В мае этого года вступило в силу постановление Кабинета Министров Украины от 17 апреля 2019 года № 375 «О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Украины от 18 июля 2007 года № 950 и от 17 января 2018года № 55 (далее - Постановление № 375). Таким образом, Регламент Кабинета Министров и постановление «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности» были приведены в соответствие с Законом Украины «Об электронных доверительных услугах».
Теперь регламент КМУ предполагает, что документирование деятельности Кабинета Министров, премьер-министра, первого вице-премьер-министра, вице-премьер-министров, министра, который не возглавляет министерство, осуществляется на принципах, определенных Типовой инструкцией по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена, которая утверждена постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 года № 55 «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности». Напомним, что именно эта инструкция определяет, что документирование управленческой информации в учреждениях осуществляется в электронной форме с применением квалифицированной электронной подписи, квалифицированной электронной печати и квалифицированной электронной отметки времени, кроме случаев наличия обоснованных оснований для документирования управленческой информации в бумажной форме, которыми признаются:
- документы, содержащие информацию с ограниченным доступом, требование относительно защиты которой установлено законом;
- электронные документы, которые не могут быть применены как оригинал в соответствии с требованиями закона;
- документы, требование по обработке которых в бумажной форме установлено актами Кабинета Министров Украины.
Постановление № 375 внесло изменения и в саму Типовую инструкцию по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена.
Обновлено определение следующих понятий
Электронная резолюция - реквизит, который создан в системе электронного документооборота учреждения и который вносится в регистрационно-мониторинговую карточку электронного документа и неразрывно связан с ней. Электронная резолюция содержит краткое содержание поручения (указания) должностного лица по его выполнению и связанную с ней квалифицированную электронную подпись этого должностного лица. Электронная резолюция является единственной допустимой электронной формой реализации поручений, выданных в электронной форме, визуализация которой определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
Электронное дело - совокупность файлов электронных документов, входящих в него, электронной внутренней описи и удостоверяющей надписи дела.
Регистратор - работник службы делопроизводства учреждения или лицо, на которое возложены функции регистрации документов, уполномоченное на осуществление регистрации входящих и/или внутренних и/или исходящих документов в учреждении.
Служба делопроизводства - структурное подразделение или ответственное лицо учреждения, обеспечивающее регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архивное подразделение учреждения, или ответственное лицо учреждения, на которое возложено выполнение задач и функций этой службы.
Уполномоченное лицо - лицо, наделенное правом совершать действия и отвечающее в соответствии с законодательством за последствия их совершения.
Система электронного документооборота учреждения - совокупность программно-технических средств, предназначенных для автоматизации организации работы с электронными документами в делопроизводстве учреждения.
В то же время исчезли определения понятий «служебный электронный документ» и «срок хранения электронного документа».
Обеспечение функционирования единого массива электронных документов возложено на структурное подразделение по вопросам информационного обеспечения или информационных технологий (служба информационных технологий).
Стоит отметить, что все инструменты, необходимые для документирования управленческой информации, организации работы с документами и межведомственного обмена, предоставляет система электронного оборота документов Megapolis.DocNet. Система состоит из модулей, которые обеспечивают регистрацию всех типов документации, сканирование и распознавание текстов документов и предоставляют возможность создания и дальнейшей работы с шаблонами документов. Для коллективной работы с документами создан модуль U-disk. Среди прочего, в системе работают модули подготовки и движения документов, исполнения и контроля выполнения задач, а также отчеты, мобильный и е-mail клиенты, встроенное хранилище документов, поиск в архиве и использование электронной (квалифицированной) цифровой подписи.
Изменениями уточнены функции службы делопроизводства.
Предполагается, что если связанные с электронным документом квалифицированные электронные подписи и/или печати невозможно проверить с соблюдением требований части второй статьи 18 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах», то по результатам предварительного рассмотрения такой электронный документ, полученный через систему взаимодействия, не подлежит регистрации.
Отправка документов через систему взаимодействия их адресатам осуществляется централизованно, по факту их загрузки из системы электронного документооборота (веб-модуля системы взаимодействия) учреждения в систему взаимодействия сразу после их регистрации.
