Електронний документообіг в компанії Украерорух

Компанія: Украерорух
Індустрія: транспорт
Регіон: Україна

Про компанію: Державне підприємство обслуговування повітряного руху України. Головний постачальник аеронавігаційних послуг в Україні. 

Проблема:

В організації, яка складається з центрального апарату і 5 регіональних структурних підрозділів, документування управлінської інформації та робота з документами здійснювалась в паперовій формі, що призводило до значних витрат часу на обробку та узгодження документів, виконання доручень по документам та контроль виконавської дисципліни. 

Оскільки Украерорух є державним підприємством у сфері управління Міністерства інфраструктури України та отримує велику кількість листів, доручень та інших запитів від державних та контролюючих органів (Міністерства інфраструктури України, Державної авіаційної служби, Кабінету міністрів, Служби безпеки України тощо), важливим питанням є вчасне виконання всіх запитів та підготовка і надання відповідей, виконавцями/співвиконавцями яких переважно є декілька різних структурних підрозділів, у тому числі територіально віддалених, що було ускладнено через відсутність ефективних інструментів контролю обробки документів.  

Організувати належний рівень контролю виконання документів було складно. Обмін документами відбувався через канцелярію і їхній рух фіксувався в журналах (переважно паперових) з повторною реєстрацією в підрозділах та виготовленням надмірної кількості копій. Керівники не бачили, які документи в кого на узгодженні, як довго співробітники їх обробляють та підписують, в кого які завдання й документи в роботі. Важко було контролювати терміни візування/підписання через великий обсяг документів. Крім того наявність людського фактору при обробці документів призводила до ризиків невиконання/невчасного виконання або втрати документів. 

Рішення цієї проблеми організація бачила у переході на електронний документообіг та автоматизацію роботи з документами.

Завдання: 

1. Організувати якісний контроль роботи з документами. 
2. Автоматизувати планування роботи з документами, організувати прозорий розподіл завдань між співробітниками. Виконавці повинні були бачити свої завдання й терміни на їх виконання, щоб раціонально розподіляти час, розставляти пріоритети і контролювати дедлайни.
3. Позбутися паперу та перевести документи в електронний вигляд. Пришвидшити обробку та узгодження документів у компанії, в тому числі між різними регіональними підрозділами та центральним апаратом. 

Рішення 

Для автоматизації документування управлінської діяльності та покращення якості контролю виконання документів впровадити електронний документообіг на базі сучасного програмного продукту з високим рівнем продуктивності, захищеності та юзабіліті.

Деталі рішення: 

1. Проведено процедуру відкритих торгів, за результатами яких вибрано переможця з рішенням на базі Megapolis.DocNet з подальшою адаптацією під потреби підприємства.
   
   
2. Першочергово систему електронного документообігу на базі Megapolis.DocNet впровадили у головному апараті та найближчому до нього регіональному структурному підрозділі. На впровадження системи, її адаптацію під потреби організації та навчання співробітників пішло 6 місяців. Через 2 місяці після цього підключили решту 4 регіональні підрозділи.
   
   
3. В системі ведеться вхідна і вихідна кореспонденція, організаційно-розпорядчі документи (накази, доручення, акти, розпорядження, службові записки), кадрові документи (накази щодо особового складу, відрядження, відпустки), протоколи робочих груп, протоколи комісій. Також у системі відбувається погодження проєктів договорів.
   
   
4. В Megapolis.DocNet працюють всі співробітники, які виконують завдання з документами (опрацьовують їх, узгоджують чи підписують). До них належать керівники регіональних структурних підрозділів та апарату управління, фахівці структурних підрозділів за напрямами діяльності, діловоди, ІТ-відділ тощо. Всього в системі 1200 користувачів.
   
   
5. В системі налаштовані терміни виконання завдань за документами відповідно чинного законодавства або відповідно внутрішнім розпорядчим документам, в залежності від типу документу що обробляється. Кожен працівник бачить перелік завдань та скільки в нього є часу на виконання кожного з них, тому може раціонально планувати свою роботу.
    
6. Керівники та відділ контролю бачать призначені завдання і дедлайни кожного співробітника, можуть перепризначати виконавців, за потреби подовжувати терміни і в загальному зручно контролювати всі процеси в організації.
   
   
7. Завдяки інтеграції Megapolis.DocNet з СЕВ ОВВ (Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади) Украерорух має змогу обмінюватися документами з Міністерством інфраструктури України та іншими державними службами в електронному вигляді. Це значно економить час і гроші, адже до цього пересилка паперових документів здійснювалась «Укрпоштою» або нарочно.
   
   
8. Система має вебінтерфейс, тому працювати з документами працівники можуть через будь-який браузер. Інтерфейс системи зручний, забезпечує швидкий пошук документів та мінімальний час на отримання інформації про зміст та оброблення документу. 

Результат

• За час використання у Megapolis.DocNet було зареєстровано 290+ тис. документів. В системі працює 1200 користувачів.
• Значно зменшився час підготовки документів та договорів. Те, на що раніше витрачали тижні, зараз займає дні.
• Покращилась виконавська дисципліна. Завдання, пов’язані з документами, виконуються вчасно, керівники можуть швидко і зручно це контролювати. 
• Співробітники чітко бачать свої завдання і терміни на їх виконання, завдяки чому вони можуть ефективно розподіляти свій час.