Електронний документообіг в закладі освіти: впровадження, можливості, успішний досвід

Електронний документообіг в школі, університеті чи науково-дослідній установі дозволяє позбутися паперових архівів, легко знаходити потрібні документи та зробити весь процес – як навчальний, так і адміністративний – швидшим та зручнішим. А також – що неймовірно важливо під час війни – е-документообіг дозволяє закладу освіти повноцінно працювати дистанційно.

У цьому блозі ми розповімо, як запровадити електронний документообіг в університеті та як це вже зробив один із наших клієнтів – Східноукраїнський національний університет імені В. Даля. 

Електронний документообіг в навчальних закладах

В закладах освіти використовують безліч документів – накази, розпорядження, розклад занять, заяви на відпустку, навчальні документи й матеріали, учнівські табелі та університетські залікові книжки студентів та багато іншого.

Якщо навіть частину з них перевести в електронний формат, робота з ними значно полегшиться. Ось які документи можуть бути електронними в університетах:

Документообіг між адміністрацією та викладачами

• Автоматизація створення, зберігання та погодження адміністративних документів, таких як накази, розпорядження, звіти, графіки тощо.
• Викладачі можуть подавати заявки на відрядження, відпустки та інші адміністративні дії онлайн.

Електронні навчальні матеріали та курси

Викладачі можуть завантажувати лекції, презентації, відео та інші навчальні матеріали на електронні ресурси, щоб студенти могли працювати з ними онлайн в будь-який час.

Електронний журнал та щоденник

Викладачі можуть вносити оцінки, відвідуваність та коментарі про успішність студентів. Студенти можуть відстежувати свої оцінки та прогрес у реальному часі.

Комунікація зі студентами

Відправка важливої інформації, розкладів, повідомлень та результатів іспитів через електронні канали. Також онлайн можна проводити консультації та опитування. 

Ще один варіант електронної взаємодії – зробити, щоб студенти мали можливість подавати заявки на участь у програмах, стипендіях, гуртожитках та інших університетських послугах онлайн. А також щоб була доступна електронна реєстрація на курси та іспити.

Електронний документообіг в школах додатково передбачає комунікацію з батьками в електронному вигляді, а саме відправку повідомлень, листів, розкладів та іншої важливої інформації через електронні канали, а також проведення опитувань і зборів онлайн.

Для деяких із цих завдань документообігу достатньо звичайних месенджерів, пошти чи Google-диска, але якщо мова йде про важливі конфіденційні документи, для яких необхідний високий рівень захисту та контроль, необхідно впровадити систему документообігу.

Система електронного документообігу – це програма, що дозволяє організувати роботу з електронними документами, їх зберігання, погодження та обмін ними всередині установи чи з зовнішніми отримувачами. 

Наприклад, система Megapolis.DocNet дозволяє організувати повноцінну роботу з документами й охопити всі процеси – від створення, редагування, узгодження та підписання КЕП до зберігання в захищеному архіві. 

Рішення забезпечує зручне управління документами та повний контроль усіх процесів. Має повнофункціональний вебклієнт для роботи з будь-якого браузера та мобільний застосунок для доступу з будь-якої точки світу 24/7. До того ж Megapolis.DocNet вже впроваджено в різних закладах вищої освіти. Детальніше про одну з історій успіху ми розкажемо в наступному розділі. 

Досвід впровадження системи ЕДО у Східноукраїнському національному університеті 

Східноукраїнський національний університет ім. В. Даля впровадив систему Megapolis.DocNet для того, щоб надати можливість співробітникам працювати з документами дистанційно. Це особливо важливо було в умовах повномасштабного вторгнення, яке змусило університет передислокуватися з Сєвєродонецька в інші міста України.

Завдяки впровадженню співробітники могли обмінюватися документами, узгоджувати та підписувати їх онлайн, що забезпечило повноцінну роботу університету навіть в таких складних умовах, як були в першій половині 2022 року. 

В СНУ зараз в електронному вигляді ведуть такі документи: 

• накази (на зарахування, відрахування, академічні відпустки, звільнення, призначення академічних стипендій, кадрові зміни тощо);
• розпорядження;
• службові записки.

У планах – цифровізувати й інші документи організації діяльності університету. Наприклад, відомості успішності здобувачів вищої освіти, договори на проходження практик, протоколи засідань екзаменаційних комісій. 

В системі прописані й автоматизовані маршрути узгодження документів за допомогою КЕП. Наприклад, декан створює проєкт наказу і відправляє по маршруту – на начальника навчального відділу, після його підпису – на головного бухгалтера, а після цього – на проректора чи ректора. Шаблони маршрутів збережені в системі і відправка відбувається автоматично. Також у шаблонах прописано, хто має доступ до документів, керівники можуть регулювати це питання, за потреби надавати й відкликати доступ.

Завдяки впровадженню в кілька разів скоротився час на підготовку, опрацювання та підписання документів.

В системі можна налаштувати терміни виконання завдань з документами і сповіщення про наближення цих термінів, щоб не пропустити жоден документ та вчасно його обробити й підписати. При цьому керівники можуть контролювати це й бачити, які документи в кого в роботі та скільки днів залишилося на виконання завдань. Це особливо важливо для таких документів, як накази про кадрові зміни, академічні відпустки, призначення стипендій тощо.

В рамках однієї системи об’єднали кілька установ, адже в університеті є відокремлені структурні підрозділи, які мають власні ЄДРПОУ, наприклад, Сєвєродонецький політехнічний фаховий коледж. Megapolis.DocNet дозволяє зручно працювати з усіма об’єднаними установами в одному інформаційному просторі.

Навчальний заклад тепер витрачає менше коштів на папір, принтери та їх обслуговування, пересилку паперових документів через поштових операторів та кур’єрів тощо.

Детальніше про впровадження та результати читайте в нашому кейсі за посиланням. А якщо ви бажаєте дізнатися про можливості е-документообігу для вашого закладу освіти – залишайте заявку за посиланням, і ми якнайшвидше з вами зв’яжемось, щоб обговорити деталі.

Як запровадити електронний документообіг в університеті

Впровадження електронного документообігу в закладі освіти має декілька етапів.

Аналіз потреб

Для початку треба визначити, які навчальний заклад має вимоги й потреби. А саме визначити, який бюджет, скільки співробітників має працювати в системі, які документи перевести в електронний формат першочергово, а які пізніше, які функції повинне мати програмне рішення тощо.

