Про компанію:
Державна пенітенціарна служба України – колишній центральний орган виконавчої влади України зі спеціальним статусом, який був центральним апаратом кримінально-виконавчої системи України. З 2017 року функції служби виконує Міністерство юстиції.
Проблема
У розгалуженій організації з великою кількістю підрозділів всі документи були в паперовій формі, що призводило до наступних проблем.
Опрацювання звернень від громадян займало занадто багато часу, а їх прийом був незручним для обох сторін. А також обробка, узгодження та інші процеси з документами вимагали пришвидшення та автоматизації.
Завдання
- Перевести паперові документи в електронний формат.
- Підвищити якість та швидкість обробки звернень громадян.
- Інтегрувати систему документообігу з СЕВ ОВВ (системою електронної взаємодії органів виконавчої влади) для швидкої та зручної взаємодії.
Рішення
Впровадити систему електронного документообігу Megapolis.DocNet для цифровізації та автоматизації роботи з документами.
Деталі рішення
- Наша команда разом зі співробітниками Державної пенітенціарної служби зібрали інформацію про всі наявні потоки документів, проаналізували специфіку організації та створили детальний план по доопрацюванню системи.
- В організації були специфічні звернення громадян – їх міг написати як сам засуджений, так і його родичі чи адвокат за дорученням засудженого. У звичайній формі звернення було недостатньо полів, тому команда Megapolis.DocNet допрацювала форму звернення громадянина та підлаштувала її під потреби замовника.
- Ці доопрацювання дозволили в подальшому побудувати відповідну нестандартну звітність на основі отриманих даних.
- Також в Державній пенітенціарній службі автоматизували ОРД (організаційно-розпорядчі документи), вхідну та вихідну документацію.
- У Харківській виправній колонії, яка першою впровадила е-документообіг, перевели в електронний формат журнали, штатний розклад, вхідну й вихідну кореспонденцію та всі інші види документів.
- Обидві організації мали інтеграцію з СЕВ ОВВ, щоб швидко і зручно обмінюватися документами між собою та з іншими державними органами.
- Команда Megapolis.DocNet організувала навчання працівників та надала повноцінну підтримку на всіх етапах впровадження.
Результат
Державна пенітенціарна служба та Харківська виправна колонія отримали можливість перевести всі документи в електронний формат.
Організації значно пришвидшили взаємодію з громадянами та державними органами, а також автоматизували процеси роботи з документами, що зробило їх прозорішими та зручнішими.
