Електронний архів: як законно організувати зберігання е-документів у компанії

При переході на електронний документообіг варто задуматися не лише про те, як створювати, редагувати та обмінюватися документами, а і як їх зберігати, адже це важлива завершальна частина циклу роботи з документами. 

У цьому блозі ми розповімо, як це можна організувати зручно і з дотриманням всіх нюансів законодавства. А також загалом поговоримо про закони та вимоги до зберігання е-документів, відповідальність за їх порушення та актуальні тренди в розвитку електронних архівів. 

Законність електронних архівів

«Страшно переходити на електронні документи, ще й зберігати їх в е-форматі. Хтозна, чи не виникне через це проблем з державними органами». Це побоювання доволі поширене, але ось чому з цього приводу не варто хвилюватися. 

По-перше, Україна давно взяла курс на цифровізацію, і закони, пов’язані з цим, постійно вдосконалюються та допрацьовуються. «Держава в смартфоні» – це вже частково реальність і далі буде більше. 

По-друге, в Україні вже запустили пілотний проєкт «е-Архів». Його суть в тому, що документи Національного архівного фонду і державних електронних інформаційних ресурсів зберігатимуться в електронних архівах. Під час реалізації проєкту створили всі умови, щоб архівні документи можна було автоматизовано обліковувати та зберігати в електронному вигляді, а також швидко знайти потрібний документ в кілька кліків, а не переривати стоси паперових документів. 

Проєкт планують масштабувати спершу на всі органи влади, а потім – і на інші організації. Детальніше про нього читайте в нашому блозі. 

Тому електронні архіви будуть ставати все масовішими, а всі нюанси їх ведення з кожною ітерацією правок – все більш визначеними та передбаченими. Вже зараз зберігання документів регулюється такими законами й нормативними актами: 

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання від 11.11.2014 р. № 1886/5;
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5;
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5;
• Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.

Тож про законність зберігання електронних документів перейматися немає сенсу. Головне – робити все за правилами і з урахуванням законодавства. 

Вимоги до зберігання електронних документів

В Законі України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”, який неодноразово доповнювався, вказані вимоги до зберігання електронних документів.

1. Строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку зберігання цих же документів у паперовому вигляді.  
2. Е-документи треба зберігати у такій формі, щоб мати можливість перевірити цілісність інформації на електронних носіях. 
3. Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання.
4. Повинна бути можливість відновити е-документ у тому форматі, в якому його створили, відправили або одержали.
5. Якщо це можливо, треба забезпечити можливість встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Важливий нюанс. Якщо ви не можете зберігати електронні документи на комп'ютері або інших електронних пристроях протягом часу, який вимагає закон, то вам потрібно робити копії цих документів у кількох різних місцях та час від часу зберігати їх на нових пристроях, як визначено правилами.

Якщо ви не можете виконувати ці правила, то вам треба зберігати копії електронних документів у паперовому вигляді, якщо вихідний документ вже є на папері. Під час копіювання електронних документів на новий пристрій, слід переконатися у цілісності даних. 

За порушення суб’єктами господарювання строків зберігання документів передбачений штраф 1020 грн (2040 грн у разі повторного порушення) згідно з п. 121.1 ПКУ.

Організація зберігання електронних документів

Є такі способи організації зберігання е-документів. 

Хмарне зберігання: Документи можна зберігати у хмарі, але вони будуть доступні лише тоді, коли ви підключені до мережі. Це безпечний спосіб зберігання, оскільки ви можете контролювати, хто має доступ до ваших документів, та захистити їх паролем.

Локальне зберігання: Це зберігання документів у папці на власному комп'ютері. Цей спосіб менш безпечний, адже до файлів можуть отримати доступ інші користувачі, а також видалити файли може тільки координатор зберігання.

Архів системи електронного документообігу: Це спеціальний архів, який зазвичай використовується для збереження внутрішніх документів компанії. Ви можете обмежити доступ до нього за ролями, щоб забезпечити захист ваших документів.

Спеціальні системи, наприклад, як Scriptum.Repository. Це окреме рішення для захищеного зберігання документів у захищеному електронному просторі. Зі Scriptum.Repository ви матимете доступ до централізованої бази е-документів з будь-якого пристрою 24/7. 

Документи в Репозиторій можуть потрапляти автоматично з усіх систем компанії або ж завантажуватись вручну. Система дозволяє уникнути дублювання документів, каталогізувати та структурувати їх так, як вам зручно, а також масово вивантажувати потрібні документи для перевірок. Крім того, можна налаштовувати статуси та ролі для доступу до документів, формувати звіти та багато іншого.

Спеціалізовані системи надійні та зручні, адже вони створені з урахуванням усіх нюансів законодавства, а також знають проблеми користувачів при зберіганні документів і прагнуть їх вирішити. 

Як почати роботу в електронному архіві

Цей процес у кожної компанії буде індивідуальним, залежно від того, документи якого формату вона використовує зараз, чи потрібна інтеграція, сканування і так далі. Але приблизні етапи роботи такі: 

1. Обрати рішення, налаштувати правила доступу та користування системою всередині компанії. 
2. Розподілити ролі та доступи до документів, визначити, хто матиме можливість переглядати, додавати, видаляти, вивантажувати та робити інші дії з документами. 
3. Налаштувати необхідні інтеграції з іншими системами компанії. Якщо ви користуєтеся системою електронною документообігу, то вам потрібна інтегрувати з нею елекронний репозиторій, щоб документи в архів можна було переміщати із системи автоматично. 
4. Якщо ж частина документів чи всі документи паперові, потрібно сканувати їх, щоб передати на зберігання в систему. 
5. Маркувати документи (дата, серія, номер, тип тощо), щоб їх можна було легко знайти як за словами в них, так і за будь-якими атрибутами. 
6. Структурувати архів, як вам зручно. Налаштувати каталоги, розподілити документи по папках, зробити потрібну ієрархію, щоб логіка зберігання була зрозумілою і зручною. 
7. Продовжувати працювати з електронним архівом, додавати в нього документи, за потреби вивантажувати, змінювати перелік документів чи логіку папок, оброблювати документи і так далі. 

Запорука надійного зберігання електронних документів – співпраця з партнерами. Юридичний відділ компанії допоможе проконтролювати всі законодавчі нюанси зберігання документів, ІТ-відділ та бізнес-аналітики допоможуть сформувати критерії вибору системи та технічні вимоги до рішення та його безпеки. 

Але весь процес має відбуватися в супроводі вендора, який допоможе максимально підлаштувати власне ІТ-рішення під індивідуальні потреби кожної компанії. Тільки постійна співпраця та регулярні консультації зроблять проєкт успішним, і ви зможете швидко і з мінімальними зусиллями впровадити рішенння для зберігання електронних документів та почати в ньому працювати.