Що чекати від систем документообігу у 2026 році

Ще десять років тому системи електронного документообігу сприймалися як непомітний внутрішній інструмент бухгалтерії або архіву. У 2026 році ця роль остаточно зникає. Системи документообігу виходять за межі зберігання файлів і дедалі більше впливають на те, як компанії ухвалюють рішення, працюють із ризиками та зберігають керованість у світі постійних змін.

Системи управління документами поступово перетворюються на інтелектуальні платформи, які аналізують інформацію, підказують наступні дії та вбудовуються у щоденну роботу команд.

Саме тому тренди розвитку систем документообігу у 2026 році цікавлять не тільки ІТ-директорів, а й керівників бізнесу, юристів та фінансистів. Щоб відповісти на це питання, я зібрала головні тренди й очікування на ринку DMS/СЕД у 2026 році.

1. AI та автоматизація – тренди розвитку систем документообігу

Як би не набридло всім слухати про AI з кожної праски, без нього не обійтися навіть в системах документообігу. Люди звикають покладатися на штучний інтелект в рутинних задачах, тож завдання компаній – дати своїм співробітникам можливість робити це безпечно, щоб ті не скидали в ChatGPT конфіденційні документи з проханням допомогти їм написати лист. 

Я написала, що це завдання компаній, але насправді це завдання розробників систем документообігу, які радісно за нього взялись, щоб створити конкурентну перевагу. Однак, за прогнозами, за кілька років таким вже не здивуєш. Це буде база, адже вже зараз це головний тренд у розвитку систем управління документами. 

Автоматизація рутинних задач

Генеративний AI та активні агентні моделі

Інтеграція генеративного AI у системи документообігу робиться для автоматичного створення резюме документів, побудови звітів і генерації нових документів на основі наявних даних. Очікується, що до 2027 року 95% організацій впровадять AI-підсилені DMS, а 98% перейдуть на хмарні рішення. Наступний пункт якраз про них.

2. Хмарні та гібридні моделі зберігання

Масовий перехід на cloud-first та гібридні архітектури продовжиться, що логічно, адже вони:

• забезпечують доступ з будь-якої точки;
• підтримують велику кількість користувачів;
• полегшують масштабування.

Організації з жорсткими регуляторними вимогами частіше обирають гібридні моделі (частина даних – в локальному середовищі, частина – у хмарі).

3. Інтеграція з корпоративними системами та workflow

Сучасні системи управління документами вже не можуть бути ізольованими, бо тоді вони лише додають роботи – змушують переносити дані між системами. Тренди на 2026 рік наступні:

• інтеграція із ERP, CRM, HR й іншими платформами, щоб створювати end-to-end процеси;
• документи не «зависають» в одному модулі, а стають частиною загального бізнес-процесу;
• знижуються ручні передачі і дублювання даних. 

4. Розумний пошук, індексація, аналітика та прогнозування

Системи управління документами 2026 року мають пропонувати не просто пошук, а розумний пошук з контекстними запитами, семантичними фільтрами та прогнозуванням. Паралельно розвивається predictive analytics (прогнозна аналітика) для оптимізації політик зберігання та планування життєвого циклу документів на основі реальних процесів у компанії.

 5. Безпека, відповідність та audit-trails

Через розширення регуляторних вимог та зростання загроз безпеці росте тенденція оснащувати системи документообігу:

• автоматичними політиками зберігання та видалення;
• детальною історією змін та доступу;
• контекстним контролем доступу та автоматичним чергуванням ролей. 

6. Мобільність та доступність

Більшість продуктів вже давно перейшли на mobile-first. Системи документообігу навряд чи будуть орієнтуватися на смартфони як на основні пристрої, але їх треба враховувати обов’язково.

Очікується, що системи мають передбачати:

• доступ з мобільних пристроїв;
• можливість сканувати, підписувати та обробляти документи без ПК;
• безпечний мобільний доступ під ключовими політиками. 

