Вся інформація про кожен документ зберігається у зручних електронних картках.
Документи можна згрупувати за різними параметрами, розподілити за папками, переглянути, хто, коли та які дії виконував із ними та багато іншого.
Гнучкий пошук ElasticSearch знайде потрібні документи за лічені секунди за будь-якими параметрами чи словами
Приклад картки електронного документа.
Вся інформація про документи, метадані та образи (файли) документів зберігаються у електронних картках. Ви можете відкрити документи без спеціального ПЗ просто з картки, адже система їх автоматично конвертує у формат PDF чи PDF/A. А завдяки підтримці формату PDF/A документи можна зберігати тривалий час.
Megapolis.DocNet дозволяє створити будь-яку кількість журналів документів. Зручно шукати потрібні файли можна як у всьому сховищі, так і в конкретному журналі.
В системі можна фільтрувати документи за будь-якими параметрами (метаданими).
Будь-які документи легко знайти в системі завдяки пошуку Elastic Search. Ви можете знайти документи за будь-якими атрибутами, за будь-якими словами, як у Google, або ж за допомогою складних логічних запитів, що містять маніпулювання різними типами об’єктів чи рівнями ієрархії.
Створення завдання співробітнику та контроль виконання.
В системі є вбудована функція генерації QR- та Bar-кодів, які можна наносити на будь-які документи в системі. За потреби QR-код може автоматично наноситися на всі вихідні документи, щоб захистити їх від підробок копій: QR-код буде посиланням на оригінал документа в репозиторії системи, тому кожен зможе відсканувати його і порівняти копію та оригінал.
Megapolis.DocNet автоматично фіксує всі зміни, що відбуваються з документами, тож в будь-який момент можна подивитися, які користувачі, в який час та які дії виконували з документом.
Для максимальної безпеки конфіденційної інформації в системі можна налаштувати доступи співробітників до різних документів, операцій з ними, папок, метаданих тощо. За потреби облікові записи користувачів можна легко інтегрувати з оргструктурою компанії, щоб система керувала доступом автоматично.
Працюйте над документами разом з колегами для максимальної продуктивності. Megapolis.DocNet створює всі умови для зручної спільної роботи.
Ви можете підключити необмежену кількість колег для спільної роботи над документами.
В системі можна налаштувати оргструктуру будь-якого рівня складності або інтегруватися із зовнішніми системами, в яких ведеться організаційна структура. Це допоможе вам зафіксувати зони відповідальності працівників та підрозділів, чітко розподілити рівні доступу до даних, документів та операцій.
Порівняння попереднії версій документа.
В Megapolis.DocNet кілька користувачів можуть одночасно працювати над документами, без необхідності встановлювати Microsoft Office. Щоб ви не втратили інформацію, в документ не можна внести зміни, якщо його редагують одночасно. А завдяки вбудованому механізму керування версіями ви можете в будь-який момент подивитися й порівняти всі попередні версії документа та відслідкувати всі зміни.
Система може порівняти дві будь-які версії документа і виділити всі відмінності в них, щоб ви могли переглянути всі зміни ще швидше і зручніше.
Автоматичні нотифікації допомагають користувачам бути в курсі подій, що відбуваються в системі. Це дозволяє їм максимально швидко реагувати на нові завдання, події та зміни.
Вбудований чат з основними функціями месенджера.
Кожен документ має вбудований чат з основними функціями стандартного месенджера, у якому можна обговорити узгодження і зміни в документі. Вам не потрібно шукати обговорення конкретного документу в загальній електронній пошті чи інших месенджерах – вся інформація й історія переписки зберігається в самому документі.
Система дозволяє повністю чи частково передати повноваження від одного користувача іншим. Наприклад, можна легко передати права доступу до документів на період відпустки співробітника чи взагалі передати всі права перед звільненням.
Легко призначайте завдання співробітникам, контролюйте їх виконання та загальне навантаження персоналу, делегуйте та слідкуйте за всіма подіями й завданнями у зручному календарі.
А також можливість налаштування сповіщень по завершеності завдання та прив’язки до дати дедлайну
Створення завдання співробітнику та контроль виконання.
В Megapolis.DocNet ви можете створювати завдання і призначати їх на виконання одному або кільком співробітникам. По одному документу чи його пункту можна створити безліч задач для будь-якої кількості виконавців. Також система дозволяє легко контролювати виконання завдань, відслідковувати статус, нагадувати користувачам про завдання і терміни, а також отримувати детальну аналітику.
Створення завдання співробітнику та контроль виконання.
Графічні дашборди дозволяють вам моніторити весь е-документообіг в компанії, швидко шукати потрібну інформацію про документи, бізнес-процеси, завдання та їх статуси. А дашборди з KPI допоможуть керівникам візуалізувати та контролювати ключові показники ефективності співробітників.
