Електронний документообіг в школі, університеті чи науково-дослідній установі дозволяє позбутися паперових архівів, легко знаходити потрібні документи та зробити весь процес – як навчальний, так і адміністративний – швидшим та зручнішим. А також – що неймовірно важливо під час війни – е-документообіг дозволяє закладу освіти повноцінно працювати дистанційно.
У цьому блозі ми розповімо, як запровадити електронний документообіг в університеті та як це вже зробив один із наших клієнтів – Східноукраїнський національний університет імені В. Даля.
Електронний документообіг в навчальних закладах
В закладах освіти використовують безліч документів – накази, розпорядження, розклад занять, заяви на відпустку, навчальні документи й матеріали, учнівські табелі та університетські залікові книжки студентів та багато іншого.
Якщо навіть частину з них перевести в електронний формат, робота з ними значно полегшиться. Ось які документи можуть бути електронними в університетах:
Документообіг між адміністрацією та викладачами
- Автоматизація створення, зберігання та погодження адміністративних документів, таких як накази, розпорядження, звіти, графіки тощо.
- Викладачі можуть подавати заявки на відрядження, відпустки та інші адміністративні дії онлайн.
Електронні навчальні матеріали та курси
Викладачі можуть завантажувати лекції, презентації, відео та інші навчальні матеріали на електронні ресурси, щоб студенти могли працювати з ними онлайн в будь-який час.
Електронний журнал та щоденник
Викладачі можуть вносити оцінки, відвідуваність та коментарі про успішність студентів. Студенти можуть відстежувати свої оцінки та прогрес у реальному часі.
Комунікація зі студентами
Відправка важливої інформації, розкладів, повідомлень та результатів іспитів через електронні канали. Також онлайн можна проводити консультації та опитування.
Ще один варіант електронної взаємодії – зробити, щоб студенти мали можливість подавати заявки на участь у програмах, стипендіях, гуртожитках та інших університетських послугах онлайн. А також щоб була доступна електронна реєстрація на курси та іспити.
Електронний документообіг в школах додатково передбачає комунікацію з батьками в електронному вигляді, а саме відправку повідомлень, листів, розкладів та іншої важливої інформації через електронні канали, а також проведення опитувань і зборів онлайн.
Для деяких із цих завдань документообігу достатньо звичайних месенджерів, пошти чи Google-диска, але якщо мова йде про важливі конфіденційні документи, для яких необхідний високий рівень захисту та контроль, необхідно впровадити систему документообігу.
Система електронного документообігу – це програма, що дозволяє організувати роботу з електронними документами, їх зберігання, погодження та обмін ними всередині установи чи з зовнішніми отримувачами.
Наприклад, система Megapolis.DocNet дозволяє організувати повноцінну роботу з документами й охопити всі процеси – від створення, редагування, узгодження та підписання КЕП до зберігання в захищеному архіві.
Рішення забезпечує зручне управління документами та повний контроль усіх процесів. Має повнофункціональний вебклієнт для роботи з будь-якого браузера та мобільний застосунок для доступу з будь-якої точки світу 24/7. До того ж Megapolis.DocNet вже впроваджено в різних закладах вищої освіти. Детальніше про одну з історій успіху ми розкажемо в наступному розділі.
Досвід впровадження системи ЕДО у Східноукраїнському національному університеті
Східноукраїнський національний університет ім. В. Даля впровадив систему Megapolis.DocNet для того, щоб надати можливість співробітникам працювати з документами дистанційно. Це особливо важливо було в умовах повномасштабного вторгнення, яке змусило університет передислокуватися з Сєвєродонецька в інші міста України.
Завдяки впровадженню співробітники могли обмінюватися документами, узгоджувати та підписувати їх онлайн, що забезпечило повноцінну роботу університету навіть в таких складних умовах, як були в першій половині 2022 року.
В СНУ зараз в електронному вигляді ведуть такі документи:
- накази (на зарахування, відрахування, академічні відпустки, звільнення, призначення академічних стипендій, кадрові зміни тощо);
- розпорядження;
- службові записки.
У планах – цифровізувати й інші документи організації діяльності університету. Наприклад, відомості успішності здобувачів вищої освіти, договори на проходження практик, протоколи засідань екзаменаційних комісій.
В системі прописані й автоматизовані маршрути узгодження документів за допомогою КЕП. Наприклад, декан створює проєкт наказу і відправляє по маршруту – на начальника навчального відділу, після його підпису – на головного бухгалтера, а після цього – на проректора чи ректора. Шаблони маршрутів збережені в системі і відправка відбувається автоматично. Також у шаблонах прописано, хто має доступ до документів, керівники можуть регулювати це питання, за потреби надавати й відкликати доступ.
Завдяки впровадженню в кілька разів скоротився час на підготовку, опрацювання та підписання документів.
