Впровадження електронного документообігу для Астарта

Кейси

АСТАРТА – один із найбільших агропромислових холдингів в Україні. В компанії працює понад 6500 людей і щодня створюється близько 1200 документів.

Директор ІТ-департаменту Олександр Войналович та керівник напрямку розвитку електронного документообігу Артем Токарєв* детально розповіли, чому вирішили впровадити ЕДО, за якими критеріями обирали систему, як її налаштовували та яких результатів уже досягли.

*З першого дня повномасштабного вторгнення росії Артем Токарєв захищає Україну в складі ЗСУ. 16 червня 2022 року він отримав військове звання капітана.

Проблема:

В компанії була застаріла і незручна система електронного документообігу, де були тільки договори, які затверджувало невелике коло людей.

В АСТАРТІ ж прагнули поступово перевести майже весь документообіг в електронний вигляд, зробити його зручним для кожного співробітника, підвищити прозорість, керованість та ефективність роботи компанії, дотримуватися концепції сталого розвитку.

Цілі:

Мінімізувати використання паперу
Пришвидшити процеси, пов’язані з документами
Скоротити загальновиробничі витрати, оптимізувати логістичні витрати і складські залишки
Максимально контролювати усі виробничі процеси
Цифровізувати робочі місця аграрного сектору
Керувати процесами віддалено через мобільні додатки.

Критерії відбору системи ЕДО

Відбір йшов близько 5-6 місяців, перш ніж команда зупинилася на продукті Megapolis.DocNet. Увагу звертали на такі критерії:

Концепція ECM (Enterprise Content Management)

Система мала охопити всі етапи життєвого циклу документів: від підготовки проєктів документів до архівного зберігання із забезпеченням функцій електронного архіву та електронного цифрового підпису.

Вимоги до технічної платформи:

• Система повинна бути доступною постійно – 24/7/365.
• Можливість масштабувати продукт, модернізувати його та підключити до нього 1000 і більше користувачів.
• Можливість інтегрувати продукт з іншими корпоративними системами компанії.
• Дотримання єдиної політики інформаційної безпеки.

Додаткові вимоги:

• Можливість централізованого адміністрування та розробки (модель SaaS).
• Можливість локального адміністрування та розробки на рівні портфеля (модель PaaS).

Бізнес-вимоги до функцій:

• Підготовка, узгодження та реєстрація документів;
• Моніторинг і контроль виконання завдань;
• Повідомлення та нагадування для зареєстрованих користувачів;
• Робота з документами в режимі офлайн;
• Автоматизація наявних бізнес-процесів;
• Управління договорами та довіреностями;
• Конструктор звітів та аналітика;
• Конструктор бізнес-процесів;
• Гнучкий пошук;
• Електронний архів;
• Експедиція документів;
• Ведення організаційної структури та штатного розкладу.

Перед експлуатацією служба інформаційної безпеки проводила комплексні тести на вразливість. В компанії ретельно вивчали модулі авторизації та автентифікації, компоненти системи, архітектуру, проєктували середовище для розгортання.

Крім того, що систему тестували перед впровадженням, її зараз цілодобово моніторить спеціалізоване програмне забезпечення та постійно оцінює стан захисту.

«У платформи Unity Base, на якій написана система, є вбудовані механізми захисту – це ролі, групи безпеки, різні типи аутентифікації, зашифроване спілкування. Але, звісно, ми проводили аудит, бо мали впевнитися у безпечності продукту»,

Рішення

В компанії визначили, які групи документів будуть переводити в електронний формат, і по кожному напрямку створили проєктну групу. Фахівці прописували схеми бізнес-процесів, пов’язаних із документами, щоб налаштувати їх та інтегрувати з системою обліку.

«Неочікуваний позитив – впровадження ЕДО підштовхнуло нас переглянути процеси і вдосконалити їх. Наприклад, якщо фахівці складали схему процесу і бачили, що там 4 затверджувачі, вони задумувалися – а чи дійсно нам необхідно стільки підписантів, можливо, вистачить лише двох. Це допомогло спростити і оптимізувати значну частину роботи з документами»,

Спочатку в холдингу зосередилися на документах, що були у старій системі, щоб її перевести в архів. А після цього почали переводити ті процеси, які відповідають двом критеріям:

потребують багато паперу і людського залучення. Наприклад, внутрішньогрупові контракти;
мають довгий і складний шлях узгодження. До прикладу, первинні документи зернового напрямку.

