Для комунального підприємства важливим являється забезпечення безперервної роботи сервісу без втрати його якості для громадян. КП «Харківводоканал» вирішив впровадити електронну систему для розв'язання таких задач як безперервність роботи, підвищення вимог безпеки, забезпечення високонавантаженої системи, можливість географічної, логічної, організаційної роздільності й мобільності роботи за допомогою портативних пристроїв.
Поставлене завдання
На підприємстві міського водопостачання звернули увагу на проблему застарілої системи прийому заявок від громадян і організацій. Заявки приймалися в режимі дзвінків або при особистій присутності абонента. Проблемним виявився і роз'єднаний електронний документообіг в головному офісі, підрозділах і восьми виробничих комплексах. Обробка заявок між абонентськими офісами та виробничими комплексами здійснювалася в телефонному режимі і за допомогою паперового документообігу. Підприємство потребувало переходу на автоматичний режим. Це об'єднання існуючих систем електронного документообігу між підприємствами і автоматизація клієнтського сервісу з прийому заявок від громадян і організацій.
Рішення
Протягом 6 місяців на підприємстві впроваджувалася система прийому і супроводу технічної документації, яка працює за принципом «Єдиного вікна» на платформі UnityBase. Керівництву Водоканалу, після прийняття рішення про впровадження системи, було необхідно виділити час на детальне навчання персоналу. Тренінги для персоналу проводили спеціалісти UnityBase. Процес навчання проходив на реальній системі, яка була налаштована для роботи, містила необхідні дані. Була розроблена Інструкція користувача, яка надавалась кожному працівнику. Спеціальна служба підтримки, яка швидко відповідала на всі питання користувачів, працювала в перші місяці роботи нової системи.
Кінцевий результат
Завдяки впровадженню «Єдиного вікна» на платформі UnityBase, оптимізувалась обробка заявок, швидкість обробки заявок збільшилась в 10 разів, що позитивно вплинуло на якість роботи комунального підприємства. Паралельне впровадження системи без зміни існуючих систем документообігу дозволило підприємству поступово перейти на нові стандарти роботи, не перериваючись на період інтеграції. На сьогодні електронна система здійснює: прийом, реєстрацію заяв, передачу їх для роботи виробничим і структурним підрозділам підприємства; надання загальної інформації Заявнику про умови і порядок роботи; надання інформації про необхідний пакет документів залежно від виду заяви (зразки заяв та ін. документів); надання роз'яснень та консультацій з питань оформлення, проходження та видачі технічної документації; надання іншої необхідної довідкової інформації. Електронна система миттєво вирішила питання черг та витрати власного часу громадян, які зверталися в Водоканал. Працівники водоканалу також почали менше часу витрачати на механічне введення даних, а більше приділяли аналізу даних та роботі з користувачами.