7. Нові інтерфейси та досвід користувача

Люди звикають віддавати рутинні завдання AI-асистентам, тому розробники систем управління документами додають їх у свої рішення. Вони базуються на самій системі та даних компанії, а не на інформації звідусіль, тому є безпечними у використанні.

Також прогнозують появу:

• можливості голосового введення;
• потенційних елементів 3D/VR-взаємодії. 

Це допоможе прискорити адаптацію користувачів і підвищить рівень продуктивності.

8. Зростання ринку DMS та екосистема рішень

Ринок систем управління документами зростає: прогнозовано, що обсяг збільшиться з ~$9,34 млрд у 2025 до ~$10,58 млрд у 2026 з подальшим CAGR ~14,8% до 2035. Це вказує на стабільний попит на такі рішення по всьому світу. 

І ще два тренди, пов’язані з системами документообігу. 

9. Взаємодія з суміжними технологіями

Серед загальних IT-трендів 2026 року, які впливатимуть на системи управління документами:

• Agentic AI та автоматизація складних процесів, включно з розумними правилами прийняття рішень;
• adaptive governance та ризик-менеджмент AI, оскільки впровадження AI потребує чіткої звітності та контролю;
• зростання інфраструктурної підтримки AI (масивні обчислювальні сервіси, GPU/TPU).

10. Blockchain та цілісність документів (частково на горизонті)

Також можна припустити, що блокчейн буде одним з інструментів для забезпечення автентичності документів і створення незмінних audit-trail, що особливо важливо в юридичних і фінансових середовищах. 

Можливості системи управління документами Scriptum.DMS від InBase

Наше рішення Scriptum.DMS – це перша в Україні система управління документами з вбудованим штучним інтелектом та побудована за західними стандартами. 

AI-центр у Scriptum.DMS забезпечує автоматичне розпізнавання та класифікацію документів, резюме документів (короткий виклад документів на 100+ сторінок з підсвічуванням ризиків) та надає вам особистого AI-асистента.

Зі Scriptum.DMS користувачі зводять ручну роботу до мінімуму – не потрібно вручну переносити документи в систему, шукати і заповнювати реквізити та поля карток, шукати документи в різних папках, пошті й чатах. Система зроблена для максимальної зручності і головне – доступна навіть для малого й середнього бізнесу. 

Звертайтеся і ми розповімо вам всі деталі та проконсультуємо без жодних зобов’язань.

Висновок

У 2026 році системи управління документами перетворюються на інтелектуальні, хмарно-орієнтовані платформи, які:

• глибоко інтегровані у корпоративі процеси,
• забезпечують AI-функції для обробки документів,
• гарантують безпеку і відповідність новим вимогам,
• підтримують мобільність і сучасний UX. 

Бажаєте й ви зробити вашу роботу з документами швидкою й розумною? Зв’яжіться з нами, і ми підберемо рішення під ваші потреби та проконсультуємо з усіх питань.

11 грудня команда InBase взяла участь у партнерському заході GigaCloud Partners Day 2025 — масштабній події, що об’єднала десятки компаній та стала чудовою платформою для спілкування, обміну досвідом і натхнення на нові спільні проєкти.

Ми раді поділитися, що цього року InBase отримала дві почесні відзнаки:

•  Флагман проактивності
•  Лідер активних продажів

Ці нагороди — результат системної роботи нашої команди та ефективної співпраці з GigaCloud. Наше партнерство щороку стає міцнішим: спільно ми реалізуємо успішні проєкти, у яких клієнти отримують якісний сервіс і комплексні рішення від двох сильних команд.

Дякуємо партнерам GigaCloud за бездоганну організацію заходу, теплу атмосферу та можливість разом відсвяткувати досягнення за рік. Пишаємось результатами та рухаємося далі — до нових ідей та нових перемог!

Разом робимо більше. 💚 

Команда Scriptum випустила 50-е оновлення low-code платформи. В ювілейний реліз увійшло чимало змін, які допоможуть вдосконалити користувацький досвід.