Час на впровадження залежав від виду документів, обсягів напрямку, складу та відсотку залученості команди, методології впровадження. Вже запущені процеси залежно від напрямку потребували від місяця до півроку від початку до фінальної фази впровадження.

Наприклад, перевести службове відрядження в електронний вигляд вийшло за три місяці. А от над внутрішньогруповими первинними документами, які складають найбільший пласт роботи, команда працює вже практично рік.

В АСТАРТІ працюють за таким принципом: запускають процеси в одному відділі, шліфують, доводять до ідеалу і починають масштабувати на інші підрозділи. Зазвичай, пілотуванням займається ІТ-департамент.

Зараз електронний документообіг впроваджений у всіх 37 структурних підрозділах, в системі 2000 користувачів, які створюють 1000-1200 документів щодня. В холдингу немає жодної людини, яка не бере участь хоча б у одному процесі в системі Megapolis.DocNet.

Для навчання співробітників розробили інструкції та зняли детальні відеоролики для кожного підрозділу. Крім цього, команди збиралися в Microsoft Teams, там їм показували саму систему і відео, відповідали на всі запитання та збирали пропозиції.

Завдяки відкритому вихідному коду в АСТАРТІ самостійно інтегрували Megapolis.DocNet із системою бухгалтерського обліку, системою управління тендерною документацією, каналами чат-ботів, системою Jira та іншими.

Також у компанії запустили власний хаб – центр обміну повідомленнями. Це проміжна система, що стоїть між Megapolis.DocNet та іншими поки двома електронними системами.

Цей портал працює так: спеціальна програма забирає документи, які контрагенти підписали в різних системах, і переносить їх разом із підписом в Megapolis.DocNet. Після того, як документи підписали у своїй системі, вони автоматично направляються в інші системи з обома підписами.

Результат:

Час на підготовку документів та їх узгодження зменшився в середньому у три рази, жодний документ за цей період не був втрачений.
Зараз в системі щомісячно обробляється близько 35 000 документів, 30% з них вже з накладанням КЕП.
Витрати на апаратно-технічне забезпечення скоротилися удвічі, при цьому кількість користувачів виросла у 4 рази, а обсяг документів – у 5 разів.
Зменшилися витрати на папір і супутні матеріали – наразі економія паперу складає до 45-50 тисяч сторінок щомісяця та постійно збільшується.
Документи тепер можна контролювати на будь-якому етапі – можливо відслідкувати цифровий відбиток документа: в яку дату і час він був затверджений, хто це зробив, кому переслав далі, хто і коли відправив в архів тощо.
Підвищилася прозорість обробки документів. Наприклад, не можна підписати документи заднім числом, всі документи зберігаються в системі, переглянути і перевірити їх можна в будь-який момент.
Значно зменшилася кількість помилок, адже людський фактор зведено до мінімуму.
Створена та автоматично підтримується база нормативних і розпорядчих документів.
Реалізована повна інтеграція із обліковою системою, інтегрована система управління тендерами, система управління проектами, та платформа чат-ботів, що надало змогу сформувати єдине інформаційне середовище організації.
Документи організації тепер структуровані та уніфіковані.
Підвищилась безпека корпоративної інформації, а також престижність та конкурентоспроможність підприємства.
В компанії накопичили значний пул корпоративних знань, забезпечили швидке навчання і взаємозамінність співробітників.

Потрібна сучасна автоматизація документообігу?

Megapolis.DocNet – це універсальне рішення, яке дозволяє організувати електронний документообіг для компаній різного розміру та типу бізнесу.
Система охоплює всі етапи життя документів – від підготовки проектів документів та підписання їх за допомогою КЕП до організації зберігання у захищеному архіві.

Замовити презентацію