«Все по полочкам:" электронный документооборот прогрессирует в Украине

Руководитель компании  INTECRACY DEALS Александр Вернигора рассказал про тенденции рынка электронного документооборота в Украине. Компания INTECRACY DEALS  - партнер InBASE,  создавшая на базе платформы UnityBase решение, которое используется для заключения и администрирования договоров с партнерами, подрядчиками и клиентами по всему миру в режиме онлайн – систему DEALS.

Тотальная электронизация - одна из основных тенденций современности. С помощью информационных технологий компании пытаются оптимизировать свою работу, сократив расходы на собственную деятельность. Практика показывает, что большинство компаний достигает этой цели и со временем все больше автоматизирует свою работу с помощью новейших электронных технологий. Значительная часть мировых компаний работает над тем, чтобы не только усовершенствовать собственную работу, но и ищет возможности внести свой вклад в защиту окружающей природной среды. В первую очередь компании это делают путем минимизации использования бумаги, для защиты от вырубки лесов.

Стоит отметить, что эволюция систем электронного документооборота прошла несколько этапов, начиная с систем простого учета документов, оригиналы которых существовали на бумаге, продолжая, системами, которые уже оперировали электронными копиями бумажных оригиналов и, наконец, дойдя до систем, в которых оригинал документа очередь электронный, а на бумаге может существовать бумажная копия такого электронного документа.

Несмотря на широкую популярность электронного документооборота среди западных компаний, украинские компании медленно движутся к такой оптимизации работы. Однако прогресс уже виден, ведь европейский опыт и украинское законодательство позволяют эффективно это сделать.

Европейское регулирование

Несколько международных организаций уже давно занимаются вопросами разработки международных стандартов и рекомендаций по процедурам и правилам электронного документооборота. Отметим, что основная роль в развитии электронного документооборота принадлежит UNCITRAL и Совете Европы. Типовой закон UNCITRAL «Об электронной коммерции» был принят еще в 1996г. ООН рекомендует национальным правительствам максимально учитывать его положение при разработке собственного законодательства. В соответствии с типовым закона UNCITRAL, электронный документ означает информацию, созданную, отправленную, полученную или хранимую электронными, оптическими или подобными средствами, включая электронный обмен данными, электронную почту, телеграммы, но не ограничиваясь ими.

В то же время Директива ЕС «Об электронной коммерции», которая была принята в 2000г., говорит, что развитие электронной коммерции в рамках информационного общества, предлагает существенные возможности занятости в пределах Европейского Сообщества, в частности, в малых и средних предприятиях, и будет стимулировать экономический рост и инвестирование европейскими компаниями в инновационные технологии, а также может усилить конкурентоспособность европейской промышленности, обеспечивая доступ к Интернету всем гражданам. Оба указанные нормативные акты основным принципом провозглашают равенство правового статуса бумажного и электронного документов. Также они унифицируют процедуру заключения контрактов онлайн, устанавливают перечень информации о сторонах контракта, а также подтверждают исковую силу электронного контракта.

Также необходимо упомянуть типовой закон UNCITRAL «Об электронных подписи», который регламентирует применение электронных подписей в сфере торговли. Последним не разрешается ограничение или лишение юридической силы любого метода создания электронной подписи, если такая подпись является настолько надежной, что соответствует цели, для которой на электронном носителе был подготовлен или передан, включая все соответствующие договоренности.

Украинское регулирование

Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» было принято еще в 2003 году. Действие настоящего Закона распространяется на отношения, возникающие в процессе создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов. Согласно Закону электронный документ - это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Отношения, связанные с использованием электронных цифровых подписей, регулируются Законом Украины «Об электронной цифровой подписи», который также был принят в 2003 году. Согласно данному Закону, если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитам электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу. Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Как видим, в Украине создана надежная база для использования электронного документооборота. Более того, на этом наши законодатели не останавливаются. Так, недавно вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими-лицами предпринимателями», которым было отменено использования печатей в Украине. Наличие печати теперь не обязательное требование для признания документа или соглашения действительными. Государственные органы или органы местного самоуправления не имеют права требовать наличия печати на официальных документах.

Также в Украине на сегодня вводится проект e-government (электронное правительство). Это модель управления, в которой всю совокупность внутренних и внешних связей и процессов поддерживают и обеспечивают соответствующие информационно-компьютерные технологии. Отметим, что в самом правительстве сегодня используют систему электронного документооборота.

Также очень вероятно, что уже в ближайшее время в Украине заработает электронный суд. Президентский проект закона «О внесении изменений в Хозяйственный процессуальный кодекс, Гражданский процессуальный кодекс, Кодекс административного судопроизводства и другие законодательные акты» предусматривает введение в Украине полноценного «электронного суда». Законопроект предусматривает широкие возможности осуществления судопроизводства с применением информационных технологий и осуществления всех процессуальных действий через средства электронной связи «с соответствующими механизмами идентификации и безопасности. Участникам дела обеспечивается возможность принимать участие в судебном заседании в режиме видеоконференции, не покидая своего жилья или рабочего помещения, а для свидетелей, экспертов - в помещении другого суда. Материалы дел, как правило хранятся в электронном виде, но участники дела смогут и в дальнейшем обращаться в суд в письменной форме.

DEALS

Проанализируем преимущества работы системы электронного документооборота для компаний на примере системы DEALS. Система DEALS обеспечивает подписания, администрирование, хранение и доставку в электронном виде любых юридически значимых документов, которыми любая компания обменивается со своими контрагентами по всему миру в режиме онлайн.

Так, компаниям не нужно распечатывать экземпляры договоров, собирать подписи для их согласования, печатать договоры заново с внесенными правками, а после еще искать место для хранения папок с договорами и дополнительными соглашениями, которые в будущем будут подписаны до них.

Создание, согласование, подписание и хранения договоров, а также дополнительных соглашений о внесении изменений в этих договоров можно осуществлять онлайн в системе DEALS. При этом система защиты этого ресурса позволит круглосуточный доступ к необходимым документам нужном кругу лиц. Таким образом, с помощью системы DEALS, юристы могут оптимизировать свою работу, сократить расходы компании на бумагу и обеспечение подписания и хранения документов, а также сделать доброе дело - защитить нашу окружающую среду от уничтожения путем вырубки лесов, используемых для производства бумаги.