правительственном портале, предоставляемых через интернет. Наиболее очевидные причины успеха внедрения автоматических систем - устранение бюрократии и коррупции. Вопросы решаются оперативно, а исключение человеческого фактора убирает возможность взяточничества.
Кроме того, важна детать - это высвобождение ресурсов госслужащих - специалисты смогут заниматься более полезной и эффективной работой.
Такие процессы меняют представления населения о государстве. То, о чем так давно говорили, о государстве, как сервисе, теперь воплощается в жизнь. Уровень жизни будет расти, ведь население привыкнет получать то, что ему необходимо, а не будет подчиняться условиям чиновников, ожидая в бесконечных очередях.
А вот Владимир Гройсман, комментируя развитие электронных услуг в Украине заявил заявил, что «Нет контакта с чиновником, нет возможности для взятки» (Источник: https://censor.net.ua/n3102875).

По словам Гройсмана, цифровизация государственных услуг также способствует тому, чтобы работа органов власти становилась более эффективной. Каждое внедрение электронной услуги - это оптимизация процесса ее предоставления, изъятия лишних шагов и справок, добавил он.
Как для бизнеса, так и для всего населения. Основной удобством при подаче или согласовании документов является экономия времени, оптимальная логистика и отсутствие очередей. Электронные системы мгновенно решают этот вопрос, ведь все действия можно сделать из любого места, пользуясь только компьютером.
Например, Государственная Миграционная служба Украины ввела электронную очередь для посетителей. На сайте государственной миграционной службы благодаря сервису «Электронная очередь онлайн» можно записаться в электронной очереди на оформление биометрических документов - более чем 300 подразделениях миграционной службы. Данный сервис позволяет зарегистрироваться онлайн на получение услуг для граждан и иностранцев, а также оплатить услуги в Интернете. Система контролирует своевременность прихода посетителей и автоматически аннулирует запись, в случае отсутствия гражданина, записался.
Следить за электронной очередью можно такойже онлайн в персональном кабинете.
Городские советы также активно внедряют автоматические системы для повышения прозрачности предоставления услуг и оптимизации работы специалистов. Так, Запорожский городской совет, внедрив систему Megapolis.DocNet сразу увидела такие преимущества, как гибкость настройки с новыми задачами, простота интерфейса и работы с системой, безопасность хранения и поиска данных.
Работа системы наиболее эффективна, когда она вводится сразу во всех подразделениях и филиалах одного предприятия для обеспечения полноценного электронного обмена документами и полное устранение от бумажного использования (то есть, исключение двойного работы).

Внедрение автоматических систем распространяется и на рынок строительства в Украине. Об этом на заседании Комитета по вопросам права "Украинского клуба недвижимости" сообщила Елена Шуляк, руководитель сектора Строительство, член правления Офиса эффективного регулирования. По ее словам, Министерство регионального развития инициировало соответствующую рабочую группу, которая выработала данное решение. Система скаладатиметься из трех частей: «электронный кабинет,« реестр строительной деятельности »,« публичный портал ».
Таким образом, вся актуальная информация о рынке строительства будет доступна всем жителям городов. Все сроки рассмотрения документов, принятие решений можно будет отслеживать без лишних телефонувань к застройщику.

Как итог, можно отметить, что украинский бизнес активно пытается и имеет все перспективы отказаться от старихсистем. Теперь есть шанс навсегда перейти на новый инновационный уровень управления экономикой и обслуживанием клиентов, сохраняя средства, повышая конкурентоспособный рейтинг. Это на самом деле большой рывок вверх. В этом главная задача общества и бизнеса.

