Комплексний електронний документообіг для «МТБ Банк»

Компанія: «МТБ Банк»
Індустрія: банки
Регіон: Україна

Про компанію: «МТБ Банк» – український комерційний банк, що працює на ринку з 1993 року. Має 42 відділення. Загальні активи становлять 11.41 млрд грн. Банк займає високі позиції депозитного та кредитного рейтингів, присвоєні спеціалізованим незалежним рейтинговим агентством «Кредит-Рейтинг».

Проблема:

Клієнти банку не мали можливості подати документи чи сформувати заяви на послуги дистанційно, необхідна була їхня особиста присутність у відділенні. 

Банківські процеси займали більше часу, ніж могли б. Наприклад, рахунки відкривалися за 3–5 робочих днів, причому керівники служб банку не могли зрозуміти, в чому причина таких затримок. 

Ще одна проблема, яку прагнули вирішити в банку, полягала в наступному: в головному офісі та відділеннях «МТБ Банку» співробітники виконували дуже багато паперової роботи. Це було незручно і для самих працівників, і для керівників, оскільки останнім було складно контролювати ефективність виконання завдань. 

Вирішення цих проблем «МТБ Банк» бачив у переході на електронний документообіг як між співробітниками банку, так із клієнтами.

Завдання: 

1. Впровадити комплексний внутрішній та зовнішній електронний документообіг.
2. Прискорити обмін юридично значущими документами та банківські процеси, щоб покращити клієнтський досвід. 
3. Забезпечити клієнтам можливість швидко і зручно вести комунікацію з банком та замовляти послуги дистанційно.
4. Збільшити ефективність банку, цифровізувати його, покращити задоволеність персоналу. 

Рішення 

Впровадити рішення Deals для обміну юридично значущими документами з контрагентами. На базі цього рішення розробити кастомізовану онлайн-систему зовнішнього ЕДО МТВ Office – електронний кабінет клієнта банку, в якому клієнти зможуть замовляти послуги, комунікувати з банком та обмінюватися документами. А також впровадити рішення для внутрішнього документообігу Megapolis.DocNet та інтегрувати його з Deals. 

Деталі рішення: 

1. В банку впровадили систему зовнішнього електронного документообігу Deals. На базі цієї системи створили кабінет клієнта МТВ Office та реалізували в ньому такі можливості:

• Через особистий кабінет клієнт може відправляти у банк документи, що підписані кваліфікованим електронним підписом.
• Клієнт може онлайн формувати заяви на послуги: на відкриття поточного рахунку, на оформлення корпоративної платіжної карти до рахунку, підключення до системи інтернет-банкінгу МТВ-В.
• Також у кабінеті доступна послуга отримання довідок за своїми рахунками: про відкриті рахунки, про заборгованість по кредитах та відсотках, про залишок на дату, про закриття рахунку.

2. Особистий кабінет клієнта MTB Office інтегрували із системами M. E. Doc і «СОТА», щоб клієнти могли легко відправляти в банк податкову звітність. У процесі отримання кредиту чи інших послуг клієнт має надати банку певні фінансові документи. Раніше їх доводилося вивантажувати, відправляти електронною поштою чи роздруковувати і надсилати в папері. А завдяки інтеграції клієнт може вибрати необхідні документи в особистому кабінеті M. E. Doc або «СОТА» (залежно від того, чим він користується), підписати за допомогою КЕП та в один клік відправити у банк.
   
   
3. Також в банку інтегрували MTB Office і Deals, щоб співробітники могли підписувати з клієнтом документи, які не передбачені в особистому кабінеті (певні уточнення, заяви, додаткові договори). Завдяки інтеграції менеджер банку просто відправляє потрібні документи через систему Deals, а клієнт отримує і підписує їх в особистому кабінеті, а потім відправляє назад у банк.
   
   
4. Для внутрішнього документообігу в банку впровадили систему Megapolis.DocNet, у якій співробітники створюють та погоджують всі документи компанії. Цю систему також інтегрували з Deals, щоб працівники банку могли підписувати господарські документи з контрагентами у системі внутрішнього документообігу. Наприклад, договори при регулярному замовленні канцелярії, води, інших господарських витратах тощо відправляються і отримуються в Megapolis.DocNet, щоб співробітники могли зручно опрацьовувати якомога більше документів з однієї системи.
   
   
5. Зараз в «МТБ Банку» впроваджують рішення Megapolis.Repository – єдиний електронний простір для зберігання документів. У банку не було єдиного місця, де зберігалися б усі документи по клієнтам: одні документи були в одній системі, інші – в другій чи третій, до того ж вони інколи могли дублюватися. Тому в банку вирішили змінити це і організувати єдине захищене середовище, в якому можна легко шукати та масово вивантажувати документи. Таким чином «МТБ Банк» реалізовує комплексний документообіг як всередині компанії, так і з клієнтами банку – від створення чи отримання документа до організації безпечного зберігання з можливістю знайти потрібний документ за лічені секунди. 

Результат 

• В банку організований комплексний внутрішній та зовнішній документообіг для обміну юридично значущими документами, як з клієнтами, так і з контрагентами та між співробітниками банку. 
• Клієнти можуть зручно та швидко отримати необхідну інформацію чи подати документи у власному онлайн-кабінеті. 
• Обмін юридично значущими документами з клієнтами тепер займає лічені хвилини.
• Час на виконання більшості процесів значно зменшився. Зараз, якщо клієнт подає простий пакет документів без помилок, то рахунок ФОП йому відкривають за пів дня, а юрособи — за 8 годин.
• Ймовірність втратити документи при передачі їх у паперовому вигляді співробітнику банку зменшилась до нуля.
• Документи опрацьовуються вчасно завдяки налаштуванню термінів на виконання завдань. 
• Керівники можуть легко і зручно контролювати виконання завдань співробітниками. 
• Зі співробітників зняли зайве навантаження і тим самим покращили задоволеність персоналу.