У систему електронного документообігу Megapolis.DocNet успішно інтегровано засоби електронного підпису виробництва ТОВ «АВТОР» - відтепер накладання удосконаленого/кваліфікованого електронного підпису під час створення електронних документів на ПК або мобільних пристроях (на ОС iOS) може відбуватися з використанням смарт-карт «Crypto Card - 337» та карт-рідерів КР-375 BLE, що гарантує високий рівень безпеки та надійність криптозахисту.
Згідно Закону «Про електронні довірчі послуги» засобом кваліфікованого електронного підпису є апаратно-програмний або апаратний пристрій чи програмне забезпечення, які реалізують криптографічні алгоритми генерації пар ключів. Тобто, електронні документи повинні підписуватись КЕП з використанням захищених носіїв. Таким чином, надійність цих носіїв стає найважливішим фактором для отримання дійсного підпису та юридично значущого документу.
Перевагою використання даного рішення для наших клієнтів є універсальність, зручність, високий рівень безпеки та надійність криптозахисту.
Для підприємств, пов’язаних з постійною комунікацією з клієнтами, особливо ті, що влаштовують регулярний прийом громадян, особливо важливо дотримуватися чіткого графіку прийому, уникати перетинань та черг, а також занотовувати протокол зустрічі для подальшого використання його в практичній реалізації результатів зустрічі.
Як правило, прийом громадян здійснюють декілька фахівців, а отже керівнику необхідно врегульовувати рівномірний розподіл всього процесу.
Допомогти в цьому тепер може нова група функцій системи Megapolis.DocNet «Особистий прийом громадян».
Він розроблений фахівцями компанії-розробника InBASE для підтримки діловодних процесів особистого прийому громадян.
Дана група функцій відповідати таким вимогам:
- В автоматичному режимі забезпечує визначення співробітників, які проводять особистий прийом;
- Надає можливість призначати дату та час прийому для кожного співробітника;
- Забезпечує запис громадян на прийом до конкретного співробітника з фіксацією дати та часу прийому;
- Забезпечує перевірку можливості запису на прийом (не може бути записано декілька громадян на прийом до того самого співробітника в один і той-же час та не може бути час прийому поза часом прийому співробітника на обраний день);
- Забезпечує можливість додавання нового громадянина в довідник безпосередньо з картки особистого прийому;
- Система має зручний інтерфейс у вигляді календаря з можливістю обрати співробітників, для яких будуть відображатися дати прийому та записані на прийом громадяни.
- Забезпечує створення документа «Звернення громадянина» на початку прийому безпосередньо з картки особистого прийому.
Для використання цієї унікальної та зручної можливості, просто необхідно своєчасно вносити планування зустрічей наперед і система сама буде контролювати дотримання графіку фахівцями та фіксувати протокол зустрічей з громадянами у вигляді електронного документу.
Це гарантовано збереже всю інформацію. Виключена втрата будь-якого документу, пов’язаного з даним процесом. Всі процеси під контролем в одній системі.
Персональні дані співробітників та громадян, які приходять на прийом залишаються захищеними згідно вимог Законодавства.
Всі деталі щодо користування можна дізнатися, звернувшись до наших фахівців
Швидкий обмін, зручний пошук, надійне зберігання, можливість спільного доступу до необхідних документів!
Саме так!
Відтепер система електронного документообігу Megapolis.DocNet має дуже корисну функцію: U-disk.
Всі вподобали користуватися онлайн сховищами різноманітних файлів, адже зберігання великої кількості документів перенавантажує пам’ять пристрою і він уповільнює роботу. Але вкрай незручно, постійно шукати документ, завантажувати його, щоб, наприклад, просто показати колегам.
Тепер не потрібно відкривати багато вкладок в браузері. Адже U-диск вбудований безпосередньо в систему. Всім користувачам, які мають відношення до певного документу, можна надати доступ переглядання документу в єдиній системі. Система має чат для миттєвого обговорення змісту документу, отже укладання угоди прискорюється в багато разів. А обсяг пам’яті U-диску дозволяє зберігати велику кількість документів, не перенавантажуючи ані систему, ані пристрій.
При цьому всі користувачі можуть знаходитись на будь-якій відстані один від одного. Достатньо лише мати доступ до інтернету.
Тобто, користувачі мають в своїх пристроях буквально «віртуальний офіс» з можливостями колективного розгляду документу, обговорення та прийняття рішень. Також реалізована можливість колективного розроблення документу з подальшою інтеграцією безпосередньо в Систему. Це означає, що розроблений документ одразу готовий до погодження у Системі Megapolis.DocNet з подальшим підписанням та реєстрацією. А також можливе і зовнішнє погодження або обмін документами за допомогою системи Deals.
U-диск налаштований саме для бізнес-процесів і знаходиться в середині системи Megapolis.DocNet.
Серед переваг можна визначити:
- Просте користування
- Можливість доступу з будь-якого пристрою
- Простий зручний інтерфейс
- Можливості миттєвого чату для обговорення змісту документів
- Великий обсяг пам’яті
- Відсутність обмежень щодо розміру файлів
- Швидкий пошук документів, що зберігаються
- Можливість надання доступу декільком учасникам бізнес-процесу
- Надійний захист від зовнішнього впливу та витікання інформації
Для детальної консультації щодо використання U-диску, звертайтеся до наших фахівців
Компанія InBASE завжди вдосконалює власні продукти для забезпечення максимальної зручності клієнтів.
Знайомтеся з новою опцією системи Megapolis.DocNet: Модуль «Колегіальні засідання».
Знову ж, в першу чергу, ми відходимо від використання паперу та зайвих рухів, що лише витрачають Ваш час. На засіданнях, особливо коли рішення приймаються шляхом голосування, всі нотатки робляться на окремих аркушах паперу.
А тепер все в одній системі, адже модуль «Колегіальні засідання» надає можливість створення та обробки колегіальних засідань у межах системи документообігу.
Що ви отримуєте в данному випадку?
- Вбудований календар засідань, де можна переглянути розклад засідань або створити нове засідання. Тож учасники засідання не пропустять важливу заплановану подію. Система надає можливість створення картки засідання відповідальною особою (секретарем). Є можливість створити одноразове засідання (на обрану дату) або группу засідань згідно заданих параметрів (наприклад: щотижневі засідання протягом року).
- Формується спеціальна картка засідання, яка містить інформацію про час та місце проведення засідання, перелік членів засідання та запрошених, пункти засідання та пов’язані до них проекти рішень, порядок денний, список запрошених на засідання та протокол засідання.
- Голосування за пунтами засідання відбувається в онлайн режимі. При голосуванні кожен член засідання використовує особитстий ЕЦП - електроно-цифровий підпис.
При голосуванні у секретаря є можливість перегляду перебігу голосування - За результатами голосування Система автоматично формує рішення на основі проекту рішення, за яким відбувалося голосування та протокол засідання.
Додатково є можливість створити протокольні доручення, що пов’язані з поточним засіданням.
Оптимізуйте Ваш час та переходьте на сучасний рівень проведення засідань!