Электронный документооборот для Чернобыльской Атомной Электростанции

Детали проекта

ЧАЭС внедрила систему электронного документооборота Megapolis.DocNet и перевела в электронный вид не только документы станции, но и документооборот предприятий, находящихся в подчинении государственного агентства по управлению зоной отчуждения.
  • Клиент: ЧАЭС
  • Отрасль:Энергетика
  • Дата:2018

Поставленная задача

Предприятия, которые находятся в подчинении государственного агентства, территориально разбросаны по всей территории Украины. Поскольку эти предприятия - режимные объекты, то они работают с большим объемом специфических документов. Кроме того, регулярно проводятся совещания с руководителями предприятий вживую или с помощью видеоконференцсвязи. По результатам совещаний формируют протоколы, и сотрудникам предприятий отдают соответствующие протокольные поручения, которые необходимо выполнить в установленный срок.
Деятельность предприятий, находящихся в подчинении агентства, регулируется соответствующими министерствами, которые тоже согласовывают некоторые документы. То есть, необходимо было обеспечить связь не только между 18 госпредприятиями, которые могут согласовывать документы между собой, но и с внешними министерствами и ведомствами. Также важна была защита, учитывая то, что многие документы — с ограниченным доступом. А в связи с военным конфликтов, меры безопасности повышены (то есть, информация не должна попасть в чужие руки).

Решение

Заказчиком была выбрана система электронного документооборота Megapolis.DocNet (СЭД), так как она уже защищена, что подтверждено соответствующим аттестатом Госспецсвязи. Однако требовалось еще и интегрировать СЭД с системой электронного взаимодействия органов исполнительной власти (далее — СЭВ ОИС). Это один из первых примеров, когда в СЭВ ОИС интегрировали внешнюю систему для работы 18 госпредприятий. Таким образом была обеспечена связь не только между 18 госпредприятиями, которые могут согласовывать документы между собой, но и с внешними министерствами и ведомствами.

Итоговый результат

Во-первых, ЧАЭС и связанные со станцией предприятия в значительной степени избавились от бумажного документооборота, что позволило сэкономить значительные средства. Так, если раньше для того, чтобы донести до 60 подразделений инструкцию на 100 страницах, требовалось сделать 60 копий 100-страничного документа или 6000 страниц. На это уходило большое количество бумаги и времени. Теперь же подавляющее большинство документов создается и отправляется в электронном виде.

Кроме того, после прочтения документа в СЭД, сотрудники ставят соответствующую отметку о том, что они с текстом ознакомлены. Таким образом, помимо сокращения расходов на бумагу, улучшился исполнительный контроль. Еще одно важное преимущество, которое ЧАЭС получила благодаря переходу на электронный документооборот - это сокращение срока согласования документов. Все понимают, что ЧАЭС территориально находится в зоне отчуждения и доставка корреспонденции вызывает определенные трудности, поэтому процесс доставки документов занимал много времени. На это также тратились определенные трудовые и финансовые ресурсы. Внедрение системы электронного документооборота помогло убрать расходы на логистику и дало возможность сократить срок согласования документов с 7 дней до нескольких часов.