Уявіть, що вам потрібно узгодити паперовий документ, наприклад, заяву про відпустку. Її потрібно створити на комп’ютері, заповнити, роздрукувати та віднести керівникові. Якщо він внесе якісь правки, документ потрібно відредагувати, знову роздрукувати та віднести на підпис.
Після цього потрібно передати заяву в HR-відділ, за потреби пройти цей шлях із правками знову, а далі вже передавати в бухгалтерію чи іншим узгоджувачам. І так з кожним документом – рахунком-фактурою, договором, наказом тощо.
Цей процес може розтягнутися на дні, а то й на тижні, документ може легко загубитися чи пошкодитись, а потрібні співробітники можуть працювати віддалено в ті дні, коли вам потрібно щось підписати.
Ці проблеми вирішує електронний документообіг (ЕДО). Завдяки йому можна працювати з документами з будь-якої точки світу, підписувати їх за допомогою КЕП, відслідковувати, на якому етапі зараз узгодження, сортувати документи та знаходити їх за лічені секунди.
Але чи потрібен саме вашій компанії електронний документообіг? Цей блог допоможе розібратися.
Переваги електронного документообігу
Економія часу та ресурсів
Однією з найбільш очевидних переваг ЕДО є економія, адже вам не потрібно витрачати ресурси на папір, друк, доставку та зберігання документів. За підрахунками експертів, автоматизація може скоротити витрати на обробку документів на 50% і більше.
Уявіть, скільки коштів можна зекономити, якщо уникнути витрат на щомісячні закупівлі паперу або обслуговування принтерів. Крім того, автоматичні нагадування і сповіщення допоможуть своєчасно виконувати важливі завдання, що мінімізує ризик затримок.
Підвищення ефективності
Швидкий пошук документів і автоматизація рутинних завдань значно підвищують продуктивність. Наприклад, замість ручного пошуку документа в архіві ви зможете знайти його за кілька секунд за допомогою гнучкого пошуку ElasticSearch. Це особливо важливо для великих компаній, де кількість документів вимірюється тисячами.
Зручна спільна робота з документами
Е-документообіг дозволяє отримати спільний доступ до документів, одночасно працювати над одним документом кільком співробітникам, відстежувати історію змін і легко повернутися до попередніх версій документа. В системі Megapolis.DocNet, до прикладу, є можливість порівняти дві будь-які версії документа і одразу підсвітити всі відмінності.
Підвищення безпеки
Завдяки шифруванню, розмежуванню прав доступу та резервному копіюванню ваші документи захищені від втрати та несанкціонованого доступу. У випадку традиційного зберігання документів на папері існує ризик пожежі, затоплення або простої втрати файлів через людський фактор.
Легкість архівування та доступу до документів
Замість того щоб зберігати тисячі паперів у архівах, ви можете розмістити всі документи в електронному сховищі, де вони завжди будуть доступні у кілька кліків.
Ознаки того, що ваш бізнес готовий до електронного документообігу
Великий обсяг документів
Якщо ваша компанія працює з великим потоком документацїі, це явна ознака того, що автоматизація документообігу може значно полегшити вам життя. На обробку кожного документа потрібно буде значно менше часу, що дозволить команді сконцентруватися на більш важливих завданнях, а не на трудомісткій рутині.
Складні процеси узгодження
Якщо вам часто доводиться відправляти документи на узгодження в кілька різних відділів чи до кількох керівників, то електронний документообіг значно спростить цей процес. Наприклад, документ, що потребує кількох підписів, можна автоматично відправити на погодження всім відповідним особам, і кожна з них отримає сповіщення з дедлайном.
Розподілені команди
Для компаній, що мають кілька офісів або працюють з віддаленими командами, електронний документообіг забезпечує єдиний робочий простір. Співробітники з будь-якого куточка світу можуть отримати доступ до потрібних документів у будь-який час, що значно покращує комунікацію та зменшує час на вирішення питань.
Часті помилки та втрата документів
Якщо ваша компанія часто стикається з втратою документів чи помилками у процесі їх обробки, це ще одна ознака, що бізнес готовий до автоматизації. ЕДО мінімізує ризик людського фактора, адже автоматизує більшість рутинних завдань і забезпечує чітку систему контролю за змінами в документах. До того ж надійний захист та резервне копіювання знижує ризик документів майже до нуля.
Необхідність швидкої адаптації до нових умов
Часом бізнес стикається з раптовими змінами – нові вимоги ринку, законодавства чи навіть внутрішні процеси, що вимагають швидкої реакції. Електронний документообіг дозволяє бути гнучкими і швидко вносити необхідні зміни в процеси без додаткового навантаження на співробітників.
Якщо ви впізнали свій бізнес у цих прикладах, вам варто розглянути перехід на е-документообіг.
Процес впровадження електронного документообігу
Впровадження електронного документообігу вимагає ретельної підготовки та планування. Щоб цей процес був успішним і безболісним для вашого бізнесу, варто дотримуватися кількох ключових кроків.
Аналіз поточних процесів
Для початку потрібно визначити, де найбільше часу витрачається на обробку документів, які процеси варто автоматизувати та в яких моментах найчастіше трапляються помилки. Такий аудит допоможе виявити основні вузькі місця та зрозуміти, де саме ЕДО принесе найбільше користі.
Наприклад, якщо ви помічаєте, що велика частина часу витрачається на ручну перевірку документів або погодження між кількома відділами, це будуть ваші потенційні можливості для автоматизації.
Вибір системи електронного документообігу
При виборі системи звертайте увагу на такі фактори, як безпека даних, легкість використання, можливість масштабування, наявність потрібних функцій та підтримку постачальника.
Також варто дізнатися про можливості інтеграції системи. Наприклад, у Megapolis.DocNet реалізована інтеграція з СЕВ ОВВ, Поштою НБУ, сервісами зовнішнього документообігу Deals, Вчасно та роумінг-платформою ПТАХ. Відкритий АРІ дозволяє інтегрувати Megapolis.DocNet з будь-якими CRM, ERP, BPM, HR, бухгалтерськими та іншими системами, які потребує замовник.
Розробка плану впровадження
Спочатку визначте етапи впровадження: які відділи будуть залучені на першому етапі, як буде проходити тестування системи, які метрики ви будете використовувати для оцінки успішності переходу. Дуже важливо забезпечити навчання співробітників, адже саме від їхньої готовності працювати з новою системою залежить успіх проєкту.
Підтримка співробітників
Навіть найкраща система не буде ефективною без належної підтримки з боку користувачів. Переконайтеся, що інтерфейс обраної системи електронного документообігу є інтуїтивно зрозумілим і не створює зайвих труднощів. Це дозволить мінімізувати час на адаптацію співробітників.
Крім того, важливо забезпечити технічну підтримку на перших етапах впровадження, щоб швидко вирішувати будь-які проблеми або питання, які можуть виникнути у працівників.
Висновок
Електронний документообіг дозволяє економити час та ресурси, підвищити ефективність бізнесу, забезпечити захист та зручність роботи з документами. Якщо ви готові до переходу на ЕДО, наша команда готова допомогти. Ми маємо понад 25 років досвіду і жодного неуспішного проєкту.
Звертайтеся для консультації та демо системи Megapolis.DocNet, а також переглядайте історії успіху наших клієнтів.
