Новини

Первинні документи: що варто знати про їх ведення в електронному вигляді

Що таке первинні документи простими словами та навіщо вони потрібні? Які вимоги до їх складання? Як виправити помилки у первинних документах? Відповіді на ці та інші питання ми зібрали в матеріалі, щоб ви могли дізнатися всю основну інформацію про первинні документи, лише прочитавши невелику статтю.

Що таке первинні документи? 

Первинний документ – це документ, що містить всю інформацію про господарську операцію, в тому числі розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на її проведення. 

Що ж таке господарська операція? Це дія, яка щось змінює у фінансовому стані, активах та пасивах компанії. Наприклад, відвантаження товару, виплата заробітної плати, отримання авансу від клієнта, замовлення нової партії сировини, оплата послуг контрагента й так далі. Все це так чи інакше вносить зміни в активи або пасиви – їх стає менше або більше.

Інформація про господарську операцію в первинному документі повинна відповідати на питання: що саме відбулось, хто за це відповідальний, скільки це коштувало тощо. Детальніше про ці дані ми розповімо трохи нижче. 

Навіщо потрібні первинні документи? 

Платникам податків заборонено формувати податкову звітність на підставі даних, які не підтверджені документально. Первинні документи ж якраз підтверджують ці дані, саме тому кожна господарська операція має фіксуватись у первинному документі. Бо якщо в компанії не буде «первинки», на неї очікує штраф.

До первинних документів належать такі:

  • Рахунок-фактура або ж інвойс. Цей документ повідомляє контрагента про товар чи послугу, яку йому треба оплатити;
  • Видаткова накладна. Вона підтверджує, що послуги чи товари передали або одержали.
  • Товарно-транспортна накладна. Документ відображає, що продукцію перевезли від постачальника до замовника. 
  • Акт приймання виконаних робіт. Він підтверджує, що робота завершена/послуга надана, і замовник прийняв їх як за якістю, так і за кількістю. 
  • Касовий ордер (він може бути прибутковий та видатковий). Ним оформляють видачу та надходження грошей у касу.

Первинні документи можуть бути як паперовими, так і електронними, підписаними за допомогою е-підпису чи печатки. Формат не має значення – головне, щоб вони були оформлені відповідно до вимог і містили всю необхідну інформацію. 

Вимоги до складання первинних документів

Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

  • назва документа чи форми;
  • дата складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (наприклад, товарно-транспортна накладна на перевезення 500 кг бананів вартістю 40 грн/кг; чи акт приймання виконаних робіт з ремонту приміщення, в якому має бути вказано кількість пофарбованих метрів підлоги і вартість);
  • посади осіб, які відповідальні за господарську операцію і правильність її оформлення;
  • підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 

Крім цього, первинні документи можуть містити додаткові реквізити:

  • ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру;
  • номер документа;
  • підстава для здійснення операцій;
  • дані про документ, що засвідчує особу-одержувача та інші.

Важливо, що через незначні недоліки в первинних документах не можна визнати господарську операцію недійсною. Головне, щоб всі обов’язкові реквізити були вказані в повному обсязі. А правила виправлення помилок ми описали трохи нижче.

Є типове оформлення всіх первинних документів, однак компанії можуть створити власні шаблони, які будуть мати всі необхідні пункти та дані. 

Важливо уточнити, що первинні документи повинні бути українською мовою. Якщо ви маєте документи іноземною мовою, які є підставою для записів у бухобліку, вам потрібно зробити впорядкований автентичний переклад їх українською.

Що стосується зберігання – важливо, щоб ви могли зберігати первинні документи протягом передбаченого законом часу – чи то в паперовому вигляді, чи в електронному. 

Термін зберігання для більшості первинних документів – 5 років (1825 днів). Але по кожному типу документа варто конкретно дізнаватися строк зберігання, щоб успішно пройти всі перевірки та зберігати документи стільки, скільки це необхідно.

Як виправити помилки в первинних документах?

У цьому розділі ми розберемо способи виправлення помилок у паперових та електронних первинних документах.

Для «первинки» в паперовій формі є такі способи:

  • «червоного сторно». Для цього червоною пастою внесіть неправильний запис (кореспонденції рахунків або суми), що означає від’ємні числа, які в підсумку будуть вираховувати. А під цим записом чорною пастою напишіть правильну кореспонденцію рахунків чи суму.
  • додаткових бухгалтерських проведень. Потрібно внести додаткову кореспонденцію рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах;
  • коректурний. Для цього способу просто закресліть неправильний текст або цифри однією рискою (щоб його можна було прочитати) й над закресленим надпишіть правильний текст або цифри. 

Важливо: в документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення заборонені. 

Також обов’язково після виправлення люди, які це зробили, мають написати «Виправлено», дату й поставити підпис. 

А як виправляти помилки в електронних первинних документах?

Помилки в електронних первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.

Щоб виправити помилки способом сторно, треба здійснити зворотний запис на величину помилки та одночасно зазначити правильну суму.

Під час виправлення помилок обов’язково треба зберегти інформацію, яка виправляється, та прописати відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дозволять ідентифікувати людей, які склали виправлений електронний документ.

Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлено помилки.

Сподіваємось, ця інформація була для вас корисною. А якщо вас цікавлять відповіді наших експертів на інші питання про первинні документи, ви можете написати їх нам на електронну пошту: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її., і ми залюбки на них відповімо особисто чи в подальших матеріалах.

Image

Швидкий перехід

Про нас

Юридична Адреса

08132, Україна, Київська область, Вишневе, вул. Вітянська 2, оф. 6

+38 044 323 00 86

info@inbase.com.ua