Вибір платформи

Після того, як ви проаналізували потреби, варто скласти список критеріїв і за ним обрати платформу, яка буде відповідати вашим побажанням. Краще обирати вендора, який має досвід впровадження документообігу в ЗВО, адже так вийде пришвидшити процес та уникнути можливих помилок. 

Навчання персоналу 

Після цього варто провести тренінги й навчання для адміністрації, викладачів і технічного персоналу – для тих, хто має працювати в системі. До цього можна залучити постачальника ПЗ.

Пілотний запуск

Потім рекомендуємо впровадити систему в окремих підрозділах університету, щоб протестувати рішення, відкоректувати процеси, виправити помилки, підлаштувати саме під ваш ЗВО тощо. 

Повне впровадження 

Фінальний етап – розгортання системи на весь навчальний заклад і за потреби інтеграція з іншими системами. Наприклад, Megapolis.DocNet можна інтегрувати з  СЕВ ОВВ (Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади) та обмінюватися документами з державними органами виконавчої влади, а не лише із внутрішніми співробітниками університету.

Переваги електронного документообігу в закладах освіти

Електронний документообіг в школі та університеті приносить такі переваги співробітникам та всім іншим учасникам:

• Зручність і доступність. Студенти та викладачі мають доступ до документів та інформації з будь-якого місця та у будь-який час.
• Економія ресурсів. Зменшення витрат на папір, друк та зберігання фізичних документів.
• Швидкість і ефективність. Прискорення обробки документів, зменшення помилок та покращення контролю над документами.
• Прозорість і безпека. Поліпшення контролю доступу до документів, ведення аудиту дій з документами, зменшення ризиків втрати або пошкодження документів.

Виклики впровадження електроного документообігу в науково-дослідній установі та закладах освіти

Супротив змінам

Викладачі та студенти можуть виявити супротив до нових технологій, адже людям важко змінювати звички. Тому важливо проводити інформаційні кампанії та навчання, пояснювати, які результати принесе електронний документообіг та яких проблем дозволить уникнути. 

Безпека даних

Захист конфіденційних даних студентів та викладачів є пріоритетом, тому необхідно використовувати сучасні засоби кібербезпеки. А головне – обирати надійну систему електронного документообігу. До прикладу, захист Megapolis.DocNet підтверджено сертифікатом захисту інформації рівня безпеки Г2. Цей рівень дозволяє використовувати систему в державних органах.

Технічні проблеми

Важливо забезпечити безперебійне функціонування системи та технічну підтримку користувачів.

Організація документообігу та електронного документообігу в школі та інших навчальних закладах

Система ЕДО Megapolis.DocNet дозволяє закладам освіти перевести в електронний формат накази, розпорядження, службові записки, навчальні відомості та будь-які інші документи і підписувати їх за допомогою КЕП.

В системі можна розподіляти права доступу до документів, сканувати та розпізнавати документи, реєструвати всі типи документів, підписувати їх будь-якими КЕП та хмарними ключами, інтегрувати Megapolis.DocNet з СЕВ ОВВ або системами зовнішнього ЕДО, легко контролювати виконання завдань та збирати аналітику завдяки зручним графічним дашбордам тощо.

Якщо вашому навчальному закладу потрібна безпечна та зручна система електронного документообігу, замовляйте безкоштовну консультацію та дізнавайтеся про можливості Megapolis.DocNet для ваших потреб.

12 червня ми провели вебінар «Життя без паролів: як підвищити безпеку корпоративних систем та спростити життя користувачам». На ньому CEO Hideez Group Олег Науменко та Business Development Manager BAKOTECH Богдан Шевченко розповіли про безпарольну автентифікацію. У цьому блозі ми зібрали основні інсайти заходу.

Які є проблеми, пов’язані з використанням паролів?

Загроза кібератак

Мета 70% кібератак – заволодіти обліковими записами. Для цього хакери часто використовують фішингові атаки, від яких не рятує навіть мультифакторна автентифікація: 62% таких атак на акаунти, в яких використовується традиційна MFA, – успішні. 

Незручність для користувачів

Користувачів дратує мультифакторна автентифікація, а саме те, що потрібно чекати, поки прийде код на email чи SMS, що його потрібно вводити, що якщо проходить більше часу, він вже не дійсний тощо. 

Складність організації корпоративної безпеки

Якщо ми говоримо про складні корпоративні рішення з великою кількістю legacy-систем та вимог, різними методами автентифікації й різними сценаріями використання для різних користувачів, то стає ще складніше організувати централізовану безпечну систему, яка буде ще й зручною для користувачів. 

Глобально проблему з паролями вирішує безпарольна автентифікація. 

Що таке безпарольна автентифікація?

Є глобальний стандарт автентифікації FIDO (Fast IDentity Online – «швидка ідентифікація онлайн»), заснований на криптографії з відкритим ключем. Його розробила організація FIDO Alliance, до якої входять Google, Apple, ARM, Facebook, Intel, Microsoft, Samsung, Hideez та загалом понад 300 компаній. 

Безпарольна технологія FIDO (Passkey) дозволяє отримати доступ до систем та облікових записів за допомогою біометричного сенсора на смартфоні, ПК чи планшеті або за допомогою апаратного ключа безпеки, який можна під’єднати до точки входу через Bluetooth, NFC чи USB. 

Автентифікація без пароля забезпечує вищий рівень безпеки, а також покращує користувацький досвід. 

Як відбувається верифікація користувачів FIDO?

Верифікація багатофакторна і включає в себе фактор володіння (апаратного ключа або пристрою), фактор присутності користувача (кожен раз під час авторизації потрібно підтвердити, що це живий користувач в цей момент хоче зайти в систему) та біометричний фактор або фактор знань.

Який процес безпарольної автентифікації?

Користувач відправляє запит на вхід. Запит перенаправляється на сервіс провайдера (в даному прикладі Hideez), і провайдер перевіряє користувача залежно від обраного методу автентифікації. Після верифікації відбувається підтвердження та вхід в систему.

Можливості безпарольної автентифікації в Megapolis.DocNet

Завдяки партнерству з компанією Hideez, в системі корпоративного документообігу Megapolis.DocNet тепер також доступна безпарольна автентифікація. Завдяки інтеграції системи з Hideez Authentication Service користувачам доступні такі способи безпарольної автентифікації:

• Passkeys (криптографічні ключі на основі біометрії);
• Мобільний застосунок Hideez Authenticator;
• Апаратні ключі безпеки (Hideez Keys, YubiKeys та інші ключі, сертифіковані за стандартами FIDO).

