Повний гайд з електронного документообігу в Україні: все, що треба знати

Електронний документообіг (ЕДО) – це ключовий інструмент, що дозволяє працювати ефективно, безпечно та екологічно. Він давно став “must have” в Україні як надійна альтернатива паперовим горам.

У цьому блозі ми розповімо, що таке електронний документообіг, якими законами він регулюється в Україні, як відбулась еволюція ЕДО, як працюють системи електронного документообігу, що нас чекає в майбутньому і що треба компанії, щоб перейти на е-документообіг. 

Що таке електронний документообіг і які його переваги?

Електронний документообіг (ЕДО) – це повний цикл роботи з документами у цифровому форматі: від створення, обробки та погодження до надсилання, отримання, зберігання та навіть знищення. Усі ці процеси відбуваються виключно в електронному вигляді, забезпечуючи перевірку цілісності та підтвердження факту отримання документів.

ЕДО – це не лише економічна та екологічна альтернатива паперовому хаосу, а й потужний інструмент для оптимізації процесів. Він має важливі переваги для бізнесу.

Ключові компоненти електронного документообігу:

Електронний документ. Це не просто скан паперового документа. Це інформація, створена і збережена за допомогою комп’ютерних засобів, що містить всі необхідні реквізити.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП). Це ваш цифровий аналог власноручного підпису, що надає електронному документу повну юридичну силу. КЕП створюється за допомогою спеціального засобу та базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Кожен КЕП має два ключі:

• Секретний ключ: зберігається у вас і використовується для накладання підпису.
• Відкритий ключ: використовується для перевірки справжності вашого підпису.

Позначка часу. Цей елемент фіксує точну дату та час підписання документа, що є надзвичайно важливим для його юридичної сили, особливо при вирішенні судових спорів.

Чи законний електронний документообіг в Україні?

Абсолютно! Законодавство України чітко підтверджує повну юридичну силу електронних документів, прирівнюючи їх до паперових оригіналів. Це означає, що:

• Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через його електронну форму.
• Його допустимість як доказу в суді чи під час податкових перевірок також не може заперечуватися з тієї ж причини.
• Якщо ви створюєте ідентичні за змістом та реквізитами електронний та паперовий документи, кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Коли електронний документ вважається оригіналом? Коли він є електронним примірником з усіма обов’язковими реквізитами, включно з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного (тобто КЕП).

Важливо пам’ятати про винятки! Електронний документ не може бути застосований як оригінал у певних випадках, наприклад:

• Свідоцтво про право на спадщину.
• Документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику (якщо немає централізованого сховища оригіналів електронних документів).
• В інших випадках, передбачених законом.

Для деяких документів, як-от організаційних чи розпорядчих, можуть знадобитися додаткові реквізити: реєстраційний індекс, заголовок, текст документа тощо.

Законодавча база електронного документообігу в Україні

Електронний документообіг в Україні регулюється цілою низкою законів та нормативно-правових актів, які постійно вдосконалюються, щоб відповідати сучасним потребам.

Основні закони, що регламентують ЕДО:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV. Цей закон заклав фундамент, визначивши основні організаційно-правові засади ЕДО та використання електронних документів.
• Закон України «Про електронні довірчі послуги» (набрав чинності у 2018 році). Цей закон здійснив справжню революцію, замінивши поняття електронного цифрового підпису (ЕЦП) на кваліфікований електронний підпис (КЕП), а також відкрив шлях для використання сучасних методів ідентифікації, таких як MobileID або BankID.
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» (безпосередньо стосується первинних документів).
• Закон України «Про електронний цифровий підпис» (ухвалений у 2003 році, надавав електронним документам юридичної сили, але втратив чинність у 2018 році з набуттям чинності Законом «Про електронні довірчі послуги»).

Інші важливі нормативно-правові акти, що регулюють відносини, пов’язані з ЕДО:

• Конституція України.
• Цивільний кодекс України.
• Закон України «Про інформацію».
• Закон України «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах».
• Закон України «Про державну таємницю».
• Закон України «Про електронні комунікації».
• Закон України «Про обов’язковий примірник документів».
• Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
• Закон України «Про платіжні послуги».
• Постанова Кабінету Міністрів України № 55 від 17 січня 2018 року «Деякі питання документування управлінської діяльності» (стала рекомендацією для виконавчої влади перейти на ЕДО та зафіксувала формат ЕДО для державних організацій).
• Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».

Як бачимо, держава надала потужну законодавчу підтримку електронному документообігу, визнавши його важливість та законність. Це дозволяє компаніям оптимізувати бізнес-процеси та працювати віддалено, незважаючи на будь-які зовнішні обставини – пандемії, кризи чи воєнні умови.

Еволюція електронного документообігу в Україні

Розвиток електронного документообігу в Україні можна розділити на кілька ключових етапів:

2003 рік: Закладення правового фундаменту

Верховна Рада ухвалила Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», який визначив ключові засади ЕДО.

У той же рік був прийнятий Закон України «Про електронний цифровий підпис», що надавав електронним документам юридичної сили. Саме тоді було закріплено, що і електронний, і паперовий варіанти одного документа з належними реквізитами та ЕЦП мають однакову юридичну силу.

2017 рік: Електронна податкова звітність

Підприємці отримали можливість подавати податкові звіти онлайн, що стало важливим кроком до масового використання електронних документів у фінансовій сфері.

2018 рік: Перехід на КЕП та діджиталізація держустанов

Набув чинності Закон України «Про електронні довірчі послуги», що замінив попередній закон про ЕЦП та запровадив удосконалений Кваліфікований електронний підпис (КЕП). Це відкрило двері для таких зручних ідентифікаторів, як MobileID та BankID.

Постанова Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендувала виконавчій владі переходити на ЕДО, що стало значним стимулом для державних органів.

Останні роки: ЕДО як критично важливий інструмент

Пандемія COVID-19 наочно продемонструвала незаперечні переваги ЕДО, адже саме він дозволяв компаніям продовжувати роботу віддалено, зберігаючи соціальну дистанцію.

Завдяки цим законодавчим змінам та розвитку хмарних технологій, українські компанії тепер мають усі можливості для оптимізації бізнес-процесів та безперебійної роботи.

Як працюють системи електронного документообігу?

Системи електронного документообігу – це потужні програмні рішення, що організовують увесь життєвий цикл електронних документів. Вони можуть працювати як для внутрішнього, так і для зовнішнього руху документів.

• Внутрішній електронний документообіг забезпечує рух документів між відділами вашої організації. Це дозволяє налаштовувати складні ланцюжки погоджень, прискорюючи переміщення документів, що потребують доопрацювання чи внесення правок.
• Зовнішній електронний документообіг дає можливість обмінюватися юридично значущими документами з партнерами та контрагентами. Перед відправленням кожен документ підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) та шифрується на сертифікат контрагента, що гарантує його юридичну силу та захист від перехоплення.

Що пропонують сучасні системи електронного документообігу?

Сучасні СЕД, як-от Megapolis.DocNet, мають безліч функцій для зручної роботи з документами. 

• Інтеграція з обліковими системами для безшовної роботи.
• Можливість завантажувати, створювати та редагувати документи в різних форматах.
• Швидке узгодження документів за затвердженими маршрутами.
• Створення резервних копій та зручна робота з архівом документів у хмарі.
• Контроль надходження файлів для погодження.
• Спільний онлайн-простір для взаємодії з документами та багато іншого.