Серед головних оновлень:

1. В платформу впровадили систему централізованого зберігання секретів з підтримкою різних типів сховищ (локальне, файлове, AWS Parameters Store).

2. Додали новий дизайнер email-нотифікацій, який замінює використання UnityBase Reports в бізнес-процесах. Тож тепер доступні:

• Налаштування теми та тіла листа в єдиному редакторі,
• Підтримка багатомовних шаблонів з автоматичним вибором мови за замовчуванням,
• Гнучке форматування дат і чисел,
• Зручний інтерфейс для вибору атрибутів документів та завдань,
• Підтримка вкладень з можливістю налаштування підписів та конвертації в PDF.

3. Впровадили AI підсумовування для генерування підсумку документа.

4. Додали кастомний PDF viewer, який працює у всіх браузерах.

5. Також внесли зміни в модуль Інтелектуальна обробка документів (IDP). Тепер розпізнаний текст підсвічується в PDF/IDP документах. При наведенні курсору система виділяє зв’язки між атрибутами форми/таблиці та відповідними частинами тексту та автоматично скролить до релевантних частин документа.

6. Реалізували налаштування нотифікацій для ролей Спостерігач та Супервізор у BPMN процесах.

7. Додали можливість задавати кастомну логіку перетворення мови в локалізацію, наприклад, використати американський стиль дати для англійської локалізації та багато іншого.

Все, що увійшло в оновлення, ви знайдете на сайті Scriptum.

Ми завжди працюємо над покращенням продуктів InBase, щоб користувачі отримували від них максимум. Якщо у вас є ідеї для наступних релізів – пишіть свої пропозиції нам на пошту.

Раді повідомити, що тепер у нашому портфелі є система управління персоналом (А5 Персонал) та розрахунку зарплати (А5 Зарплата). Це комплекс взаємопов’язаних модулів, що охоплюють повний цикл процесів управління персоналом, кадрового обліку, розрахунку зарплати та електронного кадрового документообігу.

Наше рішення – безпечна та надійна альтернатива російському ПЗ, такому як 1С:Підприємство, BAS, Парус, Галактика (модулі Зарплата та Управління персоналом) і подібним. 

Багато компаній прагнуть відмовитись від ворожих продуктів, щоб не фінансувати окупантів та не ризикувати власною конфіденційною інформацією. Пропонуємо для них гідну заміну, вироблену в Україні та підлаштовану під українське законодавство.

Можливості нового рішення

Система забезпечує єдине інформаційне середовище
управління персоналом для всіх організацій складної структури. В ній зібрані всі необхідні інструменти для автоматизації обліку праці, розрахунку заробітної плати та керування кадровими процесами.

Рішення має дві підсистеми, які можна впровадити як окремо, так і в комплексі:

Управління персоналом

Ця підсистема включає в себе:

• оргструктуру та штатний розпис;
• електронну особову справу працівника;
• електронний документообіг наказів з персоналу;
• автоматизований облік робочого часу;
• оцінювання та розвиток працівників;
• проєктний облік
• інструменти контролю та механізми автонагадувань;
• пошукову систему;
• персональний кабінет працівника.

Облік заробітної плати

В підсистему входять:

• автоматизований розрахунок зарплати;
• регламентована звітність у повній відповідності законодавству;
• облік за джерелами фінансування;
• формування бухгалтерських проводок;
• автоматизоване створення документів;
• автоматизоване оновлення довідників і нормативної інформації;
• інтеграція з системами контролю доступу та документообігу.

Система реалізована як вебрішення, тому може бути доступна з будь-якої точки світу. 

 Тож якщо вашому HR-відділу та Бухгалтерії потрібен надійний помічник, ми будемо раді допомогти.

17-18 жовтня на Закарпатті відбувся міжрегіональний IT-форум проєкту USAID «ГОВЕРЛА» – «Цифровізація нової економіки — 2024», в якому взяла участь керівниця проєктного офісу InBase Ольга Дембицька.

