Впровадження електронного документообігу в Запорізькій міськраді

Впровадження електронного документообігу в Запорізькій міськраді

Запорізька міська рада прийняла рішення впровадити систему електронного документообігу Megapolis.DocNet — продукт компанії InBase

Клієнт: Запорізька Міська Рада

Галузь: місцеве самоврядування

Дата: 2018

Поставлене завдання

Електронну систему було вирішено впровадити з метою підвищення ефективності та прозорості роботи міської ради та його виконавчих органів.

Такий крок повинен налагодити координацію взаємодії між підрозділами Запорізької міської ради, забезпечити прозорість та підвищити ефективність робочих процесів. В першу чергу така потреба виникла в архівному управлінні та фінансових департаментах. Можливість електронного обміну документами між підрозділами Запорізької міської ради значно прискорює прийняття рішень та оптимізує роботу державного підприємства.

Рішення

Було вирішено розпочати впровадження з тестової версії, починаючи з 1 січня 2019 року. Впровадження системи електронного документообігу Megapolis.DocNet було вирішено розділити на декілька етапів.

В першому кварталі 2019 року, систему впровадили у вищезазначені департаменти: архівне управління, департамент правового забезпечення, районні адміністрації, управління внутрішньої політики, департаменти економіки, комунальної власності, управління з питань екології.

В другому кварталі системою почали користуватися департаменти туризму та охорони здоров’я, управління транспорту, служба зі справ дітей та департамент з реєстраційних послуг.

В третьому кварталі система запрацювала в районних управліннях соціального захисту.

В четвертому кварталі систему впроваджено у виконавчий комітет держради. Перехід на сучасний документообіг передбачений Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», відповідною постановою уряду і міською програмою «Цифрова стратегія міста на 2017 - 2020 роки».

Кінцевий результат

Фахівці департаментів, в яких була впроваджена система електронного документообігу в першу чергу змогли відчути такі переваги Megapolis.DocNet як гнучкість налаштування до нових завдань, простота інтерфейсу і роботи з системою, безпека збереження та пошуку даних. На даному етапі впровадження в інших підрозділах триває. Повноцінно оцінити переваги підприємство з великою кількістю департаментів зможе після впровадження системи в усі підрозділи для ефективної взаємодії один з одним.