Электронный документооборот в реальной жизни - вызовы и решения

В современном мире о пользе перехода с бумажного на электронный документооборот уже не спорят - это стало очевидным. Однако каких преимуществ это позволяет достичь на практике?

Система электронного документооборота "Megapolis.DocNet" была создана одним из ведущих украинских разработчиков программного обеспечения InBASE для повышения прозрачности, управляемости и эффективности работы предприятий. Таких целей и достигла компания по распределению электроэнергии АО "Винницаоблэнерго", успешно внедрив на предприятии систему "Megapolis.DocNet".

Вінницяобленерго

В ходе внедрения, прежде всего, решались проблемы взаимодействия между подразделениями АО "Винницаоблэнерго". Речь идет об ускорении процессов согласования проектов документов, передачи документов для ознакомления персонала с ними и доведения резолюций к сведению исполнителей. Сразу отметим – на предприятии резко возросла исполнительская дисциплина, когда руководитель получил возможность ежедневной оценки состояния дел по текущим заданиям.

Также предприятие получило возможность привести в порядок и четко структурировать свои бизнес-процессы, связанные с прохождением различных типов документов. Ну и, естественно, резко сократить свои расходы на бумагу и прочие сопутствующие материалы.

Стоит отметить, что одним из преимуществ, которые обеспечивает внедрение системы электронного документооборота "Megapolis.DocNet", является возможность удаленного полнофункционального доступа к системе с любого устройства из любой точки мира. Поскольку часто процессы согласования документов и принятия управленческих решений на предприятии значительно затягивались по причине пребывания ответственных должностных лиц в командировке, эта проблема требовала обязательного решения и была решена средствами мобильного клиента "Megapolis.DocNet".

А одним из наиболее интересных результатов внедрения системы "Megapolis.DocNet" стал проект интеграции с программным обеспечением колл-центра АО "Винницаоблэнерго".  Работа с обращениями граждан является специфической областью деятельности таких компаний и жестко регламентируется соответствующим законодательством, которым предусмотрена, в том числе, и организация колл-центра.

Image

Колл-центр является контактной точкой телефонного доступа, где клиенты предприятия могут получить информацию по всему спектру услуг, предоставляемых предприятием. Тут клиент может высказать претензии по качеству услуг, сообщить об аварии на энергообъектах, подать официальную жалобу.

В компании подчеркивают, что внедрение системы электронного документооборота "Megapolis.DocNet" позволило значительно повысить качество услуг, предоставляемых населению, поскольку клиенты получили возможность легко контролировать состояние своих официальных обращений.

Оператор колл-центра по просьбе звонящего клиента может вывести на экран всю доступную в СЭД "Megapolis.DocNet" информацию по документу, регистрационный номер которого назвал клиент, и сообщить, на каком этапе рассмотрения находится данное обращение. Оператору доступна полная регистрационная информация по документу, его сканированный образ и статус в ходе рассмотрения.

При этом клиент получил возможность контролировать не только свое обращение, оформленное напрямую в данную организацию, но и все свои обращения, направленные в другие органы власти (например, на горячие линии Кабинета министров, облгосадминистрации, в Общество по защите прав потребителей и пр.), которые касаются деятельности данного предприятия и поступают в документооборот в качестве входной корреспонденции.

У АТ "Вінницяобленерго" - 165 компаній-партнерів з постачання електроенергії споживачам, і це лише мала частина контрагентів, з якими взаємодіє підприємство. Впроваджена на підприємстві СЕД "Megapolis.DocNet" побудована на базі платформи UnityBase, яка спеціально спроектована для підтримки одночасної роботи декількох тисяч користувачів, що дозволяє забезпечити обмін документами як з усіма постачальниками, так і з іншими контрагентами.

Також варто відзначити, що програмний продукт "Megapolis.DocNet" відповідає концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизації бізнес-процесів. Це універсальне рішення, яке дозволяє організувати систему електронного документообігу в компаніях будь-якого рівня і сфер діяльності, а також в державних установах, підприємствах та органах влади.

Call-центр -автоматизація на підприємстві

Внедрение СЭД " Megapolis.DocNet" на АО "Винницаоблэнерго" проводили специалисты компании-партнера InBASE – ООО "Инфо-Прайм", которая осуществляет деятельность в сфере ИТ-консалтинга и имеет большой опыт внедрения корпоративных информационных систем управления. Компания адаптирует и поддерживает такие автоматизированные системы, как АСКУЭ (Автоматизированные системы коммерческого учета электроэнергии), ЛУСОД (Локальные устройства сбора и обработки данных), Автоматизированные системы диспетчерского и технологического управления (АСДТУ), геоинформационные системы (ГИС), Колл-центр.

Кейс АО "Винницаоблэнерго" – это лишь один из успешных проектов по внедрению системы электронного документооборота "Megapolis.DocNet". Подробнее о преимуществах СЭД "Megapolis.DocNet" читайте на сайте InBASE.

Продукты компании InBASE:

Megapolis.DocNet
Megapolis.DocNet
UnityBase
UnityBase
Deals
Deals
UBPM
UBPM