Прес-центр

У систему електронного документообігу Megapolis.DocNet успішно інтегровано  засоби електронного підпису виробництва ТОВ «АВТОР» - відтепер накладання удосконаленого/кваліфікованого електронного підпису під час створення електронних документів на ПК або мобільних пристроях (на ОС iOS) може відбуватися з використанням смарт-карт «Crypto Card - 337» та карт-рідерів КР-375 BLE, що гарантує високий рівень безпеки та надійність криптозахисту.

Згідно Закону «Про електронні довірчі послуги» засобом кваліфікованого електронного підпису є апаратно-програмний або апаратний пристрій чи програмне забезпечення, які реалізують криптографічні алгоритми генерації пар ключів. Тобто, електронні документи повинні підписуватись КЕП з використанням захищених носіїв. Таким чином, надійність цих носіїв стає найважливішим фактором для отримання дійсного підпису та юридично значущого документу.

Перевагою використання даного рішення для наших клієнтів є універсальність, зручність, високий рівень безпеки та надійність криптозахисту.

Для підприємств, пов’язаних з постійною комунікацією з клієнтами, особливо ті, що влаштовують регулярний прийом громадян, особливо важливо дотримуватися чіткого графіку прийому, уникати перетинань та черг, а також занотовувати протокол зустрічі для подальшого використання його в практичній реалізації результатів зустрічі.

Як правило, прийом громадян здійснюють декілька фахівців, а отже керівнику необхідно врегульовувати рівномірний розподіл всього процесу.

Допомогти в цьому тепер може нова група функцій системи Megapolis.DocNet «Особистий прийом громадян».

Він розроблений фахівцями компанії-розробника InBASE для підтримки діловодних процесів особистого прийому громадян.

Дана група функцій відповідати таким вимогам:

• В автоматичному режимі забезпечує визначення співробітників, які проводять особистий прийом;
• Надає можливість призначати дату та час прийому для кожного співробітника;
• Забезпечує запис громадян на прийом до конкретного співробітника з фіксацією дати та часу прийому;
• Забезпечує перевірку можливості запису на прийом (не може бути записано декілька громадян на прийом до того самого співробітника в один і той-же час та не може бути час прийому поза часом прийому співробітника на обраний день);
• Забезпечує можливість додавання нового громадянина в довідник безпосередньо з картки особистого прийому;
• Система має зручний інтерфейс у вигляді календаря з можливістю обрати співробітників, для яких будуть відображатися дати прийому та записані на прийом громадяни.
• Забезпечує створення документа «Звернення громадянина» на початку прийому безпосередньо з картки особистого прийому.

Для використання цієї унікальної та зручної можливості, просто необхідно своєчасно вносити планування зустрічей наперед і система сама буде контролювати дотримання графіку фахівцями та фіксувати протокол зустрічей з громадянами у вигляді електронного документу.

Це гарантовано збереже всю інформацію. Виключена втрата будь-якого документу, пов’язаного з даним процесом. Всі процеси під контролем в одній системі.

Персональні дані співробітників та громадян, які приходять на прийом залишаються захищеними згідно вимог Законодавства.

Всі деталі щодо користування можна дізнатися, звернувшись до наших фахівців

https://inbase.com.ua/ua/contact-us.html

Швидкий обмін, зручний пошук, надійне зберігання, можливість спільного доступу до необхідних документів!

Саме так!

Відтепер система електронного документообігу Megapolis.DocNet має дуже корисну функцію: U-disk.

Всі вподобали користуватися онлайн сховищами різноманітних файлів, адже зберігання великої кількості документів перенавантажує пам’ять пристрою і він уповільнює роботу. Але вкрай незручно, постійно шукати документ, завантажувати його, щоб, наприклад, просто показати колегам.