Також апаратні ключі Hideez Keys дозволяють безконтактно входити в робочі станції Windows, блокувати ПК залежно від відстані користувача до нього, автоматично вводити облікові дані, а також забезпечують двофакторну автентифікацію на основі протоколів ОТР та FIDO U2F. 

Про вебінар

Вебінар був присвячений таким питанням: чому простого використання паролів може бути замало для безпеки, які можливості безпарольного входу для захисту корпоративних систем та як він спрощує життя користувачів. Спікери розповіли:

• Які є сучасні проблеми, повʼязані із використанням паролів? 
• Що таке безпарольна автентифікація та як вона працює?
• Світові тренди використання технології.
• Інструменти Hideez для безпарольної автентифікації.

Ви можете подивитися повний вебінар безкоштовно. А в наступному вебінарі ми розберемо практичні кейси використання безпарольної ідентифікації у корпоративних системах. 

Довідка про компанії

Hideez – американська компанія українського походження, що розробляє рішення для швидкого та безпечного доступу працівників до робочих систем і пристроїв.

BAKOTECH є регіональним представником Hideez в Україні, країнах Балтії, Середньої та Центральної Азії.

14 червня команда InBase взяла участь у заході «Своє.ІТ», який вже вдруге організував наш партнер, хмарний оператор GigaCloud. Подія пройшла в форматі шоуруму, на якому українські розробники представили свої програмні продукти. 

Цьогоріч «Своє.ІТ» відвідали понад 2000 людей, а компанії презентували більше 50 програм. Серед них були системи для бухобліку, CRM, розробки сайтів та застосунків, ERP та документообігу, платіжні сервіси, а також нішеве ПЗ для різних сфер бізнесу — агро, HoReCa, медицини, логістики тощо. Також на події були присутні асоціації IT Ukraine, Diia.City United, а також держсектор, зокрема, Дія, Дія.City, КП ГІОЦ.

Захід відкрили підписанням Маніфесту українського ІТ про відмову від російського програмного забезпечення:

«Лише разом ми – держава, профільні асоціації, бізнес та, звісно, українські громадяни – зможемо повністю звільнити Україну від російських програм в нашому цифровому середовищі. Ми заохочуємо усіх представників українських IT-компаній та цифрових бізнесів додати свій підпис до цього Маніфесту та будувати вільну Україну разом».

На заході виступила керівниця проєктного офісу InBase Ольга Дембицька з темою «Від паперових документів до електронного архіву. Кейс Київстар». Вона розповіла про рішення Scriptum.Repository – захищений архів для зберігання всіх документів компанії, а також про досвід та результати його впровадження в компанії «Київстар». 

Також на нашому стенді ми продемонстрували такі рішення:

• Систему корпоративного документообігу Megapolis.DocNet, що підтримує весь цикл роботи з документами – від підготовки проєктів документів та підписання їх КЕП до зберігання в захищеному електронному архіві.
• Scriptum – low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів та створення власних рішень.

• Електронний архів Scriptum.Repository.

• Модуль “Конектор до Електронного суду” системи електронного документообігу Megapolis.DocNet. Це професійне доповнення до державної системи «Електронний суд», яке дозволяє повноцінно працювати з документами юридичного підрозділу або юридичної компанії з великою кількістю судових справ.
•  Систему зовнішнього документообігу Deals та інші.

Дякуємо організаторам за цей чудовий захід. А оскільки подію неодноразово переривали повітряні тривоги, учасники вкотре переконались, що потрібно позбуватися ворожого софту, адже від росіян можна очікувати лише небезпеки. 

Тож обирайте надійні українські рішення. Обирайте Своє.ІТ.

14 червня 2024 в Києві відбудеться другий шоурум українського програмного забезпечення, який організовує компанія GigaCloud. В ньому візьмуть участь десятки компаній, що представляють програми для документообігу, автоматизації процесів, бухобліку, CRM, ERP, а також нішеві продукти для агро, HoReCa, медицини, логістики та інших сфер бізнесу. 

Гості зможуть послухати виступи учасників, переглянути і протестувати різне ПЗ, отримати професійну консультацію експертів та підібрати рішення, що максимально підходить під їхнє ТЗ. 

Локацію повідомлять напередодні заходу з міркувань безпеки. Реєструйтеся за посиланням.

Компанія InBase також візьме участь у шоурумі, тож ми з нетерпінням чекаємо зустрічі з вами. Ми представимо наші продукти: 

• Систему корпоративного документообігу Megapolis.DocNet, що підтримує весь цикл роботи з документами – від підготовки проєктів документів та підписання їх КЕП до зберігання в захищеному електронному архіві.
• Scriptum – low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів та створення власних рішень.

• Електронний архів Scriptum.Repository.

• Модуль “Конектор до Електронного суду” системи електронного документообігу Megapolis.DocNet. Це професійне доповнення до державної системи «Електронний суд», яке дозволяє повноцінно працювати з документами юридичного підрозділу або юридичної компанії з великою кількістю судових справ.

•  Систему зовнішнього документообігу Deals та інші.

Про «Своє.ІТ»

Вперше «Своє.ІТ» провели восени 2023 року, і це був перший захід такого типу в Україні. Тепер шоурум планують зробити щорічним. Його мета ― популяризувати українське ПЗ, а також максимально розкрити його потенціал та користь для бізнесу та держави.

На заході на вас чекатимуть: 

• Рішення від 50 компаній-розробників та інтеграторів українського софту.
• Нетворкінг з 2000+ представниками приватного та державного сектору, які обирають український софт.
• Доповіді від компаній-учасників шоуруму, де ви зможете дізнатися більше інформації про продукти та поставити запитання.
• Тест-драйв, щоб протестувати будь-який софт та на власні очі побачити, як він працює.

Щоб відвідати захід, обов’язково потрібно зареєструватися на сайті: https://www.svoe.it/ 

Організатор

«Своє.ІТ» організовує наш партнер GigaCloud – один із лідерів хмарного ринку України. Компанія надає IaaS-послуги (Infrastructure-as-a-Service) та PaaS-послуги (Platform as a Service) клієнтам будь-якого масштабу ― від малого бізнесу до великих корпорацій.

У портфоліо компанії понад 1500 клієнтів у п’яти країнах світу та 150 компаній-партнерів. Серед клієнтів – «Дія», Prozorro, Kernel, EasyPay, «Сільпо», «Велика Кишеня», «Інтертоп» та інші.