Як перейти на електронний документообіг в Україні: покроковий план

Рішення про перехід на електронний документообіг – це важливий крок, що починається з усвідомленої волі керівництва. Щоб цей процес був максимально легким та успішним, рекомендуємо дотримуватися такого плану:

1. Дослідіть програмні продукти для ЕДО. Визначте, які системи електронного документообігу найкраще підійдуть саме вашому бізнесу. Зверніть увагу на інтуїтивність інтерфейсу, можливості інтеграції з вашими поточними системами та масштабованість. Якщо мова про зовнішній електронний документообіг, не зайвим буде дізнатися, якою системою користуються ваші ключові контрагенти – хоча багато систем забезпечують взаємодію навіть без ідентичного ПЗ у контрагента.
2. Повідомте та навчіть співробітників. ЕДО змінить роботу бухгалтерів, менеджерів, логістів та багатьох інших. Дуже важливо відкрито пояснити переваги нової системи, зняти можливі побоювання («доведеться перевчатися» тощо), провести детальне навчання. Наша команда, як і деякі інші розробники, пропонує допомогу з навчанням персоналу. Це також може бути важливим при виборі.
3. Внесіть зміни в облікову політику компанії. Офіційно зафіксуйте перехід підприємства на електронний документообіг. Внесіть відповідні зміни до регламенту роботи, внутрішніх процедур та обов’язково повідомте про це весь персонал.
4. Отримайте Кваліфікований електронний підпис (КЕП) для відповідальних осіб. Це обов’язковий крок для керівника, головного бухгалтера, фінансового директора та інших працівників, які підписуватимуть документи. Якщо ваша компанія вже подає звіти до податкової в електронному вигляді, КЕП у вас, швидше за все, вже є. Отримати його можна у будь-якому Акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК).
5. Повідомте контрагентів про перехід на ЕДО. Підготуйте листи, в яких ви поясните переваги електронного документообігу для обох сторін. Не обов’язково переходити з усіма контрагентами одночасно – можна тимчасово вести змішаний документообіг (електронний та паперовий). Рекомендується розпочати тестування ЕДО з кількома лояльними партнерами, а потім масштабувати процес. Деякі компанії також укладають з контрагентами окрему угоду, що регулює умови обміну електронними документами.
6. Розробіть внутрішні корпоративні документи. Щоб електронний документообіг працював бездоганно, необхідно мати такі документи:

• Положення про електронний документообіг на підприємстві. Воно детально прописує всі умови ведення ЕДО: порядок створення, прийняття, перевірки, збереження, знищення та внесення змін до документів.
• Наказ про впровадження електронного документообігу. Цей наказ остаточно затверджує впровадження ЕДО з конкретної дати, додає список працівників, що працюватимуть із системою, та визначає завдання для окремих відділів для забезпечення необхідних умов. За потреби, зверніться до юристів – вони допоможуть правильно оформити ці документи.

Часто існує хибна думка, що впровадження ЕДО є дуже дорогим. Але якщо порахувати всі приховані витрати на паперовий документообіг (папір, картриджі, обслуговування принтерів, кур’єрські послуги, час на пошук та архівацію), то ви швидко побачите, що переваги від впровадження електронного документообігу перевершують початкові інвестиції.

Майбутнє електронного документообігу в Україні

Електронний документообіг в Україні не стоїть на місці, а активно розвивається. Глобальний ринок систем управління електронними документами невпинно зростає: за прогнозами, до 2027 року він сягне понад 9,48 мільярда доларів США! 

Які ж тенденції формуватимуть майбутнє ЕДО?

Адаптивність до смартфонів

Дедалі більше людей працюють віддалено, тому системи ЕДО мають бути повністю оптимізовані для мобільних пристроїв. Це означає, що ви зможете отримати доступ до будь-якого документа зі свого смартфона чи планшета, маючи лише доступ до інтернету. 

Штучний інтелект (ШІ)

У найближчому майбутньому ШІ відіграватиме ключову роль. Системи електронного документообігу на основі ШІ зможуть автоматизувати такі рутинні, але важливі завдання, як класифікація документів, пошук ключових даних та навіть їхній переклад. Це звільнить час працівників для більш стратегічних завдань. 

ШІ також зможе витягувати інформацію з фінансових документів (рахунків-фактур, квитанцій), а обробка природної мови (NLP) дозволить системам ЕДО аналізувати зміст документів набагато глибше. 

Соціальна інтеграція

Сучасні соціальні технології інтегруються в системи управління документами. В майбутньому це дозволить вам взаємодіяти з вмістом документів так само легко, як у соціальних мережах: «лайкати», коментувати, позначати тегами та миттєво шукати потрібне.

Розвиток хмарних рішень

Зберігання документів у надійних хмарних сховищах, а не лише на локальних серверах, стає нормою. Це забезпечує підвищену безпеку, доступність та можливість створювати резервні копії, гарантуючи конфіденційність даних. Star.Docs, до прикладу, вже пропонує надійне хмарне зберігання та резервне копіювання.

Ці тенденції та інновації дозволять українському бізнесу успішно пройти цифрову трансформацію, значно економити час та кошти, а також прискорити свій розвиток. 

Висновок

Підсумовуючи, електронний документообіг в Україні – це не просто тренд, а невід’ємна частина успішного бізнесу й ефективного державного управління. 

Завдяки послідовним законодавчим крокам, електронний документообіг отримав повну юридичну силу, прирівняну до паперових оригіналів. Особливо в умовах сучасних викликів, таких як війна, системи електронного документообігу довели свою критичну важливість, дозволяючи компаніям та установам безперебійно й безпечно працювати віддалено.

Перехід на електронний документообіг – це інвестиція у ваш час, ресурси та спокій. Це крок до оптимізації, прозорості та стійкості вашого бізнесу. Якщо ви маєте будь-які питання щодо ЕДО та впровадження системи, звертайтеся до наших фахівців, щоб отримати детальну безкоштовну консультацію.

Електронні договори стають невіддільною частиною сучасного бізнесу. Вони дозволяють укладати угоди швидше, ефективніше та без паперової тяганини. Однак разом із перевагами з’являються й ризики, які потрібно враховувати, щоб уникнути можливих проблем. У цій статті ми розглянемо, що таке електронні договори, які умови їх укладання, а також переваги та ризики їх використання.

Що таке електронний договір та які закони його регулюють?

Електронний договір – це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків і оформлена в електронній формі (пункт 5 частини 1 статті 3 Закону України «Про електронну комерцію»).

Електронні договори використовують в багатьох галузях. Банки та інші фінансові установи використовують електронні договори для відкриття рахунків, оформлення кредитів, проведення онлайн-платежів та інших послуг. У сфері електронної комерції договори стали ключовим інструментом для оформлення угод про купівлю-продаж товарів і послуг через онлайн-платформи. І таких прикладів багато.

В Україні діє законодавство, яке дозволяє укладати та підписувати електронні договори. Ось основні нормативні акти, що регулюють цю сферу:

Цивільний кодекс України

• Стаття 641 дозволяє укладати договори в будь-якій формі, включно з електронною.
• У статті 638 перелічені основні умови, які необхідно врахувати при створенні електронного договору.
• Стаття 644 уточнює порядок отримання згоди на укладання договору.

Закон «Про електронні документи та електронний документообіг»

• У статті 5 визначено, що таке електронний документ.
• Стаття 6 вимагає використовувати електронний підпис, щоб документ мав юридичну силу.
• У статті 7 сказано, що електронні документи та підписи прирівнюються до паперових документів і власноручних підписів.

Закон «Про електронну комерцію»

• Стаття 5 визнає електронні угоди рівноцінними паперовим.
• У статті 6 описано, як пропонуються та приймаються угоди.
• Стаття 8 регулює довіру до електронних угод і забезпечує прозорість інформації.

Ці закони забезпечують юридичну силу електронних договорів і гарантують їхню законність в Україні.

Умови укладання електронного договору

Щоб укласти електронний договір, потрібно дотримуватися кількох важливих умов:

1. Згода сторін.
   Усі учасники мають добровільно погодитися на укладання договору. Згоду можна надати в електронній формі, як це передбачено статтею 9 Закону України «Про електронний документ та електронний документообіг».
2. Пропозиція та прийняття.
   Одна сторона пропонує умови, а інша їх приймає. Цей процес може проходити через електронні засоби зв’язку відповідно до статті 641 Цивільного кодексу України та Закону «Про електронну комерцію».
3. Прозорість умов.
   Усі умови договору мають бути зрозумілими та доступними для обох сторін. Закон «Про електронну комерцію» (стаття 11) гарантує, що учасники повинні мати змогу ознайомитися з умовами перед їхнім погодженням.
4. Збереження договору.
   Електронний договір потрібно зберігати у доступному вигляді для перевірки чи аналізу. Це регулюється статтею 7 Закону «Про електронний документ та електронний документообіг». Збережений договір може слугувати доказом у разі спору.