Тепер не потрібно відкривати багато вкладок в браузері. Адже U-диск вбудований безпосередньо в систему. Всім користувачам, які мають відношення до певного документу, можна надати доступ переглядання документу  в єдиній системі. Система має чат для миттєвого обговорення змісту документу, отже укладання угоди прискорюється в багато разів. А обсяг пам’яті U-диску дозволяє зберігати велику кількість документів, не перенавантажуючи ані систему, ані пристрій.

При цьому всі користувачі можуть знаходитись на будь-якій відстані один від одного. Достатньо лише мати доступ до інтернету.

Тобто, користувачі мають в своїх пристроях буквально «віртуальний офіс» з можливостями колективного розгляду документу, обговорення та прийняття рішень. Також реалізована можливість колективного розроблення документу з подальшою інтеграцією безпосередньо в Систему. Це означає, що розроблений документ одразу готовий до погодження у Системі Megapolis.DocNet  з подальшим підписанням та реєстрацією. А також можливе і  зовнішнє погодження або обмін документами за допомогою системи Deals.

U-диск налаштований саме для бізнес-процесів і знаходиться в середині системи Megapolis.DocNet.

Серед переваг можна визначити:

• Просте користування
• Можливість доступу з будь-якого пристрою
• Простий зручний інтерфейс
• Можливості миттєвого чату для обговорення змісту документів
• Великий обсяг пам’яті
• Відсутність обмежень щодо розміру файлів
• Швидкий пошук документів, що зберігаються
• Можливість надання доступу декільком учасникам бізнес-процесу
• Надійний захист від зовнішнього впливу та витікання інформації

Для детальної консультації щодо використання U-диску, звертайтеся до наших фахівців

www.inbase.com.ua

Компанія InBASE завжди вдосконалює власні продукти для забезпечення максимальної зручності клієнтів.

Знайомтеся з новою опцією системи Megapolis.DocNet: Модуль «Колегіальні засідання».

Знову ж, в першу чергу, ми відходимо від використання паперу та зайвих рухів, що лише витрачають Ваш час. На засіданнях, особливо коли рішення приймаються шляхом голосування, всі нотатки робляться на окремих аркушах паперу.

А тепер все в одній системі, адже модуль «Колегіальні засідання»  надає можливість створення та обробки колегіальних засідань у межах системи документообігу.

Що ви отримуєте в данному випадку?

1. Вбудований календар засідань, де можна переглянути розклад засідань або створити нове засідання. Тож учасники засідання не пропустять важливу заплановану подію. Система надає можливість створення картки засідання відповідальною особою (секретарем). Є можливість створити одноразове засідання (на обрану дату) або группу засідань згідно заданих параметрів (наприклад: щотижневі засідання протягом року).
2. Формується спеціальна картка засідання, яка містить інформацію про час та місце проведення засідання, перелік членів засідання та запрошених, пункти засідання та пов’язані до них проекти рішень, порядок денний, список запрошених на засідання та протокол засідання.
3. Голосування за пунтами засідання відбувається в онлайн режимі. При голосуванні кожен член засідання використовує особитстий ЕЦП - електроно-цифровий підпис.
   При голосуванні у секретаря є можливість перегляду перебігу голосування
4. За результатами голосування Система автоматично формує рішення на основі проекту рішення, за яким відбувалося голосування та протокол засідання.

Додатково є можливість створити протокольні доручення, що пов’язані з поточним засіданням.

Оптимізуйте Ваш час та переходьте на сучасний рівень проведення засідань!

Задаючи питання, чи можливо повністю відмовитися від використання паперу у веденні бізнесу, на перший погляд це здається неможливим. Адже папір вже давно позиціонується як самий надійний спосіб закріплення домовленостей, зберігання даних, комунікації. Його не потрібно рекламувати, адже рівень довіри до паперу сягає сторічь.

