Компанії, які досі користуються російськими програмними продуктами, ризикують втратити важливу конфіденційну інформацію, ставлять під загрозу власну безпеку та навіть можуть тимчасово призупинити діяльність. Адже російське ПЗ в Україні може перестати працювати.
Показовим прикладом є CRM-система Бітрікс24, яка припиняє роботу в Україні з 1 червня 2023 року, оскільки у квітні цю компанію внесли до списку санкцій.
Щоб раптово не дізнатися про те, що ваш вендор вже скоро перестає працювати, не наражати себе на небезпеку та не вирішувати поспіхом подібні проблеми, варто вже зараз перейти на українське або ж зарубіжне програмне забезпечення.
Як організувати цей процес, щоб перехід був якомога швидшим та безболіснішим? Ми підібрали рекомендації.
Як перейти на нову систему: поради InBase
1. Збережіть дані зі старої системи.
Перший крок – потурбуйтеся про цілісність та збереження вашої інформації. Щоб зберегти всі дані, необхідно звернутися за допомогою до розробників, які допоможуть вивантажити всю інформацію через API.
2. Оберіть альтернативну систему.
При виборі враховуйте походження системи, чи не може вона теоретично теж попасти під санкції, наскільки вона безпечна та захищена (в ідеалі це мають підтверджувати сертифікати захисту інформації), наскільки система складна для впровадження і як швидко можна організувати перехід, чи достатньо система гнучка і чи можливо її кастомізувати під вимоги вашої компанії.
Рекомендуємо організувати процес так:
- Сформулюйте власні потреби. Чітко пропишіть, для чого вам потрібна система, які задачі вона повинна виконувати, яким вимогам має відповідати. Краще це зробити якомога детальніше, щоб не упустити важливі нюанси.
- Складіть список систем, які присутні на ринку. Перегляньте їхні можливості та оберіть ті, які на перший погляд вам підходять. Після цього зв’яжіться з обраними вендорами, надішліть їм список ваших потреб, дізнайтеся, які умови розробник може запропонувати конкретно вам.
- Перевірте рівень безпеки системи, переконайтеся, що система має всі необхідні для вас функції, дізнайтеся, чи можна її інтегрувати з іншими системами, які використовує ваша команда.
- Дізнайтеся, чи буде компанія розробника допомагати вам після впровадження системи. Що саме вони можуть надавати (технічна підтримка, оновлення, навчання) та на яких умовах.
- Після спілкування з вендорами та порівняння систем оберіть ту, яка підходить вам найбільше по функціоналу, бюджету, умовам та іншим вашим вимогам.
3. Перейдіть на нову систему з допомогою розробника.
Самостійний перехід на новий софт ― нелегкий шлях. Перехід на новий софт має бути комплексним та виконуватися розробником чи інтегратором. Адже систему треба не просто впровадити. Потрібно її налаштувати під потреби компанії, за потреби доопрацювати її. Для цього потрібні фахівці і час.
Також треба підготувати інструкції та навчальні посібники для користувачів, які будуть працювати в системі. А також організувати міграцію даних у нову систему.
4. Перенесіть дані у нову систему.
Міграція даних із наявної системи у новий софт ― непросте завдання. Тому радимо звертатися до фахівців розробника нової системи або до операторів хмарних сервісів, наприклад, до нашого партнера, компанії GigaCloud, яка допоможе це зробити безпечно та безкоштовно.
5. Навчіть користувачів та почніть роботу.
- Після впровадження нової системи проведіть навчання співробітників. Бажано для цього залучити вендора та топменеджмент. Проведіть тренінги у менших групах, зробіть відеоінструкції або скористайтеся матеріалами від розробника.
- Дайте можливість співробітникам спробувати попрацювати в системі. Це дозволить їм дізнатися її переваги та побороти недовіру, яка часто буває при будь-яких нововведеннях.
- Зберіть відгуки користувачів, щоб оцінити систему.
- Насолоджуйтесь новою реальністю: більш швидкою, безпечною та ефективною.
Якісна заміна російських систем та сервісів
Якщо вам потрібна якісна альтернатива російським системам електронного документообігу та платформам для автоматизації бізнес-процесів, обирайте наші рішення – Megapolis.DocNet та Scriptum.
Megapolis.DocNet – українська ECM-система (Enterprise Content Management), що дозволяє ефективно організувати корпоративний документообіг у компанії будь-якого розміру та структури.
Scriptum – low-code платформа, що дозволяє автоматизувати процеси підприємства, швидко створювати власні рішення без залучення ІТ-фахівців, інтегрувати між собою системи компанії та займатися комплексною цифровою трансформацією.
Перехід на якісні українські програмні рішення забезпечить вам безперебійну роботу та надійний захист від кібератак і несанкціонованого доступу.