Дотримання цих умов забезпечує законність і безпечність електронного договору.

Переваги електронних договорів для бізнесу

Системи електронного документообігу спрощують і прискорюють роботу з договорами та супровідними документами. Це допомагає швидше погоджувати документи як всередині компанії, так і з партнерами.

Автоматизація обробки та погодження договорів дає бізнесу багато переваг:

Контроль на всіх етапах

Відповідальний співробітник може у будь-який момент перевірити статус документа, побачити, хто займається погодженням, і чи дотримуються встановлені терміни. Якщо виникають затримки або проблеми, їх можна одразу виправити.

Менше помилок і втрат

Люди часто припускаються помилок: забувають, гублять документи або погоджують їх із запізненням. Автоматизація усуває ці ризики, забезпечуючи точність і своєчасність.

Швидші бізнес-процеси

Електронний договір вводиться в дію швидше, ніж паперовий. Це дозволяє компанії заощаджувати час, прискорювати роботу і отримувати прибуток швидше.

Завдяки автоматизації бізнес стає ефективнішим, а процеси – прозорішими та надійнішими.

Впроваджуйте систему Megapolis.DocNet вже зараз, щоб відчути всі переваги електронних договорів та е-документообігу.

Можливості Megapolis.DocNet для погодження договорів та роботи з електронними документами

Система корпоративного документообігу Megapolis.DocNet дозволяє зручно та безпечно працювати з будь-якими е-документами. По-перше, ми використовуємо найвищі стандарти безпеки, що підтверджено сертифікатом захисту інформації рівня безпеки Г2.

По-друге, Megapolis.DocNet підтримує КЕП від усіх українських АЦСК, всі хмарні підписи та використання криптомодулю Гряда. 

По-третє, в системі реалізована інтеграція з СЕВ ОВВ, Поштою НБУ, сервісами зовнішнього документообігу Deals, Вчасно та роумінг-платформою ПТАХ. Відкритий АРІ дозволяє інтегрувати Megapolis.DocNet з будь-якими CRM, ERP, BPM, HR, бухгалтерськими та іншими системами. І це лише невелика частина переваг. Ознайомтеся з усіма можливостями нашого продукту за посиланням.

Електронні договори: ризики та виклики

Під час укладання електронних договорів можуть виникати певні ризики, які важливо враховувати:

1. Технічні збої.
   Електронні договори залежать від роботи техніки, тому можливі перебої в мережі, проблеми з електронною поштою чи несправності систем. Щоб уникнути втрат даних, потрібно використовувати надійне обладнання та робити резервні копії.
2. Довіра між сторонами.
   Оскільки електронні договори не мають фізичного підпису, важливо перевіряти повноваження та правомірність дій кожної сторони перед укладанням угоди.
3. Захист персональних даних.
   Електронні договори часто містять персональну інформацію. Щоб уникнути її втрати або несанкціонованого доступу, потрібно забезпечити надійний захист даних.
4. Зміни в законодавстві.
   Закони, які регулюють електронні договори, можуть змінюватися. Сторони повинні відслідковувати оновлення і своєчасно адаптувати свою діяльність до нових вимог.

Усвідомлення цих ризиків допоможе сторонам уникнути проблем і зробити процес укладання електронних договорів безпечним і ефективним.

Висновок

Електронні договори відкривають нові можливості для бізнесу, але їх використання вимагає відповідального підходу. Розуміння технічних ризиків, захист персональних даних, перевірка контрагентів та дотримання законодавчих змін допоможуть мінімізувати потенційні проблеми. 

Правильна організація процесу забезпечить надійність електронних договорів та підвищить ефективність вашого бізнесу. Тож не зволікайте – переходьте на електронний документообіг вже зараз, щоб стати ефективнішими та гнучкішими.

Електронний документообіг стає поширеним всюди – як в органах державної влади, так і на підприємствах, в ІТ-компаніях, банках, страхуванні, медицині, освітніх закладах та безлічі інших сфер. В умовах повсюдної цифровізації, ще й під час повномасштабної війни, неможливо працювати лише з паперовими документами, особливо якщо мова йде про великі компанії. Тому електронні документи стають незамінними.

У цій статті ми детально розповімо, що таке електронний документообіг, якими бувають системи електронного документообігу, які переваги ведення документообігу в електронному вигляді, як ЕДО працює в Україні та загалом що потрібно знати про впровадження та ведення е-документів у компанії. 

Що таке електронний документообіг? 

Документообіг – це рух документів в компанії від їхнього створення (чи отримання від контрагента) до передачі в архів.

Електронний документообіг – це, відповідно, такий же процес, тільки з документами в електронному вигляді. 

Кожна установа має свої процеси роботи з документами, але зазвичай, до них належить створення чи одержання документа, обробка та редагування, узгодження й підписання, надсилання контрагенту чи передача на виконання, архівування. Залежно від виду документа, компанії, налаштованих процесів ці етапи можуть доповнюватись та відрізнятись. Всі процеси, які відбуваються з паперовими документами, можуть бути і в електронному форматі, завдяки чому оптимізуються, стають швидшими та дешевшими.

Електронний документообіг у компаніях зазвичай реалізується через спеціальну систему – для корпоративного документообігу, як, наприклад, Megapolis.DocNet, або ж для зовнішнього документообігу, як Deals чи Вчасно. Іноді невеликі компанії обмінюються електронними документами через звичайну електронну пошту чи навіть месенджери, але такий спосіб незахищений та ненадійний. 

Системи електронного документообігу ж дозволяють бути впевненими в захисті документів, відслідковувати всі дії, які з ними відбувались (бачити, хто, коли і що саме робив з документом), підписувати документи за допомогою КЕП, УЕП чи хмарних підписів, а також забезпечують повноцінну організацію роботи з документами. 

Про види систем документообігу та їхні функції ми розповімо трохи нижче, а поки поговоримо про те, яким може бути електронний документообіг.

Які є види документообігу? 

Документообіг буває внутрішній та зовнішній.

Внутрішній документообіг (його ще іноді називають корпоративним) – це рух документів всередині компанії, тобто обмін документами між різними підрозділами та співробітниками однієї організації. 

В межах однієї компанії відбувається створення, узгодження та підписання великої кількості документів – наказів, службових записок, заяв, інструкцій, статутів і багато іншого. Все це можна вести в електронному вигляді та автоматизувати. ЕДО дозволяє не лише перевести документи в електронний формат, а налаштувати процеси та організувати роботу з документами максимально зручно і швидко. 

Внутрішній електронний документообіг дозволяє значно оперативніше створювати, узгоджувати та шукати документи, мати історію всіх файлів, організувати легкий доступ відповідальних співробітників до документів, контролювати, де знаходяться документи та на якому етапі виконання завдань із ними тощо.

Зовнішній документообіг – це рух документів за межами компанії, тобто обмін документами із контрагентами, клієнтами, партнерами, державними органами та іншими зовнішніми організаціями. 

Зазавичай зовнішній документообіг передбачає погодження рахунків, актів виконаних робіт, звітів, накладних тощо. Електронний зовнішній документообіг дозволяє миттєво передавати документи контрагентам, не витрачаючи часу й коштів на друк та пересилку. А також ЕДО підвищує захист документів, тож обмін стає значно безпечнішим. 

Системи електронного документообігу

Система електронного документообігу – це програмне рішення, яке дозволяє організувати роботу з е-документами та обмін ними всередині компанії чи з зовнішніми отримувачами. 

В системі ЕДО можна створювати документи, відправляти та отримувати їх на узгодження, підписувати, керувати рухом документів, розмежовувати доступ до них, зберігати та відправляти в архів тощо. 

