Про компанію:
НДСЛ «Охматдит» – багатопрофільний діагностично-лікувальний заклад, який надає спеціалізовану медичну допомогу дітям. Найбільша дитяча лікарня в Україні.
Проблема
- Більшість документів в «Охматдиті» були паперовими, тому процес узгодження документів був повільний та незручний. Керівникам було важко проконтролювати, в кого і на якому етапі узгодження документ знаходиться в даний момент.
- В медзакладі витрачали багато часу й ресурсів на копіювання, передачу між співробітниками та зберігання паперових документів.
- Не було єдиної бази для зберігання інформації. Якщо дані з певного документа треба було використати ще раз – а така потреба була частою, – то їх треба було шукати вручну та вводити з нуля.
Завдання
- Перейти на електронний документообіг та оцифрувати паперові документи.
- Впровадити єдину систему та автоматизувати процеси роботи з документами.
Рішення
Для вирішення завдань впровадити систему електронного документообігу Megapolis.DocNet.
Деталі рішення
- Після впровадження системи в «Охматдиті» повністю перевели в електронний формат вхідну та вихідну кореспонденцію, організаційно-розпорядчі документи (накази, доручення, акти, розпорядження, службові записки), протоколи робочих груп тощо.
- Також перевели й автоматизували кадровий документообіг, зокрема кадрові накази, в узгодженні яких були задіяні як працівники відділу кадрів, так і планово-економічний відділ.
- В Megapolis.DocNet працюють всі співробітники, що беруть участь у процесах з документами. Залежно від посади вони можуть переглядати, редагувати, погоджувати та виконувати інші дії з документами. Доступи легко надавати та відкликати, налаштувати їх можна через організаційну структуру, щоб коли на посаду призначається новий співробітник, всі необхідні доступи надавались йому автоматично.
- Вся інформація про документ та будь-які дії з ним фіксується в системі. Можна легко відслідкувати хто й коли відредагував чи затвердив документ, кому переслав далі, хто й коли відправив в архів тощо.
- В системі налаштовані шаблони маршрутів узгодження, тому документи йдуть за потрібним маршрутом автоматично.
- В Megapolis.DocNet можна виставити дедлайни до кожного завдання та отримувати завчасні нагадування, щоб нічого не пропустити. Це полегшує контроль та допомагає вчасно опрацьовувати документи.
Результат
- «Охматдит» повністю перейшов на електронний документообіг. В установі значно зменшився час на підготовку й узгодження документів.
- Покращилась дисципліна та контроль, зменшилась кількість помилок, адже людський фактор зведено до мінімуму.
- Інформацію легко використовувати повторно, відсутнє дублювання документів, жоден документ не був втрачений.
- Забезпечена максимальна прозорість: всі документи зберігаються в системі, їх не можна підписати документи заднім числом, а переглянути і перевірити всі дії можна в будь-який момент.
- Зі співробітників зняли зайве навантаження і тим самим покращили задоволеність персоналу.