Отклонение адресатом электронного документа без указания оснований, на основе которых он не подлежит регистрации, согласно Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме, считается сознательным нарушением.
К обязательным реквизитам, которые вносятся в регистрационно-мониторинговую карточку, более не относится код унифицированной формы документа в соответствии с Государственным классификатором управленческой документации ДК 010-98. Срок хранения электронного документа (в соответствии с номенклатурой дел) отнесли к дополнительным реквизитам, которые вносятся в регистрационно-мониторинговую карточку.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции учреждения осуществляется службой делопроизводства учреждения централизованно в единой системе. Бесперебойную работу системы обеспечивает собственный Центр обмена данными Megapolis.DocNet с поддержкой интеграции с Системой электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ) и почтового обмена. Также значительным преимуществом является открытый программный интерфейс (API) для интеграции с сторонними информационными системами.
Порядок регистрации отдельных видов документов определяется инструкцией по делопроизводству учреждения. Теперь не только порядок внесения реквизитов в регистрационно-мониторинговую карточку, но и их размещение определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
КЭП
Нововведениями предусмотрен порядок работы с квалифицированными электронной подписью и печатью. Так, проверка квалифицированной электронной подписи или печати осуществляется с соблюдением Порядка использования электронных доверительных услуг в органах государственной власти, органах местного самоуправления, предприятиях, учреждениях и организациях государственной формы собственности, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 19 сентября 2018 года № 749.
В учреждении организуется централизованное хранилище квалифицированных сертификатов открытых ключей или применяется онлайн-проверка сертификатов открытых ключей непосредственно из электронного перечня квалифицированных сертификатов открытых ключей квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг.
Проверка и подтверждение квалифицированной электронной подписи и/или печати осуществляется с соблюдением требований части второй статьи 18 Закона Украины «Об электронных доверительных услугах». Добавим, что система Megapolis.DocNet поддерживает параллельное использование как ЭЦП украинских Аккредитованных центров сертификации ключей, так и ЭЦП RSA. Кроме того, при использовании RSA-подписи возможна визуализация ЭЦП.
Если электронный документ разослан работникам учреждения для ознакомления через систему электронного документооборота учреждения, работники вносят отметку об ознакомлении, а в случае рассылки для ознакомления под подпись - подтверждают наложением квалифицированной электронной подписи.
На приложениях к приказам, положениям, правилам, инструкциям и т.д. проставляется отметка в верхнем правом углу первой страницы приложения, которая включает номер приложения, заголовок нормативно-правового акта и ссылки на соответствующую структурную единицу.
Сопроводительные материалы справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер.
Постановление № 375 заменило понятие «инициал» на «собственное имя». Поэтому теперь при подписании, адресации, визировании, согласовании документов отмечают собственное имя и фамилию лица по-новому. Из текста инструкции исключены слова «отчество».
Отметка об окончании выполнения документа вносится в регистрационно-мониторинговую карточку. В случае согласования проектов приказов (распоряжений) в электронной форме проект приказа (распоряжения) визируется также руководителем структурного подразделения (специалистом) по вопросам предотвращения и выявления коррупции. Согласователь документа несет ответственность за соответствующее согласование.
История обсуждений и согласований проектов документов, выполнения заданий сохраняется в системе Megapolis.DocNet. Все документы в учреждении ведутся по единому шаблону без необходимости установки MS Office. Кроме того, на основе регламентов исполнения организован автоматический контроль - система сама напоминает исполнителю о необходимости выполнить задание.
Также важным нововведением является то, что теперь подписание акта учреждения осуществляется в электронной и в случае необходимости бумажной форме. Приказы по административно-хозяйственным вопросам готовятся и подписываются только в электронной форме.
Вопросы подписанта
Типовой инструкцией по документированию управленческой информации предполагается, что подписантом проектов электронных документов, направляемых Секретариату Кабинета Министров Украины, учреждениям высшего уровня, и поручений учреждениям, организациям и предприятиям, которые принадлежат к сфере управления учреждения, является руководитель учреждения или лицо, исполняющее его обязанности, заместитель министра согласно распределению обязанностей или государственный секретарь министерства.