В бізнес середовищі новим трендом став обмін електронними документами (електронний документообіг). У багатьох країнах двигуном на ринку електронного документообігу (ЕДО) є сама держава, що сприяє більш активному його впровадженню задля підвищення ефективності та економії бюджету. Державні і приватні підприємства протягом останніх 10 років все активніше переходили з паперових носіїв інформації на електронні. Прийшло розуміння, що «бізнес зі швидкістю паперу» перестав бути економічно виправданим. Наприклад, Данія, яка має достатній досвід в реалізації електронного документообігу, економить близько 100 млн. євро в рік. А ряд держав (Греція, Португалія, Іспанія) відмовилися від паперового документообігу не тільки в цілях економії витрат, але і для прискорення оборотності грошових потоків.

Програма Цифровий Уряд 2020 в Німеччині націлена на стимуляцію переходу з паперових носіїв інформації на електронні на федеральному рівні. Її мета - оцифровування і зв'язування внутрішніх процесів федерального уряду на всіх рівнях і підвищення доступності державних послуг для населення в онлайн режимі. Ще одна важлива ініціатива Німеччини - цифровий облік та виставлення рахунків від часу надходження замовлення до моменту його оплати. 

У Франції популярність автоматизації процесів активно відбувалась в медичній та фармацевтичній сферах. Відповідно до «Dossier Pharmaceutique» кожен громадянин з державним полісом медичного страхування може створити власний фармацевтичний файл. У Польщі ініціативи щодо відмови від паперової документації теж реалізуються в основному в галузі охорони здоров'я. Ще у 2015 році вони поставили мету - до 2017 року перевести всю паперову документацію в електронний формат.

В той же час, Цифрова Програма Італії націлена на оцифровку посвідчень особи, управління, освіти, охорони здоров'я та переведення в електронний формат розрахунків, виставлення.

Більшість європейських країн дотримується цілеспрямованої політики залучення компаній до процесу електронного документообігу. І це не дивно. Обов'язкове впровадження ЕДО в цих країнах є виконанням законодавчих ініціатив.  З 2011 року ввели обов'язковий електронний документообіг Корея, Чилі, Мексика, Бразилія.

А що ж в Україні?

В Україні велика кількість IT-спеціалістів, що розробляють саме необхідні автоматизовані системи, призначені для впровадження ЕДО на підприємстві та автоматизації бізнес процесів всередині організації та налагодження електронного обміну документами із зовнішніми партнерами.

Після утвердження Європейської інтеграції України на Державному рівні, Уряд почав підтримку переходу державних установ на автоматичні системи. Так, після прийняття законів «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис», а згодом «Про електронні довірчі послуги», державні установи столиці та регіонів поступово почали впровадження автоматичних систем всіх своїх відділень і позитивні зміни стали явні одразу.

Серед позитивних результатів можна виділити такі факти:

1. Менше документів.Перелік необхідних документів став більш чітким і зменшився вдвічі - з восьми до чотирьох.
2. Збільшено строки дії документів.Тепер не потрібно проходити процедуру оформлення дозволів та свідоцтв щорічно - їх можна оформити на строк до трьох років.
3. Зменшення черг.Цьому сприяє можливість звернутися за документами через інші структури (Паспортний сервіс, ЦНАП). Це розвантажує чергу і апліканта не доводиться чекати кілька тижнів, щоб подати документи.

        Скорочено терміни оформлення дозволів. Зараз первинне оформлення займе 7 днів, продовження - три. Раніше і первинне оформлення, і продовження дозволів займало тиждень. 

4. ID-картки.Тепер посвідчення в формі ID-картки видається своєчасно за винятком індивідуальних випадків і в порівнянні з тим, як це було раніше.
5. Електронні сервіси.

Фахівці з юриспруденції стверджують, що розвиток електронних державних послуг - найбільш вагомий крок для українського держсектора за останні роки. До кінця 2018 року в Україні було доступно вже 117 послуг на урядовому порталі, що надаються за допомогою інтернету. Найбільш очевидні причини успіху впровадження автоматичних систем - усунення бюрократії і корупції. Питання вирішуються оперативно, а виключення людського фактора прибирає можливість хабарництва.

Крім того, важлива детать – це вивільнення ресурсів держслужбовців - фахівці зможуть займатися більш корисною і ефективною роботою.