Хмарний оператор GigaCloud входить у групу компаній GIGAGROUP разом з комерційним дата-центром GigaCenter, телеком-провайдером у бізнес-сегменті GigaTrans та агентом у сфері кіберзахисту ─ GigaSafe.

15-16 травня  у Києві, КВЦ “Парковий” відбувся ІІ-й Український Будівельний Конгрес, що зібрав провідних представників влади, керівників українських компаній, представників великого та малого бізнесу, архітекторів, урбаністів, девелоперів та забудовників.

В рамках події Асоціація малих міст України організувала дводенний марафон «Супермаркет рішень для громад» – цифрову комунікаційну платформу підтримки громад. В ньому взяла участь і представниця компанії InBase.

Наша директорка з розвитку бізнесу в комерційному секторі Тетяна Шифоєва виступила з доповіддю: «Електронний документообіг, автоматизація бізнес-процесів, електронний архів». Під час виступу спікерка в деталях розповіла про ці аспекти цифрової трансформації, які відкривають нові можливості для громад, сприяють підвищенню ефективності та прозорості. 

Детальніше про захід

Український Будівельний Конгрес став майданчиком для конструктивного діалогу, висловлювання та обговорення різноманітних думок між владою, девелоперами, архітекторами, будівельниками та громадським сектором. 

В ньому взяли участь понад 4000 людей, з яких 1500+ фахівців: архітекторів, урбаністів, міських планувальників і дизайнерів. Спікери та слухачі обговорювали та генерували ідеї для подолання внутрішніх економічних викликів, сприяючи укріпленню нашої країни зсередини.

ІІ Цифровий Конгрес «Супермаркет рішень для громад», що відбувся в рамках ІІ Українського Будівельного Конгресу, став своєрідним порталом, який поєднав події, що відбуваються на майданчиках Конгресу, з громадами з усіх куточків країни. Учасникам презентували такі можливості:

• «Економічний розвиток, стратегія та інвестиції»
• «Житлово-комунальне господарство та Енергоефективність»,
• «Практики відновлення»
• «Кібербезпека»
• «Освіта»
• «Штучний інтелект»
• « Просторове планування»
• «Цивільний захист»
• «Самовідновлення» та інші.

Ми щиро вдячні організаторам за проведення цього конгресу та переконані, що такі заходи допомагають будувати міцні партнерські зв’язки та сприяють розвитку наших громад. І дякуємо ЗСУ за можливість працювати на благо нашої країни в такий нелегкий період. 

Ми раді оголосити про нову співпрацю – InBase став партнерами з компанією Hideez, що розробляє рішення для швидкого та безпечного доступу працівників до робочих систем і пристроїв. Для цього використовують технології безпарольної автентифікації.

Проблема вразливості паролів щороку стає все актуальнішою, до того ж люди часто ігнорують базові правила безпеки – використовують один пароль для різних сервісів, не змінюють його кожні кілька місяців, обирають поширені чи прості паролі. 

Саме тому ми раді стати партнерами з компанією, яка прагне вирішити цю проблему і спростити управління доступами для прискорення автентифікації співробітників. 

В рішенні Hideez Authentication Service пароль у звичному сенсі цього слова не просто не використовується, а буквально не існує, тому не може бути скомпрометованим чи забутим. 

Hideez дозволяє використання кількох методів безпарольного входу в корпоративні системи: 

• Passkeys (криптографічні ключі на основі біометрії);
• Мобільний застосунок Hideez Authenticator;
• Апаратні ключі безпеки (Hideez Keys, YubiKeys та інші ключі, сертифіковані за стандартами FIDO).

Окрім технології єдиного безпарольного входу, апаратні ключі Hideez Keys дозволяють безконтактно входити в робочі станції Windows, блокувати ПК залежно від відстані користувача до нього, автоматично вводити облікові дані, а також забезпечують двофакторну автентифікацію на основі протоколів ОТР та FIDO U2F. 

І ці всі можливості будуть доступні в системі корпоративного документообігу Megapolis.DocNet завдяки інтеграції з рішенням Hideez Authentication Service. Ми як компанія, яка завжди ставить кібербезпеку та найвищий рівень захисту у пріоритет, надзвичайно радіємо такому ефективному партнерству, адже наші клієнти зможуть перейти на абсолютно новий рівень безпеки даних.

Про партнера

Hideez – американська компанія українського походження, метою якої є розробка індивідуальної системи безпеки – унікального поєднання апаратних і програмних рішень для захисту даних і цифрової ідентифікації.

Hideez є сертифікованим членом асоціації FIDO Alliance та входить до переліку постачальників безпарольних рішень, визнаних Microsoft. Усі продукти розробника мають експертний висновок Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, що дозволяє використання рішень Hideez у державних, фінансових, міжнародних та інших організаціях. Таким чином, система автентифікації Hideez адаптована для використання в підприємствах з високими стандартами безпеки, таких як госпіталі, клініки, банки, промислові підприємства тощо. 

Електронний документообіг стає поширеним всюди – як в органах державної влади, так і на підприємствах, в ІТ-компаніях, банках, страхуванні, медицині, освітніх закладах та безлічі інших сфер. В умовах повсюдної цифровізації, ще й під час повномасштабної війни, неможливо працювати лише з паперовими документами, особливо якщо мова йде про великі компанії. Тому електронні документи стають незамінними.

У цій статті ми детально розповімо, що таке електронний документообіг, якими бувають системи електронного документообігу, які переваги ведення документообігу в електронному вигляді, як ЕДО працює в Україні та загалом що потрібно знати про впровадження та ведення е-документів у компанії. 

Що таке електронний документообіг? 

Документообіг – це рух документів в компанії від їхнього створення (чи отримання від контрагента) до передачі в архів.

Електронний документообіг – це, відповідно, такий же процес, тільки з документами в електронному вигляді. 

Кожна установа має свої процеси роботи з документами, але зазвичай, до них належить створення чи одержання документа, обробка та редагування, узгодження й підписання, надсилання контрагенту чи передача на виконання, архівування. Залежно від виду документа, компанії, налаштованих процесів ці етапи можуть доповнюватись та відрізнятись. Всі процеси, які відбуваються з паперовими документами, можуть бути і в електронному форматі, завдяки чому оптимізуються, стають швидшими та дешевшими.

Електронний документообіг у компаніях зазвичай реалізується через спеціальну систему – для корпоративного документообігу, як, наприклад, Megapolis.DocNet, або ж для зовнішнього документообігу, як Deals чи Вчасно. Іноді невеликі компанії обмінюються електронними документами через звичайну електронну пошту чи навіть месенджери, але такий спосіб незахищений та ненадійний. 