Залежно від виду документообігу системи теж діляться на внутрішні (корпоративні) та зовнішні. 

Системи внутрішнього (корпоративного) документообігу дозволяють обмінюватися документами всередині компанії. А системи зовнішнього електронного документообігу – це рішення для обміну та підписання документів з контрагентами, клієнтами та іншими користувачами поза межами компанії.  

Деякі провайдери дозволяють інтегрувати зовнішні та внутрішні системи між собою, щоб працювати в одному середовищі й не перемикатися між різними сервісами. Наприклад, ви можете інтегрувати Megapolis.DocNet з Deals, Вчасно і ПТАХ, щоб працювати з усіма документами в інтерфейсі Megapolis.DocNet.

Функції систем електронного документообігу

Системи електронного документообігу повинні давати можливість організувати повноцінну роботу з документами в компанії. Детальніше про функції розповідаємо на прикладі можливостей системи Megapolis.DocNet.

Управління документами

Документи в системі відсортовані так, як вам зручно, їх можна згрупувати та відфільтрувати, а вся інформація про кожен документ зберігається в картках. Гнучкий пошук ElasticSearch дозволяє миттєво знайти документи за словами (як в Google) або за будь-якими параметрами.

Спільна робота з колегами

В системі ви можете працювати над документами разом з іншими співробітниками, обговорювати зміни чи допрацювання у чаті, прив’язаному до конкретного документа, підключати будь-яку кількість колег до роботи.

Контроль

Керівники бачать завдання співробітників та можуть слідкувати за всіма подіями в календарі. Сповіщення допомагають не пропустити дедлайн та вчасно опрацьовувати всі документи.

Архівування

Всі документи можна зберігати в архіві на сервері чи у хмарі, при цьому доступ до них такий же швидкий та простий, як і до неархівованих документів.

Автоматизація процесів

Ви можете налаштувати маршрути узгодження документів будь-якої складності. А також в Megapolis.DocNet можна автоматизувати та оптимізувати будь-який процес, пов’язаний з документами, завдяки конструктору процесів, що працює на рушію Camunda та створений на базі визнаних світових стандартів: специфікації процесу BPMN™ 2.0, управління справами CMMN™ і моделювання рішень DMN™. 

Це неповний перелік функцій та можливостей, доступних в системі електронного документообігу. Саме СЕД дозволяє адаптувати роботу з документами під потреби вашої компанії та організувати її максимально зручно саме для вас.

Переваги та недоліки електронного документообігу

Електронний документообіг зручніший за паперовий, адже не потрібно друкувати документи та відправляти їх чи носити по кабінетах на підпис. Але які інші переваги ЕДО можна виділити? 

• Документи відправляються миттєво, навіть якщо контрагент знаходиться в іншій країні. Процес узгодження та підписання документів не зупиняється, навіть якщо керівник у відрядженні. До того ж деякі вендори пропонують системи, що мають мобільні застосунки. Тож керівник чи керівниця можуть зайти в робочий кабінет навіть у відпустці та за кілька хвилин підписати всі потрібні документи навіть без ноутбуку.
• Можна відправити документи кільком адресатам одночасно. Узгоджувати документи можна послідовно чи паралельно, ви можете легко зробити такі маршрути погодження, як вам потрібно. Наприклад, один і той самий документ може узгодити дві людини – якщо перша це зробить, то з другої це завдання знімається автоматично. У випадку з паперовими документами для цього треба було б друкувати дві копії, відносити їх кожному співробітнику та робити зайву роботу. Електронний документообіг же значно спрощує цей процес.
• Доступні шаблони документів, які ви робите один раз, і потім всі співробітники ними користуються, щоб швидко і без помилок створювати документи. Шаблони вже мають обов’язкові поля, тому неможливо забути внести важливу інформацію – система не збереже документ без неї.
• Економія коштів на друці та пересилці документів. Великі компанії витрачають багато грошей на те, щоб відправити документи контрагенту кур’єром та отримати їх назад. Крім того, що електронний документообіг значно пришвидшує цей процес, він ще й робить його значно дешевшим. 
• Кращий рівень конфіденційності, адже доступ до документів в системі контролюється адміністратором. Це гарантує, що документ побачать тільки ті співробітники/відділи, які мають на це право. До того ж, як ми описували вище, система дозволяє вести аудит всіх дій з кожним документом та контролювати, хто й коли саме щось змінював.
• Для зберігання електронних документів не потрібен фізичний архів, що дуже зручно для великих компаній, яким потрібні великі приміщення, щоб вмістити всі документи й організувати роботу з ними. Електронний документообіг в архіві дозволяє зберігати безліч документів в е-форматі, миттєво їх вивантажувати та шукати. 

Якщо говорити про недоліки електронного документообігу, до них можна віднести небезпеку проникнення вірусів в документи. Але зазвичай ця проблема вирішується завдяки надійним системам документообігу. Наприклад, Megapolis.DocNet має вбудований антивірус, який автоматично перевіряє всі вхідні документи та поміщає небезпечні в карантин. 

Також до недоліків можна віднести вартість систем ЕДО, але якщо порахувати вигоди від автоматизації роботи з документами та економію часу співробітників, то виходить, що впровадження е-документообігу навпаки економить кошти компанії.

Впровадження електронного документообігу

Для того, щоб впровадити ЕДО, потрібно зробити кілька обов’язкових дій.

• Розробити інструкцію про електронні документи та електронне діловодство на підприємстві. Там потрібно зафікусувати назви е-документів, електронних облікових документів та архівних електронних документів.
• Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) для директора та головного бухгалтера, а також КЕП або УЕП (удосконалений електронний підпис) для інших співробітників, які працюють з документами. В чому різниця між КЕП та УЕП ми детально описували в цій статті.
• Повідомити контрагентів та партнерів, що ви переходите на ЕДО, зафіксувати їхню згоду щодо е-документів та використання ЕЦП в договорах.
• Видати наказ про перехід підприємства на електронний документообіг з певної дати.

Крім того, важливий етап – вибір системи ЕДО та навчання співробітників. Перш за все визначте ваші потреби, пріоритети та важливі функції, які повинне мати рішення. Пропишіть критерії вибору, кількість людей, які працюватимуть в системі, кількість документів, з якими працюватимуть одночасно. Це допоможе обрати систему за технічними характеристиками. 

Після вибору рішення підлаштуйте його під свої потреби та організуйте навчання співробітників. Збирайте зворотній зв’язок від працівників, щоб покращити систему та побороти недовірливе ставлення до нововведення.

Чому варто обрати систему Megapolis.DocNet

Система Megapolis.DocNet має всі необхідні функції для повного циклу управління документами. Її переваги:

Електронний документообіг в Україні

В цьому розділі ми обговоримо законність електронного документообігу. В цьому питанні сумніватись не доводиться, адже ЕДО поширений не лише у приватних компаніях. Електронний документообіг в органах державної влади впроваджений вже давно і регулюється відповідним законодавством. 

По-перше, Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», який функціонує з 2003 року. 

По-друге, Законом України «Про електронні довірчі послуги», що закріплює юридичну силу е-документообігу. 

Також Законом України «Про електронну комерцію», Наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», Постановою Правління НБУ «Про затвердження Положення про застосування електронного підпису в банківській системі України» та багатьма іншими. 

Тож, сподіваємось, ми відповіли на основні питання про електронний документообіг. Якщо ви бажаєте оцінити його переваги, замовляйте демо системи Megapolis.DocNet та дізнавайтесь її можливості для вашої організації.

Що таке первинні документи простими словами та навіщо вони потрібні? Які вимоги до їх складання? Як виправити помилки у первинних документах? Відповіді на ці та інші питання ми зібрали в матеріалі, щоб ви могли дізнатися всю основну інформацію про первинні документи, лише прочитавши невелику статтю.

Що таке первинні документи?

Первинний документ – це документ, що містить всю інформацію про господарську операцію, в тому числі розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на її проведення.

