Автоматизація закупівель

Чи знайомі вам ці проблеми?

Об’єми закупівель у компанії великі, але замовлення оформлюються і обробляються вручну. Через це час від часу виникають затримки і товар приходить невчасно. Це призводить або до певних неручностей, як-то відсутність певний час питної води в офісі, або навіть до паузи в роботі компанії, якщо від цих поставок залежить її діяльність.
Іноді товар замовляється набагато раніше, ніж потрібно. Через це він займає зайве місце на складі, що може призвести до додаткових витрат на охорону, оренду приміщення тощо.
Є брак контролю та прозорості. Якщо серед співробітників, що причетні до закупівель, будуть недобросовісні, в компанії можуть бути крадіжки. А оскільки процес оформлення закупівель відбувається вручну, забезпечити належний контроль вкрай складно.

Рішення – автоматизація оформлення замовлень на закупівлю

Scriptum допоможе забезпечити безперервність роботи бізнесу та зробить процес закупівель зручним, швидким та прозорим.

Рішення – автоматизація оформлення замовлень на закупівлю

Складання плану закупівель (опціонально)

Створення заявки на закупівлю

Узгодження заявки

Виконання закупівлі

Отримання товарів та послуг

Функції Scriptum для автоматизації процесу

Складання плану закупівель (опціонально)

За потреби ви можете створити план закупівель на певний період, щоб всі замовлення оформлювались узгоджено з ним. У плані прописані прогнозовані закупівлі по кожному відділу (що, коли і в якій кількості планується закупити) та/або бюджет, що виділили на кожен підрозділ на цей період.

Замовити DEMO

Створення заявки на закупівлю

Її можна створити вручну або вона може автоматично передаватися у Scriptum з ERP-системи завдяки інтеграції. Якщо ви маєте план закупівель, система автоматично перевірить, чи ця закупівля відбувається відповідно до нього.

Замовити DEMO

Узгодження заявки

Перш ніж заявку відправити у відповідний відділ, в компанії повинні узгодити закупівлю – чи дійсно ця покупка потрібна, чи вибрана оптимальна пропозиція за співвідношенням ціна-якість, чи є зараз на неї кошти тощо. Для цього у Scriptum створюється маршрут узгодження заявок будь-якої складності.

Наприклад, процес можна налаштувати так: співробітник створює заявку на закупівлю → її узгоджує керівник його департаменту, потім фінансовий, юридичний, логістичний та/або інші відділи → заявка передається у відділ закупівель на виконання.

Замовити DEMO

Виконання закупівлі

Відділ закупівель може одразу замовити товар у постачальника та виконати закупівлю. Або ж провести тендер: підготувати тендерну документацію, у якій прописати всі вимоги до товару → провести відкриті торги → вибрати постачальника і узгодити цей вибір всередині організації. Це легко зробити за допомогою Scriptum.Кабінет, у якому сторонні компанії зможуть легко і зручно подавати заявки на участь у тендерах.

Подальші процеси підписання договору або отримання інвойсу ви теж можете автоматизувати у Scriptum.

Замовити DEMO

Отримання товарів та послуг

Коли закупівля оформлена і ви отримали товар чи послуги, ви можете закрити замовлення на закупівлю. Результат (інвойс, договір чи інший документ, що це підтверджує) може бути автоматично переданий в ERP-систему.

Замовити DEMO

Функції Scriptum для автоматизації процесу

Автоматизація бізнес-процесів будь-якої складності;
Налаштування будь-яких маршрутів узгодження;
Інтеграції з ERP та іншими зовнішніми системами.

Замовити DEMO

Зі Scriptum закупівлі у вашій компанії будуть проведені вчасно та згідно регламенту, а весь процес оформлення буде швидким, контрольованим та з мінімумом ручної роботи.