Про компанію:
Фонд держмайна – це центральний орган виконавчої влади України, що реалізує державну політику у сфері приватизації, оренди, використання та відчуження державного майна. Має центральний апарат, що складається з 47 підрозділів, та 14 регіональних відділень.
Проблема:
- Не було централізованого реєстру об’єктів нерухомості, в якому була б зібрана інформація про об’єкт та його характеристики, фінансова інформація, документація, листування тощо. Інформацію про об’єкти на продаж (приватизацію) співробітники збирали на різних носіях, тому центральний апарат та інші регіональні підрозділи не мали до неї доступу без окремого спеціального запиту.
- Не було інформаційної системи, в якій би були прописані та стандартизовані всі процеси продажу (приватизації) та ведення реєстру нерухомого майна, та в якій можна було б моніторити й контролювати виконання термінів, стан завдань та можливі проблеми з об’єктами, які затримують процес продажу.
Завдання:
- Створити єдину централізовану систему, в якій зберігатиметься вся інформація щодо об’єктів малої приватизації, в першу чергу – об’єктів нерухомого майна.
- Розподілити доступ, щоб і центральний апарат, і всі регіональні відділення могли бачити всі дані по кожному об’єкту нерухомості та контролювати їх у єдиній системі.
- Прописати, стандартизувати та автоматизувати процеси продажу (приватизації) об’єктів нерухомості, їх оцінки, розгляду заявок на придбання від потенційних покупців та подібні.
Рішення
Спільно з командою зі сторони замовника створити інформаційну систему для ведення єдиного реєстру об’єктів нерухомості та моніторингу й контролю процесу продажу (приватизації) нерухомого майна на базі low-code платформи Scriptum.
Деталі рішення:
- Процес продажу (приватизації) був розбитий на етапи, кожен з яких реалізували у вигляді одного або кількох окремих бізнес-процесів: 1) включення об’єкта до переліку об’єктів, які підлягають продажу (приватизації); 2) прийняття рішення про продаж (приватизацію); 3) підготовка до продажу (приватизації).
- В системі налаштували можливість встановити терміни виконання для кожного етапу процесу і налаштувати сповіщення про наближення цього терміну.
- В системі були пропрацьовані бізнес-процеси для співробітників трьох ролей – диспетчерів, операторів і контролерів. Диспетчер призначав операторів для виконання завдань, пов’язаних із продажем об’єктів нерухомого майна, міг призначати терміни та переглядати завдання кожного оператора в режимі реального часу. Координатор міг контролювати виконання завдань та за потреби перепризначати диспетчерів.
- Для кожного об’єкту створювалась його справа (картка), що складалася з таких параметрів: вид об’єкта, регіон, місцезнаходження об’єкта, найменування, код об’єкта (реєстровий), код за ЄДРПОУ власника, найменування власника, місцезнаходження власника, розмір об’єкта, початкова ціна, способи продажу (приватизації), форма проведення продажу тощо. Крім того, реалізована можливість додавати будь-які свої параметри та атрибути у справу без залучення вендора чи ІТ-фахівців.
- До картки кожного об’єкта нерухомості можна було завантажити фотографії, відео, план-схеми та інші документи, пов’язані з цим об’єктом.
- Були налагоджені всі бізнес-процеси для кожного етапу. Наприклад, процес збору та формування реєстру з усіх отриманих пропозицій на придбання об’єкта нерухомості та заяв від потенційних покупців. Пропозиція потрапляла в справу об‘єкта автоматично.
- В системі є можливість підписувати будь-які документи у справі об’єкта нерухомості за допомогою ЕЦП/КЕП.
Результат
- У Фонді є єдиний централізований реєстр з усіма справами об’єктів нерухомості, доступний для всіх розгалужень оргструктури. Інформація в ньому структурована за різними параметрами: регіонами, типами об’єктів, статусами обробки тощо, тож шукати дані по будь-якому об’єкту можна легко і швидко.
- Створено систему, в якій прописані всі процеси, пов‘язані з продажем об‘єктів нерухомого майна. В ній контролюються всі етапи процесів, можна налаштувати терміни для виконання завдань, пов’язаних з продажем (приватизацією) об’єктів нерухомості, та сповіщення про наближення цих термінів. Завдяки цьому керівники можуть швидше й ефективніше контролювати роботу всіх підрозділів та співробітників та моніторити весь процес продажу (приватизації) кожного об’єкту.
- Зменшився час на пошук та опрацювання документів щодо об’єктів нерухомості, а також прискорені процеси їх продажу.