Источники:
https://blog.liga.net/user/adovbenko/article/32089
http://vidkryti-sercya.org.ua/2018/07/12/elektronna-cherga-derzhavnoyi-migratsijnoyi-sluzhby-instruktsiya-shhodo-zapysu/
https://www.epravda.com.ua/rus/news/2019/03/30/646569/
https://censor.net.ua/news/3102875/net_kontakta_s_chinovnikom_net_vozmojnosti_dlya_vzyatki_groyisman_rasskazal_o_razvitii_v_ukraine_elektronnyh
https://www.eurointegration.com.ua/news/2019/05/17/7096326/

Megapolis.DocNet, Ваш надежный помощник в управлении документами, постоянно совершенствуется, чтобы сделать работу максимально удобной для Вас.

Мы рады Вам сообщить, что теперь в системе электронного документооборота возможно подключение любой электронной почты без обращения к ресурсам почтовых клиентов. При этом можно привычно пользоваться основными функциями почтовых клиентов: отправка/получение писем, нотификаций и тому подобное.

Что это значит?

На сегодняшний день почти каждый пользователь имеет несколько почтовых аккаунтов, кроме только частного и рабочего. Бывают случаи, когда можно растеряться, вспоминая, куда мог попасть тот или иной лист. Или потратить много времени для поиска необходимого сообщения, которое было получено некоторое время назад.
А теперь в самой системе возможна интеграция всех писем с подключенного почтового клиента в систему электронного документооборота. Все функции, все шаги и действия концентрируются в единой системе, в Вашем кабинете, чтобы не тратить ни время, ни ресурсы Вашего гаджета для лишних действий. Обмен документами становится все проще и легче благодаря Megapolis.DocNet.

Немного деталей о новой функции:

Почтовый клиент системы имеет такие же функциональные возможности, как и другие почтовые клиенты.
Вы можете:
- получать и отправлять почтовые сообщения
- создавать почтовые сообщения

Для этого ли нужно заполнить необходимые поля:
1. E-mail адрес получателя или получателей.
2. E-mail адрес получателей копии или скрытой копии письма (если необходимо).
3. Заголовок сообщения (если необходимо).
4. Текст электронного сообщения.
Также Система предоставляет возможность вложить приложения к письму. Итак, вуаля, все функции в одной системе.

Небольшой бонус - система позволяет скрыть названия папок с помощью кнопки «Меню», для увеличения области отображения писем.

А теперь самое главное: как совместить преимущества почтового клиента с функциями системы документооборота?
Все просто:

Во время переписки, Вы можете создавать проект документа СЭД на базе полученного
сообщение с предоставлением возможности выбора элементов сообщения для формирования
документа.

Таким образом, Вам больше не нужно привлекать другие почтовые клиенты, а интеграция с ситемой
электронного документооборота позволит использовать почтового клиента в процессах
согласование документов или их подписания.

Пользуйтесь новыми возможностями, оптимизируйте Ваше время и ресурсы!

Европейские страны с уважением относятся к правам каждого человека. Это касается и защиты персональных данных каждого. Так, граждане ЕС имеют право контролировать, какие данные и зачем, собирают о них компании. В случае нежелания давать свои персональные данные той или иной организации, гражданин ЕС имеет право их удалить.
Обязанность безопасности персональных данных граждан ложится и на другие страны мира. Так, с прошлого года начали действовать правила о сохранении персональных данных GDPR (General Data Protection Regulation). Это список правил для компаний, которые собирают персональные данные своих клиентов, особенно это касается граждан ЕС. Такой регламент дает право контроля граждан над использованием своих данных. Компании, которые нарушают данный регламент, должны выплачивать большие суммы штрафа.

Что именно понимается под персональными данными?

Имеется в виду информация о личности, с помощью которой ее можно идентифицировать. Человек такие данные могут предоставлять сама при заполнении онлайн-формы: электронный адрес, ФИО, номер и прочее. Также данные могут собираться автоматически. Например, это то же всплывающее окошко в верхнем левом углу с запросом о разрешении гео-данных. Таким образом, система также получает данные о местоположении пользователя, если он давит кнопку «Да», позволяя определить свою локацию. Система получает IP адрес пользователя.