Ви можете передати виконання завдань іншим користувачам, створивши нові завдання на основі ваших. При делегуванні можна встановити окремий контроль за виконанням і залишити його в себе або передати відповідальним співробітникам.
В системі можна налаштувати автоматичне створення нових завдань, які повторюються з певною періодичністю, наприклад, кожного понеділка чи 20 числа кожного місяця. Так ви не будете витрачати час на ручну роботу і жодне завдання не забудеться.
Зручний календар автоматично відображає дати і терміни виконання завдань, призначених на конкретного співробітника. Також у календарі ви можете легко створювати вручну різноманітні події – наради, зустрічі, дати підписання важливих документів тощо.
Щоб переконатися, що всі завдання виконуються вчасно, Megapolis.DocNet пропонує ескалаційні сповіщення. Тобто, коли співробітник не виконує завдання вчасно, сповіщення про це приходить його безпосередньому керівнику, потім керівнику керівника і так далі. В системі ви можете заздалегідь встановити терміни, коли надсилати ескалаційні нотифікації – наприклад, за 3 дні до фінального терміну.
Налаштовуйте та автоматизуйте маршрути узгодження та інші процеси з документами в Megapolis.DocNet завдяки конструктору бізнес-процесів, створеному на базі визнаних світових стандартних нотацій.
Створення маршруту погодження документа.
Megapolis.DocNet дозволяє заздалегідь створити маршрути погодження будь-якої складності та зберегти їх в системі як шаблони для подальшого зручного використання. Документи будуть іти по цих маршрутах автоматично, а всі процеси узгодження і підписання будуть під контролем.
В системі ви можете автоматизувати та оптимізувати будь-який процес, пов’язаний з документами, від початку і до кінця. Все завдяки конструктору процесів, що працює на рушію Camunda та створений на базі визнаних світових стандартів: специфікації процесу BPMN™ 2.0, управління справами CMMN™ і моделювання рішень DMN™. Cтандарти утворюють тріумвірат, який покриває потреби бізнесу в побудові моделей бізнес-процесів, кейсів і бізнес-правил.
Megapolis.DocNet – це більше, ніж просто електронний документообіг. У ньому є всі необхідні функції для максимально ефективної, швидкої та зручної роботи з документами.
Створення завдання співробітнику та контроль виконання.
В Megapolis.DocNet є вбудований повнофункціональний email-клієнт, завдяки якому в системі можна відправляти й отримувати електронні листи, каталогізувати їх, відправляти документи зовнішнім контрагентам та навіть створювати документи з отриманих листів з автоматичним переносом всіх отриманих даних у картку документа.
Підсистема Megapolis.Repository системи електронного документообігу дозволяє організувати електронний архів документів в компанії. Функціональні можливості підсистеми:
Це додаткові потужності, які ви можете підключити під ваш запит. Даякі з модулів мають окрему ліцензію, вартість та процес налаштування.
Мобільний застосунок до системи Megapolis.DocNet розроблено для планшетів і смартфонів на iOS і Android. Можливості, які надає додаток:
Налаштовуйте та автоматизуйте маршрути узгодження та інші процеси з документами в Megapolis.DocNet завдяки конструктору бізнес-процесів, створеному на базі визнаних світових стандартних нотацій.
Це професійне доповнення до державної системи «Електронний суд», яке дозволяє повноцінно працювати з документами юридичного підрозділу або юридичної компанії з великою кількістю судових справ.
*Для підключення необхідно сплатити ліцензію на право використання підсистеми «Конектор до Електронного суду». Також звертаємо увагу, що у ДП «Інформаційні судові системи» передбачена щомісячна абонплата за використання API Електронного суду.
Модуль дозволяє користувачам використовувати зовнішні поштові сервіси для відправки та отримання пошти з системи. Пошта перевіряється і отримується сервером автоматично.
Листи зберігаються в базі даних. Користувач може побачити свою пошту в «Поштових папках».
Інтеграція з НБУ, яка потрібна для автоматизації процесів створення, надсилання, обробки, зберігання електронних документів з використанням ЕЦП.
Інтеграція з Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), яка потрібна для автоматизації процесів створення, надсилання, обробки, зберігання електронних документів з використанням ЕЦП.
Модуль дозволяє обмінюватися документами з різними державними службами України.
Модуль дозволяє не лише організувати структуроване зберігання електронних документів та сканованих копій паперових документів, а й передавати документи до Національного архівного фонду.
Можливості сховища:
Модуль дозволяє конвертувати зображення з фото або відсканованих документів у читабельний електронний формат, який можна редагувати та використовувати для пошуку. А також модуль може автоматично опрацьовувати документи та видобувати з них потрібні вам дані.
