Автоматизированные системы в государственных учреждениях: успех развития украинских структур и собственные достижения разработчиков

Электронный документооборот, полная автоматизация бизнес процессов является переходным шагом в деятельности частных и государственных учреждений. Дело в том, что привычные для большинства стран в мире действия, связанные именно с электронным обменом документов, утверждением и подписанием соглашений, постановки и выполнения задач и т.п., для многих структур в нашей стране, еще есть вопросом эксперимента.

Конечно, это связано с привычными рабочими процедурами и жесткими рамками, к которым привыкли работники различных организаций, кимеющих многолетний опыт работы и являющихся свидетелями переходных этапов жизни нашей страны.
Так же украинский разработчик InBASE поощряет и поддерживает своих партнеров. Дело в том, что благодаря распространению сотрудничества с партнерами разных регионов Украины, появляется возможность быстро и качественно предоставить необходимые консультации и услуги по внедрению систем автоматизации. А значит, обеспечить украинские предприятия качественными инновационными методами работы как внутри департаментов, так и во взаимодействии с клиентами.
 
Положительный опыт подтвердило долговременное сотрудничество с консалтинговой компанией в IT-сфере, Инфо-Прайм. На счету этой компании много успешных проектов по внедрению системы документооборота Megapolis.DocNet. Компания имеет своих специалистов по консультаций, внедрения и сопровождения системы.
 
Специалисты Инфо-Прайм подтверждают, что решение многими государственными организациями по внедрению инновационных систем даются нелегко, ведь отступиться от устаревшего бумажного документооборота всегда необычно. Конечно, руководство структур, исходя от уникальных потребностей своих компаний, принимают такие решения на высоком уровне и взвешенно.

Компании, где внедрялся документооборот, имеют большую и разветвленную оргструктуру и сеть районных отделений. Все подразделения тесно и интенсивно взаимодействуют. Кроме того, присутствует значительный поток обращений граждан как непосредственно в организации, так и переадресующийся органами центральной и местной власти.

В первую очередь пытаются внедрить внутренний документооборот и контроль исполнительской дисциплины.Очень важно - это отработка письменных обращений граждан.

Некоторое время назад, благодаря нашему партнеру, произошло успешное внедрение автоматизированной системы в предприятие «Винницаоблэнерго».

Такая инициатива сразу вызвала волну положительных реакций со стороны большого количества предприятий. «Новый сервис обеспечен одновременно бесперебойной работой технических программных средств на всех уровнях делового процесса. С его помощью электронное сохранение стало значительно удобнее, чем бумажное », подтверждает коммерческий директор предприятия Анна Пистружак.

Но кроме положительных результатов, которые обычно заметны, принимается во внимание привычки и опыт работы персонала предприятия. К процессу внедрения системы входит обязательная консультация и обучение персонала. Более того, прослеживается динамика овладения использованием системой и синхронная работа сотрудников всех отделов.

Сначала сотрудникам трудно воспринять то, что им нужно будет работать в СЭД и отступиться от привычного бумажного документооборота. Но уже через неделю-другую приходят устойчивые навыки и практический опыт, и они спокойно работают в системе. Разница во времени работы заключается в том, что все функции в СЭД проходят значительно быстрее. Например, согласование или рассмотрение. Не нужно, как раньше, передавать большое количество бумажных документов участникам согласования или тому, кто их рассматривает. Кроме того, не надо печатать много бумажных документов, повышается эффективность работы. Когда работник принимает и привыкает к таким темпам работы, он успевает гораздо больше решить дел, чем раньше. Такой результат является хорошим достижением.

Актуально, что InBASE, как разработчик систем автоматизации, всегда информирует своих клиентов и партнеров про усовершенствованные версии систем и всегда открыт к поддержке и профессиональной помощи, в случае необходимости, как партнеров, так и клиентов.