Подписантом проектов докладных и служебных записок является руководитель структурного подразделения учреждения согласно определенной компетенции или лицо, исполняющее его обязанности. В случае, когда подписантом электронного документа является руководитель учреждения, согласованный проект электронного документа поступает к уполномоченному лицу патронатной или иной службы, или к уполномоченному лицу, которое организует и обеспечивает работу руководителя учреждения.
В случае, когда подписантом документа является заместитель руководителя учреждения или государственный секретарь, соответствующий электронный документ после согласования в установленном инструкцией по делопроизводству учреждения порядке поступает через систему электронного документооборота учреждения к соответствующему подписчику или уполномоченному лицу, которое организует и обеспечивает его работу, а в случае, если подписантом документа является руководитель структурного подразделения - непосредственно к соответствующему подписчику.
Хранение электронных дел
Объем электронного дела не ограничивается количеством электронных документов.
Для документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, созданных во исполнение входящего электронного документа, главным исполнителем изготавливается бумажная копия этого входящего документа, которая сохраняется в структурном подразделении и формируется в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
В Секретариате Кабинета Министров Украины бумажные дела постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины формируются из бумажных оригиналов документов, созданных в Секретариате Кабинета Министров Украины.
Выдача электронных дел, отдельных электронных документов другим учреждениям осуществляется по разрешению руководителя учреждения или лица, исполняющего его обязанности, путем создания экземпляров или копий этих документов (электронных дел).
Постановлением № 375 внесены изменения в Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти.
Так, предусматривается, что если количество зарегистрированных документов в бумажной форме менее 2 тыс. единиц, документ печатается из текстового редактора, в котором он был создан, без применения бланков, изготовленных типографским способом.
В Типовой инструкции по делопроизводству появились положения о личном обращении.
Теперь в случае, если документ адресуется конкретному лицу, в письме ниже атрибута «адресат» может приводиться личное обращение в звательном падеже на государственном языке.
В случае необходимости перед словом «Господин», «Госпожа» или «Господа» может использоваться слово «Уважаемый», «Уважаемая» или «Уважаемые» соответственно.
На приложениях к положениям, правилам, инструкциям и т.п. проставляется отметка в верхнем правом углу первой страницы приложения, которая включает номер приложения, заголовок нормативно-правового акта и ссылки на соответствующую структурную единицу.
Страницы каждого приложения имеют свою нумерацию. В конце под текстом приложения проставляется черта, что свидетельствует о его окончании.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:
Приложение: письмо Укргосархива от 20 сентября 2018 г.
№ 595/04-12 и приложение к нему,
всего на 20 л. в 1 экз.
В случаях отправки копий документов через систему электронного взаимодействия, отправки копий документов нескольким адресатам (рассылка), других случаях, предусмотренных инструкцией по делопроизводству учреждения, заверение бумажных копий документа в бумажной форме осуществляют в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в электронной форме.
На копиях документов в бумажной форме, относительно которых осуществляется выемка, указывается наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, дата заверения и оттиск печати службы делопроизводства.
На копиях исходящих документов, которые остаются в делах учреждения, должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству учреждения.
Все документы, поступающие в учреждения, принимаются централизованно службой делопроизводства. Порядок вскрытия конвертов определяется инструкцией по делопроизводству учреждения.
В случае отсутствия приложений, указанных в документе, или отдельных листов, а также при наличии ошибок в оформлении документа, что исключает его выполнение (отсутствие подписи, оттиска печати, грифа утверждения и пр.), документ не регистрируется и возвращается отправителю с указанием причины возврата или ему сообщается о возвращении документа по телефону.
Из документа убрали пункты, которые обязывали осуществлять дополнительные действия по возврату документов, которые невозможно принять.
Изменениями предусмотрено, что во время предварительного рассмотрения определяется:
- может ли документ быть допущен к регистрации;
- нуждается ли в рассмотрении руководством учреждения или передаче после регистрации в структурное подразделение или структурные подразделения в соответствии с функциональным распределением обязанностей в учреждении;
- принадлежит ли к документам срочного рассмотрения (обработки).