В системі можна налаштувати терміни виконання завдань з документами і сповіщення про наближення цих термінів, щоб не пропустити жоден документ та вчасно його обробити й підписати. При цьому керівники можуть контролювати це й бачити, які документи в кого в роботі та скільки днів залишилося на виконання завдань. Це особливо важливо для таких документів, як накази про кадрові зміни, академічні відпустки, призначення стипендій тощо.
В рамках однієї системи об’єднали кілька установ, адже в університеті є відокремлені структурні підрозділи, які мають власні ЄДРПОУ, наприклад, Сєвєродонецький політехнічний фаховий коледж. Megapolis.DocNet дозволяє зручно працювати з усіма об’єднаними установами в одному інформаційному просторі.
Навчальний заклад тепер витрачає менше коштів на папір, принтери та їх обслуговування, пересилку паперових документів через поштових операторів та кур’єрів тощо.
Детальніше про впровадження та результати читайте в нашому кейсі за посиланням. А якщо ви бажаєте дізнатися про можливості е-документообігу для вашого закладу освіти – залишайте заявку за посиланням, і ми якнайшвидше з вами зв’яжемось, щоб обговорити деталі.
Як запровадити електронний документообіг в університеті
Впровадження електронного документообігу в закладі освіти має декілька етапів.
Аналіз потреб
Для початку треба визначити, які навчальний заклад має вимоги й потреби. А саме визначити, який бюджет, скільки співробітників має працювати в системі, які документи перевести в електронний формат першочергово, а які пізніше, які функції повинне мати програмне рішення тощо.
Вибір платформи
Після того, як ви проаналізували потреби, варто скласти список критеріїв і за ним обрати платформу, яка буде відповідати вашим побажанням. Краще обирати вендора, який має досвід впровадження документообігу в ЗВО, адже так вийде пришвидшити процес та уникнути можливих помилок.
Навчання персоналу
Після цього варто провести тренінги й навчання для адміністрації, викладачів і технічного персоналу – для тих, хто має працювати в системі. До цього можна залучити постачальника ПЗ.
Пілотний запуск
Потім рекомендуємо впровадити систему в окремих підрозділах університету, щоб протестувати рішення, відкоректувати процеси, виправити помилки, підлаштувати саме під ваш ЗВО тощо.
Повне впровадження
Фінальний етап – розгортання системи на весь навчальний заклад і за потреби інтеграція з іншими системами. Наприклад, Megapolis.DocNet можна інтегрувати з СЕВ ОВВ (Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади) та обмінюватися документами з державними органами виконавчої влади, а не лише із внутрішніми співробітниками університету.
Переваги електронного документообігу в закладах освіти
Електронний документообіг в школі та університеті приносить такі переваги співробітникам та всім іншим учасникам:
- Зручність і доступність. Студенти та викладачі мають доступ до документів та інформації з будь-якого місця та у будь-який час.
- Економія ресурсів. Зменшення витрат на папір, друк та зберігання фізичних документів.
- Швидкість і ефективність. Прискорення обробки документів, зменшення помилок та покращення контролю над документами.
- Прозорість і безпека. Поліпшення контролю доступу до документів, ведення аудиту дій з документами, зменшення ризиків втрати або пошкодження документів.
Виклики впровадження електроного документообігу в науково-дослідній установі та закладах освіти
Супротив змінам
Викладачі та студенти можуть виявити супротив до нових технологій, адже людям важко змінювати звички. Тому важливо проводити інформаційні кампанії та навчання, пояснювати, які результати принесе електронний документообіг та яких проблем дозволить уникнути.
Безпека даних
Захист конфіденційних даних студентів та викладачів є пріоритетом, тому необхідно використовувати сучасні засоби кібербезпеки. А головне – обирати надійну систему електронного документообігу. До прикладу, захист Megapolis.DocNet підтверджено сертифікатом захисту інформації рівня безпеки Г2. Цей рівень дозволяє використовувати систему в державних органах.
Технічні проблеми
Важливо забезпечити безперебійне функціонування системи та технічну підтримку користувачів.
Організація документообігу та електронного документообігу в школі та інших навчальних закладах
Система ЕДО Megapolis.DocNet дозволяє закладам освіти перевести в електронний формат накази, розпорядження, службові записки, навчальні відомості та будь-які інші документи і підписувати їх за допомогою КЕП.
В системі можна розподіляти права доступу до документів, сканувати та розпізнавати документи, реєструвати всі типи документів, підписувати їх будь-якими КЕП та хмарними ключами, інтегрувати Megapolis.DocNet з СЕВ ОВВ або системами зовнішнього ЕДО, легко контролювати виконання завдань та збирати аналітику завдяки зручним графічним дашбордам тощо.
Якщо вашому навчальному закладу потрібна безпечна та зручна система електронного документообігу, замовляйте безкоштовну консультацію та дізнавайтеся про можливості Megapolis.DocNet для ваших потреб.
