Внедрение электронного документооборота в Запорожском горсовете

Внедрение электронного документооборота в Запорожском горсовете

Запорожский городской совет принял решение внедрить систему электронного документооборота Megapolis.DocNet - продукт компании InBase

Поставленная задача

Электронную систему было решено внедрить с целью повышения эффективности и прозрачности работы городского совета и его исполнительных органов.

Такой шаг должен наладить координацию взаимодействия между подразделениями Запорожского городского совета, обеспечить прозрачность и повысить эффективность рабочих процессов. В первую очередь такая потребность возникла в архивном управлении и финансовых департаментах. Возможность электронного обмена документами между подразделениями Запорожского городского совета значительно ускоряет принятие решений и оптимизирует работу государственного предприятия.

Решение

Было решено начать внедрение с тестовой версии, начиная с 1 января 2019 года. Внедрение системы электронного документооборота Megapolis.DocNet было решено разделить на несколько этапов.

В первом квартале 2019 года, систему внедрили в вышеупомянутые департаменты: архивное управление, департамент правового обеспечения, районные администрации, управления внутренней политики, департамента экономики, коммунальной собственности, управления по вопросам экологии.

Во втором квартале системой стали пользоваться департаменты туризма и здравоохранения, управления транспорта, служба по делам детей и департамент по регистрационных услуг.

В третьем квартале система заработала в районных управлениях социальной защиты.

В четвертом квартале система внедрена в исполнительный комитет госсовета. Переход на современный документооборот предусмотрен Законом Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте», соответствующим постановлением правительства и городской программе «Цифровая стратегия города на 2017 - 2020 годы».

Конечный результат

Специалисты департаментов, в которые были в первую очередь внедрена электронная система, смогли ощутить преимущества Megapolis.DocNet, такие как гибкость настройки с новыми задачами, простота интерфейса и работы с системой, безопасность хранения и поиска данных.