Що ж таке господарська операція? Це дія, яка щось змінює у фінансовому стані, активах та пасивах компанії. Наприклад, відвантаження товару, виплата заробітної плати, отримання авансу від клієнта, замовлення нової партії сировини, оплата послуг контрагента й так далі. Все це так чи інакше вносить зміни в активи або пасиви – їх стає менше або більше.

Інформація про господарську операцію в первинному документі повинна відповідати на питання: що саме відбулось, хто за це відповідальний, скільки це коштувало тощо. Детальніше про ці дані ми розповімо трохи нижче.

Навіщо потрібні первинні документи?

Платникам податків заборонено формувати податкову звітність на підставі даних, які не підтверджені документально. Первинні документи ж якраз підтверджують ці дані, саме тому кожна господарська операція має фіксуватись у первинному документі. Бо якщо в компанії не буде «первинки», на неї очікує штраф.

До первинних документів належать такі:

• Рахунок-фактура або ж інвойс. Цей документ повідомляє контрагента про товар чи послугу, яку йому треба оплатити;
• Видаткова накладна. Вона підтверджує, що послуги чи товари передали або одержали.
• Товарно-транспортна накладна. Документ відображає, що продукцію перевезли від постачальника до замовника.
• Акт приймання виконаних робіт. Він підтверджує, що робота завершена/послуга надана, і замовник прийняв їх як за якістю, так і за кількістю.
• Касовий ордер (він може бути прибутковий та видатковий). Ним оформляють видачу та надходження грошей у касу.

Первинні документи можуть бути як паперовими, так і електронними, підписаними за допомогою е-підпису чи печатки. Формат не має значення – головне, щоб вони були оформлені відповідно до вимог і містили всю необхідну інформацію.

Вимоги до складання первинних документів

Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назва документа чи форми;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (наприклад, товарно-транспортна накладна на перевезення 500 кг бананів вартістю 40 грн/кг; чи акт приймання виконаних робіт з ремонту приміщення, в якому має бути вказано кількість пофарбованих метрів підлоги і вартість);
• посади осіб, які відповідальні за господарську операцію і правильність її оформлення;
• підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім цього, первинні документи можуть містити додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру;
• номер документа;
• підстава для здійснення операцій;
• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача та інші.

Важливо, що через незначні недоліки в первинних документах не можна визнати господарську операцію недійсною. Головне, щоб всі обов’язкові реквізити були вказані в повному обсязі. А правила виправлення помилок ми описали трохи нижче.

Є типове оформлення всіх первинних документів, однак компанії можуть створити власні шаблони, які будуть мати всі необхідні пункти та дані.

Важливо уточнити, що первинні документи повинні бути українською мовою. Якщо ви маєте документи іноземною мовою, які є підставою для записів у бухобліку, вам потрібно зробити впорядкований автентичний переклад їх українською.

Що стосується зберігання – важливо, щоб ви могли зберігати первинні документи протягом передбаченого законом часу – чи то в паперовому вигляді, чи в електронному.

Термін зберігання для більшості первинних документів – 5 років (1825 днів). Але по кожному типу документа варто конкретно дізнаватися строк зберігання, щоб успішно пройти всі перевірки та зберігати документи стільки, скільки це необхідно.

Як виправити помилки в первинних документах?

У цьому розділі ми розберемо способи виправлення помилок у паперових та електронних первинних документах.

Для «первинки» в паперовій формі є такі способи:

• «червоного сторно». Для цього червоною пастою внесіть неправильний запис (кореспонденції рахунків або суми), що означає від’ємні числа, які в підсумку будуть вираховувати. А під цим записом чорною пастою напишіть правильну кореспонденцію рахунків чи суму.
• додаткових бухгалтерських проведень. Потрібно внести додаткову кореспонденцію рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах;
• коректурний. Для цього способу просто закресліть неправильний текст або цифри однією рискою (щоб його можна було прочитати) й над закресленим надпишіть правильний текст або цифри.

Важливо: в документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення заборонені.

Також обов’язково після виправлення люди, які це зробили, мають написати «Виправлено», дату й поставити підпис.

А як виправляти помилки в електронних первинних документах?

Помилки в електронних первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.

Щоб виправити помилки способом сторно, треба здійснити зворотний запис на величину помилки та одночасно зазначити правильну суму.

Під час виправлення помилок обов’язково треба зберегти інформацію, яка виправляється, та прописати відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дозволять ідентифікувати людей, які склали виправлений електронний документ.

Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлено помилки.

Сподіваємось, ця інформація була для вас корисною. А якщо вас цікавлять відповіді наших експертів на інші питання про первинні документи, ви можете написати їх нам на електронну пошту: info@inbase.com.ua, і ми залюбки на них відповімо особисто чи в подальших матеріалах.

Фізичним та юридичним особам більше не обов’язково буде використовувати кваліфікований е-підпис для отримання електронних послуг – тобто КЕП на захищеному носієві (токені). Кабінет Міністрів України ухвалив відповідну Постанову, яка регулює це питання.

Постанова № 1298, яка почне діяти з 31 грудня 2023 року, унормовує технічні вимоги до створення та перевірки вдосконалених е-підписів чи печаток – тих, що зберігаються на незахищеному носієві у вигляді звичайного файлу. Тому їх можна буде використовувати постійно, якщо законом не вимагається інше. 

Раніше вдосконалені електронні підписи та печатки використовували тимчасово в межах експерименту на період воєнного стану, але тепер можна назавжди замінити КЕП на УЕП.

Завдяки цьому можна буде значно простіше отримати УЕП, безперебійно підписувати електронні документи та гармонізувати українське законодавство у сфері електронних довірчих послуг з європейським. Очікуємо подальших кроків до євроінтеграції та поступової повної відмови від КЕП.

Чим КЕП відрізняється від УЕП

Багато хто звик всі електронні підписи називати КЕП-ом, але насправді є велика різниця між КЕП та УЕП.

Удосконалений електронний підпис (УЕП)

Це файловий підпис, який зберігається на флешці чи просто на комп’ютері і який можна створити онлайн.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП)

Це е-підпис, який зберігається на захищеному носії (найчастіше – на спеціальній флешці). Ми часто називаємо його токеном. Він базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа і його не можна створити онлайн.

Щоб отримати КЕП, потрібно надати документи кваліфікованому надавачу електронних довірчих послуг особисто офлайн. Онлайн-ідентифікація неможлива.

До того ж КЕП може зберігатися тільки на криптографічно захищеному носієві (їхній перелік можна подивитися на сайті Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації, але найчастіше це захищена флешка, на якій зберігається лише цей ключ).

Тож ми бачимо, що отримати й використовувати УЕП значно простіше, ніж КЕП, а отже з прийняттям постанови людям буде легше перейти на електронний документообіг. Якщо ж в компанії хочуть і надалі використовувати КЕП для вищого рівня захисту – така можливість теж зберігатиметься.

Завдяки електронному підпису ми можемо без страху використовувати е-документи, адже саме він надає електронним документам юридичної сили і забезпечує захист інформації.

Тому в цьому блозі ми хочемо відповісти на найважливіші питання про е-підпис: що це таке, які види та функції електронних підписів, чим КЕП відрізняється від УЕП, як можна отримати власний ЕЦП та перевірити його справжність.

Що таке електронний підпис

Електронний цифровий підпис — унікальний набір зашифрованих даних, за допомогою яких можна ідентифікувати особу. ЕЦП зараз використовується для багатьох цілей – автентифікації на певних сайтах, надсилання звітів у податкову, одержання послуг у державних органах, підписання документів із контрагентами, роботи з програмним РРО тощо.

Саме електронний підпис дає змогу перевірити цілісність документів та підтвердити особу підписувача.

Документи, що підписані е-підписом, мають таку ж юридичну силу, як і документи, що підписані вручну. Це гарантує Закон України «Про електронні довірчі послуги». Завдяки тому, що використання електронних підписів прописано в законодавстві, немає підстав сумніватися в їхній надійності та легальності.