Постановлением № 375 внесены изменения в Регламент организации взаимодействия органов исполнительной власти в электронной форме.
В первую очередь, внесены изменения в определение понятий и введены новые понятия, которые содержатся в Регламенте.
Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ) (система взаимодействия) - государственная телекоммуникационная система, предназначенная для автоматизации процессов создания, отправки, передачи, получения, обработки, использования, хранения, уничтожения документов в электронной форме, не содержащие информации с ограниченным доступом с применением квалифицированной электронной подписи и/или квалифицированной электронной печати, а также организации межведомственного мониторинга состояния выполнения управленческих решений.
Участник системы взаимодействия - юридическое лицо публичного и частного права, в установленном порядке подключившееся к системе взаимодействия.
Пользователь системы взаимодействия - уполномоченное ответственное лицо участника системы взаимодействия.
Изменены функции администратора системы взаимодействия. Так, администратор системы взаимодействия обеспечивает:
- создание и модернизацию системы взаимодействия, в частности разработку и внедрение новых модулей и сервисов системы взаимодействия;
- техническую поддержку системы взаимодействия;
- хранение и защиту информации, обрабатываемой в системе взаимодействия (гарантии технической защиты информации от несанкционированного вмешательства в Megapolis.DocNet подтверждены сертификатом уровня безопасности Г2);
- публикацию на своем официальном веб-сайте информации о текущих участниках системы взаимодействия с указанием даты подключения, визуальным выделением участников системы взаимодействия, которые подключились в течение последних 30 дней, и участниках системы взаимодействия, которые временно остановили обмен документами через систему взаимодействия, с указанием ориентировочного срока и причин такого приостановления в случае предоставления соответствующей информации пользователями системы взаимодействия;
- осуществление других мероприятий, связанных с функционированием системы взаимодействия и предоставление соответствующих услуг участникам системы взаимодействия.
Также изменениями предусмотрено, что подключение органов государственной власти, юрисдикция которых распространяется на всю территорию Украины, органов, обеспечивающих их деятельность, Администрации Президента Украины, Секретариата Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека, Генеральной прокуратуры Украины, Национального банка Украины (центрального аппарата), Фонда гарантирования вкладов физических лиц, Генерального штаба Вооруженных Сил Украины, главного органа военного управления Национальной гвардии Украины, органов местного самоуправления, местных государственных администраций к системе взаимодействия, а также предоставление им услуг по регистрации пользователей системы взаимодействия, технической поддержке системы взаимодействия, передаче данных в системе взаимодействия осуществляется за счет средств государственного бюджета, предусмотренных для держателя системы взаимодействия на обеспечение ее функционирования.
Подключение к системе взаимодействия других участников и предоставление соответствующих услуг осуществляется на договорной основе.
Согласно нововведениям, в веб-модули системы взаимодействия дополнительно регистрируются только документы, которые поступили или будут отправлены через систему взаимодействия. Все другие документы регистрируются в системе электронного делопроизводства.
Обмен документами в Megapolis.DocNet настроен для взаимодействия как с Системой электронного взаимодействия органов исполнительной власти, так и со смежными организациями (филиалами, управлениями и др.) в многоуровневой структуре.
Среди ключевых преимуществ продукта Megapolis.DocNet также: открытый программный код, полнофункциональный web-клиент, поддержка использования нескольких промышленных СУБД Oracle, MS SQL Server и бесплатной СУБД PostgreSQL; поддержка ОС Windows и Linux\Unix на клиентских местах и на серверах и многие другие. Cистемы электронного документооборота компании InBASE, которая специализируется на разработке и внедрении СЭД на собственной высокопроизводительной платформе UnityBase, на 80% сокращают расходы, на 75% - повышают лояльность сотрудников, на 90% - уменьшают количество бумажной работы и на 85% - экономят время.
Более подробно ознакомиться с функционалом продукта и заказать презентацию можно по ссылке.
