Для комунального підприємства важливим являється забезпечення безперервної роботи сервісу без втрати його якості для громадян. КП «Харківводоканал» вирішив впровадити електронну систему для розв’язання таких задач як безперервність роботи, підвищення вимог безпеки, забезпечення високонавантаженої системи, можливість географічної, логічної, організаційної роздільності й мобільності роботи за допомогою портативних пристроїв.
Про компанію:
Комунальне підприємство «Харківводоканал» – найбільший в Україні технологічний комплекс водопровідних та каналізаційних мереж і споруд, що забезпечує питною водою та надійною системою каналізування мешканців Харкова та Харківської області.
Проблема:
На підприємстві існувала застаріла система прийому заявок від громадян і організацій: вони приймалися в режимі дзвінків або при особистій присутності абонента.
Був роз’єднаний електронний документообіг на підприємстві головного офісу, в підрозділах і восьми виробничих комплексах. Обробка заявок між абонентськими офісами та виробничими комплексами здійснювалася в телефонному режимі і за допомогою паперового документообігу.
Завдання:
Об’єднати існуючі системи електронного документообігу між підприємствами і створити клієнтський сервіс з прийому заявок від громадян і організацій в автоматичному режимі.
Рішення
Протягом 6 місяців на підприємстві впроваджувалася система прийому і супроводу технічної документації, яка працює за принципом «Єдиного вікна» на платформі UnityBase. Керівництву Водоканалу, після прийняття рішення про впровадження системи, було необхідно виділити час на детальне навчання персоналу.
Тренінги для персоналу проводили спеціалісти UnityBase. Процес навчання проходив на реальній системі, яка була налаштована для роботи, містила необхідні дані. Була розроблена Інструкція користувача, яка надавалась кожному працівнику. Спеціальна служба підтримки, яка швидко відповідала на всі питання користувачів, працювала в перші місяці роботи нової системи.
Результат
Завдяки впровадженню «Єдиного вікна» на платформі UnityBase, оптимізувалась обробка заявок, швидкість обробки заявок збільшилась в 10 разів, що позитивно вплинуло на якість роботи комунального підприємства. Паралельне впровадження системи без зміни існуючих систем документообігу дозволило підприємству поступово перейти на нові стандарти роботи, не перериваючись на період інтеграції.
На сьогодні електронна система здійснює: прийом, реєстрацію заяв, передачу їх для роботи виробничим і структурним підрозділам підприємства; надання загальної інформації Заявнику про умови і порядок роботи; надання інформації про необхідний пакет документів залежно від виду заяви (зразки заяв та ін. документів); надання роз’яснень та консультацій з питань оформлення, проходження та видачі технічної документації; надання іншої необхідної довідкової інформації.
Електронна система миттєво вирішила питання черг та витрати власного часу громадян, які зверталися в Водоканал. Працівники водоканалу також почали менше часу витрачати на механічне введення даних, а більше приділяли аналізу даних та роботі з користувачами.
«Впровадження електронного документообігу на підприємстві почалося саме з нашого відділу о 2015 році. За час роботи в системі, нам вдалося накопичити достатню базу (архів) документів, завдяки чому немає необхідності звертатися до паперових архівів підприємства у 70% звертань, більша частина актуальних документів зберігаються в електронному вигляді, зручний пошук допомагає прискорити процес роботи з документами.
Також основною перевагою для нас є швидкий обмін інформацією між структурними підрозділами підприємства, які знаходяться по різних кінцях міста, зараз же, достатньо одного натиску кнопки і документ допомагає саме до того виконавця, який повинен з ними працювати. Немає необхідності дублювати інформацію у паперовому вигляді, що суттєво скорочує час на оброблення інформації», – провідний інженер Центру прийому та супроводження технічної документації КП «Харківводоканал».
Бажаєте повторити успіх?
Замовте персональну консультацію та дізнайтеся, як продукти InBase допоможуть зробити ефективнішою саме вашу компанію.