Використання модуля не вимагає додаткового ліцензування або придбання програмних бібліотек сторонніх розробників.
Система моніторингу параметрів системи – комплексний інструмент, що дозволяє спостерігати та проводити аналіз поточного функціонування інфраструктури в режимі реального часу згідно з раніше отриманими даними.
Ви отримаєте доступ до системи для підготовки та проведення відеозасідань, в якій є можливість авторизованого голосування або голосування за допомогою ЕЦП/КЕП.
Підсистема підтримує хмарні підписи для наступних провайдерів:
Завдяки модулю «Конектор до інформаційної системи Укрпошти» можна створити відправлення або реєстр відправлень в системі Укрпошти безпосередньо в Megapolis.DocNet.
Інтеграція дозволяє:
А завдяки функціям, що стосуються роботи з реєстрами відправлень, можна:
Можливість взаємодіяти та обмінюватися документами із зовнішніми організаціями безпосередньо з інтерфейсу системи внутрішнього документообігу. Інтеграція внутрішнього документообігу з системою зовнішнього ЕДО Вчасно дозволить організувати комплексну систему ЕДО, яка забезпечить автоматизацію повного життєвого циклу документу — від його створення до відправки в архів.
Можливість взаємодіяти та обмінюватися документами із зовнішніми організаціями безпосередньо з інтерфейсу системи внутрішнього документообігу. Інтеграція внутрішнього документообігу з системою зовнішнього ЕДО Птах дозволить організувати комплексну систему ЕДО, яка забезпечить автоматизацію повного життєвого циклу документу — від його створення до відправки в архів.
Можливість взаємодіяти та обмінюватися документами із зовнішніми організаціями безпосередньо з інтерфейсу системи внутрішнього документообігу. Інтеграція внутрішнього документообігу з системою зовнішнього ЕДО Deals дозволить організувати комплексну систему ЕДО, яка забезпечить автоматизацію повного життєвого циклу документу — від його створення до відправки в архів.
Захист Megapolis.DocNet підтверджено експертним висновком про захист інформації рівня гарантій Г2, що дозволяє використовувати систему в державних органах. Актуальний експертний висновок дійсний до кінця воєнного стану в Україні.
Скан-копію експертного висновку можна запросити на email info@inbase.com.ua.
Система безпеки використовує аутентифікацію за допомогою ключів RSA/ДСТЗІ та контроль доступу на основі ролей та атрибутів. Також впроваджено одиночну ідентифікацію та аутентифікацію для ефективного управління та моніторингу користувачів, забезпечуючи високий рівень безпеки в інформаційному середовищі.
Система має можливість ручного відновлення та проведення системного самотестування, що забезпечує не лише надійність, але й швидкість виявлення та усунення можливих несправностей.
Система дозволяє проводити модернізації без втрати рівня захищеності даних, забезпечуючи актуальність та ефективність. Резервне копіювання даних гарантує цілісність і доступ лише замовнику, при цьому інформація знаходиться у зашифрованому вигляді, що забезпечує додатковий рівень конфіденційності та безпеки.
Система гарантує надійність даних, що зберігаються, та використовує стійкість системи керування базами даних (СКБД), що додає додатковий рівень стійкості та ефективності в обробці та зберіганні інформації.
Технічний захист інформації від несанкціонованого втручання. Рівень гарантій безпеки Г2-Г3
Сертифікат ISO 27001:2013
Сертифікат КСЗІ – Державний стандарт комплексної системи захисту інформації
В системі реалізована інтеграція з СЕВ ОВВ, Поштою НБУ, сервісами зовнішнього документообігу Deals, Вчасно та роумінг-платформою ПТАХ. Відкритий АРІ дозволяє інтегрувати Megapolis.DocNet з будь-якими CRM, ERP, BPM, HR, бухгалтерськими та іншими системами, які потребує замовник.
Гнучко налаштовуйте інтеграцію з будь-якими сервісами через відкритий API Megapolis.DocNet
Інтуїтивно зрозумілий застосунок дозволяє користувачам працювати з документами зі смартфона з будь-якої точки світу. Завдяки цьому керівники зможуть підписувати документи навіть у відрядженнях чи відпустках, а також зручно створювати, контролювати і виконувати завдання з документами.
УВАГА! Після 15.04.25 мобільний застосунок Megapolis.DocNet2 буде прибрано з маркетплейсів.
Якщо ви досі користуєтесь цією версією, будь ласка, завантажте оновлений застосунок DocNet для iOS та Megapolis.DocNet для Android. Посилання на сайті актуальні.
Мобільний додаток сервісу Megapolis.DocNet надає можливість оперативно працювати з документами, що потребують уваги користувача за відсутності доступу до стаціонарних комп’ютерних пристроїв.
