OCR та IDP для роботи з документами: як перетворити гори паперів на цінні дані

Кожна компанія, велика чи мала, стикається з типовими «болями» в документообігу. Це завали документів, що потребують ручного введення даних, постійні помилки, повільний пошук інформації та втрата часу на рутинні завдання. Розуміємо, що ці проблеми можуть стати справжнім головним болем для будь-якого бізнесу.

Але є рішення – це сучасні технології, такі як оптичне розпізнавання символів (OCR) та інтелектуальна обробка документів (IDP). У цій статті ми простою мовою пояснимо, що таке OCR та IDP, як вони працюють і яку користь приносять вашому бізнесу.

Що таке OCR простими словами?

Оптичне розпізнавання символів або OCR – це технологія, яка дозволяє сканувати документи й «читати» текст з картинок чи PDF-файлів, перетворюючи його на редагований формат. 

Уявіть, що ви сфотографували сторінку договору. OCR допоможе «вийняти» з фотографії весь текст, щоб ви могли його скопіювати, редагувати чи шукати по ньому.

Як це працює

OCR аналізуючи зображення, розпізнає символи (букви, цифри, знаки пунктуації) і перетворює їх у текстовий формат. Цей процес включає кілька етапів:

1. Передобробка зображення: коригування контрасту, видалення шумів і вирівнювання тексту.
2. Сегментація: розділення зображення на окремі символи.
3. Розпізнавання: порівняння сегментованих символів з базою даних відомих символів для ідентифікації.
4. Виправлення помилок: використання словників і контексту для виправлення помилок розпізнавання.

Де OCR стає у пригоді?

• Оцифровка архівів. Перетворення паперових документів у цифровий формат для зберігання та пошуку.
• Швидке копіювання тексту з нередагованих файлів. Наприклад, з PDF-файлів, які не підтримують копіювання тексту.
• Створення текстового шару в PDF. Додавання текстового шару до PDF-файлів, щоб текст можна було копіювати та шукати.

Обмеження OCR

Хоча OCR відмінно справляється з розпізнаванням тексту, він не розуміє його змісту. Наприклад, він бачить ТОВ «Ромашка» як набір символів, але не знає, що це назва компанії. 

Також OCR «глухий» до зображення, графіків або таблиць. Наприклад, він не зрозуміє:

• Графік виконання проєкту в договорі,
• Мапи або схеми в технічних документах.

Це вже завдання для IDP, яке додає «розум» до «очей» OCR.

Що таке IDP?

Якщо OCR – це очі, то IDP – це мозок, який аналізує побачене. IDP – інтелектуальна обробка документів – використовує OCR як перший крок, а потім додає «інтелект» за допомогою штучного інтелекту (ШІ) та машинного навчання (ML).

• Машинне навчання: Система аналізує тисячі документів, щоб визначати шаблони і зв’язки між даними.
• NLP (Natural Language Processing – обробка мови): Визначає, що «сума 1000 грн» – це ключова інформація для бухгалтера, а «податок» – для юриста.

IDP не просто «прочитає» ваш рахунок-фактуру, а й зрозуміє, де в ньому номер, дата, сума, ПДВ, назва контрагента, і автоматично занесе ці дані у потрібні поля вашої системи.

Ключові можливості IDP

Класифікація документів

Система сама визначає тип документа (рахунок, договір, акт, накладна, заява тощо). Це дозволяє автоматизувати сортування документів без участі людини.

Вилучення даних (data extraction) 

IDP автоматично знаходить та витягує потрібну інформацію з документів. Наприклад, система може знайти ім’я клієнта в анкеті чи суму до сплати в інвойсі, навіть якщо вони розташовані в різних місцях у документах від різних постачальників.

Валідація даних

IDP перевіряє дані на коректність. Наприклад, система може перевірити, чи правильно вказаний ІПН, чи сходиться сума ПДВ, чи дата не з майбутнього.

Інтеграція з іншими системами

IDP може передавати вилучені дані в CRM, ERP, бухгалтерські програми та інші системи, що дозволяє автоматизувати бізнес-процеси.

Чому IDP – це більше, ніж просто OCR? IDP додає контекст, розуміння структури документа та здатність навчатися на нових прикладах. Це дозволяє системі не тільки розпізнавати текст, але й розуміти його зміст та виконувати складні завдання з обробки документів.

Як OCR та IDP спрощують ваше життя та роботу: переваги та приклади:

• Економія часу та ресурсів. Менше ручної роботи – співробітники можуть займатися важливішими задачами.
• Зменшення помилок. Автоматизація мінімізує людський фактор.
• Прискорення бізнес-процесів. Швидша обробка документів означає швидші погодження, оплати, відповіді клієнтам.
• Покращений доступ до інформації. Дані з документів стають структурованими та легкодоступними для пошуку та аналітики.
• Підвищення задоволеності співробітників. Позбавлення від монотонної рутини дозволяє людям фокусуватися на творчих та стратегічних завданнях.
• Прозорість та контроль процесів. Легко відстежити, на якому етапі знаходиться документ і хто за нього відповідальний.

