Про компанію
Замовник – один із лідерів зернового експорту та агровиробництва України із земельним банком понад 76 тис. га. Бере участь у Всесвітній продовольчій програмі ООН (WFP). Має 4000 співробітників та експортує продукти в 70+ країн світу.
Проблема
В компанії було десятки тисяч договорів на оренду земельних паїв, а також тисячі договорів купівлі землі. Вони всі були в паперовому вигляді, і це дуже ускладнювало їх ведення, адже договори на оренду ділянок мали різні терміни дії. Через те, що термін закінчився, могли виникнути проблеми під час обробки поля, тому слідкування за термінами оренди вимагало залучення додаткових співробітників.
Також були випадки місцевого шахрайства, коли куплену або орендовану землю переписували на іншу людину чи компанію в період збору врожаю. Оскільки договори були в паперовому вигляді, а офіси компанії знаходились далеко від полів, потрібно було багато часу, щоб їх привезти та довести правоохоронним органам свою правоту. За цей час врожай міг бути зібраний шахраями.
Завдання
- Перевести паперовий документообіг в електронний формат.
- Створити базу договорів оренди та купівлі землі з доступом як з комп’ютера, так і з планшета.
- Інтегрувати базу договорів з Державним реєстром речових прав на нерухоме майно для організації моніторингу шахрайських схем.
Рішення
Для вирішення поставлених завдань впровадити систему Megapolis.DocNet.
Деталі рішення
- В Megapolis.DocNet ведеться вся документація як з оренди земельних паїв, так і з власного земельного банку. В системі зберігаються договори з усіма метаданими; є можливість зв’язати їх з геоінформаційною системою (ГІС), щоб бачити всі орендовані ділянки на карті.
- Повна база договорів на оренду землі доступна через інтернет, в тому числі через планшет. Це дозволяє в будь-якому місці та будь-коли переглянути договори оренди; перевірити, хто й коли їх підписав, коли закінчується термін дії тощо.
- Налаштована система сповіщень про наближення закінчення терміну оренди. Завдяки цьому в компанії завжди встигають вчасно продовжувати й підписувати договори – і для цього не потрібен постійний контроль з боку співробітників, як було раніше.
- Завдяки інтеграції з Державним реєстром речових прав на нерухоме майно компанія організувала моніторинг своїх об’єктів нерухомості. Як тільки в держреєстрі щось змінюється, компанії приходить про це сповіщення. Якщо це результат шахрайських схем, співробітники встигають оперативно відреагувати та унеможливлюють втрати.
- Налаштоване розмежування доступу до документації, щоб дані могли бачити тільки ті співробітники, які мають на це повноваження.
- В Megapoils.DocNet також автоматизували внутрішній документообіг, а саме ведення організаційно-розпорядчих документів – наказів, доручень, актів, розпоряджень, службових записок, резолюцій (задач до виконання) тощо.
Результат
- В компанії створили електронну базу договорів на оренду та купівлю землі, в якій зберігаються всі дані по кожному договору. Доступ до бази можливий з будь-якого пристрою через інтернет.
- Завдяки базі договорів та її інтеграції з Державним реєстром речових прав на нерухоме майно значно зменшилися втрати від шахрайства, адже всі процеси стали контрольованими, а документи – доступними за кілька кліків.
- Система забезпечила миттєвий пошук потрібних документів. Також жоден документ не був пошкоджений чи втрачений.
- Значно покращився контроль, адже в системі тепер фіксується кожна дія з документом – хто, коли та що зробив. Також покращити контроль дозволило розмежування доступу та моніторинг об’єктів завдяки інтеграції з Державним реєстром речових прав на нерухоме майно.
- Прискорилась підготовка, опрацювання й узгодження договорів та інших документів, що ведуться в системі Megapoils.DocNet.