Такі процеси змінюють уявлення населення про державу. Те, про що так давно говорили, про державу, як сервісі, тепер втілюється в життя. Рівень життя зростатиме, адже населення звикне отримувати те, що йому необхідно, а не буде підкорюватися умовам чиновників, чекаючи в нескінченних чергах.

А от Володимир Гройсман, коментуючи розвиток електронних послуг в Україні заявив заявив, що «Немає контакту з чиновником, немає можливості для хабара» (Джерело: https://censor.net.ua/n3102875).

За словами Гройсмана, цифровизация державних послуг також сприяє тому, щоб робота органів влади ставала ефективнішою. Кожне впровадження електронної послуги - це оптимізація процесу її надання, вилучення зайвих кроків і довідок, додав він.

Як для бізнесу, так і для всього населення. Основною зручністю при подачі чи узгодженні документів є заощадження часу, оптимальна логістика та відсутність черг . Електронні системи миттєво вирішують це питання, адже всі дії можна зробити з будь-якого місця, користуючись лише комп’ютером.

Наприклад, Державна Міграційна служба України запровадила електронну чергу для відвідувачів. На сайті державної міграційної служби завдяки сервісу «Електронна черга онлайн» можна записатися до електронної черги на оформлення біометричних документів – у понад 300 підрозділах міграційної служби. Даний сервіс дозволяє зареєструватися онлайн на отримання послуг для громадян та іноземців, а також сплатити за послуги в Інтернеті. Система контролює своєчасність приходу відвідувачів і автоматично анулює запис, у разі відсутності громадянина, що записався.
Слідкувати за електронною чергою можна такойж онлайн у персональному кабінеті.

Міські ради також активно запроваджують автоматичні системи для підвищення прозорості надання послуг та оптимізації роботи фахівців. Так, Запорізька міська рада, впровадивши систему Megapolis.DocNet одразу побачила такі переваги, як гнучкість налаштування до нових завдань, простота інтерфейсу і роботи з системою, безпека збереження та пошуку даних. 

Робота системи найбільш ефективна, коли вона запроваджується одразу у всіх підрозділах та філіях одного підприємства задля забезпечення повноцінного електронного обміну документами і повне усунення від паперового використання (тобто, виключення подвійної роботи). 

Впровадження автоматичних систем поширюється і на ринок будівництва в Україні. Про це на засіданні Комітету з питань права "Українського клубу нерухомості" повідомила Олена Шуляк, керівник сектора Будівництво, член правління Офісу ефективного регулювання. За її словами, Міністерство регіонального розвитку ініціювало відповідну робочу групу, яка виробила дане рішення. Система скаладатиметься з трьох частин: «електронний кабінет, «реєстр будівельної діяльності», «публічний портал».

Таким чином, вся актуальна інформація про ринок будівництва буде доступна всім мешканцям міст. Всі строки розгляду документів, прийняття рішень можливо буде відстежувати без зайвих телефонувань до забудовника.

Як підсумок, можна зазначити, що український бізнес активно намагається та має всі перспективи відмовитися від старихсистем. Тепер є шанс назавжди перейти на новий інноваційний рівень керування економікою та обслуговуванням клієнтів, зберігаючи кошти, підвищуючи конкурентоздатний рейтинг. Це насправді великий ривок вгору. В цьому головне завдання суспільства та бізнесу.

Джерела: https://blog.liga.net/user/adovbenko/article/32089
http://vidkryti-sercya.org.ua/2018/07/12/elektronna-cherga-derzhavnoyi-migratsijnoyi-sluzhby-instruktsiya-shhodo-zapysu/
https://www.epravda.com.ua/rus/news/2019/03/30/646569/
https://censor.net.ua/news/3102875/net_kontakta_s_chinovnikom_net_vozmojnosti_dlya_vzyatki_groyisman_rasskazal_o_razvitii_v_ukraine_elektronnyh
https://www.eurointegration.com.ua/news/2019/05/17/7096326/