Це надзвичайно важливий захід, який організував уряд та Мінцифри спільно з американськими партнерами – Агентством з міжнародного розвитку USAID. На цьому майданчику представники влади, ІТ-індустрії, бізнесу та громадськості мали змогу проговорити проблемні моменти, знайти рішення й нові ідеї, побудувати нові зв’язки.

У виступі на тему «Електронний документообіг на Закарпатті» Ольга Дембицька розповіла про впровадження системи Megapolis.DocNet у Закарпатській обласній державній адміністрації, Закарпатській обласній раді та понад 60 територіальних громадах. Спікерка поділилась метою проєкту, результатами впровадження, а також викликами, з якими зіткнулась команда, та їх методами їх вирішення. 

Голова Закарпатської обласної ради Роман Сарай зазначив, що один із основних напрямків цифровізації області – це запровадження системи електронного документообігу:

«Суть його полягає в створенні єдиної для Закарпатської обласної ради, обласної військової адміністрації та 64 територіальних громад системи документообігу, синхронізованої з аналогічними системами відповідних державних та урядових організацій».

У Форумі також взяли участь представники Міністерства цифрової трансформації – міністр Михайло Федоров, заступники міністра Валерія Іонан та Олександр Борняков. Серед учасників були представники Міністерства економіки, Посольства США, місії USAID в Україні, обласних військових адміністрацій, територіальних громад, CDTO всіх областей тощо.

На заході обговорили можливості подальшої цифрової трансформації України на національному, регіональному та місцевому рівнях, а також небезпеку російського ПЗ та залежності від нього, сучасні цифрові рішення для громад та багато іншого. За словами голови обласної ради, за розвитком ІТ-індустрії – майбутнє.

«Впевнений, що наше майбутнє за створенням «розумних» регіонів, «розумних» міст та «розумних» сіл, за електронною медициною, за впровадженням цифрових технологій для енергетики; за цифровізацією логістичних процесів і транспорту; за створенням цифрових інноваційних хабів, перехід на електронні гроші і т.д. Переконаний, що в процесі цифровізації Україна завжди буде серед кращих і світ працюватиме, використовуючи саме український досвід», – зазначив голова Закарпатської обласної ради Роман Сарай.

Ми щиро вдячні організаторам за запрошення. Раді ділитися досвідом та бути частиною цифрової трансформації нашої країни.

 

 

Компанія InBase отримала новий експертний висновок про захист інформації рівня гарантій Г2 на систему електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів «Megapolis.DocNet».

Департамент захисту інформації видав експертний висновок за № 202ЕВ з терміном дії до кінця воєнного стану в Україні.

Скан копію-експертного висновку можна запросити на email info@inbase.com.ua

Нагадуємо, що рівень гарантій захисту інформації Г2 дозволяє використовувати систему в державних органах. Про інші заходи безпеки Megapolis.DocNet читайте в розділі «Безпека».

Завдяки модулю «Експедиція» тепер ви можете створити відправлення або реєстр відправлень в системі «Укрпошти» просто в Megapolis.DocNet.

Інтеграція дозволяє:

• створити в системі «Укрпошти» адресу відправника та отримувача;
• створити в системі «Укрпошти» клієнта-відправника та клієнта-одержувача;
• створити відправлення;
• отримати та роздрукувати ярлик відправлення.

А завдяки функціям, що стосуються роботи з реєстрами відправлень, ви можете: 

• створювати в системі «Укрпошти» групи відправлень;
• додавати нові відправлення до створеної в системі «Укрпошти» групи відправлень;
• отримувати та друкувати форму 103а.

Крім того, модуль інтеграції дозволяє відстежувати зміну стану відправлень, сформованих в системі «Укрпошти».

Ми постійно вдосконалюємось, щоб ви могли організувати свою роботу з документами ще зручніше. Дякуємо, що залишаєтеся з нами!