Функції електронного підпису

Що робить е-підпис:

• Надає документу юридичної сили.
• Ідентифікує автора підпису (ПІБ, фізична чи юридична особа, ІПН чи ЄДРПОУ).
• Визначає, що документ не був змінений після підписання.
• Захищає документ від підробки.
• Фіксує позначку часу, що є важливим параметром для електронного документа.

Види підписів та чим КЕП відрізняється від УЕП

Існує кілька видів електронних підписів. Більшість із нас звикла всі е-підписи називати КЕП, що означає кваліфікований електронний підпис. Але насправді КЕП – це лише один із видів, і використовують його далеко не всі.

Отже, давайте розберемо, які ж є види електронних підписів і чим вони відрізняються.

Перший вид – простий електронний підпис

Його не можна використовувати для підписання важливих документів, адже він не захищений криптографічно. Зазвичай це логін і пароль на різних ресурсах, індивідуальний одноразовий код із SMS або email чи приховане значення на картці.  Простий підпис використовується для віддаленої ідентифікації приватних осіб.

Другий вид – УЕП (удосконалений електронний підпис)

Саме УЕП часто називають КЕП-ом, хоча він відрізняється від нього рівнем захисту. Але УЕП, як і КЕП, можна використовувати для підписання важливих електронних документів, і цей підпис є підставою для виникнення юридичних фактів та може бути використаний як достовірний доказ у суді.

Удосконалений електронний підпис – це файловий підпис, який зберігається на флешці чи просто на комп’ютері і який можна створити онлайн.

Третій вид – КЕП (кваліфікований електронний підпис)

КЕП значно захищеніший, ніж УЕП. Якщо УЕП має середній рівень довіри, то КЕП – високий.

Зазвичай ми називаємо КЕП токеном, адже його основна відмінність – це те, що він зберігається на захищеному носії (найчастіше – на спеціальній флешці). Він базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа і його не можна створити онлайн.

Отже, проговорімо особливості саме КЕП. По-перше, щоб його отримати, потрібно надати документи кваліфікованому надавачу електронних довірчих послуг особисто офлайн. Онлайн-ідентифікація неможлива.

По-друге, КЕП може зберігатися тільки на криптографічно захищеному носієві (їхній перелік можна подивитися на сайті Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації, але найчастіше це захищена флешка, на якій зберігається лише цей ключ).

Саме КЕП обов’язково використовувати в органах державної влади та місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах державної форми власності, а також держреєстраторами та нотаріусами.

ОНОВЛЕНО: З 31 грудня 2023 року замість КЕП можна використовувати УЕП, якщо це окремо не вимагається законом. Для отримання електронних послуг і ведення діяльності фізичні та юридичні особи можуть використовувати електронний підпис не на захищеному носії. Цей дозвіл буде діяти постійно, а не лише на час воєнного стану.

Четвертий вид – хмарний електронний підпис

Це найбільш безпечний вид електронного підпису – чи радше підвид КЕП. Детальніше про нього ми розповімо в наступному розділі.

Як працює хмарний електронний підпис

Хмарний підпис – це КЕП, що зберігається не на персональному комп’ютері, токені чи флешці, а на сервері провайдера.

В чому його ключова перевага? Флешку чи токен можна зламати або втратити, а з допомогою файлового ключа підписати документи вдастся тільки на робочому комп’ютері. Якщо ж КЕП зберігається на віддаленому сервері, ви можете безпечно використовувати його з будь-якого пристрою.

Доступ до ключа має тільки власник, а завдяки двофакторній аутентифікації підписання документа треба буде підтвердити не тільки за допомогою логіна/пароля у браузері, а й зі смартфону.

Ще один важливий момент — «хмарний» підпис дешевший від звичайного ЕП, адже не потрібно купувати токен і засіб криптографічного захисту інформації. Крім того, завдяки використанню «хмари» є можливість випустити скільки завгодно ключів та сертифікатів.

Як отримати електронний підпис

Це залежить від виду електронного підпису, який ви хочете отримати.

Якщо ви хочете отримати КЕП – потрібно звернутися до кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Актуальний перелік таких надавачів можна переглянути на сайті ЦЗО.

Якщо ви хочете отримати хмарний КЕП – потрібно звернутися до провайдера хмарних захищених ключів. Це може бути, наприклад, CloudKey, DepositSign чи SmartID від «ПриватБанку».

Якщо ж ви хочете отримати УЕП, це можна зробити онлайн за кілька хвилин. Наприклад, через «ПриватБанк» чи в застосунку «Дія» (але враховуйте, що Дія.Підпис можна використовувати тільки для підписання документів, оформлення послуг у застосунку та на порталі Дія, а також авторизації в застосунках і на сайтах партнерів Дії).

Також е-підпис можна зробити в деяких інших великих банках, наприклад, через «Ощадбанк», «Укрсиббанк», «Альфа-Банк» тощо, але в більшості випадків це можна зробити тільки у відділенні.

Як перевірити справжність та тип е-підпису

Щоб уникнути проблем із підписанням документів, слід час від часу перевіряти дійсність сертифікату вашого підпису.

В яких випадках сертифікат КЕП можуть визнати недійсним?

• У нього закінчився термін дії (зазвичай, це рік або два). АЦСК не повідомляють про закінчення цього терміну, слідкувати за цим повинен сам власник.
• Сертифікат відкликаний достроково. Це може зробити власник або ж до цього примушує рішення суду.
• Недостатньо повноважень. Підпис може не підходити, наприклад, для торгів чи відправки електронних документів.
• Сертифікат може бути підробленим.

Де можна перевірити дійсність КЕП?

• На сайті  Дiя.

• На сайті Центрального засвідчувального органу (ЦЗО).

Електронні підписи допомагають нам вести справи зручно та безпечно з будь-якої точки світу, якщо знати, які з них обрати для власної діяльності та як краще з ними працювати. Сподіваємось, наша стаття допомогла вам краще розібратися в нюансах електронних підписів та роботи з ними. А якщо вас цікавлять ще якісь питання про електронний підпис, ви можете написати їх нам на електронну пошту: info@inbase.com.ua

При переході на електронний документообіг варто задуматися не лише про те, як створювати, редагувати та обмінюватися документами, а і як їх зберігати, адже це важлива завершальна частина циклу роботи з документами.

У цьому блозі ми розповімо, як це можна організувати зручно і з дотриманням всіх нюансів законодавства. А також загалом поговоримо про закони та вимоги до зберігання е-документів, відповідальність за їх порушення та актуальні тренди в розвитку електронних архівів.

Законність електронних архівів

«Страшно переходити на електронні документи, ще й зберігати їх в е-форматі. Хтозна, чи не виникне через це проблем з державними органами». Це побоювання доволі поширене, але ось чому з цього приводу не варто хвилюватися.

По-перше, Україна давно взяла курс на цифровізацію, і закони, пов’язані з цим, постійно вдосконалюються та допрацьовуються. «Держава в смартфоні» – це вже частково реальність і далі буде більше.

По-друге, в Україні вже запустили пілотний проєкт «е-Архів». Його суть в тому, що документи Національного архівного фонду і державних електронних інформаційних ресурсів зберігатимуться в електронних архівах. Під час реалізації проєкту створили всі умови, щоб архівні документи можна було автоматизовано обліковувати та зберігати в електронному вигляді, а також швидко знайти потрібний документ в кілька кліків, а не переривати стоси паперових документів.

Проєкт планують масштабувати спершу на всі органи влади, а потім – і на інші організації. Детальніше про нього читайте в нашому блозі.

Тому електронні архіви будуть ставати все масовішими, а всі нюанси їх ведення з кожною ітерацією правок – все більш визначеними та передбаченими. Вже зараз зберігання документів регулюється такими законами й нормативними актами:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання від 11.11.2014 р. № 1886/5;
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5;
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5;
• Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.

Тож про законність зберігання електронних документів перейматися немає сенсу. Головне – робити все за правилами і з урахуванням законодавства.

Вимоги до зберігання електронних документів

В Законі України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”, який неодноразово доповнювався, вказані вимоги до зберігання електронних документів.

1. Строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку зберігання цих же документів у паперовому вигляді.
2. Е-документи треба зберігати у такій формі, щоб мати можливість перевірити цілісність інформації на електронних носіях.
3. Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання.
4. Повинна бути можливість відновити е-документ у тому форматі, в якому його створили, відправили або одержали.
5. Якщо це можливо, треба забезпечити можливість встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Важливий нюанс. Якщо ви не можете зберігати електронні документи на комп’ютері або інших електронних пристроях протягом часу, який вимагає закон, то вам потрібно робити копії цих документів у кількох різних місцях та час від часу зберігати їх на нових пристроях, як визначено правилами.

Якщо ви не можете виконувати ці правила, то вам треба зберігати копії електронних документів у паперовому вигляді, якщо вихідний документ вже є на папері. Під час копіювання електронних документів на новий пристрій, слід переконатися у цілісності даних.

За порушення суб’єктами господарювання строків зберігання документів передбачений штраф 1020 грн (2040 грн у разі повторного порушення) згідно з п. 121.1 ПКУ.

Організація зберігання електронних документів

Є такі способи організації зберігання е-документів.

Хмарне зберігання: Документи можна зберігати у хмарі, але вони будуть доступні лише тоді, коли ви підключені до мережі. Це безпечний спосіб зберігання, оскільки ви можете контролювати, хто має доступ до ваших документів, та захистити їх паролем.

Локальне зберігання: Це зберігання документів у папці на власному комп’ютері. Цей спосіб менш безпечний, адже до файлів можуть отримати доступ інші користувачі, а також видалити файли може тільки координатор зберігання.

Архів системи електронного документообігу: Це спеціальний архів, який зазвичай використовується для збереження внутрішніх документів компанії. Ви можете обмежити доступ до нього за ролями, щоб забезпечити захист ваших документів.

Спеціальні системи, наприклад, як Scriptum.Repository. Це окреме рішення для захищеного зберігання документів у захищеному електронному просторі. Зі Scriptum.Repository ви матимете доступ до централізованої бази е-документів з будь-якого пристрою 24/7.

Документи в Репозиторій можуть потрапляти автоматично з усіх систем компанії або ж завантажуватись вручну. Система дозволяє уникнути дублювання документів, каталогізувати та структурувати їх так, як вам зручно, а також масово вивантажувати потрібні документи для перевірок. Крім того, можна налаштовувати статуси та ролі для доступу до документів, формувати звіти та багато іншого.

Спеціалізовані системи надійні та зручні, адже вони створені з урахуванням усіх нюансів законодавства, а також знають проблеми користувачів при зберіганні документів і прагнуть їх вирішити.

Як почати роботу в електронному архіві

Цей процес у кожної компанії буде індивідуальним, залежно від того, документи якого формату вона використовує зараз, чи потрібна інтеграція, сканування і так далі. Але приблизні етапи роботи такі:

1. Обрати рішення, налаштувати правила доступу та користування системою всередині компанії.
2. Розподілити ролі та доступи до документів, визначити, хто матиме можливість переглядати, додавати, видаляти, вивантажувати та робити інші дії з документами.
3. Налаштувати необхідні інтеграції з іншими системами компанії. Якщо ви користуєтеся системою електронною документообігу, то вам потрібна інтегрувати з нею елекронний репозиторій, щоб документи в архів можна було переміщати із системи автоматично.
4. Якщо ж частина документів чи всі документи паперові, потрібно сканувати їх, щоб передати на зберігання в систему.
5. Маркувати документи (дата, серія, номер, тип тощо), щоб їх можна було легко знайти як за словами в них, так і за будь-якими атрибутами.
6. Структурувати архів, як вам зручно. Налаштувати каталоги, розподілити документи по папках, зробити потрібну ієрархію, щоб логіка зберігання була зрозумілою і зручною.
7. Продовжувати працювати з електронним архівом, додавати в нього документи, за потреби вивантажувати, змінювати перелік документів чи логіку папок, оброблювати документи і так далі.

Запорука надійного зберігання електронних документів – співпраця з партнерами. Юридичний відділ компанії допоможе проконтролювати всі законодавчі нюанси зберігання документів, ІТ-відділ та бізнес-аналітики допоможуть сформувати критерії вибору системи та технічні вимоги до рішення та його безпеки.

Але весь процес має відбуватися в супроводі вендора, який допоможе максимально підлаштувати власне ІТ-рішення під індивідуальні потреби кожної компанії. Тільки постійна співпраця та регулярні консультації зроблять проєкт успішним, і ви зможете швидко і з мінімальними зусиллями впровадити рішенння для зберігання електронних документів та почати в ньому працювати.

Війна спонукала ще більше підприємств перейти на віддалену роботу, оскільки багато людей втратили житло, стали вимушено переміщеними всередині України чи виїхали за кордон. Єдиним способом продовжувати повноцінно працювати стала дистанційка. І її невід’ємна частина – це електронний документообіг.

У цій статті ми розберемо, в чому особливості й переваги ведення кадрового документообігу та що змінилося через воєнний стан.

Кадровий документообіг під час війни

Почнемо з найболючішого питання та розберемо, які зміни в організації створення, пересилання та зберігання кадрових документів з’явилися під час воєнного стану.

Одна з проблем, яка ставала перепоною на шляху компаній до електронного документообігу, була вимога дублювати деякі кадрові документи в електронній і паперовій формі.

У жовтні 2022 року внесли зміни в Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Серед змін – для е-документів тривалого та постійного зберігання більше не потрібно створювати паперові примірники.

Достатньо лише засвідчених паперових копій, створених з урахуванням інструкції з діловодства. По суті, це роздруковані електронні документи, а не створені нові ідентичні документи, як було раніше. Більше того, зараз навпаки не дозволяється, щоб один і той же документ проходив і в електронній, і в паперовій формі у діловодстві установи.

Також у Порядку визначили, що створювати документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) в паперовому вигляді не обов’язково. До таких документів належать заяви про надання відпусток, графіки відпусток, документи про облік робочого часу, копії довідок, які видавали співробітникам щодо місця роботи, стажу, зарплати тощо.

Ще одна зміна – прибрали вимогу щодо того, що створення кадрових документів в електронному вигляді повинно узгоджуватися з архівною установою.

Також у Порядку вказали, що документи тимчасового зберігання можна підписувати не лише за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), а й за допомогою удосконаленого чи іншого виду е-підпису, про який домовляться сторони.

Обмін кадровими документами під час воєнного стану

Окремо варто поговорити про обмін та підписання документів. Кадровий документообіг під час війни регулює стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

У ній вказано, що період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Що це означає? Що можна узгоджувати документи зі співробітником, навіть не використовуючи КЕП. Якщо працівник не має можливості підписати документи КЕП, ви можете домовитися про інші варіанти електронної комунікації – через електронну пошту чи месенджери.

Але це обов’язково треба зафіксувати. Працівник може написати заяву про згоду на обраний вид комунікації від руки і надіслати фото роботодавцеві, або ж написати електронне повідомлення приблизного змісту:

«Оскільки під час воєнного стану я не маю можливості погоджувати документи з питань трудових відносин в паперовому вигляді або за допомогою КЕП, прошу обмінюватися ними зі мною через мою особисту/корпоративну електронну пошту ____ (або через меседжер ___). Цією заявою я підтверджую, що всі документи й повідомлення, які будуть надходити мені та надіслані від мене на цій електронній пошті (або через меседжер ___) з цих питань, вважатимуться моїм справжнім волевиявленням».

У випадку користування месенджерами в заяві слід зазначити всі деталі: нікнейм, логін, номер телефону тощо, щоб потім авторство повідомлень, надісланих через месенджер, не поставили під сумнів.

Після отримання заяви роботодавець має зберегти її фотографію або зробити знімок екрана з цим повідомленням та зберегти. І на підставі заяв видати наказ про визначений спосіб комунікації зі співробітниками, в якому зазначити деталі (пошту чи месенджер). Наказ слід відправити працівнику для ознайомлення. І після цього кадрові документи можна узгоджувати без електронного підпису, просто через повідомлення, скріншоти яких роботодавець зберігатиме у себе.