Системи електронного документообігу ж дозволяють бути впевненими в захисті документів, відслідковувати всі дії, які з ними відбувались (бачити, хто, коли і що саме робив з документом), підписувати документи за допомогою КЕП, УЕП чи хмарних підписів, а також забезпечують повноцінну організацію роботи з документами. 

Про види систем документообігу та їхні функції ми розповімо трохи нижче, а поки поговоримо про те, яким може бути електронний документообіг.

Які є види документообігу? 

Документообіг буває внутрішній та зовнішній.

Внутрішній документообіг (його ще іноді називають корпоративним) – це рух документів всередині компанії, тобто обмін документами між різними підрозділами та співробітниками однієї організації. 

В межах однієї компанії відбувається створення, узгодження та підписання великої кількості документів – наказів, службових записок, заяв, інструкцій, статутів і багато іншого. Все це можна вести в електронному вигляді та автоматизувати. ЕДО дозволяє не лише перевести документи в електронний формат, а налаштувати процеси та організувати роботу з документами максимально зручно і швидко. 

Внутрішній електронний документообіг дозволяє значно оперативніше створювати, узгоджувати та шукати документи, мати історію всіх файлів, організувати легкий доступ відповідальних співробітників до документів, контролювати, де знаходяться документи та на якому етапі виконання завдань із ними тощо.

Зовнішній документообіг – це рух документів за межами компанії, тобто обмін документами із контрагентами, клієнтами, партнерами, державними органами та іншими зовнішніми організаціями. 

Зазавичай зовнішній документообіг передбачає погодження рахунків, актів виконаних робіт, звітів, накладних тощо. Електронний зовнішній документообіг дозволяє миттєво передавати документи контрагентам, не витрачаючи часу й коштів на друк та пересилку. А також ЕДО підвищує захист документів, тож обмін стає значно безпечнішим. 

Системи електронного документообігу

Система електронного документообігу – це програмне рішення, яке дозволяє організувати роботу з е-документами та обмін ними всередині компанії чи з зовнішніми отримувачами. 

В системі ЕДО можна створювати документи, відправляти та отримувати їх на узгодження, підписувати, керувати рухом документів, розмежовувати доступ до них, зберігати та відправляти в архів тощо. 

Залежно від виду документообігу системи теж діляться на внутрішні (корпоративні) та зовнішні. 

Системи внутрішнього (корпоративного) документообігу дозволяють обмінюватися документами всередині компанії. А системи зовнішнього електронного документообігу – це рішення для обміну та підписання документів з контрагентами, клієнтами та іншими користувачами поза межами компанії.  

Деякі провайдери дозволяють інтегрувати зовнішні та внутрішні системи між собою, щоб працювати в одному середовищі й не перемикатися між різними сервісами. Наприклад, ви можете інтегрувати Megapolis.DocNet з Deals, Вчасно і ПТАХ, щоб працювати з усіма документами в інтерфейсі Megapolis.DocNet.

Функції систем електронного документообігу

Системи електронного документообігу повинні давати можливість організувати повноцінну роботу з документами в компанії. Детальніше про функції розповідаємо на прикладі можливостей системи Megapolis.DocNet.

Управління документами

Документи в системі відсортовані так, як вам зручно, їх можна згрупувати та відфільтрувати, а вся інформація про кожен документ зберігається в картках. Гнучкий пошук ElasticSearch дозволяє миттєво знайти документи за словами (як в Google) або за будь-якими параметрами.

Спільна робота з колегами

В системі ви можете працювати над документами разом з іншими співробітниками, обговорювати зміни чи допрацювання у чаті, прив’язаному до конкретного документа, підключати будь-яку кількість колег до роботи.

Контроль

Керівники бачать завдання співробітників та можуть слідкувати за всіма подіями в календарі. Сповіщення допомагають не пропустити дедлайн та вчасно опрацьовувати всі документи.

Архівування

Всі документи можна зберігати в архіві на сервері чи у хмарі, при цьому доступ до них такий же швидкий та простий, як і до неархівованих документів.

Автоматизація процесів

Ви можете налаштувати маршрути узгодження документів будь-якої складності. А також в Megapolis.DocNet можна автоматизувати та оптимізувати будь-який процес, пов’язаний з документами, завдяки конструктору процесів, що працює на рушію Camunda та створений на базі визнаних світових стандартів: специфікації процесу BPMN™ 2.0, управління справами CMMN™ і моделювання рішень DMN™. 

Це неповний перелік функцій та можливостей, доступних в системі електронного документообігу. Саме СЕД дозволяє адаптувати роботу з документами під потреби вашої компанії та організувати її максимально зручно саме для вас.

Переваги та недоліки електронного документообігу

Електронний документообіг зручніший за паперовий, адже не потрібно друкувати документи та відправляти їх чи носити по кабінетах на підпис. Але які інші переваги ЕДО можна виділити? 

• Документи відправляються миттєво, навіть якщо контрагент знаходиться в іншій країні. Процес узгодження та підписання документів не зупиняється, навіть якщо керівник у відрядженні. До того ж деякі вендори пропонують системи, що мають мобільні застосунки. Тож керівник чи керівниця можуть зайти в робочий кабінет навіть у відпустці та за кілька хвилин підписати всі потрібні документи навіть без ноутбуку.
• Можна відправити документи кільком адресатам одночасно. Узгоджувати документи можна послідовно чи паралельно, ви можете легко зробити такі маршрути погодження, як вам потрібно. Наприклад, один і той самий документ може узгодити дві людини – якщо перша це зробить, то з другої це завдання знімається автоматично. У випадку з паперовими документами для цього треба було б друкувати дві копії, відносити їх кожному співробітнику та робити зайву роботу. Електронний документообіг же значно спрощує цей процес.
• Доступні шаблони документів, які ви робите один раз, і потім всі співробітники ними користуються, щоб швидко і без помилок створювати документи. Шаблони вже мають обов’язкові поля, тому неможливо забути внести важливу інформацію – система не збереже документ без неї.
• Економія коштів на друці та пересилці документів. Великі компанії витрачають багато грошей на те, щоб відправити документи контрагенту кур’єром та отримати їх назад. Крім того, що електронний документообіг значно пришвидшує цей процес, він ще й робить його значно дешевшим. 
• Кращий рівень конфіденційності, адже доступ до документів в системі контролюється адміністратором. Це гарантує, що документ побачать тільки ті співробітники/відділи, які мають на це право. До того ж, як ми описували вище, система дозволяє вести аудит всіх дій з кожним документом та контролювати, хто й коли саме щось змінював.
• Для зберігання електронних документів не потрібен фізичний архів, що дуже зручно для великих компаній, яким потрібні великі приміщення, щоб вмістити всі документи й організувати роботу з ними. Електронний документообіг в архіві дозволяє зберігати безліч документів в е-форматі, миттєво їх вивантажувати та шукати. 

