ЧАЕС впровадила систему електронного документообігу Megapolis.DocNet і перевела в електронний вигляд не тільки документи станції, але і документообіг підприємств, що знаходяться в підпорядкуванні державного агентства з управління зоною відчуження.
Поставлене завдання
Підприємства, що знаходяться в підпорядкуванні державного агентства, територіально розміщені по всій території України. Оскільки ці підприємства — режимні об'єкти, то вони працюють з великим обсягом специфічних документів. Окрім того, регулярно проводяться наради з керівниками підприємств наживо або за допомогою відеоконференцзв'язку. За результатами нарад формують протоколи, і співробітникам підприємств віддають відповідні протокольні доручення, які необхідно виконати у встановлений термін.
Діяльність підприємств, що знаходяться в підпорядкуванні агентства, регулюється відповідними міністерствами, які теж погоджують деякі документи. Тобто, необхідно було забезпечити зв'язок не тільки між 18 держпідприємствами, які можуть погоджувати документи між собою, а й з зовнішніми міністерствами і відомствами.Також важливою умовою був захист інформації з огляду на те, що багато документів з обмеженим доступом. А у зв'язку з військовим конфліктом, заходи безпеки підвищені (інформація не може потрапити в чужі руки у жодному разі).
Рішення
Замовником була обрана система електронного документообігу (СЕД) Megapolis.DocNet, оскільки вона є захищеною, що підтверджено відповідним атестатом Держспецзв'язку. Однак потрібно було ще й інтегрувати СЕД з системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі — СЕВ ОІВ). Це один з перших прикладів, коли в СЕВ ОІВ інтегрували зовнішню систему для роботи 18 держпідприємств. Таким чином було забезпечено зв'язок не тільки між держпідприємствами, які можуть погоджувати документи між собою, а й з зовнішніми міністерствами і відомствами.
Кінцевий результат
По-перше, ЧАЕС і пов'язані зі станцією підприємства в значній мірі позбулися паперового документообігу, що дозволило заощадити значні кошти. Так, раніше (до впровадження СЕД) для того, щоб донести до 60 підрозділів інструкцію на 100 сторінках, потрібно було зробити 60 копій (або 6000 сторінок). На це витрачалось дуже багато паперу і часу. Тепер же переважна більшість документів створюється і відправляється в електронному вигляді. Окрім того, після прочитання документа в СЕД, співробітники ставлять відповідну позначку про те, що вони з текстом ознайомлені. Таким чином, крім скорочення витрат на папір, покращився виконавчий контроль. Ще одна важлива перевага, яку ЧАЕС отримала завдяки переходу на електронний документообіг — скорочення терміну узгодження документів. Всі розуміють, що ЧАЕС територіально знаходиться в зоні відчуження і доставка кореспонденції викликає певні труднощі, тому процес доставки документів займав багато часу. На це також витрачалися значні трудові і фінансові ресурси. Впровадження системи електронного документообігу допомогло прибрати витрати на логістику і дало можливість скоротити термін узгодження документів з 7 днів до декількох годин.
