Війна спонукала ще більше підприємств перейти на віддалену роботу, оскільки багато людей втратили житло, стали вимушено переміщеними всередині України чи виїхали за кордон. Єдиним способом продовжувати повноцінно працювати стала дистанційка. І її невід’ємна частина – це електронний документообіг.
У цій статті ми розберемо, в чому особливості й переваги ведення кадрового документообігу та що змінилося через воєнний стан.
Кадровий документообіг під час війни
Почнемо з найболючішого питання та розберемо, які зміни в організації створення, пересилання та зберігання кадрових документів з’явилися під час воєнного стану.
Одна з проблем, яка ставала перепоною на шляху компаній до електронного документообігу, була вимога дублювати деякі кадрові документи в електронній і паперовій формі.
У жовтні 2022 року внесли зміни в Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Серед змін – для е-документів тривалого та постійного зберігання більше не потрібно створювати паперові примірники.
Достатньо лише засвідчених паперових копій, створених з урахуванням інструкції з діловодства. По суті, це роздруковані електронні документи, а не створені нові ідентичні документи, як було раніше. Більше того, зараз навпаки не дозволяється, щоб один і той же документ проходив і в електронній, і в паперовій формі у діловодстві установи.
Також у Порядку визначили, що створювати документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) в паперовому вигляді не обов’язково. До таких документів належать заяви про надання відпусток, графіки відпусток, документи про облік робочого часу, копії довідок, які видавали співробітникам щодо місця роботи, стажу, зарплати тощо.
Ще одна зміна – прибрали вимогу щодо того, що створення кадрових документів в електронному вигляді повинно узгоджуватися з архівною установою.
Також у Порядку вказали, що документи тимчасового зберігання можна підписувати не лише за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), а й за допомогою удосконаленого чи іншого виду е-підпису, про який домовляться сторони.
Обмін кадровими документами під час воєнного стану
Окремо варто поговорити про обмін та підписання документів. Кадровий документообіг під час війни регулює стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
У ній вказано, що період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Що це означає? Що можна узгоджувати документи зі співробітником, навіть не використовуючи КЕП. Якщо працівник не має можливості підписати документи КЕП, ви можете домовитися про інші варіанти електронної комунікації – через електронну пошту чи месенджери.
Але це обов’язково треба зафіксувати. Працівник може написати заяву про згоду на обраний вид комунікації від руки і надіслати фото роботодавцеві, або ж написати електронне повідомлення приблизного змісту:
«Оскільки під час воєнного стану я не маю можливості погоджувати документи з питань трудових відносин в паперовому вигляді або за допомогою КЕП, прошу обмінюватися ними зі мною через мою особисту/корпоративну електронну пошту ____ (або через меседжер ___). Цією заявою я підтверджую, що всі документи й повідомлення, які будуть надходити мені та надіслані від мене на цій електронній пошті (або через меседжер ___) з цих питань, вважатимуться моїм справжнім волевиявленням».
У випадку користування месенджерами в заяві слід зазначити всі деталі: нікнейм, логін, номер телефону тощо, щоб потім авторство повідомлень, надісланих через месенджер, не поставили під сумнів.
Після отримання заяви роботодавець має зберегти її фотографію або зробити знімок екрана з цим повідомленням та зберегти. І на підставі заяв видати наказ про визначений спосіб комунікації зі співробітниками, в якому зазначити деталі (пошту чи месенджер). Наказ слід відправити працівнику для ознайомлення. І після цього кадрові документи можна узгоджувати без електронного підпису, просто через повідомлення, скріншоти яких роботодавець зберігатиме у себе.
Також у статті 7 вказано, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
При цьому в законодавстві не вказано, які саме території слід вважати районом активних бойових дій, що залишає простір для інтерпретації.
В будь-якому випадку рекомендується мати цифрові копії всіх обов’зкових кадрових документів – штатного розпису, правил внутрішнього трудового розпорядку, табелю обліку робочого часу, наказів з кадрових питань, особових карткок працівників, їхніх трудових книжкок, журналу обліку руху трудових книжок, графіка відпусток, трудових договорів та посадових інструкцій.
Ці копії варто зберігати на кількох носіях (флешках, жорстких дисках, зовнішніх SSD-накопичувачах, картках пам’яті, захищених хмарних сховищах). Фізичні носії слід зберігати не в одному місці. Так всі документи будуть у безпеці, адже їх можна буде відновити навіть у випадку знищення одного з носіїв.
Електронний кадровий документообіг та його переваги
Хоча зміни у веденні кадрового документообігу поки внесли тільки на період воєнного стану, варто пам’ятати, що держава давно веде курс на цифровізацію. Вже зараз поступово цифровізуються суди, адже відповідно до Закону № 3200-IX з 1 жовтня 2023 року державні органи, а з 20 лютого 2024 року – всі юридичні особи зобов’язані мати електронні кабінети в Єдиній судовій інформаційно-комунікаційній системі.
Вже не один рік поступово вдосконалюється законодавство у питаннях цифровізації та електронного документообігу, а використання електронних документів давно передбачене законом, до того ж визначено, що документи не можна вважати недійсними тільки через електронний формат. Тому електронний кадровий документообіг такий же законний, як і паперовий, але має значно більше переваг.
Які переваги електронного кадрового документообігу?
Він безпечніший, ніж паперовий. Електронні документи зберігаються у захищених хмарних сховищах, їх не можна загубити, доступ до них можна розмежовувати, тому їх побачать тільки ті люди, які мають їх побачити. Кожна дія з документом фіксується в системі, тому завжди видно, хто, коли і який документ відредагував чи узгодив, що допомагає уникнути непорозумінь у майбутньому.
Він швидший, ніж паперовий. На пошук та узгодження електронних документів витрачається значно менше часу, ніж на ті ж дії з паперовими. Це дозволяє економити час співробітників, підвищити їхню задоволеність роботою, адже менше часу витрачається на рутинні задачі, а більше – на безпосередню роботу. А також прискорюється весь кадровий документообіг, вчасно оформлюються відпустки, людей швидко переводять на інші посади тощо.
Він зменшує навантаження на співробітників HR-відділу. Це особливо актуально для компаній, які мають розгалужену структуру. В цьому випадку один працівник HR-відділу веде документообіг на один чи й кілька підрозділів, тому має витрачати багато часу на оформлення документів, підписання та погодження їх зі співробітниками і керівниками, нагадування про ці документи, перевірку і так далі. А система електронного документообігу дозволяє автоматизувати ці процеси, зробити прозорішим та зручнішим контроль, додати автоматичні нагадування тощо.
Кількість помилок у документах зменшується. Система е-документообігу дозволяє використовувати шаблони документів і автоматично заповнює їх даними, які вже є в обліковій системі компанії. Тому ризик помилитися і потім перероблювати документ та заново проходити процес узгодження значно менший.
Бажаєте перевести кадрові й інші документи в електронний вигляд? Замовляйте презентацію системи Megapolis.DocNet та дізнавайтесь про її переваги й можливості для вашої компанії.