Якщо говорити про недоліки електронного документообігу, до них можна віднести небезпеку проникнення вірусів в документи. Але зазвичай ця проблема вирішується завдяки надійним системам документообігу. Наприклад, Megapolis.DocNet має вбудований антивірус, який автоматично перевіряє всі вхідні документи та поміщає небезпечні в карантин. 

Також до недоліків можна віднести вартість систем ЕДО, але якщо порахувати вигоди від автоматизації роботи з документами та економію часу співробітників, то виходить, що впровадження е-документообігу навпаки економить кошти компанії.

Впровадження електронного документообігу

Для того, щоб впровадити ЕДО, потрібно зробити кілька обов’язкових дій.

• Розробити інструкцію про електронні документи та електронне діловодство на підприємстві. Там потрібно зафікусувати назви е-документів, електронних облікових документів та архівних електронних документів.
• Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) для директора та головного бухгалтера, а також КЕП або УЕП (удосконалений електронний підпис) для інших співробітників, які працюють з документами. В чому різниця між КЕП та УЕП ми детально описували в цій статті.
• Повідомити контрагентів та партнерів, що ви переходите на ЕДО, зафіксувати їхню згоду щодо е-документів та використання ЕЦП в договорах.
• Видати наказ про перехід підприємства на електронний документообіг з певної дати.

Крім того, важливий етап – вибір системи ЕДО та навчання співробітників. Перш за все визначте ваші потреби, пріоритети та важливі функції, які повинне мати рішення. Пропишіть критерії вибору, кількість людей, які працюватимуть в системі, кількість документів, з якими працюватимуть одночасно. Це допоможе обрати систему за технічними характеристиками. 

Після вибору рішення підлаштуйте його під свої потреби та організуйте навчання співробітників. Збирайте зворотній зв’язок від працівників, щоб покращити систему та побороти недовірливе ставлення до нововведення.

Чому варто обрати систему Megapolis.DocNet

Система Megapolis.DocNet має всі необхідні функції для повного циклу управління документами. Її переваги:

Електронний документообіг в Україні

В цьому розділі ми обговоримо законність електронного документообігу. В цьому питанні сумніватись не доводиться, адже ЕДО поширений не лише у приватних компаніях. Електронний документообіг в органах державної влади впроваджений вже давно і регулюється відповідним законодавством. 

По-перше, Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», який функціонує з 2003 року. 

По-друге, Законом України «Про електронні довірчі послуги», що закріплює юридичну силу е-документообігу. 

Також Законом України «Про електронну комерцію», Наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», Постановою Правління НБУ «Про затвердження Положення про застосування електронного підпису в банківській системі України» та багатьма іншими. 

Тож, сподіваємось, ми відповіли на основні питання про електронний документообіг. Якщо ви бажаєте оцінити його переваги, замовляйте демо системи Megapolis.DocNet та дізнавайтесь її можливості для вашої організації.

Росіяни за пару десятків років встигли підсадити багато українських компаній на свою «голку» – 1С, AmoCRM, Bitrix24, Directum та інше програмне забезпечення. З початком повномасштабного вторгнення багато бізнесів відмовились від ворожих продуктів, але деякі ще не наважились на перехід, і ми вважаємо, що це варто виправити.

У цьому блозі ми розповімо про те, чим небезпечно використовувати російське програмне забезпечення, як перевірити, кому належить ПЗ, та які є безпечні альтернативи ворожим програмам.

Чому користуватись російським ПЗ небезпечно

Незважаючи на повномасштабну війну та запроваджені санкції в Україні продовжує працювати 1С, в тому числі й під новим брендом Business Automation Framework (BAS). Також деякі компанії досі користуються російською системою для автоматизації процесів Directum, і таких прикладів, на жаль, чимало. 

Деякі власники бізнесів вважають, що раз вже звикли користуватись певною програмою, то немає сенсу її змінювати, адже це може призупинити робочі процеси. Але насправді це питання безпеки, в тому числі національної.

Адже таким чином російські компанії, а завдяки цьому і їхні спецслужби, отримують доступ до даних українських компаній. Не варто сподіватись на добросовісність постачальника, адже якщо на них натисне російський режим, вони не зможуть відмовити, інакше їм не дозволять працювати. 

Дехто може подумати, мовляв, у мене ніякої секретної інформації немає, мій бізнес не пов’язаний з військовою справою, навіщо комусь наша інформаційна система? Але ми не знаємо, що саме може допомогти ворогу у війні. Часто вони збирають персональні дані українців і вже далі використовують їх для злочинних цілей. Тому під загрозою може опинитися будь-хто, і загроза абсолютно реальна. 

Урядова команда реагування на комп’ютерні надзвичайні події України CERT-UA регулярно повідомляє про нові кібератаки, які в більшості пов’язуються з російськими хакерами чи російським фінансуванням. Користувачі отримують листи нібито від Держспецзв’язку та ДСНС, «повістки до суду», «запити від СБУ», про «заборгованість за договором Київстар».

Також були кібератаки під виглядом рекрутингу до 3-тьої окремої штурмової бригади та Армії оборони Ізраїлю (ЦАХАЛ), які проводились проти військовослужбовців Збройних Сил України.

Тож є багато способів, як вороги можуть використати персональну та іншу конфіденційну інформацію українських компаній. Тож важливо подбати про безпеку своїх користувачів і співробітників та свою репутацію, а також не фінансувати російські війська. 

Як зрозуміти, що програмне забезпечення російське 

Не завжди легко знайти, звідки саме розробники ПЗ, адже вони можуть приховувати своє походження. В такому випадку варто перевірити компанію і знайти, де вона зареєстрована, звідки основна команда і чи не є це дочірня компанія з реєстрацією на Кіпрі, в Казахстані тощо, адже це теж може вказувати на російське коріння.

