Про компанію
ДП «Регіональні електричні мережі» забезпечує беперебійний розподіл електроенергії в Луганській, Донецькій та Волинській областях. Основні споживачі підприємства – вугільні шахти, а також близько 7000 побутових споживачів серед населення.
Проблема:
В компанії хотіли реалізувати можливість повноцінно працювати дистанційно. Це було особливо важливим на початку повномасштабного вторгнення, коли деякі працівники перебували на території активних бойових дій, за кордоном чи виїжджали з тимчасово окупованих територій.
«Процес підписання документів і до того займав кілька днів, а в умовах повномасштабної війни міг розтягнутися на тижні, адже не було можливості просто віднести документи з кабінету в кабінет. Тому для нас було важливо налаштувати узгодження документів в умовах віддаленої роботи та значно пришвидшити цей процес», – заявляють в компанії.
Також в РЕМ прагнули налагодити швидкий обмін документами між центральним офісом, філіями в областях і державними органами, покращити контрольованість та прозорість процесів з документами.
Завдання:
- Позбутися паперу, перевести документи в електронний формат та підписувати їх за допомогою КЕП.
- Обмінюватися документами з державними органами через СЕВ ОВВ (Систему електронної взаємодії органів виконавчої влади).
- Пришвидшити обробку та узгодження документів на підприємстві, в тому числі між філіями та центральним апаратом. Організувати якісний контроль роботи з документами.
Рішення
Для переходу на електронний документообіг вирішили впровадити систему Megapolis.DocNet та налаштувати її під потреби підприємства.
Деталі рішення:
- Перехід з «паперових» до електронних процесів зайняв кілька місяців. Після того в систему поступово додавали деякі документи, але основний обсяг вже був у цифровому форматі.
- Всі документи є в Megapolis.DocNet (крім тих, що мають відповідно до законодавства зберігатися на папері). Це накази, розпорядження, юридичні документи, доповідні, документація щодо відрядження, службові записки та інші.
- В Megapolis.DocNet відбувається листування з державними органами.
«Ми обмінюємося документами з Міністерством енергетики, Міністерством екології, Державною податковою службою та всіма іншими державними органами, з якими є можливість взаємодіяти через СЕВ ОВВ. Це дуже спрощує нашу роботу».
- В системі отримують вхідну кореспонденцію, реєструють і потім директор розподіляє її на безпосереднього виконавця.
- В Megapolis.DocNet працюють всі співробітники, які мають справу з документами – як у центральному відділенні, так і у філіях.
«Дуже зручно, що документи можна редагувати необмежену кількість разів. Це дозволяє виправити всі помилки до підписання без потреби друкувати кілька екземплярів», – діляться співробітники.
- На підприємстві налаштували шаблони документів, які дозволяють швидше готувати документи та не пропустити важливу інформацію при створенні, адже система не дасть запустити процес, якщо якесь поле в документі не заповнене.
- Документи підписують за допомогою електронних підписів. Директор та бухгалтер використовують КЕП (токен), а більшість співробітників користується УЕП від ПриватБанку.
Результат
- В системі працює близько 200 користувачів. За рік на підприємстві створюють приблизно 10 000 документів.
- Кожен документ можна швидко знайти та переглянути всю інформацію по ньому: хто й коли його редагував чи підписував, хто відповідальний за нього тощо. Завдяки цьому покращились контроль та прозорість процесів, а також документи не губляться.
- Взаємодія між центральним офісом та філіями стала легка, швидка та контрольована.
«Ми в реальному часі бачимо, які документи прийняли, опрацювали, де призначили виконавців тощо. Це дуже спрощує роботу, адже ми можемо миттєво оцінити ситуацію, внести корективи, перевірити, чи виконуються завдання, і так само співробітники на філіях можуть бачити результати наших напрацювань», – розповідають в РЕМ.
- Процес підписання документів значно пришвидшився. Документи можна узгодити з будь-якої точки, тому навіть якщо керівник чи співробітник у відрядженні, він може оперативно працювати, підписувати документи й виконувати завдання.
- Значно зменшились витрати на папір, друк та пересилку документів.
- Стан виконання документів контролюється, і в Megapolis.DocNet кожного тижня є звіти про те, які документи виконані, а які ні. Завдяки цьому керівник може вчасно знайти причину невиконання і відреагувати на ситуацію.
