Компанія: Східноукраїнський національний університет ім. В. Даля
Індустрія: освіта
Регіон: Україна
Про компанію: Східноукраїнський національний університет ім. В. Даля – державний заклад вищої освіти України IV рівня акредитації, що працює з 1920 року. Має 8 факультетів та 36 кафедр. Загальна кількість структурних підрозділів – 77.
Опис ситуації:
В умовах повномасштабної війни університету довелося евакуюватися вдруге за період з 2014 року і переїхати з Сєверодонецька в інші міста України. Фактично університет розміщувався на трьох локаціях – у Кам’янці-Подільському, Дніпрі та Києві. При цьому в таких умовах співробітникам необхідно було обмінюватися документами, узгоджувати та підписувати їх дистанційно. Єдине вирішення проблеми команда бачила у впровадженні електронного документообігу.
Проблема:
Контроль за роботою з документами був ускладнений, оскільки не було зрозуміло, які саме документи знаходяться на опрацюванні, в кого зі співробітників вони зараз, як давно та на якому етапі їхня обробка. Через це процеси роботи з документами були затягнуті, виникала потреба їх пришвидшити та стандартизувати.
Працювати з документами, як-то з наказами на зарахування, академічними довідками, нарахуванням стипендій тощо, можна було лише на робочому місці – дистанційно це було неможливо.
Завдання:
- Впровадити внутрішній електронний документообіг та перевести в електронний вигляд накази, розпорядження, службові записки та інші документи.
- Пришвидшити обробку документів та покращити контроль за виконанням завдань, пов’язаних з документацією.
- Надати можливість співробітникам працювати з документами дистанційно.
- В майбутньому реалізувати концепцію розподіленого університету, об’єднати різні підрозділи ЗВО в одній системі і дозволити їм зручно комунікувати та обмінюватися документами між собою, навіть якщо вони знаходяться в різних містах.
Рішення
Для переводу зазначених документів в електронний вигляд впровадити систему Megapolis.DocNet та налаштувати її під потреби навчального закладу.
Деталі рішення:
1. В першу чергу в університеті перевели в електронний вигляд накази (на зарахування, відрахування, академічні відпустки, звільнення, призначення академічних стипендій, кадрові зміни тощо). Оскільки в ЗВО був великий обсяг саме наказів, задачу з їх цифровізації поставили у пріоритет.
2. Після цього в електронний вигляд поступово перевели також розпорядження та службові записки. У планах – цифровізувати й інші документи організації діяльності закладу вищої освіти. Наприклад, відомості успішності здобувачів вищої освіти, договори на проходження практик, протоколи засідань екзаменаційних комісій. Це можливо завдяки тому, що система Megapolis.DocNet дозволяє створювати інші сутності документів. Тобто можна скористатися стандартими шаблонами документів, а можна створити кастомізовані документи різних форматів і видів. ЗВО, як і будь-яка інша організація, може підлаштувати набір параметрів, тип та формат документів під свої потреби.
3. В системі працюють ректор, проректори, головний бухгалтер, начальник навчального відділу, декани факультетів, завідувачі кафедр, уповноважена особа з питань протидії корупції, керівники всіх базових та сервісних структурних підрозідлів та деякі інші співробітники, які постійно взаємодіють з переліченими видами документів та підписують їх за допомогою ЕЦП (КЕП).
4. В системі прописані й автоматизовані маршрути узгодження документів. Наприклад, декан створює проєкт наказу і відправляє по маршруту – на начальника навчального відділу, після його підпису – на головного бухгалтера, а після цього – на проректора чи ректора. Шаблони маршрутів збережені в системі і відправка відбувається автоматично. Також у шаблонах прописано, хто має доступ до документів, керівники можуть регулювати це питання, за потреби надавати й відкликати доступ.
5. В системі можна налаштувати терміни виконання завдань з документами і сповіщення про наближення цих термінів, щоб не пропустити жоден документ та вчасно його обробити й підписати. При цьому керівники можуть контролювати це й бачити, які документи в кого в роботі та скільки днів залишилося на виконання завдань. Це особливо важливо для таких документів, як накази про кадрові зміни, академічні відпустки, призначення стипендій тощо.
6. Є можливість інтегрувати систему з СЕВ ОВВ (Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади) та обмінюватися документами з державними органами виконавчої влади, а не лише із внутрішніми співробітниками університету.
7. В рамках однієї системи об’єднали кілька установ, адже в університеті є відокремлені структурні підрозділи, які мають власні ЄДРПОУ, наприклад, Сєвєродонецький політехнічний фаховий коледж. Megapolis.DocNet дозволяє зручно працювати з усіма об’єднаними установами в одному інформаційному просторі.
8. Також система надає можливість зберігати документи в надійно захищеному електронному архіві.
Результат
На впровадження системи та навчання співробітників знадобилося 2 місяці. Зараз у ній 90 користувачів.
Завдяки Megapolis.DocNet університет зміг функціонувати в умовах повномасштабного вторгнення і тимчасового переміщення. Ректор, проректори, декани, завідувачі кафедр, керівники усіх структурних підрозділів та інші співробітники, що мають доступ до системи, можуть подати й узгодити накази (на зарахування, відрахування, академічні відпустки, звільнення, призначення академічних стипендій, кадрові зміни тощо), розпорядження, службові записки, не виходячи з дому. Вони мають можливість виконувати свої посадові обов’язки незалежно від місця та умов перебування. Єдине, що для цього треба, – доступ до інтернету.
В кілька разів скоротився час на підготовку, опрацювання та підписання документів.
Виконання завдань, пов’язаних з документами, тепер легко контролюється. Користувачі з роллю «Реєстратор» можуть в будь-який момент подивитися, який документ у кого в роботі. Тому жоден документ за час користування системою не був загублений чи забутий, а також тепер вони подаються своєчасно.
У процесі впровадження Megapolis.DocNet оптимізували номенклатуру документів, передивилися процеси, пов’язані з обробкою та узгодженням документів, знайшли в них зайві кроки та усунули їх. Це дозволило керівництву переглянути й спростити адміністрування навчального закладу.
Навчальний заклад тепер витрачає менше коштів на папір, принтери та їх обслуговування, пересилку паперових документів через поштових операторів та кур’єрів тощо.
В закладі вищої освіти з’явився дієвий інструмент забезпечення організаційної взаємодії з відокремленими структурними підрозділами та розбудови розгалуженої, територіально розосередженої мережі філіалів.
Замовляйте безкоштовну консультацію щодо системи.