Отже, як перевірити походження ПЗ:

• Проаналізувати сайт розробника та перевірити, чи не має він домен “.ru”, чи є там адреси офісів і телефони (і чи є серед них російські) або якась інформація, що пов’язує компанію з РФ.
• Пошукати в Google інформацію про компанію та власників. Варто шукати англійською й російською мовами.
• Знайти компанію та її власників у LinkedIn, передивитися профілі, контакти, дописи тощо.
• Знайти вакансії. Якщо вони є на російських сайтах (наприклад, HeadHunter), то компанія має зв’язок з РФ.
• Скористатися платформою Vkursi.pro. Це реєстр компаній, пов’язаних з Росією та Білоруссю для професійної перевірки контрагентів та виявлення російського коріння.
• Перевірити, чи є виробник на російському ресурсі «Чекко», який збирає дані з відкритих джерел. Якщо компанію знаходить – вона має зв’язок із РФ.

Які альтернативи російським програмам

Якщо ви шукаєте, чим замінити російські сервіси для документообігу та автоматизації процесів, вам стануть у пригоді продукти InBase.

Megapolis.DocNet – система корпоративного е-документообігу, що підтримує весь цикл роботи з документами – від підготовки проєктів документів та підписання їх КЕП до зберігання в захищеному електронному архіві

Deals – система зовнішнього документообігу, в якій можна підписувати юридично значущі документи з контрагентами, партнерами та клієнтами онлайн за допомогою КЕП.

Scriptum – low-code платформа для автоматизації бізнес-процесів та створення власних ІТ- рішень без участі розробників. 

Scriptum.Repository – єдиний захищений електронний простір для зберігання документів компанії та організації роботи з ними. Документи доступні 24/7 з будь-якого пристрою, їх легко знайти, зручно масово вивантажити для перевірок та можна за потреби підписати за допомогою КЕП.

Ми в InBase допоможемо вам перейти з російського ПЗ на надійніші, безпечніші та зручніші українські продукти, організуємо міграцію даних та налаштуємо всі процеси індивідуально під вашу компанію. Зв’яжіться з нами, щоб отримати консультацію, та переходьте з ворожого софту на безпечні альтернативи.

15 лютого ми провели вебінар «Електронний суд у вашій системі е-документообігу: унікальне рішення для зручної взаємодії з судами», на якому розповіли про наш новий інструмент для зручного ведення судових справ та обміну е-документами із судами – модуль системи Megapolis.DocNet «Конектор до Електронного суду».  

Наш модуль – це професійне доповнення до державної систеси «Електронний суд», яке дозволяє не лише обмінюватися документами із судами, а й організувати на базі системи ЕДО Megapolis.DocNet повноцінну роботу з документами юридичного підрозрозділу або юридичної компанії з великою кількістю судових справ.

У цьому блозі ми відповідаємо на поширені запитання, які задавали учасники вебінару про «Конектор до Електронного суду», його функції, впровадження та використання. 

Чи всі електронні документи з кабінету Електронного суду будуть автоматично відображатися в Megapolis.DocNet?

Так, саме для цього зроблений Конектор. З ним ви можете створювати документи в системі Megapolis.DocNet та відправляти їх до суду, а також будете автоматично отримувати документи з Електронного суду в систему. 

Ви можете використовувати весь функціонал Megapolis.DocNet, щоб працювати з судовими документами: редагувати їх, сортувати і групувати за різними параметрами, спільно працювати над документами, розмежовувати доступ до документів та справ, швидко шукати документи за вказаними атрибутами, погоджувати їх, використовувати КЕП, контролювати виконання задач та термінів їх виконання у вбудованому календарі тощо. 

Яка інформація доступна в Megapolis.DocNet завдяки модулю «Конектор до Електронного суду»?

• Довідкова інформація (суд, категорія справи, юрисдикція суду, результат розгляду провадження, тип документу, роль учасника та ін.).
• Процесуальні та інші документи, які зареєстровані та/або виготовлені в суді.
• Дані справ та проваджень по справі, включаючи інформацію про стан розгляду справи, суддів, учасників процесу та іншу інформацію.
• Інформація про судові засідання (місце, дату і час судового засідання).
• Інформація про позовні заяви.
• Інформація про довіреності на представництво Клієнта в суді.

Звідки отримуються дати судових засідань?

Оскільки це модуль інтеграції саме з вашим Електронним кабінетом, то дати судових засідань, як і документи та вся інша інформація, підтягується з нього. Ця інформація передається з кабінету через АРІ та додається у ваш календар у системі. 

Чи можна буде працювати з судовими документами з мобільного застосунку?

Так, коли документи з суду потрапляють до системи, вони відображаються і в мобільному застосунку. Там доступні:

• меню папок для структуризації судових документів;
• атрибутивний пошук документів: за типом документа, датою, автором;
• контроль термін подачі судових документів та виконання завдань у календарі;
• в реєстрах судових справ є можливість сортування та пошуку документів за справою, датою або іншими атрибутами тощо.

Які заходи безпеки захищають модуль від кібератак? Де фізично знаходиться база даних?

«Конектор до Електронного суду» – це додатковий модуль до системи документообігу Megapolis.DocNet, яка розташовується на інфраструктурі замовника, тому модуль теж знаходиться у замовника. База даних повністю контролюється замовником, а всі заходи безпеки, які він використовує (захист периметру, VPN тощо), поширюються і на Конектор.

У нашій системі є додаткові заходи безпеки. Це авторизація при вході за допомогою логіна та пароля або ідентифікація з допомогою КЕП. Антивірус, який автоматично перевіряє всі вхідні файли та завантажує їх в систему тільки після перевірки, яка довела їхню безпечність. 

Крім того, наша організація використовує надійні системи захисту, включаючи DLP-системи, які захищають робочі місця, гарантують інформаційну безпеку та не допускають витоку даних. Всі заходи безпеки, які поширюються на Megapolis.DocNet як від нашої компанії, так і від замовника, будуть захищати й «Конектор до Електронного суду».

Чи можна відправляти в систему «Електронний суд» документи з фізичним підписом? 

Ні, для підпису документів потрібно використовувати ЕЦП або КЕП. 

Чи зможе користувач додавати справи в обране та фільтрувати їх в системі?

Так, у окремій папці «Електронний суд» користувач може бачити перелік справ, до яких у нього є доступ, фільтрувати їх, сортувати та працювати з ними. 

Інформацію щодо справи потрібно заповнити чи вона буде додаватися автоматично?

Коли ви отримуєте документи з «Електронного суду» по АРІ, то номер та інші основні атрибути справи будуть зберігатись як у пакеті документів, який вам надійшов, так і в картці, яка буде створена на базі отриманого пакету. Заповнення полів у картці відбувається автоматично. 

