НДСЛ «Охматдит» автоматизував кадровий електронний документообіг

Про компанію:

НДСЛ «Охматдит» – багатопрофільний діагностично-лікувальний заклад, який надає спеціалізовану медичну допомогу дітям. Найбільша дитяча лікарня в Україні.

Проблема

Облік персоналу та бухгалтерія велись у двох розрізнених системах, що призводило до інформаційного розриву між відділами. Деяка інформація дублювалась, до деякої навпаки не було доступу у тих, хто її потребував. До того ж ці системи були застарілими й не повністю відповідали потребам закладу, тому потребували заміни.

Не менш важлива проблема – значне навантаження на кадровий відділ. В організації було майже 4000 облікових карток – і на цю кількість лише 5 працівників відділу кадрів.

До прикладу, в літній сезон у відпустку могла йти сотня людей на день. Кадровики мали обробити всі заяви, перевірити їх на наявність помилок, сформувати наказ в Word і після його погодження рознести відпустки в облікові картки тих, кому надали відпустку. 

Ця рутинна робота вимагала дуже багато часу й зусиль, особливо в пікові періоди, як-от з відпустками. В організації прагнули витрачати час своїх працівників ефективніше та покращити їхню задоволеність роботою. Для цього треба було оцифрувати та автоматизувати процес погодження кадрових наказів. 

Також в «Охматдиті» більшість документів були паперовими. Це призводило до таких проблем:

• Вся кадрова первинна документація передавался в бухгалтерію для розрахунку заробітної плати в паперовому вигляді. 
• Інформацію з документів часто треба було використовувати кілька разів, але не було єдиної бази, з якої б вона підтягувалась, тож всі дані треба було шукати і вводити з нуля.
• Процес узгодження документів, в тому числі кадрових наказів, займав багато часу. До того ж було важко проконтролювати, в кого і на якому етапі узгодження документ знаходиться в даний момент.
• Витрачалося багато часу й ресурсів на копіювання, передачу та зберігання безлічі копій паперових документів.

Тому в «Охматдиті» вирішили трансформуватись та оцифрувати процеси й документи.

Завдання

1. Впровадити єдину систему для обліку персоналу, розрахунку заробітної плати та бухгалтерського обліку.
2. Кастомізувати систему, щоб вона відповідала специфічним вимогам та потребам медичного закладу.
3. Автоматизувати погодження кадрових наказів і тарифікацію медичної установи.
4. Перейти на електронний документообіг.

Рішення

Впровадити систему А5.ERP, яка працює на базі платформи UnityBase, та допрацювати її під специфічні потреби закладу.

Деталі рішення

• В лікарні була впроваджена єдина інформаційна система, яка поєднала процеси ведення штатного розпису, кадрового обліку, обліку робочого часу, заробітної плати та бухгалтерського обліку. Автоматизували процес розрахунку собівартості медичної послуги.
• В закладі автоматизували погодження кадрових наказів. В чому була складність: в узгодженні задіяні як працівники відділу кадрів, так і планово-економічний відділ. Працівники відділу кадрів відповідають за призначення на певну посаду, вводять кваліфікацію працівника, тарифний розряд та іншу інформацію. А планово-економічний відділ відповідає за встановлення окладу та доплат і надбавок. Тому «паперовий» процес був не стандартизований та вимагав багато часу.

Наші фахівці повторили цей процес в електронному вигляді, налаштували маршрут та реалізували можливість погодження за допомогою КЕП. Розглянемо на прикладі з відпустками, про який ми писали у проблемі. 

Завдяки автоматизації працівники відділу кадрів просто вибирали зі списку прізвище співробітника, що йшов у відпустку, а система сама пропонувала оптимальні періоди і дні відпустки, а також автоматично створювала документ. 

• При впровадженні системи врахували специфічні особливості обліку персоналу саме для медичних установ: додали облік спеціальностей лікарів, облік проведення атестації лікарів та середнього медичного персоналу. 
• В системі реалізували специфічні для медзакладу звіти, які «Охматдит» направляв у Міністерство охорони здоров’я.
• Автоматизували тарифікацію медичної установи: формування документів по медичному навантаженню та розрахунку заробітної плати медичних працівників. В системі можна вести Тарифікаційний список працівників медзакладу з урахуванням усіх посад по кожному працівнику, а також Тарифікаційний список працівників медичних установ, по кожній посаді працівника, включаючи всі нарахування й доплати.
• Для автоматизації процесів обліку робочого часу були долучені до роботи в Системі табелювальники всіх структурних підрозділів Охматдиту. У більшості підрозділів це були медичні сестри, які до впровадження Системи взагалі не вміли працювати з комп’ютером. Зараз жодна з них не уявляє, як можна було “робити табель” на папері. 
• Впровадили електронний документообіг та перевели в електронний формат вхідну й вихідну кореспонденцію, організаційно-розпорядчі документи (накази, доручення, акти, розпорядження, службові записки), кадрові документи, протоколи робочих груп тощо. 

Результат

• Співробітники працюють в єдиній системі, завдяки чому інформація структурована, не дублюється та її легко використовувати повторно за потреби. 
• До системи підключені всі табелювальники, які ведуть облік робочого часу, HR-фахівці, бухгалтери, спеціалісти планово-економічного відділу.
• Кадровий документообіг став електронним, завдяки чому в «Охматдиті» підвищилась ефективність адміністрування фінансів та керування кадрами, а також задоволеність персоналу. Також зменшилась кількість помилок, адже людський фактор зведено до мінімуму.
• Значно зменшився час на підготовку й узгодження документів. Покращилась дисципліна, оскільки виконання завдань зручно контролювати, а в системі можна виставити дедлайни та отримувати нагадування, щоб нічого не пропустити.