Также автоматическим сбором данных считается фиксация просмотров и заходов на определенные сайты, страницы, ссылки пользователем. Таким образом, система собирает информацию о вкусы, предпочтения, интересы человека, политические взгляды и тому подобное.
Оплачивая счета онлайн, пользователь оставляет данные по свои платежные карточки. Это также является персональной информацией.

Правила GDPR созданы именно для контроля обращения с данными тех организаций, которые занимаются сбором данных. То есть, это регуляция между тем, кто предоставляет свои персональные данные и тем, кто их получает, хранит и использует.

Основные принципы GDPR:

Как не нарушить правила GDPR?

Любая компания, которая работает с персональными данными клиентов, имеет ознакомиться с регламентом и скорректировать свои действия по сбору и обработке персональных данных своих клиентов. Также необходимо обеспечить гарантии конфиденциальности сбора данных но не распространенности. Любой клиент, добровольно предоставляет свои персональные данные, имеет право знать цель их сбора и может в любой момент отозвать данную информацию.
Обязанность GDRP compliance распространяется на ряд украинских компаний, работающих в реальном секторе и сфере информационных технологий и услуг. Если продукт или услуга компании направлена ​​на аудиторию стран Европейского Союза, или организации имеют офисы в европейских странах, они в первую очередь попадают под контроль европейского регулирования защиты персональных данных.

Компании, которые собирают персональные данные европейских пользователей, и при этом собираются выносить данные за пределы Евросоюза, ответственные за проверки уровня безопасности защиты персональных данных той страны, в которую персональные данные будут поступать (например, если главный офис компании находится в США или другой стране)

Обязательные шаги, которые компания, собирающая персональные данные должна сделать, чтобы соответствовать требованиям правил GDPR:

1. Проверить текущие процессы сбора и обработки персональных данных, которые использовались в компании в течение деятельности и на сегодняшний день. Зафиксировать движение данных можно, создав Data Mapping. Это позволит четко видеть полный движение персональных данных и возможные недостатки, которые нужно исправить согласно правилам.
2. GDRP compliance - это правила защиты персональных данных, отвечать которым невозможно без вовлечения в рабочий процесс аналитиков, юристов, ТОП-менеджеров компании и технических специалистов. Это согласованный процесс фиксирования текущего состояния в компании и разработка и внедрение методов и новых норм работы в компании по сбору и обработке персональных данных, которые будут понятны и неизменными для всех участников процесса.
3. Компании должны разработать и утвердить внутренние документы по процессу сбора и обработки персональных данных. В частности, это процедура информирования пользователя, каким образом и какие данные компания собирает, где и с какой целью собирается использовать.
Так же прописывается и утверждается соглашение между организацией и обработчиками собранных данных о конфиденциальности их хранения.
4. Такие документы являются гарантией прозрачности процесса сбора данных. Если компания не отвечает требованиям Регламента GDPR, но имеет целью достичь нужного уровня, специалистам необходимо прописать и утвердить шаги и методы, которые они имеют целью воплотить для скорейшей соответствия нормам GDPR.
5. Важнейшим шагом является выполнение всех утвержденных изменений в документах компании. Соответствие Регламента GDPR несет регулярный и постоянный характер. Итак, соблюдение новых установленных норм является залогом успешной работы компании и укрепления ее имиджа перед пользователями и европейскими партнерами.
6. Контроль со стороны предназначенных ответственных специалистов, должен быть четкий и постоянный.

Компания InBASE придерживается принципов регламента GDPR. Все продукты компании и платформа UnityBase соответствуют требованиям регламента.

Системы Ubpm, Megapolis.DocNet, Deals созданы для оптимизации и упрощения обмена и согласования документов между организациями или отделами. Поэтому вполне логично, что документы в электронном виде, содержащие данные, которые система будет хранить. Но внедряя автоматическую сист