Про компанію:
LPP Ukraine – дочірня компанія польського fashion-гіганту LPP S.A., що розвиває роздрібну мережу магазинів Reserved, Mohito, Cropp, House та Sinsay. Налічує 300 магазинів в Україні.
Проблема
Перша проблема полягала в тому, що співробітники LPP вручну вводили акти документів та електронні адреси, а також обробляли дуже багато накладних.
«В один із місяців 2024 року у нас було 4000 документів – по 200 накладних на день на одну людину… це займає занадто багато часу і сповільнює всі робочі процеси», – розповідають в компанії.
Друга проблема була у відсутності електронного документообігу. 300 магазинам, розташованим по всій території України, треба було обмінюватися документами і підписувати їх вручну.
Третя проблема – незручне зберігання документів, а також відсутність інтеграції з бухгалтерською системою.
«Провайдери електронного документообігу не забезпечують зручну форму зберігання документів – можна щось знайти, але й легко загубити. Старі системи не відповідають сучасним вимогам», – зазначають співробітники.
Насамкінець, в компанії не вистачало стандартизованого підходу та уніфікації процесів, а також було неефективне навчання та адаптація персоналу до роботи в системі.
Завдання:
- Впровадити електронний документообіг для оперативного обміну та підписання документів.
- Оптимізувати процеси зберігання документів у компанії та створити єдиний централізований архів документів, які раніше зберігались в різних системах.
- Забезпечити безшовну інтеграцію документообігу з бухгалтерською системою для оптимізації фінансових процесів.
- Автоматизувати завантаження документів та їх подальшу обробку.
- Реалізувати можливість швидкого пошуку документів та їх масового вивантаження за потреби.
Рішення
Для реалізацїі завдань впровадити low-code платформу Scriptum. Впровадженням займався партнер InBase – компанія LITIKO.
Виклики впровадження
Розмір компанії
Компанія має значну кількість співробітників, розгалужену мережу точок продажу та складну внутрішню структуру
Особливість ритейлу
У цій сфері традиційно використовується дуже багато документації. Це не тільки вимагає високопродуктивних рішень, а й підвищує ризики помилок на будь-якому з етапів шляху, який проходить кожен документ. Неправильне опрацювання чи втрата документів можуть призвести до фінансових збитків, тому рішення має бути надійним і мінімізувати ризики.
Інтеграція з зовнішніми системами
Однією з вимог клієнта була інтеграція з зовнішніми системами документообігу, такими як «Вчасно.ЕДО» та «М.Е.DOC». Це було цілком досяжно, оскільки система має відкриті API, що дозволило розробити необхідний механізм для автоматичного завантаження, збереження та структурування документів в електронному архіві. Втім, насправді вимог було більше і вони були складнішими.
Ось один із проміжних описів необхідного функціоналу системи електронного архіву документів:
- Періодичне автоматичне завантаження з систем Вчасно.ЕДО та М.Е.Doc до системи електронного архіву різноманітних документів разом з підписами згідно вимог клієнта.
- Можливість за потреби ручного виклику процедури завантаження різних типів документів за певними ознаками: у певних станах підписання та погодження разом з підписами з систем Вчасно.ЕДО та М.Е.Doc до системи електронного архіву.
- Автоматична обробка завантажених документів: сортування, класифікація та розміщення документів у електронному архіві згідно вимог клієнта.
- Можливість виклику процедури обробки документів вручну.
- Можливість керування структурою та атрибутами документа, створення карток документів різної форми в залежності від певних ознак документу.
- Групування документів у електронному архіві за певними ознаками;
- Розмежування доступу до документів у архіві згідно налаштованої рольової моделі;
- Можливість ручного коригування переліку документів в електронному архіві: додавання або вилучення документів по обраним критеріям.
- Створення структурованих ієрархій папок документів, додавання міток.
- Спрощений пошук документів у електронному архіві за атрибутами картки документа.
- Візуалізація документів з підписами.
- Масовий експорт архівних документів разом з підписами.
- Аудит роботи з документами.
Деталі рішення
- На першому етапі команда налаштувала в системі організаційну структуру замовника, після цього розробила та налаштувала електронні довідники, що містять усю необхідну інформацію для автоматизованого оброблення документів.
- В системі налаштували автоматичну обробку документів. Події відбуваються не лише тоді, коли їх ініціюють самі працівники. Процедура автоматичної обробки документів, за домовленістю з замовником, відпрацьовує з періодичністю в 1 годину.
- Після запуску процедура автоматичної обробки переглядає усі завантажені, але ще не розсортовані документи на відповідність певним вимогам. У разі знайдення відповідності створюється нова картка документа певного типу, до якої підвантажується документ разом з підписами. Картка розміщується згідно налаштованої структури архіву. Документи, для яких не знайдено відповідностей, потрапляють на ручний розбір.
- Завдяки впровадженню Scriptum вдалося автоматизувати введення актів, щоб зменшити час обробки та виключити людський фактор.
- Налаштовані та автоматизовані інтеграції з усіма системами, що вимагав замовник.
Результат
- В компанії з’явився надійний електронний архів на власному сервері з власною ієрархією, що забезпечило зручне зберігання документів та легкий пошук.
- Автоматизація процесу перетворення накладних у PDF-файли та їх автоматичний розподіл забезпечила економію до 4 годин роботи кожного співробітника на день.
- Платформа Scriptum дозволила швидко імпортувати адреси, що знизило час на ручне введення та забезпечило ефективне розповсюдження документів по магазинах.
- Впровадження дозволило зменшити час на обмін документами, забезпечити оперативний доступ до них та підвищити безпеку зберігання, що суттєво покращило бізнес-процеси.
- Значно скоротився час на пошук і обробку документів завдяки електронному архіву та автоматизації процесів обробки.
- Процеси документообігу тепер стандартизовані, а безпека – на найвищому рівні.
- Впровадження зайняло 4 місяці.
