АВТОМАТИЧНІ СИСТЕМИ В ДЕРЖАВНИХ УСТАНОВАХ: УСПІХ РОЗВИТКУ УКРАЇНСЬКИХ СТРУКТУР ТА ВЛАСНІ ДОСЯГНЕННЯ РОЗРОБНИКІВ

 

Електронний документообіг, повна автоматизація бізнес процесів є перехідним кроком в діяльності приватних та державних установ. Справа в тому, що звичні для більшості країн у світі дії, пов’язані саме з електронним обміном документів, затвердженням та підписанням угод, постановки та виконання завдань  тощо, для багатьох структур у нас ще є питанням експерименту.

Звичайно, це пов’язано зі звичними робочими процедурами та жорсткими рамками, до яких звикли працівники різних організацій, які мають багаторічний досвіт роботи і стали свідками перехідних етапів в житті нашої країни.

Але, спостерігаючи тенденції останніх років, можна з впевненістю підтвердити стрімкий розвиток України в напрямку європейських і світових досягнень. Вже давно для нас відчинені двері в світове партнерство і можливості переходу на роботу сучасних технологій, які при всьому є дуже зручними як, для самих працівників, так і для клієнтів.

В Україні вже декілька років активно запроваджується електронний документообіг. І впроваджують його не тільки в комерційних структурах, але в державних також.

Компанія InBASE – український розробник автоматичних систем для бізнесу вже на ринку більше 15 років. За цей час компанія здобула чималий досвід у співпраці з державними установами. І впевнено можна сказати, що зміни, які відбуваються в роботі структури після впровадження автоматичної системи, викликають позитивну реакцію як з боку керівництва та працівників, так і відкликаються у клієнтів. Тому що значно прискорюється робота, полегшується взаємодія клієнтів з установою (відсутні черги, швидкі оброблення звернень та зворотній зв’язок гарантія збереження архіву та повна безпека щодо збереження персональних даних користувачів».

Так само український розробник InBASE заохочує та підтримує своїх партнерів. Справа в тому, що завдяки поширенню співпраці з партнерами різних регіонів України дозволяє швидко та якісно надати необхідні консультації та послуги з впровадження систем автоматизації. А значить, забезпечити українські підприємства якісними інноваційними методами роботи як в середині департаментів, так і у взаємодії з клієнтами.

Позитивний досвід показала довготривала співпраця з консалтинговою компанією в IT-сфері, Інфо-Прайм. На рахунку цієї компанії багато успішних проектів з впровадження системи документообігу Megapolis.DocNet.  Компанія має своїх фахівців з консультацій, впровадження та супроводу системи.

Фахівці Інфо-Прайм підтверджують, що рішення багатьма державними організаціями щодо впровадження інноваційних систем даються нелегко, адже відступитися від застарілого паперового документообігу завжди незвично. Звичайно, керівництво структур, виходячи с унікальних потреб своїх компаній, приймають такі рішення на високому рівні та зважено.  

Компанії, де впроваджувався документообіг, мають велику і розгалужену оргструктуру і мережу районних відділень. Всі підрозділи тісно й інтенсивно взаємодіють. Крім того, присутній значний потік звернень громадян як безпосередньо в організації, так і перенаправляє органами центральної та місцевої влади. 

В першу чергу намагаються впровадити внутрішній документообіг і контроль виконавської дисципліни. Дуже важливо – це відпрацювання письмових звернень громадян.

Так, деякий час тому, завдяки нашому партнеру, відбулося успішне впровадження автоматичної системи в підприємство «Вінницяобленерго».

Систему було вирішено запровадити з метою максимально-повної відмови від паперового документообігу. В першу чергу систему почали використовувати з юридичними споживачами. Був створений «електронний кабінет» з підтримкою електронного документообігу з можливістю використання КЦП.

Така ініціатива одразу викликала хвилю позитивних реакцій з боку чималої кількості підприємств.
«- Новий сервіс забезпечений одночасно безперебійною роботою технічних програмних засобів на всіх ланках ділового процесу. З його допомогою електронне збереження стало значно зручнішим, ніж паперове», стверждує комерційний директор підприємства Ганна Пістружак.

Але окрім позитивних результатів, які звичайно помітні, береться до уваги звички та досвід роботи персоналу підприємства. До процесу впровадження системи входить обов’язкова консультація та навчання персоналу. Більш того, прослідковується динаміка оволодіння користуванням системою та синхронна робота працівників всіх відділів.

 Спочатку співробітникам важко сприйняти те, що їм потрібно буде працювати в СЕД і відступитися від звичного паперового документообігу. Але вже через тиждень-другий приходять стійкі навички і практичний досвід, і вони спокійно працюють в системі. Різниця в часі роботи полягає в тому, що всі функції в СЕД проходять значно швидше. Наприклад, узгодження або розгляд. Не потрібно, як раніше, передавати велику кількість паперових документів учасникам узгодження або тому, хто їх розглядає. Крім того, що не треба друкувати багато паперових документів, підвищується ефективність роботи. Коли працівник приймає та звикає до таких темпів роботи, він встигає набагато більше вирішити справ, ніж раніше. Такий результат є хорошим досягненням.

Легкість роботи наших партнерів з клієнтами полягає в перевагах системи Megapolis.DocNet. Секрет цього -  відкритий код. А це означає, що IT-фахівці компанії-клієнта можуть надалі адаптувати систему під власні процеси в різних підрозділах, враховуючи зміни в діяльності (розширення, злиття з іншими компаніями, відкриття дочірніх підприємств тощо). Всіх фахівців підприємства, яке запроваджує систему, детально навчають та консультують. Потім вони можуть самостійно адаптувати підрозділи системи під власні потреби. Можливість знаходити власні рішення та не залежати від виробника – це одна з головних переваг можливостей користування автоматичною системою.

Актуально, що InBASE, як розробник систем автоматизації, завжди повідомляє власних клієнтів та партнерів про вдосконалені версії систем та завжди відкрита до підтримки та професійної допомоги, вразі необхідності, як партнерів, так і клієнтів.