Про компанію:
Одна з найбільших телекомунікаційних компаній України. Кількість користувачів системи – 1000+.
Проблема:
- Значно ускладнений пошук документів, адже в компанії багато розрізнених систем, в яких створюються та зберігаються документи. Відсутність доступу до цих систем (та документів відповідно) у відповідальних за пошук осіб.
- Неможливість масового вивантаження документів за потреби (наприклад, при зверненні та перевірці відповідальними органами)
- Існують системи в компанії, з яких потрібно передавати документи в архів, бо вони будуть поступово відключені.
- В компанії існує 500+ розрізнених форм та видів документів.
Завдання:
Створити єдину систему-сховище, в якій будуть зібрані всі документи з інших внутрішніх та зовнішніх систем компанії.
Створити ієрархію сховища та групувати документи за певними параметрами для подальшого швидкого та зручного пошуку документів.
Забезпечити можливість масового вивантаження документів за запитом.
Створити можливість додавати в електронний архів оцифровані паперові документи компанії.
Рішення:
- Створено єдину систему «Електронний архів» для зберігання та пошуку електронних документів. Документи автоматично потрапляють в електронний архів із системи електронного документообігу Megapolis.DocNet.
- В системі можна легко шукати, збирати та вивантажувати документи за заданим запитом, а також ділитися ними за посиланням. Доступне масове вивантаження, при цьому можна сформувати перелік потрібних документів.
- Реалізована можливість завантажувати в електронний архів оцифровані відскановані паперові документи. Оцифровані паперові документи можна затверджувати електронним підписом.
- Після налаштування бізнес-процесу та проходження життєвого циклу документу (коли документ переведено у статус, що визначає завершення роботи з документом) — він автоматично попадає в архів.
- Адміністратор може налаштувати будь-яку форму документів з необхідним переліком атрибутів, а також самостійно (без розробників) налаштувати схему даних для отримання інформації від зовнішніх систем.
- Реалізовано контроль граничних термінів дії документів. Є можливість автоматично перевіряти дублікати документів, налаштовувати причини для заборони видалення документів та використання міток/тегів.
Результат:
Економія часу
Час пошуку, збору та вивантаження документів скоротився у кілька разів.
Безпека
Ризик втратити документи знизився майже до нуля. Підвищилася безпека зберігання документів.
Ефективний менеджмент
Можна ефективно керувати рухом документів та переглядати їх поточний статус.
Бажаєте повторити успіх?
Замовте персональну консультацію та дізнайтеся, як Scriptum допоможе зробити ефективнішою саме вашу компанію.