14 червня команда InBase взяла участь у заході «Своє.ІТ», який вже вдруге організував наш партнер, хмарний оператор GigaCloud. Подія пройшла в форматі шоуруму, на якому українські розробники представили свої програмні продукти. 

Цьогоріч «Своє.ІТ» відвідали понад 2000 людей, а компанії презентували більше 50 програм. Серед них були системи для бухобліку, CRM, розробки сайтів та застосунків, ERP та документообігу, платіжні сервіси, а також нішеве ПЗ для різних сфер бізнесу — агро, HoReCa, медицини, логістики тощо. Також на події були присутні асоціації IT Ukraine, Diia.City United, а також держсектор, зокрема, Дія, Дія.City, КП ГІОЦ.

Захід відкрили підписанням Маніфесту українського ІТ про відмову від російського програмного забезпечення:

«Лише разом ми – держава, профільні асоціації, бізнес та, звісно, українські громадяни – зможемо повністю звільнити Україну від російських програм в нашому цифровому середовищі. Ми заохочуємо усіх представників українських IT-компаній та цифрових бізнесів додати свій підпис до цього Маніфесту та будувати вільну Україну разом».

На заході виступила керівниця проєктного офісу InBase Ольга Дембицька з темою «Від паперових документів до електронного архіву. Кейс Київстар». Вона розповіла про рішення Scriptum.Repository – захищений архів для зберігання всіх документів компанії, а також про досвід та результати його впровадження в компанії «Київстар». 

Також на нашому стенді ми продемонстрували такі рішення:

• Систему корпоративного документообігу Megapolis.DocNet, що підтримує весь цикл роботи з документами – від підготовки проєктів документів та підписання їх КЕП до зберігання в захищеному електронному архіві.
• Scriptum – low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів та створення власних рішень.

• Електронний архів Scriptum.Repository.

• Модуль “Конектор до Електронного суду” системи електронного документообігу Megapolis.DocNet. Це професійне доповнення до державної системи «Електронний суд», яке дозволяє повноцінно працювати з документами юридичного підрозділу або юридичної компанії з великою кількістю судових справ.
•  Систему зовнішнього документообігу Deals та інші.

Дякуємо організаторам за цей чудовий захід. А оскільки подію неодноразово переривали повітряні тривоги, учасники вкотре переконались, що потрібно позбуватися ворожого софту, адже від росіян можна очікувати лише небезпеки. 

Тож обирайте надійні українські рішення. Обирайте Своє.ІТ.

14 червня 2024 в Києві відбудеться другий шоурум українського програмного забезпечення, який організовує компанія GigaCloud. В ньому візьмуть участь десятки компаній, що представляють програми для документообігу, автоматизації процесів, бухобліку, CRM, ERP, а також нішеві продукти для агро, HoReCa, медицини, логістики та інших сфер бізнесу. 

Гості зможуть послухати виступи учасників, переглянути і протестувати різне ПЗ, отримати професійну консультацію експертів та підібрати рішення, що максимально підходить під їхнє ТЗ. 

Локацію повідомлять напередодні заходу з міркувань безпеки. Реєструйтеся за посиланням.

Компанія InBase також візьме участь у шоурумі, тож ми з нетерпінням чекаємо зустрічі з вами. Ми представимо наші продукти: 

• Систему корпоративного документообігу Megapolis.DocNet, що підтримує весь цикл роботи з документами – від підготовки проєктів документів та підписання їх КЕП до зберігання в захищеному електронному архіві.
• Scriptum – low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів та створення власних рішень.

• Електронний архів Scriptum.Repository.

• Модуль “Конектор до Електронного суду” системи електронного документообігу Megapolis.DocNet. Це професійне доповнення до державної системи «Електронний суд», яке дозволяє повноцінно працювати з документами юридичного підрозділу або юридичної компанії з великою кількістю судових справ.