Також у статті 7 вказано, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

При цьому в законодавстві не вказано, які саме території слід вважати районом активних бойових дій, що залишає простір для інтерпретації.

В будь-якому випадку рекомендується мати цифрові копії всіх обов’зкових кадрових документів – штатного розпису, правил внутрішнього трудового розпорядку, табелю обліку робочого часу, наказів з кадрових питань, особових карткок працівників, їхніх трудових книжкок, журналу обліку руху трудових книжок, графіка відпусток, трудових договорів та посадових інструкцій.

Ці копії варто зберігати на кількох носіях (флешках, жорстких дисках, зовнішніх SSD-накопичувачах, картках пам’яті, захищених хмарних сховищах). Фізичні носії слід зберігати не в одному місці. Так всі документи будуть у безпеці, адже їх можна буде відновити навіть у випадку знищення одного з носіїв.

Електронний кадровий документообіг та його переваги

Хоча зміни у веденні кадрового документообігу поки внесли тільки на період воєнного стану, варто пам’ятати, що держава давно веде курс на цифровізацію. Вже зараз поступово цифровізуються суди, адже відповідно до Закону № 3200-IX з 1 жовтня 2023 року державні органи, а з 20 лютого 2024 року – всі юридичні особи зобов’язані мати електронні кабінети в Єдиній судовій інформаційно-комунікаційній системі.

Вже не один рік поступово вдосконалюється законодавство у питаннях цифровізації та електронного документообігу, а використання електронних документів давно передбачене законом, до того ж визначено, що документи не можна вважати недійсними тільки через електронний формат. Тому електронний кадровий документообіг такий же законний, як і паперовий, але має значно більше переваг.

Які переваги електронного кадрового документообігу?

Він безпечніший, ніж паперовий. Електронні документи зберігаються у захищених хмарних сховищах, їх не можна загубити, доступ до них можна розмежовувати, тому їх побачать тільки ті люди, які мають їх побачити. Кожна дія з документом фіксується в системі, тому завжди видно, хто, коли і який документ відредагував чи узгодив, що допомагає уникнути непорозумінь у майбутньому.

Він швидший, ніж паперовий. На пошук та узгодження електронних документів витрачається значно менше часу, ніж на ті ж дії з паперовими. Це дозволяє економити час співробітників, підвищити їхню задоволеність роботою, адже менше часу витрачається на рутинні задачі, а більше – на безпосередню роботу. А також прискорюється весь кадровий документообіг, вчасно оформлюються відпустки, людей швидко переводять на інші посади тощо.

Він зменшує навантаження на співробітників HR-відділу. Це особливо актуально для компаній, які мають розгалужену структуру. В цьому випадку один працівник HR-відділу веде документообіг на один чи й кілька підрозділів, тому має витрачати багато часу на оформлення документів, підписання та погодження їх зі співробітниками і керівниками, нагадування про ці документи, перевірку і так далі. А система електронного документообігу дозволяє автоматизувати ці процеси, зробити прозорішим та зручнішим контроль, додати автоматичні нагадування тощо.

Кількість помилок у документах зменшується. Система е-документообігу дозволяє використовувати шаблони документів і автоматично заповнює їх даними, які вже є в обліковій системі компанії. Тому ризик помилитися і потім перероблювати документ та заново проходити процес узгодження значно менший.

Бажаєте перевести кадрові й інші документи в електронний вигляд? Замовляйте презентацію системи Megapolis.DocNet та дізнавайтесь про її переваги й можливості для вашої компанії.

Щоб будь-які документи за кожен рік діяльності компанії можна було швидко знайти, обробити та вивантажити, варто організувати структурований архів та зберігати документи в електронному вигляді.

Що таке електронний архів та як він працює

Електронний архів – це єдиний захищений електронний простір для зберігання всіх документів компанії та організації роботи з ними з будь-яких інформаційних систем.

Для надійного та централізованого зберігання архівів ми пропонуємо рішення Scriptum.Repository.

В ньому можна:

• зберігати будь-які види та форми документів;
• налаштовувати статуси та ролі для доступу до документів;
• групувати документи за рівнями ієрархії/каталогів;
• підключати до Репозиторію будь-які зовнішні інформаційні системи;
• завантажувати файли у форматах doc, docx, pdf та інших;
• сканувати та розпізнавати текст документів;
• налагоджувати будь-які процеси обробки документів;
• миттєво шукати та масово вивантажувати документи;
• формувати звіти та багато іншого.

Завдяки Scriptum.Repository клієнти мають єдину базу документів, отриманих з усіх внутрішніх систем компанії. Це дозволяє уникнути дублювання та мати оперативний доступ до всіх документів організації.

Які є вимоги до зберігання документів в електронному вигляді

Архівне зберігання електронних документів регулюється Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання від 11.11.2014, який встановлює загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням ЕЦП та організації роботи з електронними документами на всіх підприємствах.

Зокрема, при зберіганні електронних документів у архіві обов’язково дотримуватися таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) повинна бути можливість відновити електронний документ у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання тощо.

Scriptum.Repository працює відповідно до законодавства України та відповідає усім регуляторним нормам Порядку. При створенні продукту ми врахували всі юридичні нюанси, щоб рішення було адаптоване під українське законодавство, і наші клієнти не переймалися про законність його використання.

Замовляйте презентацію Scriptum.Repository за посиланням: https://inbase.com.ua/ua/

7 листопада 2020 року, електронні цифрові підписи, отримані до початку листопада 2018 року, втратили свою силу.

Що це означає — пояснює юрист і координатор підкомітету з питань ЕДО та електронним довірчим послугам ІКТ комітету СУП Христина Венгриняк.

7 листопада 2018 набув чинності ЗУ «Про електронні довірчі послуги», який передбачив 2-річний перехідний період, протягом якого залишалися дійсними ЕЦП, отримані ще за ЗУ «Про електронний цифровий підпис». З 7 листопада 2020 року такі ЕЦП більше недійсні. Якщо врахувати те, що ЕЦП видавалися максимум на 2 роки, то в будь-якому випадку з 7 листопада 2020 року вони б стали недійсними.

Проте, всі документи, підписані електронними цифровими підписами старого зразка залишаються абсолютно легітимними. Для подальшої роботи з електронними документами необхідно отримати кваліфіковану електронний підпис (КЕП) нового зразка.

У Законі «Про електронні довірчі послуги» визначено коло осіб, зобов’язаних зберігати КЕП на апаратно-програмних пристроях, що забезпечують захист даних від несанкціонованого доступу: «Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності, державні реєстратори, нотаріуси та інші суб’єкти, уповноважені державою на здійснення функцій державного реєстратора, для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише кваліфікований сертифікат відкритого ключа, а для реалізації повноважень, спрямованих на набуття, зміну чи припинення прав та/або обов’язків фізичної або юридичної особи відповідно до закону, застосовують виключно засоби кваліфікованого електронного підпису чи печатки, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання». 

Всі інші користувачі кваліфікованих електронних підписів поки вправі самі вирішувати, на якому носії їх зберігати. Залишається тільки додати, що зайва обережність не завадить. Захищений токен або Mobile Id однозначно надійніше, ніж звичайна флешка.

На сьогодні в Україні діє Постанова Кабінету міністрів України № 193 від 3 березня 2020 року «Про реалізацію експериментального проекту щодо забезпечення можливості використання удосконалених електронних підписів і печаток, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів». В ній говориться про те, що КЕП, які зберігаються не на захищених носіях (токенах) можна використовувати для підписання юридично значущих документів. При цьому, в постанові говориться, що така можливість максимально надається до 31 грудня 2021 року. Саме до цієї дати мають бути прийняті зміни в ЗУ «Про електронні довірчі послуги», які врегулюють використання КЕП на не захищених носіях (токенах).

Стежимо за змінами в законодавстві.