Як законно та зручно зберігати архіви документів в електронному вигляді

Як законно та зручно зберігати архіви документів в електронному вигляді

Щоб будь-які документи за кожен рік діяльності компанії можна було швидко знайти, обробити та вивантажити, варто організувати структурований архів та зберігати документи в електронному вигляді. 

Що таке електронний архів та як він працює

Електронний архів – це єдиний захищений електронний простір для зберігання всіх документів компанії та організації роботи з ними з будь-яких інформаційних систем. 

Для надійного та централізованого зберігання архівів ми пропонуємо рішення Scriptum.Repository.

В ньому можна:

  • зберігати будь-які види та форми документів;
  • налаштовувати статуси та ролі для доступу до документів;
  • групувати документи за рівнями ієрархії/каталогів;
  • підключати до Репозиторію будь-які зовнішні інформаційні системи;
  • завантажувати файли у форматах doc, docx, pdf та інших;
  • сканувати та розпізнавати текст документів;
  • налагоджувати будь-які процеси обробки документів;
  • миттєво шукати та масово вивантажувати документи;
  • формувати звіти та багато іншого.

Завдяки Scriptum.Repository клієнти мають єдину базу документів, отриманих з усіх внутрішніх систем компанії. Це дозволяє уникнути дублювання та мати оперативний доступ до всіх документів організації.

Які є вимоги до зберігання документів в електронному вигляді

Архівне зберігання електронних документів регулюється Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання від 11.11.2014, який встановлює загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням ЕЦП та організації роботи з електронними документами на всіх підприємствах.

Зокрема, при зберіганні електронних документів у архіві обов’язково дотримуватися таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) повинна бути можливість відновити електронний документ у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання тощо.

Scriptum.Repository працює відповідно до законодавства України та відповідає усім регуляторним нормам Порядку. При створенні продукту ми врахували всі юридичні нюанси, щоб рішення було адаптоване під українське законодавство, і наші клієнти не переймалися про законність його використання. 

Замовляйте презентацію Scriptum.Repository за посиланням: https://inbase.com.ua/ua/

Image

Швидкий перехід

Про нас

Офіс

Україна, Київ-04080
вулиця Новокостянтинівська, 15/15