•  Систему зовнішнього документообігу Deals та інші.

Про «Своє.ІТ»

Вперше «Своє.ІТ» провели восени 2023 року, і це був перший захід такого типу в Україні. Тепер шоурум планують зробити щорічним. Його мета ― популяризувати українське ПЗ, а також максимально розкрити його потенціал та користь для бізнесу та держави.

На заході на вас чекатимуть: 

• Рішення від 50 компаній-розробників та інтеграторів українського софту.
• Нетворкінг з 2000+ представниками приватного та державного сектору, які обирають український софт.
• Доповіді від компаній-учасників шоуруму, де ви зможете дізнатися більше інформації про продукти та поставити запитання.
• Тест-драйв, щоб протестувати будь-який софт та на власні очі побачити, як він працює.

Щоб відвідати захід, обов’язково потрібно зареєструватися на сайті: https://www.svoe.it/ 

Організатор

«Своє.ІТ» організовує наш партнер GigaCloud – один із лідерів хмарного ринку України. Компанія надає IaaS-послуги (Infrastructure-as-a-Service) та PaaS-послуги (Platform as a Service) клієнтам будь-якого масштабу ― від малого бізнесу до великих корпорацій.

У портфоліо компанії понад 1500 клієнтів у п’яти країнах світу та 150 компаній-партнерів. Серед клієнтів – «Дія», Prozorro, Kernel, EasyPay, «Сільпо», «Велика Кишеня», «Інтертоп» та інші.

Хмарний оператор GigaCloud входить у групу компаній GIGAGROUP разом з комерційним дата-центром GigaCenter, телеком-провайдером у бізнес-сегменті GigaTrans та агентом у сфері кіберзахисту ─ GigaSafe.

15-16 травня  у Києві, КВЦ “Парковий” відбувся ІІ-й Український Будівельний Конгрес, що зібрав провідних представників влади, керівників українських компаній, представників великого та малого бізнесу, архітекторів, урбаністів, девелоперів та забудовників.

В рамках події Асоціація малих міст України організувала дводенний марафон «Супермаркет рішень для громад» – цифрову комунікаційну платформу підтримки громад. В ньому взяла участь і представниця компанії InBase.

Наша директорка з розвитку бізнесу в комерційному секторі Тетяна Шифоєва виступила з доповіддю: «Електронний документообіг, автоматизація бізнес-процесів, електронний архів». Під час виступу спікерка в деталях розповіла про ці аспекти цифрової трансформації, які відкривають нові можливості для громад, сприяють підвищенню ефективності та прозорості. 

Детальніше про захід

Український Будівельний Конгрес став майданчиком для конструктивного діалогу, висловлювання та обговорення різноманітних думок між владою, девелоперами, архітекторами, будівельниками та громадським сектором. 

В ньому взяли участь понад 4000 людей, з яких 1500+ фахівців: архітекторів, урбаністів, міських планувальників і дизайнерів. Спікери та слухачі обговорювали та генерували ідеї для подолання внутрішніх економічних викликів, сприяючи укріпленню нашої країни зсередини.

ІІ Цифровий Конгрес «Супермаркет рішень для громад», що відбувся в рамках ІІ Українського Будівельного Конгресу, став своєрідним порталом, який поєднав події, що відбуваються на майданчиках Конгресу, з громадами з усіх куточків країни. Учасникам презентували такі можливості:

• «Економічний розвиток, стратегія та інвестиції»
• «Житлово-комунальне господарство та Енергоефективність»,
• «Практики відновлення»
• «Кібербезпека»
• «Освіта»
• «Штучний інтелект»
• « Просторове планування»
• «Цивільний захист»
• «Самовідновлення» та інші.

Ми щиро вдячні організаторам за проведення цього конгресу та переконані, що такі заходи допомагають будувати міцні партнерські зв’язки та сприяють розвитку наших громад. І дякуємо ЗСУ за можливість працювати на благо нашої країни в такий нелегкий період.