
АСТАРТА – один із найбільших агропромислових холдингів
Директор ІТ-департаменту Олександр Войналович та керівник напрямку розвитку електронного документообігу Артем Токарєв* детально розповіли, чому вирішили впровадити ЕДО,
*З першого дня повномасштабного вторгнення росії Артем
Проблема:
В компанії була застаріла і незручна система електронного документообігу, де були тільки договори, які затверджувало невелике коло людей.
В АСТАРТІ ж прагнули поступово перевести майже весь документообіг
Цілі:
- Мінімізувати використання паперу
- Пришвидшити процеси, пов’язані з документами
- Скоротити загальновиробничі витрати, оптимізувати логістичні витрати і складські залишки
- Максимально контролювати усі виробничі процеси
- Цифровізувати робочі місця аграрного сектору
- Керувати процесами віддалено через мобільні додатки.
Критерії відбору системи ЕДО
Концепція ECM (Enterprise Content Management)
Вимоги до технічної платформи:
• Можливість масштабувати продукт, модернізувати його та підключити
• Можливість інтегрувати продукт з іншими корпоративними системами компанії.
• Дотримання єдиної політики інформаційної безпеки.
Додаткові вимоги:
• Можливість локального адміністрування та розробки на рівні портфеля (модель PaaS).
Бізнес-вимоги до функцій:
• Моніторинг і контроль виконання завдань;
• Повідомлення та нагадування для зареєстрованих користувачів;
• Робота з документами
•
• Управління договорами та довіреностями;
• Конструктор звітів та аналітика;
• Конструктор
• Гнучкий пошук;
• Електронний архів;
•
• Ведення організаційної структури та штатного розкладу.

Рішення

Спочатку
- потребують багато паперу і людського залучення. Наприклад, внутрішньогрупові контракти;
- мають довгий і складний шлях узгодження.
До прикладу, первинні документи зернового напрямку.
Час
Наприклад, перевести службове відрядження
В АСТАРТІ працюють

Зараз електронний документообіг впроваджений у всіх 37 структурних підрозділах, в системі 2000 користувачів, які створюють 1000–1200 документів щодня. В холдингу немає жодної людини, яка не бере участь хоча б у одному процесі в системі Megapolis.DocNet.
Для навчання
Завдяки відкритому вихідному коду
Також
Цей портал працює так: спеціальна програма забирає документи, які контрагенти підписали в різних системах, і переносить їх разом із підписом
Результат:
- Час на підготовку документів та їх узгодження зменшився
в середньому у три рази, жодний документза цей періодне був втрачений.
- Зараз
в системі щомісячно обробляється близько35 000 документів, 30% з них вже з накладанням КЕП.
- Витрати
на апаратно-технічне забезпечення скоротилися удвічі, при цьому кількістькористувачів виросла у4 рази, а обсяг документів – у5 разів.
- Зменшилися витрати
на папір і супутні матеріали – наразіекономія паперу складає до45–50 тисяч сторінок щомісяця та постійно збільшується.
- Документи тепер можна контролювати
на будь-якому етапі – можливо відслідкувати цифровий відбиток документа:в яку дату і час він був затверджений, хто це зробив, кому переслав далі, хто і коли відправивв архів тощо.
- Підвищилася прозорість обробки документів. Наприклад,
не можна підписати документи заднім числом, всі документи зберігаютьсяв системі, переглянути і перевірити їх можнав будь-який момент.
- Значно зменшилася кількість помилок, адже людський фактор зведено до мінімуму.
- Створена та автоматично підтримується база нормативних і розпорядчих документів.
- Реалізована повна інтеграція із обліковою системою, інтегрована система управління тендерами, система управління проектами, та платформа
чат-ботів, що надало змогу сформувати єдине інформаційне середовище організації.
- Документи організації тепер структуровані та уніфіковані.
- Підвищилась безпека корпоративної інформації,
а також престижність та конкурентоспроможність підприємства.
- В компанії накопичили значний пул корпоративних знань, забезпечили швидке навчання і взаємозамінність співробітників.

Потрібна сучасна автоматизація документообігу?
Система охоплює всі етапи життя документів – від підготовки