Компанія: Моторне (транспортне) страхове бюро України
Індустрія: страхування
Регіон: Україна
Про компанію: Єдине об'єднання страховиків, які здійснюють обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів за шкоду, заподіяну третім особам. Працює з 1994 року. Членами МТСБУ є 41 страхова компанія.
Проблема:
Після впровадження на ринку автострахування таких сервісів, як електронний поліс та електронний європротокол, в МТСБУ вирішили оцифрувати та автоматизувати внутрішні процеси.
В компанії отримували багато кореспонденції від постраждалих, адвокатів, державних органів. Частина приходила у паперовому вигляді через відділ прийому громадян, частину – надсилали кур’єрами чи поштою, вона проходила через канцелярію. Через це їх обробляли різні відділи, була плутанина, деякі листи могли загубитися, деякі листи дублювались, тому що потерпілі часто висилали документи електронною поштою та дублювали відправку звичайною поштою, що призводило до дублювання відповідей та процесів обробки кореспонденції.
Було складно організувати контроль паперових документів, адже вони іноді на певному етапі «зависали» на кілька тижнів, і ніхто з керівництва не знав, де вони знаходяться. Деякі документи губилися, не завжди виконувалися терміни на обробку документів, співробітникам відділу контролю доводилося контролювати це вручну – дзвонити різним працівникам, питати, чи відповіли вони на лист №ХХХ, заповнювати таблицю в Excel. Це було незручно та довго, в МТСБУ прагнули пришвидшити та автоматизувати ці процеси.
Завдання:
- Цифровізувати та автоматизувати вхідну та вихідну кореспонденцію. Автоматизувати контроль виконання строків.
- Інтегрувати систему електронного документообігу із внутрішньою системою регламентних виплат для клієнта МТСБУ.
- Позбутися паперу та перевести документи в електронний формат. Пришвидшити обробку та узгодження документів у компанії, покращити контроль. Зберігати нормативну документацію в електронному архіві.
Рішення
Для автоматизації електронного документообігу впровадити рішення Megapolis.DocNet.
Деталі рішення:
1. В організації вирішили одразу перевести все в електронний формат, без проміжного «гібридного» періоду. Всі листи та інші документи, які надходять в МТСБУ в паперовому вигляді, одразу скануються і потрапляють в систему Megapolis.DocNet.
2. В першу чергу в системі Megapolis.DocNet почав працювати відділ канцелярії – там перевели в електронний формат резолюції, вхідну та вихідну кореспонденцію. Поступово до рішення підключили всі підрозділи, в тому числі відділ врегулювання збитків, відділ виплат, юридичний відділ, фінансовий відділ.
3. В системі ведеться вхідна та вихідна кореспонденція, накази щодо регламентних виплат, договори з контрагентами, кадрові документи (накази щодо особового складу, відрядження, відпустки), службові записки, внутрішні адміністративні накази, обмін документами з судами і адвокатами щодо страхових випадків тощо.
4. Megapolis.DocNet інтегрували з внутрішньою системою регламентних виплат МТСБУ та автоматизували основні процеси. Наприклад, формування та узгодження наказів на виплату постраждалим, реєстрацію та узгодження договорів з контрагентами.
5. Важливою для МТСБУ була наявність мобільного додатку в рішенні Megapolis.DocNet. Оскільки керівництво часто має відрядження, в організації хотіли забезпечити співробітникам можливість працювати з документами та узгоджувати їх на смартфонах та планшетах.
6. Систему інтегрували з СЕВ ОВВ, щоб вести електронний документообіг з органами виконавчої влади. Також Megapolis.DocNet допомагає компанії оперативно обмінюватися документами з поліцією та судовими органами.
7. Також в МТСБУ розглядає можливість впровадження електронного архіву Megapolis.Repository, і організувати зберігання в ньому всієї нормативної документації.
Результат
Впровадження системи зайняло приблизно 6 місяців, на навчання співробітників пішло 2–3 місяці.
В системі працює 95 співробітників.
Рішення допомогло МТСБУ забезпечити безперервну діяльність в умовах пандемії та воєнного стану, переналаштувати процеси на дистанційну роботу, узгоджувати документи з будь-якого місця, де є інтернет.
Час на пошук документів та контроль виконання скоротився на 50%, а на реєстрацію документів – на 30%. Відсутнє дублювання документів, а також до нуля скоротилися витрати часу на логістику між підрозділами.
Контроль документів став зручнішим і прозорішим, у системі легко можна прослідкувати весь рух документів, хто та коли їх узгодив тощо. В компанії налаштували терміни виконання та автоконтроль для надважливих документів. Наприклад, для депутатських запитів, певних адвокатських звернень тощо. Їх треба опрацювати протягом 8–10 днів, тому в системі прописали ще менші терміни на їх виконання, щоб мати невеликий запас часу і точно встигнути їх опрацювати вчасно.
Завдяки системі є можливість опрацьовувати вхідну кореспонденцію, яка вже надійшла з електронним підписом.
Завдяки переведенню певних документів в електронний формат (наприклад, наказів на виплату) люди, які реєстрували паперові накази та контролювали їх рух, вивільнились і змогли займатися іншою, більш продуктивною діяльністю.
Впровадження системи допомогло знизити до нуля ризики втратити документи, пришвидшити узгодження документів та дисциплінувати співробітників.
Замовляйте безкоштовну консультацію щодо системи.