OCR та IDP у дії: приклади з різних сфер

Бухгалтерія та фінанси

Обробка рахунків-фактур: IDP може автоматично витягувати дані з рахунків-фактур, такі як номер рахунку, дата, сума, ПДВ, та вносити їх у бухгалтерську систему. Це значно прискорює процес обробки рахунків і знижує ризик помилок.

Акти виконаних робіт: IDP може витягувати дані з актів виконаних робіт, такі як дата виконання, опис робіт, сума та підписи, і вносити їх у систему обліку.

Платіжні доручення та авансові звіти: IDP може автоматично витягувати дані з платіжних доручень та авансових звітів і вносити їх у фінансову систему.

Юридичний відділ

Аналіз договорів: IDP може витягувати ключову інформацію з договорів, таку як сторони договору, терміни, суми, ключові умови, і зберігати її у юридичній системі. Це дозволяє швидко знаходити потрібні документи та інформацію.

Обробка довіреностей та судових документів: IDP може автоматично витягувати дані з довіреностей та судових документів і вносити їх у систему управління документами.

HR-відділ

Обробка резюме: IDP витягує навички, досвід, контакти з резюме кандидатів і вносить їх у систему управління персоналом. Це прискорює процес найму та дозволяє швидко сортувати кандидатів за потрібними критеріями.

Заяви на відпустку/прийом на роботу: IDP може автоматично витягувати дані з заяв на відпустку чи прийом на роботу і вносити їх у систему управління персоналом.

Відділ продажів та роботи з клієнтами

Обробка замовлень: IDP автоматично витягує дані з замовлень клієнтів і вносить їх у CRM-систему. Це допоможе швидко обробляти замовлення та відслідковувати статус кожного замовлення.

Анкети клієнтів: IDP може витягувати дані з анкет клієнтів і автоматично створювати картки клієнтів у CRM-системі. Це дозволяє швидко знаходити інформацію про клієнтів та аналізувати їх потреби.

Комерційні пропозиції: IDP може витягувати дані з комерційних пропозицій і вносити їх у CRM-систему. Так ви зможете швидко відслідковувати статус кожної пропозиції та аналізувати ефективність продажів.

Логістика

Обробка транспортних накладних: IDP автоматично витягує дані з транспортних накладних, такі як номер накладної, дата, відправник, одержувач, вантаж, і вносить їх у логістичну систему. Це дозволяє швидко відслідковувати статус кожної накладної та оптимізувати логістичні процеси.

Митні декларації: IDP може витягувати дані з митних декларацій і вносити їх у систему управління митними процесами. Це допомагає швидко обробляти митні декларації та відслідковувати їх статус.

Інвойси: IDP може автоматично витягувати дані з інвойсів і вносити їх у фінансову систему. Це дозволить швидко обробляти інвойси та відслідковувати їх статус.

Будь-який відділ, що працює з вхідною кореспонденцією

Автоматичне сортування листів, заяв, звернень: IDP може автоматично сортувати вхідну кореспонденцію за типами документів і направляти їх відповідальним особам. Так ви зможете швидко обробляти вхідну кореспонденцію та забезпечувати ефективний документообіг.

Як InBase допомагає використовувати OCR та IDP на повну

У low-code платформі Scriptum від InBase доступні всі функції технологій OCR та IDP. 

Ваша система читатиме та розумітиме документи на рівні з людиною, чи навіть краще. Це стосується не лише простих документів, а і складних таблиць, списків, підписів та рукописних нотаток. Все це буде точно розпізнано й оброблено без участі ваших співробітників. 

Важливо, що розпізнавання й обробка даних з часом стає тільки точнішою, адже ШІ вчиться на виправленнях від людей. IDP легко адаптується до змін у документах, не вимагає шаблонів, а навчити його класифікувати документи можна, використавши тільки 10 зразків. 

Почніть автоматизацію вже сьогодні

OCR та IDP – це не просто модні слова, а реальні інструменти для оптимізації, економії та зростання ефективності.

Хочете дізнатися, як OCR та IDP можуть трансформувати роботу з документами саме у вашій компанії? Зв’яжіться з нами для безкоштовної консультації та демо.

Ми в InBase віримо, що технології мають служити людям та робити їхню працю простішою, приємнішою та продуктивнішою. І ми готові допомогти вам на цьому шляху, надавши потужні інструменти та нашу експертну підтримку.

Ми раді оголосити про нову співпрацю – InBase став партнерами з компанією Hideez, що розробляє рішення для швидкого та безпечного доступу працівників до робочих систем і пристроїв. Для цього використовують технології безпарольної автентифікації.

Проблема вразливості паролів щороку стає все актуальнішою, до того ж люди часто ігнорують базові правила безпеки – використовують один пароль для різних сервісів, не змінюють його кожні кілька місяців, обирають поширені чи прості паролі. 

Саме тому ми раді стати партнерами з компанією, яка прагне вирішити цю проблему і спростити управління доступами для прискорення автентифікації співробітників. 

