KredoBank перейшов на електронний документообіг та зменшив час узгодження документів з 5 днів до 10 хвилин

Про компанію:

KredoBank — один із найстаріших українських банків, заснований у 1990 році. Має 67 відділень у 22 областях України та Києві. Пропонує повний спектр послуг для роздрібних клієнтів, підприємств малого, середнього та великого бізнесу України.

Проблема:

Керівництво банку кілька років планувало автоматизувати та оцифровувати процеси, однак прискорити цю роботу змусила пандемія. 

«Під час першого локдауну ми зрозуміли, що підписувати документи з контрагентами лише офлайн дуже складно, адже кількість підписів може бути більше 100 на місяць з кожним. Тому ми й вирішили якомога швидше запровадити електронний документообіг у взаємодії з партнерами і виконати наше головне завдання – зробити банк максимально зручним для клієнта», – розповідає Артур Цесляр, заступник Голови Правління KredoBank.

Рішення

У середині 2020 року банк вибрав та впровадив систему Deals Onsite, що дозволяє підписувати документи з допомогою КЕП та обмінюватись ними з контрагентами банку. 

За якими критеріями обирали систему е-документообігу

Основні критерії при виборі системи:

• безпечний обмін документами. Конфіденційна інформація повинна бути надійно захищена, тому банк мав чіткі критерії безпеки рішення.
• можливість розміщення системи на серверах банку. 

«Банки потребують особливого рівня захисту інформації. Тому, звісно, їм вигідніше та безпечніше обирати систему Onsite – ту, яку можна розмістити на їхньому сервері і адаптувати під свої потреби», – розповідає Світлана Пашковська, комерційний директор Deals.

• наявність відкритих АРІ для інтеграції нової системи з уже наявними системами банку;
• можливість підписувати документи за допомогою КЕП, незалежно від того, яка акредитована компанія України його видала.
• гнучкість системи, щоб її можна було кастомізувати.

Як впроваджували Deals

У впровадженні брали участь працівники різних підрозділів: ІТ, кібербезпеки, ризиків, комплаєнс-контролю. Кожен з них контролював дотримання стандартів та вимог до системи.

Система Deals пройшла penetration-тести та перевірку на відповідність вимогам та принципам проектування безпечних систем в банку. 

«В банку вивчили звіт про останні penetration-тести, а потім служба безпеки KredoBank самостійно протестувала Deals на вразливість. Результати задовольнили банк, тому систему вирішили використовувати для підписання документів не лише з контрагентами, а й у майбутньому із клієнтами», – розповідає Артем Семенов, продакт-менеджер Deals. 

Питання, які вирішували при впровадженні:

1. Адаптація та конфігурація системи для запуску та експлуатації у ландшафті інформаційної інфраструктури банку.
2. Реалізація можливості підписання документів за допомогою хмарних підписів.
3. Налаштування необхідних рівнів доступу до системи.

«У процесі впровадження у банку, зазвичай, з’являються нові запити. Але для Deals це не проблема – в нас гнучка система, яку можна підлаштувати під будь-які вимоги й бажання. Ми вже працюємо над рішенням спеціально для банків, де можна буде не лише обмінюватися документами, а й відправляти запити на оформлення кредитних заявок чи отримувати інші банківські послуги», – коментує Світлана Пашковська.

Якщо говорити про нетехнічні речі, часто співробітники дуже консервативно ставляться до нових рішень і переходять на них неохоче. Однак у випадку банку значну роль зіграв карантин – команда розуміла, що лише так банк зможе безперебійно працювати в умовах обмежень.

Також у компанії:

• провели онлайн-навчання для користувачів та адміністраторів системи;
• записали відеоінструкції, розробили технологічні карти для користувачів (банківських працівників та клієнтів);
• забезпечили постійну підтримку зі сторони постачальника та команди банку.

Це допомогло зробити перехід на електронний документообіг швидшим та менш стресовим.

Результат

• Час отримання, погодження та підписання документів зменшився з 5 робочих днів до 10 хвилин. Більше не треба доставляти паперові примірники документів, контрагенти миттєво отримують їх на підпис і погоджують за лічені хвилини.
• Фінансові витрати на папір та друк знизилися майже на 90% по напрямку ІТ та на 50% по мережі банку.
• Більше 300 постачальників та вендорів вже скористалися системою та лишилися задоволеними.
• Більше 4000 документів підписали за півроку.

А також результати, які важко оцінити в цифрах:

• ризик втратити документи знизився майже до нуля;
• можна ефективно керувати рухом документів та переглядати їх поточний статус;
• документи тепер можна знайти за секунди.