Чи буде автоматично додаватися друга сторона судового процесу, чи треба буде самостійно вносити дані?

Якщо ви відправляєте документ із системи Megapolis.DocNet, то при підготовці заяви, клопотання чи іншого документу потрібно буде самостійно зазначати учасника процесу в рамках того документу, який ви готуєте. Для цього у блоці «Учасники» потрібно зазначити організацію чи фізичну особу, яка є другою стороною судового процесу. 

Ланцюжок документів створюється автоматично чи необхідно вносити номер справи?

В залежності від того, де створюється документ. Якщо ви створюєте його із задачі по тому документу, який прийшов на опрацювання з системи «Електронний суд», то тоді зв’язок проставляється автоматично. Якщо ви створюєте його не прив’язаним до такої задачі, то посилання на справу потрібно зазначити вручну. 

Чи можна вибірково реєструвати вхідні документи?

Так. Якщо ви не бажаєте реєструвати певні вхідні документи, робити це не обов’язково.

Які в середньому терміни інтеграції модуля «Конектор до Електронного суду»? 

Залежно від кількості працівників і складності процесів у компанії термін може відрізнятись. Але в середньому впровадження займає близько 2-3 тижнів, якщо організація невелика. Дізнавайтесь детальніше про всі можливості «Конектору до Електронного суду» та замовляйте презентацію.

Що таке первинні документи простими словами та навіщо вони потрібні? Які вимоги до їх складання? Як виправити помилки у первинних документах? Відповіді на ці та інші питання ми зібрали в матеріалі, щоб ви могли дізнатися всю основну інформацію про первинні документи, лише прочитавши невелику статтю.

Що таке первинні документи?

Первинний документ – це документ, що містить всю інформацію про господарську операцію, в тому числі розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на її проведення.

Що ж таке господарська операція? Це дія, яка щось змінює у фінансовому стані, активах та пасивах компанії. Наприклад, відвантаження товару, виплата заробітної плати, отримання авансу від клієнта, замовлення нової партії сировини, оплата послуг контрагента й так далі. Все це так чи інакше вносить зміни в активи або пасиви – їх стає менше або більше.

Інформація про господарську операцію в первинному документі повинна відповідати на питання: що саме відбулось, хто за це відповідальний, скільки це коштувало тощо. Детальніше про ці дані ми розповімо трохи нижче.

Навіщо потрібні первинні документи?

Платникам податків заборонено формувати податкову звітність на підставі даних, які не підтверджені документально. Первинні документи ж якраз підтверджують ці дані, саме тому кожна господарська операція має фіксуватись у первинному документі. Бо якщо в компанії не буде «первинки», на неї очікує штраф.

До первинних документів належать такі:

• Рахунок-фактура або ж інвойс. Цей документ повідомляє контрагента про товар чи послугу, яку йому треба оплатити;
• Видаткова накладна. Вона підтверджує, що послуги чи товари передали або одержали.
• Товарно-транспортна накладна. Документ відображає, що продукцію перевезли від постачальника до замовника.
• Акт приймання виконаних робіт. Він підтверджує, що робота завершена/послуга надана, і замовник прийняв їх як за якістю, так і за кількістю.
• Касовий ордер (він може бути прибутковий та видатковий). Ним оформляють видачу та надходження грошей у касу.

Первинні документи можуть бути як паперовими, так і електронними, підписаними за допомогою е-підпису чи печатки. Формат не має значення – головне, щоб вони були оформлені відповідно до вимог і містили всю необхідну інформацію.

Вимоги до складання первинних документів

Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назва документа чи форми;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (наприклад, товарно-транспортна накладна на перевезення 500 кг бананів вартістю 40 грн/кг; чи акт приймання виконаних робіт з ремонту приміщення, в якому має бути вказано кількість пофарбованих метрів підлоги і вартість);
• посади осіб, які відповідальні за господарську операцію і правильність її оформлення;
• підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім цього, первинні документи можуть містити додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру;
• номер документа;
• підстава для здійснення операцій;
• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача та інші.

Важливо, що через незначні недоліки в первинних документах не можна визнати господарську операцію недійсною. Головне, щоб всі обов’язкові реквізити були вказані в повному обсязі. А правила виправлення помилок ми описали трохи нижче.

Є типове оформлення всіх первинних документів, однак компанії можуть створити власні шаблони, які будуть мати всі необхідні пункти та дані.

Важливо уточнити, що первинні документи повинні бути українською мовою. Якщо ви маєте документи іноземною мовою, які є підставою для записів у бухобліку, вам потрібно зробити впорядкований автентичний переклад їх українською.

Що стосується зберігання – важливо, щоб ви могли зберігати первинні документи протягом передбаченого законом часу – чи то в паперовому вигляді, чи в електронному.

Термін зберігання для більшості первинних документів – 5 років (1825 днів). Але по кожному типу документа варто конкретно дізнаватися строк зберігання, щоб успішно пройти всі перевірки та зберігати документи стільки, скільки це необхідно.

Як виправити помилки в первинних документах?

У цьому розділі ми розберемо способи виправлення помилок у паперових та електронних первинних документах.

Для «первинки» в паперовій формі є такі способи:

• «червоного сторно». Для цього червоною пастою внесіть неправильний запис (кореспонденції рахунків або суми), що означає від’ємні числа, які в підсумку будуть вираховувати. А під цим записом чорною пастою напишіть правильну кореспонденцію рахунків чи суму.
• додаткових бухгалтерських проведень. Потрібно внести додаткову кореспонденцію рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах;
• коректурний. Для цього способу просто закресліть неправильний текст або цифри однією рискою (щоб його можна було прочитати) й над закресленим надпишіть правильний текст або цифри.

Важливо: в документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення заборонені.

Також обов’язково після виправлення люди, які це зробили, мають написати «Виправлено», дату й поставити підпис.

А як виправляти помилки в електронних первинних документах?

Помилки в електронних первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.

Щоб виправити помилки способом сторно, треба здійснити зворотний запис на величину помилки та одночасно зазначити правильну суму.

Під час виправлення помилок обов’язково треба зберегти інформацію, яка виправляється, та прописати відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дозволять ідентифікувати людей, які склали виправлений електронний документ.

Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлено помилки.

Сподіваємось, ця інформація була для вас корисною. А якщо вас цікавлять відповіді наших експертів на інші питання про первинні документи, ви можете написати їх нам на електронну пошту: info@inbase.com.ua, і ми залюбки на них відповімо особисто чи в подальших матеріалах.