В рішенні Hideez Authentication Service пароль у звичному сенсі цього слова не просто не використовується, а буквально не існує, тому не може бути скомпрометованим чи забутим. 

Hideez дозволяє використання кількох методів безпарольного входу в корпоративні системи: 

• Passkeys (криптографічні ключі на основі біометрії);
• Мобільний застосунок Hideez Authenticator;
• Апаратні ключі безпеки (Hideez Keys, YubiKeys та інші ключі, сертифіковані за стандартами FIDO).

Окрім технології єдиного безпарольного входу, апаратні ключі Hideez Keys дозволяють безконтактно входити в робочі станції Windows, блокувати ПК залежно від відстані користувача до нього, автоматично вводити облікові дані, а також забезпечують двофакторну автентифікацію на основі протоколів ОТР та FIDO U2F. 

І ці всі можливості будуть доступні в системі корпоративного документообігу Megapolis.DocNet завдяки інтеграції з рішенням Hideez Authentication Service. Ми як компанія, яка завжди ставить кібербезпеку та найвищий рівень захисту у пріоритет, надзвичайно радіємо такому ефективному партнерству, адже наші клієнти зможуть перейти на абсолютно новий рівень безпеки даних.

Про партнера

Hideez – американська компанія українського походження, метою якої є розробка індивідуальної системи безпеки – унікального поєднання апаратних і програмних рішень для захисту даних і цифрової ідентифікації.

Hideez є сертифікованим членом асоціації FIDO Alliance та входить до переліку постачальників безпарольних рішень, визнаних Microsoft. Усі продукти розробника мають експертний висновок Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, що дозволяє використання рішень Hideez у державних, фінансових, міжнародних та інших організаціях. Таким чином, система автентифікації Hideez адаптована для використання в підприємствах з високими стандартами безпеки, таких як госпіталі, клініки, банки, промислові підприємства тощо. 

Успішно завершились хакатони IT Nation Hacks-2020 для випускників освітнього проєкту IT Nation.

ІТ компанії отримали рішення по наданим кейсам, а учасники — запрошення на стажування та призи. 16–18 жовтня відбулись хакатони IT Nation YouthHack та IT Nation AdultHack. Участь у них взяли випускники освітнього проєкту IT Nation, що реалізується Громадською спілкою «Мережа Глобального Договору в Україні» за сприяння Проєкту USAID «Економічна підтримка Східної України». Партнерами хакатонів стали Міністерство цифрової трансформації України та успішні ІТ компанії, включаючи Intecracy Group.

Команди боролись за призові місця демонструючи здобуті протягом навчання навички. Критеріями оцінки були: технологічність, якість опрацювання завдання, корисність рішення та якість презентації. Розробка рішень стосувалась системи взаємодії студентів та викладачів, інтеграції календарів, захисту птахів від гибелі на лініях електромереж, розробки алгоритму для пошуку працівників/компаній тощо.

Завдяки підтримці компаній-партнерів учасники хакатонів наблизились до омріяної мети.

Призами для фіналістів стали сертифікати на додаткове навчання у ІТ академіях, стажування та можливість працевлаштування, цінні подарунки. Проєкт IT Nation та ІT Nation Hacks-2020, зокрема, доводить, що добрі ідеї та щире партнерство громадського, державного та приватного секторів здатні реалізовувати найсміливіші ідеї та сприяти розвитку країни.

Представники компанії Intecracy Ventures Христина Венгриняк та Віктор Голуб братимуть участь у заходах навчальної програми IT Nation для жителів Донецької та Луганської областей.

Захід відбудеться 16–18 жовтня 2020 року.

Подія являє собою онлайн-хакатони, в ході яких учасники будуть отримувати та вирішувати завдання від відомих ІТ компаній, серед яких BazaІТ, Powercode, DAN IT, SupportYourApp, INTECRATOR, Infopulse та інших.

Одночасно будуть проходити два інтенсивні онлайн-хакатони: YouthHack-2020 (для учасників віком 15–18 років) та AdultHack-2020 (для учасників 19+ років). У них братимуть участь учасники освітньої програми IT Nation, які освоїли курси Advanced Frontend Developer, Web Coder, Automation QA та Manual QA.

Команди 48 годин працюватимуть онлайн над кейсами, завдання у яких максимально наближені до реальних робочих завдань ІТ спеціалістів. А ментори, які є співробітниками ІТ-компаній, будуть підтримувати та консультувати.

IT Nation дає шанс розвиватися в IT-сфері жителям Донецької та Луганської областей, які в цьому зацікавлені. Для кожної із компаній-партнерів підтримка програми є соціальною відповідальністю та шансом професійно допомогти тим, хто цього потребує. Це дуже потрібний проект, який дозволить також розвивати IT в Донецькій та Луганській областях, адже учасники програми матимуть шанс почати співробітництво з провідними компаніями IT-ринку, які мають проєкти в Україні та світі.

Освітня програма «IT Nation» реалізується Громадською спілкою «Мережа Глобального Договору в Україні» за сприяння Проєкту USAID «Економічна підтримка Східної України».